1 MEI 2023. - Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 22 februari 2019Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/02/2019 pub. 05/03/2019 numac 2019040568 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Koninklijk besluit tot vaststelling van het huishoudelijk reglement van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren sluiten tot vaststelling van het huishoudelijk reglement van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren

Gelet op de wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren, artikel 65, eerste lid;

Gelet op het koninklijk besluit van 22 februari 2019Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/02/2019 pub. 05/03/2019 numac 2019040568 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Koninklijk besluit tot vaststelling van het huishoudelijk reglement van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren sluiten tot vaststelling van het huishoudelijk reglement van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren;

Gelet op het advies van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren, gegeven op 8 april 2022;

Gelet op het advies van de Hoge Raad voor de Economische Beroepen, gegeven op 28 april 2022;

Gelet op het advies nr. 26/2023 van de Gegevensbeschermingsautoriteit, gegeven op 9 februari 2023;

Gelet op advies 73.228/1 van de Raad van State, gegeven op 11 april 2023, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op de voordracht van de Minister van Economie, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.Artikel 1 van het koninklijk besluit van 22 februari 2019Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 22/02/2019 pub. 05/03/2019 numac 2019040568 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Koninklijk besluit tot vaststelling van het huishoudelijk reglement van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren sluiten tot vaststelling van het huishoudelijk reglement van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren wordt aangevuld met de bepalingen onder 9°, 10° en 11°, luidende: "9° hybride vergadering: een vergadering waarbij een deel van de deelnemers fysiek vanuit dezelfde ruimte deelnemen aan de vergadering en waarbij het andere deel van de deelnemers aan de vergadering deelnemen door middel van een elektronisch telecommunicatiemiddel dat een gezamenlijke beraadslaging toelaat; 10° vergadering op afstand: een vergadering waarbij de deelnemers aan de vergadering deelnemen door middel van een elektronisch telecommunicatiemiddel dat een gezamenlijke beraadslaging toelaat, zonder dat de deelnemers fysiek vanuit dezelfde ruimte op die manier deelnemen aan de vergadering; 11° fysieke vergadering: een vergadering waarbij de deelnemers aan de vergadering fysiek aanwezig zijn in dezelfde ruimte en op die manier deelnemen aan de vergadering.".

Art. 2.Artikel 6 van hetzelfde besluit wordt vervangen als volgt: "

Art. 6.§ 1. De gewone algemene vergadering komt jaarlijks bijeen in de loop van de tweede helft van de maand april na bijeenroeping door de Raad.

De leden van de algemene vergadering kiezen om deel te nemen aan de algemene vergadering hetzij fysiek, hetzij op afstand door middel van een door het Instituut ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel.

De voorzitter, de ondervoorzitter, de secretarissen van de Raad en de stemopnemers die eveneens deelnemen aan de algemene vergadering, zijn echter fysiek aanwezig op de algemene vergadering. § 2. In afwijking van het houden van een hybride vergadering bedoeld in paragraaf 1, kan de Raad beslissen tot: 1° het houden van de algemene vergadering uitsluitend in fysieke aanwezigheid, of 2° het houden van de algemene vergadering uitsluitend op afstand in geval van overmacht die een fysieke deelname aan de algemene vergadering verhindert, of 3° onverminderd artikel 67, eerste lid, van de wet, het uitstel van de algemene vergadering.In het geval dat dit uitstel meer dan zes maanden bedraagt, wordt de algemene vergadering uitsluitend op afstand gehouden. § 3. Het Instituut controleert de hoedanigheid en de identiteit van de bedrijfsrevisor die deelneemt aan de algemene vergadering op afstand aan de hand van het gebruikte elektronisch communicatiemiddel.

De secretarissen stellen een elektronisch communicatiemiddel ter beschikking dat de bedrijfsrevisoren die deelnemen aan de algemene vergadering op afstand moet toelaten om rechtstreeks en gelijktijdig kennis te nemen van de besprekingen tijdens de algemene vergadering.

Het ter beschikking gestelde elektronisch communicatiemiddel laat bovendien de bedrijfsrevisoren toe om deel te nemen aan de beraadslagingen, hun stemrecht uit te oefenen en alle vragen te stellen die zij nuttig achten.

Wanneer de algemene vergadering op hybride wijze of op afstand wordt gehouden, worden de stemmingen op afstand die gehouden worden met geheimhouding van stemmen digitaal zo georganiseerd dat de authenticiteit van de uitgebrachte stemmen kan worden gecontroleerd en de anonimiteit van de stemmer gewaarborgd blijft.

Voor wat betreft de naleving van de quorum- en meerderheidsvoorwaarden, worden de bedrijfsrevisoren die op afstand aan de algemene vergadering deelnemen geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden. § 4. De Raad bepaalt de modaliteiten van oproeping en terbeschikkingstelling van de documenten, alsook de online stemprocedure voor de bedrijfsrevisoren die aan de algemene vergadering op afstand deelnemen.

De oproeping vermeldt de agenda, de dag en het uur van de vergadering, alsook de plaats en/of een beschrijving van de procedures met betrekking tot de deelname aan de algemene vergadering op afstand. Die procedures worden voor diegene die het recht heeft aan de algemene vergadering deel te nemen toegankelijk gemaakt op de website van het Instituut.

De notulen van de algemene vergadering vermelden de eventuele technische problemen en incidenten die de deelname langs elektronische weg aan de algemene vergadering of aan de stemming hebben belet of verstoord. § 5. Het Instituut als verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens, zorgt ervoor dat de vergaderingen op afstand worden georganiseerd op een manier dat de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en de veerkracht van de verrichte verwerkingen van de gegevens van de leden van de algemene vergadering die deelnemen aan de vergaderingen op afstand, wordt gegarandeerd.

In het kader van vergaderingen georganiseerd op afstand verwerkt het Instituut de volgende categorieën van persoonsgegevens: 1° de naam, de voornaam en de inloggegevens van de leden;2° het professioneel e-mailadres van de leden. De persoonsgegevens mogen enkel het voorwerp uitmaken van een verwerking in het kader van het houden van vergaderingen van de algemene vergadering met het oog op het kunnen deelnemen van de leden aan deze vergaderingen op afstand.

Het doeleinde van de verwerking van de gegevens door het Instituut is het identificeren van de leden van de algemene vergadering die aan een algemene vergadering op afstand deelnemen en het correcte verloop van de vergadering te verzekeren. Deze gegevens worden niet overgemaakt aan derden en worden bewaard door het Instituut zolang de betrokkene lid is van de algemene vergadering en kan worden uitgenodigd.".

Art. 3.Artikel 16 van hetzelfde besluit wordt vervangen als volgt: "

Art. 16.§ 1. De Raad komt bijeen op uitnodiging van de voorzitter, telkens het belang van het Instituut het vereist en ten minste achtmaal per jaar. De oproeping vermeldt de agenda en is vergezeld van de vereiste documenten. Behoudens hoogdringendheid wordt de oproeping ten minste acht kalenderdagen vóór de vergadering verzonden, in voorkomend geval elektronisch.

De leden van de Raad kiezen om deel te nemen aan de vergadering van de Raad hetzij fysiek, hetzij op afstand door middel van een door het Instituut ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel. § 2. In afwijking van paragraaf 1, wordt de vergadering van de Raad uitsluitend fysiek gehouden in de volgende gevallen: 1° op verzoek van de voorzitter en/of de ondervoorzitter van de Raad;2° op verzoek van een meerderheid van de leden van de Raad.Dit verzoek wordt bij de voorzitter en/of de ondervoorzitter van de Raad ingediend en dient niet gemotiveerd te zijn. § 3. In afwijking van paragraaf 1, kan bij hoogdringendheid de voorzitter van de Raad, een vergadering van de Raad bijeenroepen die uitsluitend op afstand plaatsvindt.

In dat geval wordt de uitnodiging ten minste vierentwintig uur vóór de vergadering verzonden, in voorkomend geval elektronisch.

De krachtens deze paragraaf geïmplementeerde besluitvormingsprocedure mag in geen geval betrekking hebben op het vaststellen van de jaarrekening van het Instituut. § 4. Het ter beschikking gestelde elektronisch communicatiemiddel laat de leden, die op afstand deelnemen aan de vergadering van de Raad, toe om rechtstreeks en gelijktijdig kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering van de Raad, om deel te nemen aan de beraadslagingen, om hun stemrecht uit te oefenen en om alle vragen te stellen die zij nuttig achten.

De notulen van de vergadering van de Raad vermelden de eventuele technische problemen en incidenten die de deelname, langs elektronische weg, aan deze vergadering of aan de stemming hebben belet of verstoord. § 5. Het Instituut als verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens, zorgt ervoor dat de vergaderingen op afstand worden georganiseerd op een manier dat de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en de veerkracht van de verrichte verwerkingen van de gegevens van de leden van de Raad die deelnemen aan de vergaderingen op afstand, wordt gegarandeerd.

In het kader van vergaderingen georganiseerd op afstand verwerkt het Instituut de volgende categorieën van persoonsgegevens: 1° de naam, de voornaam en de inloggegevens van de leden;2° het professioneel e-mailadres van de leden. De persoonsgegevens mogen enkel het voorwerp uitmaken van een verwerking in het kader van het houden van vergaderingen van de Raad met het oog op het kunnen deelnemen van de leden aan deze vergaderingen op afstand.

Het doeleinde van de verwerking van de gegevens door het Instituut is het identificeren van de leden van de Raad die aan een vergadering van de Raad op afstand deelnemen en het correcte verloop van de vergadering te verzekeren. Deze gegevens worden niet overgemaakt aan derden en worden bewaard door het Instituut zolang de betrokkene lid is van de Raad en kan worden uitgenodigd.".

Art. 4.Artikel 24 van hetzelfde besluit wordt vervangen als volgt: "

Art. 24.§ 1. Het Uitvoerend Comité bestaat ten minste uit de voorzitter en de ondervoorzitter van het Instituut.

De leden van het Uitvoerend Comité kiezen om deel te nemen aan de vergadering van het Uitvoerend Comité hetzij fysiek, hetzij op afstand door middel van een door het Instituut ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel. § 2. In afwijking van paragraaf 1 wordt de vergadering van het Uitvoerend Comité uitsluitend fysiek gehouden op verzoek van de voorzitter en/of ondervoorzitter van het Instituut.

Telkens wanneer de Raad vergadert, brengt het Uitvoerend Comité of de voorzitter verslag uit over het bestuur. De notulen van het Uitvoerend Comité worden aan de leden van de Raad overgemaakt. § 3. Het ter beschikking gestelde elektronische communicatiemiddel laat de leden, die op afstand deelnemen aan de vergadering van het Uitvoerend Comité, toe om rechtstreeks en gelijktijdig kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering van het Uitvoerend Comité, om deel te nemen aan de beraadslagingen en om alle vragen te stellen die zij nuttig achten.

De notulen van de vergadering van het Uitvoerend Comité vermelden de eventuele technische problemen en incidenten die de deelname, langs elektronische weg, aan deze vergadering of aan de stemming hebben belet of verstoord. § 4. Het Instituut als verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens, zorgt ervoor dat de vergaderingen op afstand worden georganiseerd op een manier dat de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en de veerkracht van de verrichte verwerkingen van de gegevens van de leden van het Uitvoerend Comité die deelnemen aan de vergaderingen op afstand, wordt gegarandeerd.

In het kader van vergaderingen georganiseerd op afstand verwerkt het Instituut de volgende categorieën van persoonsgegevens: 1° de naam, de voornaam en de inloggegevens van de leden;2° het professioneel e-mailadres van de leden. De persoonsgegevens mogen enkel het voorwerp uitmaken van een verwerking in het kader van het houden van vergaderingen van het Uitvoerend Comité met het oog op het kunnen deelnemen van de leden aan deze vergaderingen op afstand.

Het doeleinde van de verwerking van de gegevens door het Instituut is het identificeren van de leden van het Uitvoerend Comité die aan een vergadering van het Uitvoerend Comité op afstand deelnemen en het correcte verloop van de vergadering te verzekeren. Deze gegevens worden niet overgemaakt aan derden en worden bewaard door het Instituut zolang de betrokkene lid is van het Uitvoerend Comité en kan worden uitgenodigd.".

Art. 5.De minister bevoegd voor Economie is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel 1 mei 2023.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Economie, P.-Y. DERMAGNE