29 MEI 2016. - Koninklijk besluit tot herinrichting van de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand

VERSLAG AAN DE KONING Sire, Het ontwerp van besluit hetwelk wij de eer hebben aan Uwe Majesteit voor te leggen heeft ten doel, door de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand te reorganiseren, de rol van deze Commissie officieel en openlijk te bevestigen, haar meer bekendheid te geven en haar werking te verbeteren.

De Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand is een adviesorgaan, opgericht bij Ministerieel Besluit van 20 juni 1949, dat belast is met het, ambtshalve of op vraag van de Minister van Justitie, onderzoeken van en het uitbrengen van een gemotiveerd advies over elke kwestie in verband met de taak van de ambtenaren van de burgerlijke stand of met het opmaken van hun akten en die betrekking heeft op de wetgeving inzake de staat van de personen, de werking van de burgerlijke stand en de toepassing van buitenlandse wetgeving.

De Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand is op dit ogenblik, op basis van een Ministerieel Besluit van 7 juli 1995, samengesteld uit 21 personen (20 leden en 1 secretaris) : - 2 vertegenwoordigers van de FOD Justitie; - 2 vertegenwoordigers van de FOD Buitenlandse Zaken - 7 parketmagistraten - 8 vertegenwoordigers van de ambtenaren van de burgerlijke stand, - 1 vertegenwoordiger van de Vereniging van Belgische Steden en Gemeenten. - 1 secretaris (FOD Justitie) Van deze 21 leden zijn er nog slechts een vijftal in functie. Voor de overige leden werden vervangers aangeduid, maar het Ministerieel Besluit werd sinds 1995 niet meer aangepast.

De samenstelling van de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand is sinds haar oprichting 10 keer gewijzigd, steeds via een ministerieel besluit. De leden worden immers nominatief vermeld in het Ministerieel Besluit. Indien een lid haar lidmaatschap van de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand niet meer kan uitoefenen, vb. in geval van verandering van functie, pensionering, overlijden, ... is steeds een aanpassing van het Ministerieel Besluit nodig.

Tot 2007 werd de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand nog af en toe ad hoc samengeroepen, maar in een gewijzigde en beperkte samenstelling bestaande uit vertegenwoordigers van de FOD Justitie, de FOD Buitenlandse zaken, de ambtenaren en beambten van de burgerlijke stand, de verschillende verenigingen van steden en gemeenten en het parket.

De Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand heeft sinds haar oprichting veel en goed gewerkt. Haar adviezen zijn uitermate nuttig gebleken ten behoeve van de opeenvolgende Ministers van Justitie bij de totstandkoming van nieuwe wetgeving inzake burgerlijke stand en familierecht. Daarnaast zijn haar adviezen onontbeerlijk gebleken voor de toepassing van deze wetgeving door de ambtenaren van de burgerlijke stand in de praktijk.

De materie van de burgerlijke stand en vooral van de staat van de personen is sinds de oprichting van de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand evenwel ingrijpend gewijzigd en volop in beweging.

De vragen in verband met deze materie zijn dan ook verveelvoudigd.

Daarnaast hebben de ambtenaren en beambten van de burgerlijke stand zich ondertussen verenigd in representatieve verenigingen. De Vlaamse Vereniging voor ambtenaren en beambten van de burgerlijke stand (Vlavabbs) werd opgericht in 1983 als spreekbuis en belangenorganisatie van de gemeentelijke diensten burgerlijke stand.

Langs Franstalige en Duitstalige kant is deze rol weggelegd voor de `Groupement des Agents Population Etat Civil' (Gapec), opgericht in 2010. De GTI 19 verenigt sinds 1989 de diensthoofden van de diensten bevolking en burgerlijke stand van de gemeenten van Brussel. De Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand is helaas niet meegegroeid met deze ontwikkelingen. Integendeel, ze heeft haar activiteiten afgebouwd en zelfs in die mate dat ze niet meer werd bijeengeroepen de laatste jaren. De Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand heeft een laatste keer vergaderd op 7 februari 2007.

Om deze redenen wordt het nuttig geacht om thans de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand te reorganiseren.

De Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand levert een bijdrage tot een goede werking van de burgerlijke stand en tot de goede toepassing in de praktijk van de wetgeving inzake de staat van de personen en van buitenlandse wetgeving. Zij is dan ook een passend adviesorgaan voor de federale Uitvoerende Macht om bij te dragen tot kwaliteitsvolle wetgeving in de materie en tot duidelijke toepassingsrichtlijnen voor de practici in dit domein. Het is absoluut noodzakelijk dat deze Commissie wordt heringericht en aangepast aan het huidige landschap van de burgerlijke stand, aangezien zij onmiskenbaar een orgaan is dat met zijn kennis en deskundigheid ter beschikking van de Regering staat.

Onderzoek van de artikelen De verschillende bepalingen in dit ontwerp van koninklijk besluit preciseren de taken, de samenstelling en de werkwijze van de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand.

Het koninklijk besluit is onderverdeeld in drie hoofdstukken.

Hoofdstuk 1 heeft betrekking op de herinrichting en taak van de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand. Hoofdstuk 2 handelt over de samenstelling. De werkwijze ervan wordt geregeld in hoofdstuk 3. De slotbepalingen zijn opgenomen in hoofdstuk 4. HOOFDSTUK 1. - Herinrichting en taak Artikel 1 Om het continuïteitsverband met de in 1949 opgerichte Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand te beklemtonen wordt bepaald dat deze Commissie door het ontwerpbesluit wordt gereorganiseerd.

Artikel 2 Artikel 2 bepaalt de opdracht van de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand. Het zijn de taken die in het Ministerieel Besluit van 20 juni 1949 zijn vastgelegd.

Artikel 3 In artikel 3 wordt bepaald dat het voorzitterschap van de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand wordt waargenomen door de voorzitter, de Directeur-generaal van het Directoraat-generaal Wetgeving, fundamentele rechten en vrijheden van de Federale Overheidsdienst Justitie. Bij zijn afwezigheid, wijst hij een vervanger aan. Deze vervanger is een vertegenwoordiger van het Directoraat-generaal Wetgeving, fundamentele rechten en vrijheden van de Federale Overheidsdienst Justitie.

Artikel 4 Artikel 4 bepaalt de samenstelling van de Commissie. De samenstelling respecteert grotendeels de principes die aan de basis lagen van de oorspronkelijke samenstelling in het Ministerieel Besluit van 20 juni 1949. Dit betekent dat een vertegenwoordiging voorzien is van de FOD Justitie, de FOD Buitenlandse Zaken, de ambtenaren van de burgerlijke stand en het openbaar ministerie. Het grote verschil met voorheen is dat de leden niet meer per naam vermeld worden in het Koninklijk Besluit. De Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand is nu samengesteld uit vertegenwoordigers van de betrokken organisaties die door deze organisaties aangeduid worden.

De Vereniging van Belgische Steden en Gemeenten is sinds 1992 vertegenwoordigd in de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand.

Daarnaast zijn ondertussen ook regionale verenigingen van steden en gemeenten opgericht : de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten, de `Union des Villes et Communes de Wallonie' en de `Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale-Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest'.

Aangezien de ambtenaren en beambten van de burgerlijke stand vertegenwoordigd worden via Vlavabbs, Gapec en GTI 19 en om van de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand een beperkte en werkbare commissie te maken, zullen de verschillende verenigingen van steden en gemeenten geen permanente leden van de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand zijn. Zij kunnen de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand wel bijstaan in hoedanigheid van deskundigen indien zij hiertoe worden uitgenodigd door de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand. Dit kan het geval zijn wanneer een agendapunt betrekking of impact heeft op de organisatie van de gemeentelijke diensten.

Teneinde de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand in staat te stellen over alle voor haar werkzaamheden noodzakelijke informatie te beschikken, wordt haar immers het recht verleend afgevaardigden uit te nodigen van andere autoriteiten dan die welke in de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand vertegenwoordigd zijn en bij haar werkzaamheden iedere persoon te betrekken wier medewerking nuttig wordt geacht.

Ook de FOD Binnenlandse Zaken, die geen bevoegdheid heeft op het vlak van de burgerlijke stand, kan, indien de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand dit nodig acht, als deskundige worden uitgenodigd.

De bevolkingsregisters en het Rijksregister bevatten immers ook gegevens die betrekking hebben op de staat van de persoon. Zo worden sinds 1 januari 2015 informatiegegevens met betrekking tot de afstamming opgenomen in deze registers. Daarnaast kunnen sommige vragen een verband houden met de verblijfsreglementering : schijnhuwelijken, schijn-wettelijke samenwoningen, schijnerkenningen, ... Om al deze redenen kan de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand het in bepaalde gevallen nodig achten zich te laten informeren of bijstaan door de FOD Binnenlandse Zaken.

De Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand kan tenslotte steeds nog andere deskundigen uitnodigen indien zij dit nuttig acht.

De autoriteiten en verenigingen die vertegenwoordigd worden, zijn er tevens mee belast een plaatsvervanger aan te wijzen. Deze vervangt het lid dat verhinderd is aan een vergadering van de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand deel te nemen. De afwezigheid van een lid op een vergadering kan de goede werking van de Commissie immers belemmeren. HOOFDSTUK 3. - Werking Artikelen 5 - 10 De Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand zal op twee verschillende wijzen haar adviezen kunnen geven : via een elektronische raadpleging of tijdens een vergadering. De Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand zal minstens twee maal per jaar vergaderen.

Om tot een advies te komen tracht de voorzitter een consensus te bereiken tussen de leden. Indien er geen consensus kan vastgesteld worden, zullen de verschillende standpunten van de leden in het advies hernomen worden.

De Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand en haar voorzitter worden bijgestaan door een secretariaat waarvan de rol wordt waargenomen door het Directoraat-generaal Wetgeving, fundamentele rechten en vrijheden van de FOD Justitie. Het secretariaat voert taken van administratieve aard uit.

De Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand zal een huishoudelijk reglement opstellen met een nadere regeling voor werking.

Artikel 11 Het lidmaatschap van de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand is onbezoldigd en de leden ontvangen bijgevolg ook geen presentiegelden.

Wel hebben de leden die niet tot een overheidsdienst, openbare dienst of de Rechterlijke Orde behoren recht op de terugbetaling van hun reis- en verblijfskosten. In de praktijk zullen enkel de reiskosten terugbetaald worden. De vergaderingen zullen een halve dag duren waardoor verblijfskosten voor de deelnemers vermeden zullen worden.

De kosten voor de werking van secretariaat blijven, zoals dat reeds sinds 1949 het geval is, ten laste van de FOD Justitie. HOOFDSTUK 4. - Opheffings- en slotbepalingen (artikelen 12 en 13) Dit hoofdstuk bevat de opheffings- en slotbepalingen en behoeft geen verdere commentaar.

Ik heb de eer te zijn, Sire, Van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaar, De Minister van Justitie, K. GEENS

RAAD VAN STATE afdeling Wetgeving Advies 58.881/2 van 8 maart 2016 over een ontwerp van koninklijk besluit "tot herinrichting van de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand" Op 28 januari 2016 is de Raad van State, afdeling Wetgeving, door de Minister van Justitie verzocht binnen een termijn van dertig dagen verlengd tot 11 maart 2016 (*) een advies te verstrekken over een ontwerp van koninklijk besluit "tot herinrichting van de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand".

Het ontwerp is door de tweede kamer onderzocht op 8 maart 2016. De kamer was samengesteld uit Pierre VANDERNOOT, kamervoorzitter, Luc DETROUX en Wanda VOGEL, staatsraden, en Anne-Catherine VAN GEERSDAELE, griffier.

Het verslag is opgesteld door Xavier DELGRANGE, eerste auditeur-afdelingshoofd en Pauline LAGASSE, adjunct-auditeur.

De overeenstemming tussen de Franse en de Nederlandse tekst van het advies is nagezien onder toezicht van Pierre VANDERNOOT. Het advies, waarvan de tekst hierna volgt, is gegeven op 8 maart 2016.

De Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand, die bij het ontwerp wordt gereorganiseerd, heeft slechts een adviesbevoegdheid en het inwinnen van haar advies is facultatief.

Gelet op de beperkte draagwijdte ervan, zijn dergelijke besluiten tot inrichting van louter adviserende commissies waarvan het advies op zijn beurt niet verplicht moet worden ingewonnen, handelingen van intern bestuur die niet de vereiste algemene draagwijdte vertonen die vereist is om te kunnen worden bestempeld als "reglementaire besluiten" in de zin waarin die term wordt gebezigd in artikel 3, § 1, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973.(1) Er is derhalve geen grond om het ontwerp om advies voor te leggen aan de afdeling Wetgeving.

De griffier, Anne-Catherine VAN GEERSDAELE De voorzitter, Pierre VANDERNOOT _______ Nota's (*) Bij brief van de Minister van 11 maart 2016, die de Raad van State ontvangen heeft op 14 maart 2016. (1) F.-M. REMION, "La compétence de la section de législation du Conseil d'Etat suivant sa jurisprudence", RJDA 1957, 161-181, inz. blz. 166; C. HUBERLANT, noot onder arrest Holemans, nr. 869 van 8 mei 1951, RJDA 1951, 244-255; zie bijvoorbeeld, als precedenten, advies 22.462/2, op 9 juni 1993 gegeven over een ontwerp van koninklijk besluit "houdende oprichting van het Raadgevend Comité voor de brandweer" en advies 24.465/2, op 4 mei 1995 gegeven over een ontwerp dat geleid heeft tot het koninklijk besluit "houdende oprichting van een interprovinciaal consultatiecomité en provinciale consultatiecomités van het niet voltijds tewerkgesteld personeel bij de civiele bescherming".

29 MEI 2016. - Koninklijk besluit tot herinrichting van de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand FILIP, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de artikelen 37 en 108 van de Grondwet;

Gelet op het ministerieel besluit van 20 juni 1949 tot oprichting van een vaste commissie voor de burgerlijke stand;

Gelet op het ministerieel besluit van 7 juli 1995 houdende wijziging van de samenstelling van de Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand;

Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 4 november 2015;

Gelet op de akkoordbevinding van de Minister van Begroting, gegeven op 18 december 2015;

Gelet op het advies nr. 58.881/2 van de Raad van State, gegeven op 8 maart 2016, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van state, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op de voordracht van Onze Minister van Justitie, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : HOOFDSTUK 1. - Herinrichting en taak

Artikel 1.De Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand, opgericht bij ministerieel besluit van 20 juni 1949, wordt heringericht volgens de hierna vastgelegde regels.

Art. 2.De Vaste Commissie voor de Burgerlijke Stand, hierna "de Commissie" genoemd, heeft als taak, op eigen initiatief of op verzoek van de minister van Justitie, het onderzoeken van en, in voorkomend geval, het verstrekken van adviezen verstrekken over elke vraag in verband met : - de rol en de taken van de ambtenaren van de burgerlijke stand, in het bijzonder het opmaken van de akten van de burgerlijke stand, - de wetgeving inzake de staat van de persoon, met inbegrip van de internationaal privaatrechtelijke aspecten, - de werking van de burgerlijke stand, - de toepassing van buitenlandse wetgeving. HOOFDSTUK 2. - Samenstelling

Art. 3.De Commissie wordt voorgezeten door de Directeur-generaal van het Directoraat-generaal Wetgeving, fundamentele rechten en vrijheden van de Federale Overheidsdienst Justitie.

Bij afwezigheid van de voorzitter wordt de Commissie voorgezeten door een vertegenwoordiger van het Directoraat-generaal Wetgeving, fundamentele rechten en vrijheden van de Federale Overheidsdienst Justitie, aangewezen door de voorzitter.

Art. 4.§ 1. Naast de voorzitter is de Commissie samengesteld uit : - een vertegenwoordiger van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking ; - een vertegenwoordiger van het Directoraat-generaal Wetgeving, fundamentele rechten en vrijheden van de Federale Overheidsdienst Justitie ; - een vertegenwoordiger van Vlavabbs, (Vlaamse Vereniging van Ambtenaren en Beambten Burgerlijke Stand ) ; - een vertegenwoordiger van Gapec, (Groupement des Agents Population Etat Civil) ; - een vertegenwoordiger van GTI 19 (Groupe de Travail et d'Information des Responsables des Services de Population et d'Etat civil des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale) ; - een vertegenwoordiger van het College van het openbaar ministerie. § 2. De autoriteiten en verenigingen bedoeld in § 1 wijzen de effectieve en plaatsvervangende leden aan die hen op permanente wijze vertegenwoordigen.

Het lid dat verhinderd is, wordt vervangen door zijn plaatsvervanger. § 3. Elk lid kan zich laten bijstaan door een expert-raadgevend lid. § 4. De Commissie kan zich laten bijstaan door deskundigen die niet behoren tot haar leden, waaronder vertegenwoordigers van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken en de Verenigingen van Steden en Gemeenten. HOOFDSTUK 3. - Werking

Art. 5.De Commissie stelt haar adviezen op tijdens de vergaderingen of na een elektronische raadpleging van de leden.

Art. 6.De Commissie vergadert tenminste tweemaal per jaar na bijeenroeping door haar voorzitter.

Art. 7.De adviezen worden bij consensus aangenomen tussen de leden.

Bij gebrek aan consensus herneemt het advies de verschillende standpunten.

Art. 8.Het Directoraat-generaal Wetgeving, fundamentele rechten en vrijheden van de Federale Overheidsdienst Justitie vervult de taak van het secretariaat van de Commissie.

Art. 9.Het secretariaat van de Commissie voert de volgende taken uit: - de ontwerp-agenda voor de vergaderingen opstellen, - de leden oproepen voor de vergaderingen, - de verslagen van de vergaderingen opstellen, - de bekendmaking van de adviezen, wanneer de Commissie de bekendmaking nodig acht - het archiefbeheer van de verslagen van de vergaderingen.

Art. 10.De zetel van de Commissie bevindt zich bij de Federale Overheidsdienst Justitie.

Art. 11.Voor zover zij niet tot een overheidsdienst, een openbare instelling of de Rechterlijke Orde behoren, hebben de leden van de Commissie alsook de deskundigen recht op een vergoeding als terugbetaling van de reis- en verblijfskosten onder de voorwaarden en volgens de bedragen van toepassing op het personeel van de federale overheidsdiensten. Zij worden daartoe gelijkgesteld met ambtenaren van klasse A3.

Deze vergoedingen en de kosten voor de werking van het secretariaat zijn ten laste van de begroting van de Federale Overheidsdienst Justitie. HOOFDSTUK 4. - Opheffings- en slotbepalingen

Art. 12.Opgeheven worden : 1° het ministerieel besluit van 20 juni 1949 tot oprichting van een vaste commissie voor de burgerlijke stand;2° het ministerieel besluit van 7 juli 1995 houdende wijziging van de samenstelling van de Vaste commissie voor de burgerlijke stand.

Art. 13.De Minister van Justitie is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 29 mei 2016.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Justitie, K. GEENS