FEDERALE OVERHEIDSDIENST SOCIALE ZEKERHEID

Bindende unanieme beslissing nr. 14 van de stuurgroep van de provinciale registratiecommissies genomen in uitvoering van artikel 16, § 2, tweede lid van het koninklijk besluit van 26 december 1998 tot uitvoering van de artikelen 400, 401, 403, 404 en 406 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 en van artikel 30bis van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders Advies met betrekking tot de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur en de provinciale registratiecommissies.

I. Vraagstelling : Het gebeurt regelmatig dat een advocaat of de aannemer zelf vraagt om het dossier dat bij de provinciale registratiecommissie voorligt te mogen inzien en er een afschrift van te bekomen.

De vraag stelt zich in welke mate de provinciale registratiecommissies dienen in te gaan op vragen tot inzage en afschrift van het dossier.

Bijvoorbeeld : Aan de provinciale registratiecommissie wordt een schrappingsvoorstel overgemaakt waarbij een nota van de Directie Bijzondere Invordering of een inspectiedienst gevoegd werd waarin tevens gegevens over identificeerbare natuurlijke personen zijn opgenomen die zelf niet rechtstreeks betrokken partij zijn in het schrappingsvoorstel (nl. het is niet hun registratienummer waarvan de schrapping wordt gevraagd), maar waarbij het relevant kan zijn om over deze gegevens te beschikken voor de beoordeling van het concrete dossier.

II. Antwoord van de stuurgroep : Wettelijke bepalingen De wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur (in werking sedert 1 juli 1994).

Het koninklijk besluit van 27 juni 1994 tot regeling van de samenstelling en de werkwijze van de Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten.

Het koninklijk besluit van 30 augustus 1996 tot vaststelling van het bedrag van de vergoeding verschuldigd voor het ontvangen van een afschrift van een bestuursdocument.

Principe van de Wet openbaarheid van bestuur De Wet openbaarheid van bestuur voert een principe van actieve en passieve openbaarheid in. De actieve openbaarheid slaat onder meer op de verplichting voor elke federale administratieve overheid om bij elke briefwisseling de naam, de hoedanigheid, het adres en het telefoonnummer te vermelden van degene die meer inlichtingen kan verstrekken over het dossier en op de verplichting om de eventuele beroepsmogelijkheden, de instanties waarbij het beroep moet worden ingesteld en de geldende vormen en termijnen te vermelden op de beslissing of administratieve rechtshandeling met individuele strekking.

Maar wat hier in het kader van deze vraagstelling van belang is, is de passieve openbaarheid van bestuur, nl. het recht op het raadplegen van een bestuursdocument ter plaatse en op het ontvangen van een afschrift hiervan, alsook op het verkrijgen van uitleg hierover, onder de gestelde voorwaarden.

Bij een vraag tot inzage van het dossier kan ook gedeeltelijke inzage verleend worden zonder dat inzage verleend wordt van het volledige dossier waarover de commissie beschikt, afhankelijk van de aard van de informatie die erin voorkomt. Het is immers mogelijk dat bepaalde gegevens die deel uitmaken van het dossier wettelijk gezien niet mogen worden meegedeeld of nog dat het niet wenselijk is om deze mee te delen in bepaalde gevallen, waarbij de wet de mogelijkheid voorziet om de inzage (al dan niet gedeeltelijk) te weigeren.

Conclusie : In principe - en onder voorbehoud van de hierna uiteengezette wettelijke uitzonderingen - dienen de provinciale registratiecommissies in te gaan op een vraag tot inzage, uitleg en afschrift van een dossier.

De vraag moet schriftelijk gesteld worden aan de bevoegde administratieve overheid, moet duidelijk de betrokken aangelegenheid vermelden en waar mogelijk de bestuursdocumenten.

De federale administratieve overheid houdt een register bij van de schriftelijke aanvragen volgens de datum van ontvangst van de aanvraag.

Wettelijke uitzonderingen De aanvraag om inzage, uitleg of mededeling in afschrift van een bestuursdocument wordt afgewezen wanneer wordt vastgesteld dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van één van de volgende belangen : 1°de veiligheid van de bevolking; 2° de fundamentele rechten en vrijheden van de bestuurden;3° de federale internationale betrekkingen van België;4° de openbare orde, de veiligheid of de verdediging van het land;5° de opsporing of vervolging van strafbare feiten;6° een federaal economisch of financieel belang, de munt of het openbaar krediet;7° het uit de aard van de zaak vertrouwelijk karakter van de ondernemings- en fabricagegegevens die aan de overheid zijn meegedeeld;8° de geheimhouding van de identiteit van de persoon die het document of de inlichting vertrouwelijk aan de administratieve overheid heeft meegedeeld ter aangifte van een strafbaar of strafbaar geacht feit. De vraag om inzage, uitleg of mededeling in afschrift van een bestuursdocument wordt afgewezen wanneer de openbaarmaking van het bestuursdocument afbreuk doet : 1° aan de persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokken persoon met de inzage, de uitleg of de mededeling in afschrift heeft ingestemd;2° aan een bij wet ingestelde geheimhoudingsverplichting;3° aan het geheim van de beraadslagingen van de federale regering en van de verantwoordelijke overheden die afhangen van de federale uitvoerende macht, of waarbij een federale overheid betrokken is. De vraag om inzage, uitleg of mededeling in afschrift van een bestuursdocument mag worden afgewezen in de mate dat de vraag : 1° een bestuursdocument betreft waarvan de openbaarmaking, om reden dat het document niet af of onvolledig is, tot misvatting aanleiding kan geven;2° een advies of een mening betreft die uit vrije wil en vertrouwelijk aan de overheid is meegedeeld;3° kennelijk onredelijk is;4° kennelijk te vaag geformuleerd is. Het kan voorkomen dat slechts voor een gedeelte van het dossier inzage wordt verleend terwijl voor bepaalde documenten op basis van één of meerdere van de hierboven vermelde argumenten inzage, uitleg en afschrift wordt geweigerd.

Op de vraag om openbaarheid moet binnen een termijn van vijfenveertig dagen (30 dagen en eventueel 15 dagen uitstel) na ontvangst van de aanvraag geantwoord worden, met kennisgeving van de redenen van het uitstel of de afwijzing.

Bij ontstentenis van een kennisgeving binnen de voorgeschreven termijn, wordt de aanvraag geacht te zijn afgewezen.

Conclusie : In bepaalde gevallen is het onmogelijk om in te gaan op een verzoek tot inzage, uitleg en afschrift van bepaalde documenten of het volledige dossier.

De commissies zullen daarbij vooral gebruik kunnen en moeten maken van de volgende verplichte weigeringsgronden : * De openbaarmaking weegt niet op tegen de bescherming van : - de opsporing of vervolging van strafbare feiten : de informatie die deel uitmaakt van een opsporingsonderzoek - zal niet kunnen worden meegedeeld aan de betrokken aannemer; hetzelfde geldt in geval van een gerechtelijk onderzoek, in beide gevallen behoudens nadrukkelijke voorafgaande toestemming van de gerechtelijke overheid. * De openbaarmaking van de bestuursdocumenten doet afbreuk aan : - de persoonlijke levenssfeer : wanneer bepaalde documenten gegevens bevatten over identificeerbare natuurlijke personen - een bij wet ingestelde geheimhoudingsverplichting : nl. de bij wet ingestelde geheimhoudingsverplichting in geval van een opsporingsonderzoek of een gerechtelijk onderzoek.

Daarnaast kan inzage geweigerd worden wanneer het : een bestuursdocument betreft waarvan de openbaarmaking, om reden dat het document niet af of onvolledig is, tot misvatting aanleiding kan geven : het is mogelijk dat de documenten die werden overgemaakt ter informatie een voorlopig advies bevatten en dat nog verdere aanvullende informatie moet worden overgemaakt.

Uiteraard kunnen de commissies ook een van de andere hierboven vermelde wettelijke weigeringsgronden hanteren.

De motivering van de beslissingen van de provinciale registratiecommissies Bovenstaande doet geen afbreuk aan de verplichting van de provinciale registratiecommissies om hun beslissingen te motiveren en de gronden weer te geven waarop ze zich baseren om een registratie te weigeren of te schrappen.

De commissies moeten er zich bovendien van bewust zijn dat eens het dossier betwist wordt voor de rechtbank van eerste aanleg het dossier met alle relevante stukken hoedanook zal moeten overgemaakt worden aan de tegenpartij omwille van de rechten van de verdediging.

III. Conclusie : In principe - en onder voorbehoud van de hierboven uiteengezette wettelijke uitzonderingen - dienen de provinciale registratiecommissies in te gaan op een vraag tot inzage, uitleg en afschrift van een dossier. In bepaalde gevallen echter zal geen inzage, uitleg en afschrift mogen verleend worden en in bepaalde gevallen zal dit op grond van wettelijke redenen kunnen geweigerd worden.

Voor de stuurgroep : De voorzitter, I. BRISART Samenstelling van de stuurgroep : - Een vertegenwoordiger van de Federatie van Algemene Bouwaannemers - Een vertegenwoordiger van het ACLVB - Een vertegenwoordiger van CSC Bâtiment et Industrie - Een vertegenwoordiger van ACV Bouw en Industrie - Een vertegenwoordiger van Agoria - Een vertegenwoordiger van BOUWUNIE - Een vertegenwoordiger van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg - Een vertegenwoordiger van de Federale Overheidsdienst Financiën - Een vertegenwoordiger van de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid - Een vertegenwoordiger van CGSLB - Een vertegenwoordiger van de Centrale générale FGTB - Een vertegenwoordiger van de Confederatie Bouw - Een vertegenwoordiger van het ABVV