12 JUNI 2001. - Ministerieel besluit tot bepaling van de kwaliteitszorg in diensten voor opvanggezinnen

De Vlaamse minister van Welzijn, Gezondheid en Gelijke Kansen, Gelet op het decreet van 29 mei 1984 houdende de oprichting van de instelling Kind en Gezin, gewijzigd bij de decreten van 3 mei 1989, 23 februari 1994, 24 juni 1997, 7 juli 1998 en 9 maart 2001;

Gelet op het decreet van 29 april 1997 inzake de kwaliteitszorg in de welzijnsvoorzieningen, gewijzigd bij het decreet van 22 december 1999;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 13 juli 1999 tot bepaling van de bevoegdheden van de leden van de Vlaamse regering, gewijzigd bij de besluiten van de Vlaamse regering van 15 oktober 1999, 14 april 2000 en 26 mei 2000;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 23 februari 2001 houdende voorwaarden inzake erkenning en subsidiëring van kinderdagverblijven en diensten voor opvanggezinnen, inzonderheid op artikel 3, 10° en 11°;

Gelet op het advies van de raad van bestuur van Kind en Gezin, gegeven op 13 december 2000;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën gegeven op 2 mei 2001;

Gelet op de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, inzonderheid op artikel 3, § 1, vervangen bij de wet van 4 juli 1989 en gewijzigd bij de wet van 4 augustus 1996;

Gelet op de dringende noodzakelijkheid;

Overwegende dat de diensten voor opvanggezinnen, rekening houdend met het feit dat de voorziene overgangsperiode van drie jaar al loopt vanaf 1 januari 2001, onmiddellijk werk moeten kunnen maken van een kwaliteitsbeleid via het uitwerken van een kwaliteitsplanning en een kwaliteitssysteem, om hun werking te conformeren aan de bepalingen, opgenomen in het decreet van 29 april 1997 inzake de kwaliteitszorg in de welzijnsvoorzieningen, gewijzigd bij het decreet van 22 december 1999, Besluit : HOOFDSTUK I. - Inleidende bepalingen

Artikel 1.§ 1. In dit besluit wordt verstaan onder : 1° K&G : de instelling Kind en Gezin, opgericht bij het decreet van 29 mei 1984, houdende de oprichting van de instelling Kind en Gezin;2° diensten : diensten voor opvanggezinnen, erkend door Kind en Gezin. § 2. Diensten garanderen een kwaliteitszorg volgens de bepalingen van dit besluit. HOOFDSTUK II. - Kwaliteitsbeleid

Art. 2.§ 1. De dienst ontwikkelt een kwaliteitsbeleid dat uitgaat van zijn missie, waarden en visie omtrent de doelgroep en de functies die hij opneemt ten aanzien van de doelgroep. § 2. Het kwaliteitsbeleid is erop gericht op een systematische wijze de kwaliteit van de aangeboden hulp- en dienstverlening, alsook van de werking van een dienst, te bepalen, te plannen, te verbeteren, te beheersen en te borgen. § 3. De dienst houdt bij het ontwikkelen van het kwaliteitsbeleid rekening met de mogelijkheden op het vlak van personeel, infrastructuur en financiële middelen om een goede werking van de dienst mogelijk te maken. § 4. De dienst betrekt het personeel, de ouders en de kinderen bij het ontwikkelen van het kwaliteitsbeleid en neemt de nodige maatregelen om hen op een begrijpelijke wijze over het beleid te informeren. § 5. Het kwaliteitsbeleid concretiseert de doelstellingen op het vlak van kwaliteitszorg via het uitwerken van een kwaliteitsplanning en een kwaliteitssysteem die worden beschreven in een kwaliteitshandboek. HOOFDSTUK III. - Kwaliteitsplanning

Art. 3.§ 1. De kwaliteitsplanning is een periodiek proces waarbij de dienst zijn doelstellingen op het vlak van de kwaliteitszorg vastlegt. § 2. De dienst beschrijft bij elke doelstelling de middelen die zullen worden ingezet voor het bereiken ervan en de persoon of groep van personen die voor het verwezenlijken van de doelstelling verantwoordelijk is. § 3. De dienst beschrijft de wijze waarop de doelstellingen verwezenlijkt zullen worden. Hierbij wordt ook beschreven met welke frequentie het realiseren van de doelstellingen wordt gecontroleerd.

Waar nodig corrigeert de dienst de implementatiewijze. HOOFDSTUK IV. - Kwaliteitssysteem

Art. 4.§ 1. De dienst ontwikkelt een kwaliteitssysteem dat aangeeft hoe de beschikbare middelen worden ingezet en hoe de dienstverleningsprocessen worden georganiseerd, beheerst en geëvalueerd. § 2. De dienst neemt de maatregelen die nodig zijn om het kwaliteitssysteem te implementeren, goed te doen functioneren en aan te passen aan gewijzigde omstandigheden. § 3. De dienst legt de verantwoordelijkheden vast voor de uitvoering en het onderhoud van het kwaliteitssysteem.

Art. 5.De dienst beschrijft de maatregelen die genomen worden voor het efficiënt en kwaliteitsgericht inzetten van de middelen. Daartoe beschrijft de dienst : 1° hoe het personeelsbeleid gestalte krijgt.Dat wordt onder meer geconcretiseerd in : a) de procedure voor selectie en evaluatie van de dienstverantwoordelijke(n);b) de procedure waarmee voorzien wordt in vorming en bijscholing van de dienstverantwoordelijke(n) op basis van een analyse van vormingsbehoeften;c) de procedure voor intern overleg, inspraak en ondersteuning van de dienstverantwoordelijke(n);2° hoe het personeel wordt ingezet om de doelstellingen en de werking van de dienst continu mogelijk te maken.Dat wordt onder meer geconcretiseerd in : a) de wijze waarop de dienst een adequate bereikbaarheid van de verantwoordelijke(n) garandeert;b) de wijze waarop de dienst de nodige continuïteit in de organisatie en in de begeleiding van de opvanggezinnen garandeert;3° hoe de infrastructuur en de organisatie van de dienst worden afgestemd op de doelgroep, de opdrachten en de inzetbaarheid van de dienstverantwoordelijke(n) en de bepalingen met betrekking tot het kwaliteitsbeleid;4° hoe het financiële beleid toelaat de kwaliteitsdoelen te bereiken en de dienstverleningsprocessen uit te voeren zoals beschreven;5° het systeem waarmee de documenten op een overzichtelijke wijze worden beheerd. Daartoe legt de dienst onder meer vast hoe de persoonsgebonden en medische gegevens efficiënt beheerd worden met respect voor de privacy van opvanggezinnen, ouders en kinderen.

Art. 6.§ 1. De dienst ontwikkelt een visie met betrekking tot de processen die een directe invloed uitoefenen op de kwaliteit van de dienstverlening en de werking van de dienst. Het gaat daarbij minstens om de volgende processen : 1° het aanbieden van een optimaal pedagogisch klimaat aan de opgevangen kinderen.Dat omvat onder meer hoe de dienst nastreeft dat het opvangaanbod aansluit bij de opvang - en ontwikkelingsbehoeften van de kinderen, hoe de dienst zijn pedagogische visie omschrijft en de wijze waarop opvanggezinnen rond deze visie werken en hun pedagogisch aanbod daarop afstemmen, hoe de dienst ervoor zorgt dat de infrastructuur van elk opvanggezin afgestemd is op het opvangen van kinderen; 2° de samenwerking met de ouders.Dat omvat onder meer hoe de dienst het vertrouwen van de ouders versterkt, hen informeert en betrekt bij de werking van het opvanggezin en de dienst en hen respecteert in hun ouderrol, ook in hun contacten met de opvanggezinnen; 3° de samenwerking met externe personen of organisaties om de betrokkenheid van de dienst bij de lokale gemeenschap te vergroten;4° de samenwerking met de opvanggezinnen.Dat omvat onder meer hoe de dienst de opvanggezinnen ondersteunt, informeert en hun inspraak stimuleert. § 2. De dienst neemt de nodige maatregelen om de beschreven visie op een doeltreffende wijze te verwezenlijken.

Art. 7.De dienst beschrijft de maatregelen die genomen worden voor het beheersen van de dienstverleningsprocessen. Daartoe beschrijft de dienst onder meer : 1° het plaatsingsbeleid;de dienst informeert de ouders en de opvanggezinnen daarover; 2° de procedure om een opvangvraag te behandelen;3° de onthaalprocedure voor ouders en kinderen;4° hoe hij met de ouders afspraken maakt over de dienstverlening.De dienst legt die afspraken vast in een overeenkomst met de ouders, licht hen in over het huishoudelijk reglement en over de tijdelijke of permanente wijzigingen van de dienstverleningovereenkomst en/of het huishoudelijk reglement; 5° hoe hij tijdelijke of permanente wijzigingen van de dienstverleningsovereenkomst of van het huishoudelijk reglement ter kennis brengt van de opvanggezinnen;6° hoe hij het toegangsrecht van de ouders regelt;7° hoe hij de individuele plaatsing van een kind volgt, evalueert en bijstuurt;8° hoe hij, in overleg met de ouders, zorgt voor een adequate doorverwijzing als dat voor een kind noodzakelijk is;9° hoe hij, aan het einde van de dienstverlening, omgaat met de documentatie over een kind;10° hoe hij de opvanggezinnen selecteert en hoe hij kandidaat-opvanggezinnen daarover informeert;11° hoe hij de startopleiding voor en de vorming van de opvanggezinnen organiseert;12° hoe hij de begeleiding van de opvanggezinnen organiseert en de relevante begeleidingsaspecten per opvanggezin en per opgevangen kind noteert;13° hoe hij de individuele werking met het opvanggezin periodiek evalueert.

Art. 8.§ 1. De dienst beschrijft de maatregelen die genomen worden met betrekking tot het meten, analyseren en verbeteren van de dienstverlening. Daartoe beschrijft de dienst hoe hij : 1° de volledige werking jaarlijks evalueert.Daarbij gaat de dienst minstens na of de geformuleerde doelstellingen zijn gerealiseerd; 2° nagaat of de processen verlopen zoals beschreven;3° klachten registreert, doeltreffend behandelt en binnen een redelijke termijn beantwoordt;4° op regelmatige wijze de tevredenheid van de ouders, de kinderen en de medewerkers nagaat. § 2. De dienst stuurt zijn werking bij op basis van een analyse van de resultaten van de in § 1, 1° tot en met 4°, genoemde evaluaties. HOOFDSTUK V. - Kwaliteitshandboek

Art. 9.§ 1. De dienst bundelt in het kwaliteitshandboek alle relevante informatie met betrekking tot het kwaliteitsbeleid, zijn missie, waarden en visie omtrent de doelgroep en de functies die hij opneemt ten aanzien van die doelgroep, zijn kwaliteitsplanning en zijn kwaliteitssysteem. § 2. De dienst houdt bij de samenstelling van het kwaliteitshandboek rekening met de bepalingen die opgenomen zijn in artikel 2 tot en met. 8. HOOFDSTUK VI. - Slotbepaling

Art. 10.Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2001.

Brussel, 12 juni 2001.

Mevr. M.VOGELS