25 FEBRUARI 2003. - Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten (1)

ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op het koninklijk besluit nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten, inzonderheid op artikel 4, § 1bis , ingevoegd bij de wet van 24 januari 2003, en op artikel 5, eerste lid;

Gelet op het koninklijk besluit van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten, gewijzigd bij de koninklijke besluiten van 20 januari 1984, 24 juni 1991, 12 augustus 1994, 8 november 1998, 31 maart 2000, 1 oktober 2001 en 2 oktober 2001;

Gelet op de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, inzonderheid op artikel 3, § 1, vervangen door de wet van 4 juli 1989 en gewijzigd bij de wet van 4 augustus 1996;

Gelet op de dringende noodzakelijkheid;

Overwegende dat de vereenvoudiging van het bijhouden van de sociale documenten volledig gekoppeld is aan de veralgemening van de onmiddellijke aangifte van tewerkstelling en dat het koninklijk besluit van 5 november 2002 tot invoering van een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling, met toepassing van artikel 38 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels, in werking is getreden op 1 januari 2003, en dat derhalve de werkgevers onverwijld op de hoogte moeten worden gebracht van de nieuwe nadere regelen van het bijhouden van de sociale documenten;

Op de voordracht van Onze Minister van Werkgelegenheid en van Onze Minister van Sociale Zaken en Pensioenen, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.Artikel 1, 1°, van het koninklijk besluit van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten, wordt vervangen als volgt : « 1° het algemeen personeelsregister en het speciaal personeelsregister; ».

Art. 2.In artikel 2, 2°, a) , van hetzelfde besluit, worden de woorden « het personeelsregister » vervangen door de woorden « het algemeen personeelsregister en het speciaal personeelsregister ».

Art. 3.Artikel 3 van hetzelfde besluit, wordt vervangen als volgt : «

Artikel 3.§ 1. De werkgever die de verplichting heeft om een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling te verrichten krachtens het koninklijk besluit van 5 november 2002 tot invoering van een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling, met toepassing van artikel 38 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels, moet enkel een speciaal personeelsregister bijhouden in de gevallen bepaald in onderafdeling 2 van hoofdstuk II. § 2. De werkgever die geen onmiddellijke aangifte van tewerkstelling moet verrichten krachtens voornoemd koninklijk besluit van 5 november 2002 moet, voor alle werknemers die uitgesloten worden uit het toepassingsgebied van hetzelfde besluit, één enkel algemeen personeelsregister bedoeld in onderafdeling 1 van hoofdstuk II en eveneens een speciaal personeelsregister bijhouden in de gevallen bepaald in onderafdeling 2 van hoofdstuk II. § 3. De werkgever moet per jaar voor iedere werknemer een individuele rekening bijhouden. ».

Art. 4.Het opschrift van afdeling 1 van hoofdstuk II van hetzelfde besluit wordt vervangen als volgt : « Afdeling 1. - Het algemeen personeelsregister en het speciaal personeelsregister. ».

Art. 5.De artikelen 4 tot 11 van hetzelfde besluit, gewijzigd bij de koninklijke besluiten van 8 november 1998, 31 maart 2000 en 1 oktober 2001, worden vervangen als volgt : « Onderafdeling 1. - Het algemeen personeelsregister.

Art. 4.§ 1. Iedere werknemer bedoeld in artikel 3, § 2, krijgt in het algemeen personeelsregister een nummer toegewezen volgens een doorlopende nummering, en de chronologische orde van zijn tewerkstelling. § 2. Het algemeen personeelsregister is samengesteld uit ingebonden bladen; de bladzijden zijn doorlopend genummerd.

Het mag uit één blad bestaan, indien de werkgever minder dan vijf werknemers in dienst heeft.

Het mag uit meerdere delen bestaan, indien de vermeldingen wegens plaatsgebrek niet meer in het vorige deel kunnen ingeschreven worden.

De nummering toegewezen aan de werknemers en de nummering van de bladzijden lopen door van het ene deel naar het volgende. § 3. Het algemeen personeelsregister mag door een nieuw register vervangen worden, op voorwaarde dat de vermeldingen betreffende de werknemers die op dat ogenblik nog in dienst zijn in het nieuw register overgeschreven worden. Voor ieder van deze werknemers wordt het nummer dat hun toegewezen is, in het nieuw register gevolgd door het nummer dat zij in het vervangen register hadden.

Art. 5.Het algemeen personeelsregister vermeldt : 1° voor de werkgever : de naam, voornaam en woonplaats of maatschappelijke naam en de maatschappelijke zetel en, in voorkomend geval, de benaming waaronder de werkgever zich tot het publiek richt.2° voor iedere werknemer : a) het nummer van inschrijving;b) de naam en voornaam;c) de geboorteplaats en -datum;d) het geslacht;e) de woonplaats;f) de nationaliteit;g) de aard en het nummer van het identiteitsbewijs;h) het nummer van de individuele pensioenrekening bij de Algemene Spaar- en Lijfrentekas;voor de werknemers die ingeschreven worden in het algemeen personeelsregister vanaf 1 januari 2003, wordt dit nummer vervangen door het identificatienummer van de sociale zekerheid van de werknemer, bedoeld in artikel 1, 4° van het koninklijk besluit van 18 december 1996 houdende maatregelen met het oog op de invoering van een sociale identiteitskaart ten behoeve van alle sociaal verzekerden, met toepassing van de artikelen 38, 40, 41 en 49 van de wet van 26 juli 1996 houdende de modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de wettelijke pensioenstelsels; i) de aanvangsdatum van de tewerkstelling;j) de datum van de beëindiging van de overeenkomst.

Art. 6.De vermeldingen van artikel 5, 2°, d, e, f, g en h , moeten in het algemeen personeelsregister niet worden ingeschreven indien de werkgever voor al zijn werknemers individuele identificatiefiches bijhoudt en hij : 1° op deze fiches alle vermeldingen opgesomd in artikel 5 inschrijft;2° deze fiches samen met het algemeen personeelsregister bijhoudt en bewaart overeenkomstig de bepalingen die van toepassing zijn voor het bijhouden en het bewaren van het algemeen personeelsregister;3° deze fiches ter beschikking houdt van de ambtenaren en beambten belast met het toezicht op de uitvoering van dit besluit.

Art. 7.De vermeldingen worden door de werkgever in het algemeen personeelsregister ingeschreven : 1° vóór elke andere vermelding, de vermeldingen van artikel 5, 1°;2° uiterlijk op het tijdstip van de tewerkstelling van de werknemer de vermeldingen van artikel 5, 2°, a tot i ;3° binnen zeven kalenderdagen na de dag van de beëindiging van de overeenkomst, de vermeldingen van artikel 5, 2°, j .

Art. 8.De werkgever die zijn werknemers op één plaats tewerkstelt houdt op die plaats het algemeen personeelsregister bij.

De werkgever die zijn werknemers tewerkstelt, ofwel gewoonlijk minder dan vijf achtereenvolgende arbeidsdagen op éénzelfde plaats, ofwel aan werken opgesomd in artikel 1 van de wet van 6 april 1960 betreffende de uitvoering van bouwwerken, mag het algemeen personeelsregister evenwel bijhouden, ofwel: 1° op het adres waaronder hij in België ingeschreven is bij een instelling belast met de inning van de bijdragen voor sociale zekerheid;2° in zijn woonplaats of op de maatschappelijke zetel indien deze in België gevestigd zijn;bij gebreke hiervan, in de in België gelegen woonplaats van een natuurlijk persoon die, als lasthebber of aangestelde van de werkgever, het algemeen personeelsregister bijhoudt.

De werkgever die het algemeen personeelsregister op één van de in het tweede lid bedoelde plaatsen zal, of zal doen bijhouden, brengt dit vooraf bij een ter post aangetekende brief ter kennis van de inspecteur-districtshoofd van de Inspectie van de sociale wetten van de Federale Overheidsdienst, Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg in wiens district het register zal bijgehouden worden.

Art. 9.De werkgever die op meerdere plaatsen werknemers tewerkstelt, houdt het algemeen personeelsregister bij, ofwel : 1° op het adres waaronder hij in België ingeschreven is bij een instelling belast met de inning van de bijdragen voor sociale zekerheid;2° op één der plaatsen van het werk;3° in zijn woonplaats of op de maatschappelijke zetel indien deze in België gevestigd zijn;bij gebreke hiervan, in de in België gelegen woonplaats van een natuurlijke persoon, die, als lasthebber of aangestelde van de werkgever, het algemeen personeelsregister bijhoudt.

De werkgever die het algemeen personeelsregister op één van de in het eerste lid, 2° of 3°, bedoelde plaatsen zal, of zal doen bijhouden, brengt dit vooraf bij een ter post aangetekende brief ter kennis van de inspecteur-districtshoofd van de Inspectie van de sociale wetten van de Federale Overheidsdienst, Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg in wiens district het register zal bijgehouden worden.

Art. 10.Onverminderd de bepalingen van de artikelen 8 en 9, moeten de werkgevers het algemeen personeelsregister op een gemakkelijk toegankelijke plaats bijhouden zodat de ambtenaren en beambten belast met het toezicht op de uitvoering van dit besluit op elk ogenblik er inzage kunnen van nemen.

Onderafdeling 2. - Het speciaal personeelsregister

Art. 11.§ 1. De werkgever bedoeld in artikel 3, § 1, die de werknemers op meerdere plaatsen tewerkstelt houdt een speciaal personeelsregister bij.

De werkgever bedoeld in artikel 3, § 2, die de werknemers op meerdere plaatsen tewerkstelt houdt een speciaal personeelsregister bij.

Worden vrijgesteld van de verplichting een speciaal personeelsregister bij te houden : 1° de werkgever die zijn werknemers gewoonlijk minder dan vijf achtereenvolgende arbeidsdagen op éénzelfde plaats tewerkstelt;2° de werkgever die zijn werknemers tewerkstelt aan werken opgesomd in artikel 1 van de wet van 6 april 1960 betreffende de uitvoering van bouwwerken;3° de werkgever die ressorteert onder het Paritair Comité voor de uitzendarbeid, voor zijn uitzendkrachten. § 2. De werkgever schrijft in het speciaal personeelsregister volgende vermeldingen in : 1° voor de werkgever en vóór elke andere vermelding: a) het nummer waaronder de werkgever is ingeschreven bij de instelling, die belast is met de inning van de sociale zekerheidsbijdragen.Zo dit nummer niet voorhanden is, vermeldt de werkgever, indien het een natuurlijk persoon betreft, zijn identificatienummer van de sociale zekerheid, bedoeld in artikel 1, 4°, van het voormeld koninklijk besluit van 18 december 1996, of, bij het ontbreken daarvan, zijn naam, voornaam en hoofdverblijfplaats.

Indien het een rechtspersoon betreft, vermeldt hij de maatschappelijke benaming, de rechtsvorm en de maatschappelijke zetel ofwel andere identificatiewijzen die worden bepaald door de instelling; b) de plaats van het werk;2° voor iedere werknemer: a) het identificatienummer van de sociale zekerheid van de werknemer, bedoeld in artikel 1, 4° van het voormeld koninklijk besluit van 18 december 1996, uiterlijk op het tijdstip van de tewerkstelling van de werknemer;zo dit nummer niet voorhanden is, de gegevens opgesomd in artikel 5, 2°, b en c ; b) de aanvangsdatum van de tewerkstelling, uiterlijk op het tijdstip van de tewerkstelling van de werknemer;c) de datum van de beëindiging van de overeenkomst, binnen zeven kalenderdagen na de dag van de beëindiging van de overeenkomst. Het speciaal personeelsregister moet bijgehouden worden op een papieren of elektronische drager voorzover de ambtenaren en beambten belast met het toezicht op de uitvoering van dit besluit op elk ogenblik er inzage kunnen van nemen op de plaats van het werk. »

Art. 6.Artikel 12 van hetzelfde besluit wordt opgeheven.

Art. 7.Artikel 15, 7°, van hetzelfde besluit wordt aangevuld als volgt : « voor de individuele rekeningen die worden opgesteld voor de prestaties van het jaar 2003 en van de daaropvolgende jaren, wordt dit nummer vervangen door het identificatienummer van de sociale zekerheid van de werknemer, bedoeld in artikel 1, 4° van het voormeld koninklijk besluit van 18 december 1996; ».

Art. 8.In artikel 25 van hetzelfde besluit, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 24 juni 1991, worden de woorden « het personeelsregister » vervangen door de woorden « het algemeen personeelsregister en het speciaal personeelsregister ».

Art. 9.Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2003.

Art. 10.Onze Minister van Werkgelegenheid en Onze Minister van Sociale Zaken en Pensioenen zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 25 februari 2003.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Werkgelegenheid, Mevr. L. ONKELINX De Minister van Sociale Zaken en Pensioenen, F. VANDENBROUCKE _______ Nota (1) Verwijzingen naar het Belgisch Staatsblad : Koninklijk besluit nr.5 van 23 oktober 1978, Belgisch Staatsblad van 2 december 1978.

Wet van 24 januari 2003, Belgisch Staatsblad van 5 februari 2003.

Koninklijk besluit van 8 augustus 1980, Belgisch Staatsblad van 27 augustus 1980.

Koninklijk besluit van 20 januari 1984, Belgisch Staatsblad van 11 februari 1984.

Koninklijk besluit van 24 juni 1991, Belgisch Staatsblad van 28 juni 1991.

Koninklijk besluit van 12 augustus 1994, Belgisch Staatsblad van 2 september 1994.

Koninklijk besluit van 8 november 1998, Belgisch Staatsblad van 2 december 1998.

Koninklijk besluit van 31 maart 2000, Belgisch Staatsblad van 13 april 2000.

Koninklijk besluit van 1 oktober 2001, Belgisch Staatsblad van 9 oktober 2001.

Koninklijk besluit van 2 oktober 2001, Belgisch Staatsblad van 19 oktober 2001.