7 JULI 2008. - Ministerieel besluit tot vastlegging van het huishoudelijk typereglement van de adviescomités van huurders en eigenaars bij de openbare huisvestingsmaatschappijen

De Minister van Huisvesting, Vervoer en Ruimtelijke Ontwikkeling, Gelet op het besluit van de Waalse Regering van 31 januari 2008 betreffende de adviescomités van huurders en eigenaars bij de openbare huisvestingsmaatschappijen, inzonderheid op artikel 27, zesde lid;

Op de voordracht van de "Société wallonne du logement" (Waalse huisvestingsmaatschappij) van 16 juli 2008, Besluit : Enig artikel. Het huishoudelijk typereglement tot regeling van de werking van de adviescomités van huurders en eigenaars bij de openbare huisvestingsmaatschappijen, integraal weergegeven in de bijlage bij dit besluit, is vastgelegd.

Namen, 7 juli 2008.

A. ANTOINE

BIJLAGE HUISHOUDELIJK TYPEREGLEMENT VAN DE ADVIESCOMITES VAN HUURDERS EN EIGENAARS BIJ DE OPENBARE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN Dit huishoudelijk reglement wordt genomen in het raam van de toepassing van artikel 27 van het besluit van de Waalse Regering van 31 januari 2008 betreffende de adviescomités van huurders en eigenaars bij de openbare huisvestingsmaatschappijen.

De Waalse huisvestingscode en het besluit van de Waalse Regering van 31 januari 2008 hebben altijd voorrang op dit reglement, dat de regelgeving en de desbetreffende decretale bepalingen aanvult.

I. INLEIDENDE BEPALINGEN

Artikel 1.In de zin van dit reglement wordt verstaan onder : a. besluit : het besluit van de Waalse Regering van 31 januari 2008 betreffende de adviescomités van huurders en eigenaars bij de openbare huisvestingsmaatschappijen; b. maatschappij : de openbare huisvestingsmaatschappij ".................................................................."; c. raad : de raad van bestuur van genoemde maatschappij; d. comité : het adviescomité van huurders en eigenaars (C.C.L.P.) opgericht bij de raad krachtens artikel 153 van de Waalse huisvestingscode; e. Vereniging : de "Association wallonne des Comités consultatifs de Locataires et de Propriétaires ASBL (A.W.C.C.L.P.)" (Waalse vereniging van de adviescomités van huurders en eigenaars vzw); f. vergadering : elke samenkomst van het comité en de maatschappij, met, op de agenda, de punten bedoeld in artikel 155 van de Waalse huisvestingscode;g. vergadering elke samenkomst van de leden van het comité;h. gewoon lid : elk lid verkozen overeenkomstig de artikelen 12, 20 en 27 van het besluit;i. plaatsvervangend lid : elk lid verkozen overeenkomstig artikel 21 van het besluit;j. bureau het uitvoerend orgaan van het comité.1. SAMENSTELLING EN OPDRACHT VAN HET BUREAU Art.2. Bij de oprichting van het comité kiezen de gewone leden de leden van het bureau bij gewone meerderheid, hetzij door handopsteken, hetzij door geheime stemming op verzoek van een lid.

Opdat elk gewoon lid zich kan laten kennen, vindt die verkiezing plaats na een termijn die nodig is om een motivatiebrief in te dienen i.v.m. de functie waarvoor men zich kandidaat stelt.

Het bureau van het comité bestaat uit minstens een voorzit(s)ter, een secretaris/secretaresse en een penningmeester(es).

Art. 3.Elk lid van het bureau kan op eigen verzoek definitef of tijdelijk uit zijn functie ontheven worden. Dat punt wordt in notulen opgenomen.

De voorzitter geeft de maatschappij onmiddellijk schriftelijk kennis van de samenstelling van het bureau, alsook van elke wijziging die zich gedurende zijn mandaat binnen het comité voordoet.

Art. 4.Het bureau vergadert na oproeping door de voorzitter of op verzoek van 2/3 van de leden van het bureau of van het comité, telkens als ze het nuttig achten. De communicatiemodaliteiten worden aangenomen volgens de mogelijkheden van elk lid.

Om te voldoen aan de termijnvereisten bedoeld in artikel 33 van het besluit kan het bureau van het comité elke besluitvorming bij gewone meerderheid per correspondentie organiseren. Bij staking van stemmen wordt de beslissing verworpen.

Het woord "correspondentie" wordt in de ruimste zin verstaan en impliceert het gebruik van elk communicatiemiddel (post, telefoon of email).

De in dat raam genomen beslissing is het voorwerp van notulen.

Art. 5.De voorstellen i.v.m. de punten die op de agenda van de vergadering geplaatst moeten worden, worden aan de voorzitter van het comité gericht. Ze worden door hem aan de voorzitter van de maatschappij overgemaakt.

De voorzitter van het comité leidt de vergaderingen en beslist of de agendapunten aan de stemming onderworpen moeten worden. Er kan over een punt gestemd worden indien 2/3 van de aanwezige leden (volmachten inbegrepen) het wensen.

De voorzitter van het comité ziet toe op het goede verloop van de vergaderingen tijdens dewelke de beslissingen krachtens artikel 29 van het besluit genomen worden.

Art. 6.De voorzitter vervult de rol van coördinator en animator en mag geen beslissing nemen buiten het kader van zijn functie.

Art. 7.Het secretariaat wordt door de secretaris in overeenstemming met de voorzitter waargenomen. Hij geeft de leden kennis van de agenda en stelt de notulen van de vergaderingen op.

Hij verstrekt hen ook elk gegeven dat nuttig is voor de uitoefening van hun opdracht.

De archieven worden in het lokaal van het comité bewaard.

Na afloop van het mandaat van het comité worden ze aan het volgende comité overgemaakt.

Art. 8.De penningmeester(es) wordt belast met de schatkist betreffende de kosten bepaald bij artikel 31, § 2, van het besluit, binnen de perken van de beschikbare kredieten.

De bewijsstukken voor de secretariaatskosten van de leden, die door het comité aangenomen worden, moeten hem op de volgende vergadering overgelegd worden.

Die kosten worden door de penningmeester(es) geregeld. De penningmeester(es) maakt een verslag op dat om de zes maanden bijgewerkt wordt, sluit aan het einde van het jaar de rekeningen af en richt een afschrift daarvan aan de raad. In december legt hij (zij) de bewijsstukken ter inzage van de maatschappij naar gelang van eenieders beschikbaarhheden.

Het comité vertrouwt het beheer van zijn schatkist één keer per jaar vóór 30 juni aan de penningmeester(es) toe.

Art. 9.Het bureau kan ontbonden worden op verzoek van de meerderheid van de gewone leden van het comité. De ontbinding wordt gevolgd door een verkiezing, overeenkomstig artikel 2 van dit reglement. 2. WERKING VAN HET COMITE A.ALGEMEENHEDEN

Art. 10.Binnen het comité wordt gemeenschappelijk gedebatteerd en beslist.

De leden verbinden zich ertoe de agenda in acht te nemen, iedereen het woord te geven en in ploeg te werken.

Art. 11.De leden van het comité passen de deontologische beginselen toe die berusten op het respect van de deelnemers, alsook van de huurders en de eigenaars. Ze mogen hun eigen filosofische, confesionele, politieke waarden niet opleggen en mogen zich niet tegen die waarden uitlaten.

Tijdens de uitoefening van hun mandaat mogen de leden van het comité in hun onderlinge verhoudingen of in hun verhoudingen met derden geenszins de elementaire gedragsregels overtreden.

De leden van het comité mogen voordelen, giften, retributies noch andere bezoldigingen aannemen, met uitzondering van de terugbetaling van de bevestigde kosten i.v.m. de uitoefening van hun opdrachten.

Art. 12.De diverse kosten en de kosten die krachtens artikel 31, § 2, van het besluit door de toelage gedekt zijn, worden door het comité aan de stemming onderworpen en aangenomen. De beslissingen aangenomen i.v.m. de kosten worden opgenomen in notulen die bij de boekhouding gevoegd worden.

Art. 13.Elke briefwisseling en elk document die van het comité uitgaan worden in zijn naam uitgebracht en door minimum twee van de leden van het bureau ondertekend; de inhoud ervan wordt op de volgende vergadering aan alle leden van het comité meegedeeld. Indien het om een financieel document gaat, wordt het door de voorzit(s)ter of de penningmeester(es) ondertekend.

B. VERGADERING

Art. 14.Het comité komt in vergadering bijeen na oproeping door het bureau zeven kalenderdagen vóór de vergadering of op verzoek van de gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden, telkens als het nodig is en minstens één keer per kwartaal.

In dringende gevallen kan een "buitengewone" vergadering bijeengeroepen worden.

De aanwezigheid van de gewone leden is verplicht, behalve overmacht en voor zover de voorzitter van het comité is verwittigd.

Art. 15.Op verzoek van de meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde gewone leden kan een lid dat de welvoeglijkheids-, beleefdheids- en deontologieregels niet naleeft, uitgesloten worden tijdens de zitting. Die uitsluiting geldt enkel voor de lopende zitting.

Art. 16.Indien het comité om het even welke reden geen definitief advies kan uitbrengen tijdens een bijeenkomst, zal het binnen tien werkdagen na die bijeenkomst een vergadering houden zodat het zich kan houden aan de termijn bepaald bij artikel 33 van het besluit.

Behalve de adviezen die door het comité uitgebracht worden, kunnen bijzondere maatregelen door het bureau vastgelegd worden en op de volgende vergadering ter goedkeuring overgelegd worden.

De leden van het comité zijn tot geheimhouding verplicht.

Art. 17.Het lid vertegenwoordigt niet uitsluitend zijn eigen sociale wijk maat het geheel van de huurders en eigenaars van de maatschappij.

Elk lid van het comité is verplicht kennis te nemen van de adviezen en verzoeken van de huurders en eigenaars.

De adviezen en suggesties van het comité moeten ernaar streven de opinie van het geheel van de huurders en eigenaars weer te geven.

Art. 18.Een lid van het comité mag niet uit eigen initiatief handelen en geenszins de verantwoordelijkheid van het comité op het spel zetten zonder daartoe behoorlijk gemachtigd te zijn, ongeacht zijn opdracht.

Art. 19.De aanwezigheid van de plaatsvervangende leden, de huurders of de eigenaars kan toegelaten worden op de vergaderingen. In dat geval wonen ze de vergadering met raadgevende stem bij.

Indien een debat of een stemming in voornoemd geval personen of goederen in opspraak brengt, moet de voorzitter erom verzoeken dat de zaak met gesloten deuren behandeld wordt.

Art. 20.De notulen van de vergaderingen worden door de secretaris opgesteld. Ze bevatten de agenda, het verslag over de debatten en de beslissingen die door het comité zijn genomen.

Een exemplaar van de notulen van de vergadering wordt ambtshalve aan elk gewoon lid en aan elke deelnemer gericht.

De notulen worden opgenomen in een officieel register waarin de handtekeningen van de voorzitter en de secretaris voorkomen.

C. BIJEENKOMST

Art. 21.Het comité woont minstens één keer per kwartaal een vergadering bij op uitnodiging van of na oproeping door de voorzitter van de raad van bestuur van de maatschappij of van diens geaccrediteerde afgevaardigde. Het bespreekt er de punten op de agenda bedoeld in artikel 155 van de Waalse huisvestingscode.

Alleen de gewone leden mogen aan de bijeenkomsten deelnemen. Elke andere persoon die nuttig is voor het debat mag met raadgevende stem toegelaten worden, mits voorafgaande instemming van de voorzitter van het comité en van de voorzitter van de raad.

De aanwezigheid van de gewone leden op de bijeenkomsten is verplicht, behalve overmacht en voor zover de voorzitter van het comité is verwittigd. 3. SLOTBEPALINGEN Art.22. De tekst van dit reglement wordt getekend door elk gewoon en elk plaatsvervangend lid van het comité en dient als werkingsmodaliteit voor het comité.

Hij wordt uitgedeeld aan elk gewoon en elk plaatsvervangend lid van het comité en overgemaakt aan de voorzitter van de raad.

De volledige tekst wordt zichtbaar aangeplakt in het lokaal waarin de bijeenkomsten en vergaderingen doorgaans plaatsvinden.

Handtekening van elk lid van het Comité : Gezien om te worden gevoegd bij het ministerieel van 7 juli 2008 tot vastlegging van het huishoudelijk typereglement van de adviescomités van huurders en eigenaars bij de openbare huisvestingsmaatschappijen De Minister van Huisvesting, Vervoer en Ruimtelijke Ontwikkeling, A. ANTOINE