2 JUNI 1999. - Koninklijk besluit houdende de algemene regeling van de provinciale boekhouding

ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de provinciewet, inzonderheid op de artikelen 66, § 1, en 113, zesde lid, gewijzigd bij de wet van 25 juni 1997;

Gelet op het protocol nr. 99/03 van 27 april 1999 van het Comité voor de provinciale en lokale overheidsdiensten;

Gelet op artikel 3, § 1, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Gelet op de dringende noodzakelijkheid;

Overwegende dat, als gevolg namelijk van de inwerkingtreding van de wet van 25 juni 1997 tot wijziging van de provinciewet, sommige bepalingen m.b.t. de provinciale boekhouding ontoepasselijk gewor-den zijn en dat overigens een juridische leemte bestaat, inzonderheid inzake de vaststelling van de bevoegdheden van provincieorganen;

Overwegende dat het bijgevolg aangewezen is aan de betrokken overheden een voldoende juridische basis te verlenen ten einde hen toe te laten het financieel en boekhoudkundig beheer van de provincies te verzekeren;

Op de voordracht van Onze Minister van Binnenlandse Zaken, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen

Artikel 1.Voor de toepassing van dit reglement moet worden verstaan onder : 1° « gewone dienst van de begroting » : alle ontvangsten en uitgaven die per financieel dienstjaar voorkomen en die de provincie regelmatige inkomsten en een regelmatige werking waarborgen, met inbegrip van de periodieke aflossing van de schuld;2° « buitengewone dienst van de begroting » : alle ontvangsten en uitgaven die rechtstreeks en op een duurzame wijze invloed hebben op de omvang, de waarde of de instandhouding van het partrimonium van de provincie, uitgezonderd de normale onderhoudswerken;de term omvat eveneens de voor hetzelfde doel toegestane toelagen en leningen, de deelnemingen en beleggingen op meer dan één jaar, alsmede de vervroegde terugbetalingen van de schuld. Uitgaven van minimaal belang die normaal op de buitengewone begroting aangerekend worden, kunnen, elk tot een bedrag van 20.000 BEF., aangerekend worden op de werkingskosten van de gewone dienst in de begrotingsboekhouding en op de kostenrekeningen van de resultatenrekening in de algemene boekhouding; 3° « begrotingswijziging » : elke beslissing die door de provincieraad aangenomen wordt na de vaststelling van de begroting en leidt tot het ontstaan, de schrapping, de overdracht of de wijziging van één of meer begrotingskredieten;4° « verplichte uitgave », in tegenstelling tot « niet verplichte uitgave » : de uitgave waarvan de uitvoering voortvloeit uit verplichtingen en verbintenissen van de provincie van alle aard, waarvoor verplicht een krediet op de begroting moet zijn ingeschreven of overgedragen;5° « functionele en economische code » : de numerieke identificatie, bestaande uit twee reeksen van ten minste drie cijfers, die de toewijzing en de aard bepaalt van het krediet waarop ze betrekking heeft;het geheel van de functionele en economische codes vormt de functionele en economische classificatie; 6° « dagboek » : boekhoudkundig register dat chronologisch en zonder compensatie alle boekhoudkundige bewerkingen vermeldt;het bestaat uit twee afzonderlijke delen : - het dagboek van de budgettaire verrichtingen; - het dagboek van de algemene verrichtingen; 7° « grootboek » : boekhoudkundig register dat per rekening de verrichtingen overneemt van het dagboek;het omvat twee afzonderlijke delen : - het grootboek van de budgettaire verrichtingen; - het grootboek van de algemene verrichtingen; 8° « bevelschrift tot betaling » : het geschreven bevel waarbij de bestendige deputatie of de daartoe gemachtigde ambtenaar opdracht geeft aan de provincieontvanger de vermelde som te betalen aan de aangeduide rechthebbende;9° « ambtshalve opneming » : elke opneming die bij of krachtens de wet is voorgeschreven en die zonder de voorafgaande toestemming van de provincie wordt gedaan van een rekening die de provincie bij een financiële instelling bedoeld bij artikel 113 van de provinciewet heeft geopend;10° « kasvoorraad van de provincie » : het geheel van de gelden op de financiële rekeningen en in liquide middelen en de waarden die beschikbaar zijn of op maximaal één jaar belegd zijn;11° « invorderingsrecht » : elk bedrag dat met zekerheid, door een derde, tijdens een bepaald dienstjaar aan de provincie verschuldigd is;12° « vastgesteld recht » : het invorderingsrecht dat geboekt is;13° « wegennet » : het geheel van de openbare verkeerswegen, met inbegrip van de zate, de wegbedekking, de toebehoren, de kanalisaties, de kunstbouwwerken, de waterlopen en -bekkens;14° « boekjaar » : jaar waarin een verrichting in de algemene boekhouding wordt geregistreerd.Het stemt overeen met het gelijklopende kalenderjaar; 15° « begrotingsjaar » : het kalenderjaar waarnaar de begroting genoemd wordt en waarin deze uitvoerbaar is;16° « dienstjaar » : het kalenderjaar waarin een verrichting in de begrotingsboekhouding wordt vastgelegd;het dienstjaar omvat het eigen begrotingsjaar en de vorige begrotingsjaren; 17° « provinciale boekhouding » : het registreren van alle verrichtingen betreffende de uitvoering van de provinciale begroting en de afsluitingsprocedures, met inbegrip van het opstellen van de jaarrekeningen;18° « provinciale ambtenaar » :statutaire ambtenaar van de provincie.

Art. 2.Alle door de provinciale en de toezichthoudende overheden getroffen beslissingen met een financieel gevolg voor de provincie worden onmiddellijk door de bevoegde overheid aan de provincieontvanger doorgezonden; te dien einde worden zij eensluidend verklaard met de registers van de beraadslagingen en met de beslissingen van de toezichthoudende overheid.

Art. 3.De bestendige deputatie bepaalt op welke manier de bewijzen van de inschrijvingen of bewaargevingen, alsmede alle andere akten waaruit de rechten van de provincie blijken, bewaard worden.

Art. 4.De financiële rekeningen worden, nadat de bestendige deputatie haar instemming heeft betuigd, door de provincieontvanger op naam van de provincie geopend en administratief beheerd. De briefwisseling wordt rechtstreeks aan de provincieontvanger, aan de bijzondere ontvanger of aan de buitengewone rekenplichtige voor voorschotgelden, belast met de daarop uit te voeren financiële verrichtingen, gezonden.

De provincieontvanger heeft volmacht op de financiële rekeningen van de buitengewone rekenplichtigen voor voorschotgelden en van de bijzondere ontvangers, onverminderd hun respectievelijke verantwoordelijkheden.

Op de verzoeken tot betaling wordt steeds het nummer van de rekening vermeld waarop het bedrag moet worden gestort. HOOFDSTUK 2. - De begroting

Art. 5.De begroting omvat de precieze raming van alle ontvangsten en uitgaven die in de loop van het begrotingsjaar kunnen worden gedaan, met uitzondering van de geldverrichtingen voor rekening van derden of die slechts de thesaurie treffen.

De begroting vermeldt ook het resultaat van de bijzondere begrotingen van de niet-autonome provinciebedrijven alsmede de stand van de algemene fondsen en van de fondsen met een bijzondere bestemming.

Binnen de begroting wordt een onderscheid gemaakt tussen de gewone en buitengewone dienst en, binnen elk van de diensten, tussen het eigenlijke begrotingsjaar en de vorige begrotingsjaren.

Art. 6.De vastgestelde rechten en de vastleggingen, evenals het overdragen van de resultaten, worden onherroepelijk aan een dienstjaar en aan een dienst toegewezen.

Art. 7.Alle door de toezichthoudende overheid getroffen beslissingen i.v.m. de begroting en bijbehorende dossiers worden door de bestendige deputatie zonder verwijl aan de provincieraad en de provincieontvanger medegedeeld.

Art. 8.Wanneer de begrotingsmiddelen het toelaten, kan de provincieraad kredieten op zijn begroting uittrekken om die middelen te bestemmen : 1° voor renderende beleggingen op meer dan één jaar;2° voor de verwerving van publieke fondsen en effecten;3° voor de vervroegde terugbetaling van de duurste leningen;4° voor de vorming van : a) onbeschikbare reserves op te nemen op de gewone overschotten;b) gewone reserves geput uit gewone overschotten, of buitengewone reserves geput uit gewone of buitengewone overschotten;c) buitengewone ontvangsten op te nemen op de gewone dienst, tot dekking van buitengewone uitgaven van het begrotingsjaar.

Art. 9.Het op 1 januari veronderstelde begrotingsresultaat dat op de begroting wordt gebracht is het resultaat van de begroting van het voorgaande dienstjaar, van haar eventuele wijzigingen en van de aanpassingen.

Zodra de begrotingsrekening van dat voorgaande dienstjaar door de provincieraad afgesloten is, wordt het geraamde begrotingsresultaat dat op de begroting is gebracht, vervangen door het begro-tingsresultaat van de aldus afgesloten rekening, door middel van een begrotingswijziging.

Wanneer die wijziging van die aard is dat ze een tekort veroorzaakt of vergroot, is de provincieraad ertoe gehouden de passende maatregelen te nemen om het begrotingsevenwicht te herstellen.

Art. 10.De uitgavekredieten mogen slechts worden gebruikt voor het door de begroting vooropgestelde doel.

Ze zijn beperkt, met uitzondering van de kredieten voor uitgaven welke ambtshalve worden opgenomen.

Voor de verplichte uitgaven van de gewone dienst geldt de beperking waarvan sprake is in het tweede lid voor het geheel van de kredieten die dezelfde functionele en economische code dragen, beperkt tot de eerste drie cijfers wat de functionele code betreft en beperkt tot de eerste twee cijfers wat de economische code betreft.

De wijzigingen die uit het voorgaande lid voortvloeien worden aan de provincieraad ter kennis gebracht.

Art. 11.De verplichte en de niet-verplichte uitgaven worden in afzonderlijke artikels opgenomen.

Art. 12.De bestendige deputatie stelt het begrotingsontwerp op, na het financiële advies van de provincieontvanger. Dit advies wordt geacht gunstig te zijn na het verstrijken van een termijn van vijftien dagen die begint te lopen vanaf de dag van de mededeling van het begrotingsontwerp aan de provincieontvanger.

De provincieontvanger kan door de bestendige deputatie gehoord worden op alle vragen die een financiële of budgettaire weerslag hebben.

Art. 13.Zodra de begroting definitief vastgesteld is, is ze uitvoerbaar, onverminderd de controle op de wettelijkheid en de regelmatigheid van de ontvangsten en de uitgaven.

Art. 14.§ 1. Vóór de definitieve vaststelling van de begroting, mogen, door middel van voorlopige kredieten, uitgaven worden verricht waarvoor een uitvoerbaar krediet uitgetrokken was op de begroting van het vorige dienstjaar.

Wanneer de begroting nog niet aangenomen is, worden de voorlopige kredieten evenwel vastgesteld door de provincieraad zonder afbreuk te doen aan de eventuele goedkeuring door de toezichthoudende overheid. § 2. De voorlopige kredieten mogen, per verlopen of begonnen maand, niet meer bedragen dan één twaalfde : 1° van het begrotingskrediet van het vorige dienstjaar, wanneer de begroting van het dienstjaar nog niet aangenomen is;2° van het begrotingskrediet van het lopende dienstjaar of, indien het kleiner is, van het begrotingskrediet van het vorige dienstjaar, wanneer de begroting van het dienstjaar reeds aangenomen is. Die beperking is niet van toepassing op de uitgaven voor het bezoldigen van het personeel en voor het betalen van verzekeringspremies en van belastingen. § 3. De voorlopige kredieten hebben alleen betrekking op verplichte uitgaven van de gewone dienst.

Art. 15.De begrotingswijzigingen zijn onderworpen aan dezelfde procedures als deze die toepasbaar zijn op de begroting.

Zij worden voor elk krediet behoorlijk gerechtvaardigd. HOOFDSTUK 3. - Het financiële beheer Afdeling 1. - De balans

Art. 16.§ 1. De algemene toestand van de provincie op 31 december van elk dienstjaar wordt weergegeven door de balans. § 2. Het actief van de balans, dat bestaat uit de bezittingen en de vorderingen als geheel, omvat : 1° de vaste activa, welke de goederen zijn die blijvend verworven zijn door de provincie, namelijk : a) de immateriële vaste activa;b) de materiële vaste activa die het onroerend en het roerend patrimonium omvatten;c) de kredieten en de toegekende leningen;d) de financiële vaste activa;2° de vlottende activa, die de bezittingen en de vorderingen van de provincie zijn, namelijk : a) de voorraden;b) de vorderingen op ten hoogste één jaar;c) de verrichtingen voor rekening van derden;d) de geldbeleggingen op ten hoogste één jaar;e) de liquide middelen;f) de overlopende rekeningen. § 3. Het passief van de balans, dat de herkomst aangeeft van de middelen waarover de provincie beschikt om haar doelstellingen te bereiken, omvat : 1° het eigen vermogen dat bestaat uit de middelen die de provincie heeft geïnvesteerd en waarvan zij eigenaar is, namelijk : a) het aanvangskapitaal;b) de gekapitaliseerde resultaten;c) de overgedragen resultaten;d) de beschikbare en de onbeschikbare reserves;e) de ontvangen investeringstoelagen;f) de voorzieningen voor risico's en kosten;2° het vreemd vermogen of schuld, welke de middelen zijn die door derden ter beschikking van de provincie worden gesteld, namelijk : a) de schulden op meer dan één jaar;b) de schulden op ten hoogste één jaar;c) de verrichtingen voor rekening van derden;d) de overlopende rekeningen. § 4. In de beginbalans bestaat het aanvangskapitaal uit het verschil tussen het actief en het totaal van de schulden, de reserves, het samengevoegde resultaat van de voorgaande dienstjaren, de ontvangen investeringstoelagen en de voorzieningen voor risico's en kosten.

Het verschil tussen het actief en de schulden bepaalt het nettovermogen van de provincie. Dit wordt elk jaar aangepast door de inbreng van het saldo van de resultatenrekening van het afgesloten dienstjaar. § 5. Alle balanswaarden worden aangegeven in de munt waarvan de koers in België wettelijk is.

Art. 17.De resultatenrekening omvat de vergelijkende boeking van het verschil tussen de opbrengsten en de kosten van de provincie tijdens een dienstjaar.

De opbrengsten en de kosten zijn van drieërlei aard : 1° de courante opbrengsten en kosten : zij bestaan uit de vastgestelde rechten en de uitgaven aangerekend op de begrotingsposten van de gewone dienst;2° de opbrengsten en kosten die voortvloeien uit de normale schommelingen van de balanswaarden of de rechtzettingen van de opbrengsten en de kosten.Zij komen met name voort uit : a) de toevoegingen aan afschrijvingen en aan voorzieningen voor risico's en kosten;b) de wijzigingen in voorraad;c) de verrichtingen in verband met de boekhoudkundige rechtzetting van de aanrekening van periodieke terugbetalingen van leningen;d) de inbreng van werk uitgevoerd in eigen beheer in de vaste activa;3° uitzonderlijke opbrengsten en kosten en reserves : a) dergelijke opbrengsten komen voort uit : - de in artikel 20 bedoelde herwaarderingen van de waarde van de goederen van de vaste activa; - de meerwaarden gerealiseerd bij de overdracht van goederen uit de vaste activa; - de ontvangen uitzonderlijke schadevergoedingen voor de goederen van het patrimonium; - de onttrekkingen aan de reserves; - enige andere uitzonderlijke inbreng van de gewone of de buitengewone dienst; b) dergelijke kosten vinden hun oorsprong in : - de in artikel 20 bedoelde herwaarderingen van de waarde van de goederen van de vaste activa; - de uitzonderlijke meerwaarden geboekt op de openbare leningen die de provincie heeft uitgegeven; - het oninbaar of oninvorderbaar verklaren van provinciale heffingen, vorderingen, kredieten en toegekende leningen, zoals bedoeld in artikel 43; - de minderwaarden gerealiseerd bij de overdracht of bij verlies van goederen van de vaste activa; - de uitzonderlijke schadeloosstellingen van derden door de provincie; - de toevoegingen aan de waardeverminderingen; - de toevoegingen aan het gewone of buitengewone reservefonds.

In de resultatenrekening worden de volgende resultaten opgenomen : a) batig of nadelig bedrijfssaldo : het resultaat dat blijkt uit de algemene boekhouding en wordt bepaald door het vergelijken van de in 1° en 2° bedoelde kosten en opbrengsten;b) uitzonderlijk batig of nadelig saldo : het resultaat dat blijkt uit de algemene boekhouding en wordt bepaald door het vergelijken van de in 3° bedoelde kosten en opbrengsten;c) Batig of nadelig saldo van het dienstjaar : het bedrijfsresultaat vermeerderd met het uitzonderlijk resultaat.

Art. 18.Het provinciebestuur houdt en werkt de gedetailleerde, volledige en gewaardeerde inventaris bij van al haar goederen, bezittingen, rechten en vorderingen evenals van haar investeringstoelagen en haar schuld.

De inventaris vermeldt bovendien de verplichtingen die voornoemde waarden bezwaren, evenals de avals en toegestane waarborgen.

De Minister van Binnenlandse Zaken bepaalt de nomenclatuur van de inventaris, evenals de regels voor de waardebepaling.

De provincieontvanger registreert in de balansrekening de waarden die in de inventaris opgenomen worden en hun wijzigingen.

Te dien einde ontvangt hij van de bestendige deputatie een eensluidend verklaard afschrift van alle akten, documenten en stukken betreffende deze waarden.

Art. 19.In de boekhouding wordt een onderscheid gemaakt tussen de waarde van de grond en die van de onroerende goederen die zich daarop bevinden.

Art. 20.Indien er zich aanzienlijke en niet-incidentele marktschommelingen voordoen kan de Minister een uitzonderlijke herwaardering van de onroerende goederen van het private onroerende patrimonium van de provincie toestaan.

Art. 21.§ 1. De afschrijving is jaarlijks en lineair.

De goederen worden afgeschreven overeenkomstig de door de Minister vastgestelde wijze. § 2. De ontvangen investeringstoelagen of deze die het voorwerp van een vaste belofte ten voordele van de provincie uitmaken worden op dezelfde wijze verrekend als de afschrijvingen van de goederen waarvoor de toelagen werden verkregen. § 3. De toegekende investeringstoelagen worden op maximum tien jaar afgeschreven. In de specifieke gevallen kan de provincieraad echter bij gemotiveerde beslissing, de afschrijvingsduur verlengen.

Art. 22.Wanneer opbrengsten betrekking hebben op een volgend dienstjaar, worden zij aangerekend op een overlopende rekening die geen invloed heeft op het resultaat van het dienstjaar. Afdeling 2. - Leningen

Art. 23.Op beslissing van de provincieraad kan de provincie leningen aangaan om het bedrag van de buitengewone uitgaven te dekken.

De termijn voor terugbetaling van de leningen mag niet langer lopen dan de termijn voor het afschrijven van de goederen waarvoor die leningen zijn aangegaan.

In het leningenbestand worden de terugbetalingstranches en de verschuldigde intresten per jaar en per lening vermeld volgens de vigerende rentevoet.

Art. 24.Op beslissing van de bestendige deputatie kan de provincie thesaurievoorschotten aangaan door verdiscontering van toelagen of andere in de begroting opgenomen ontvangsten.

Art. 25.De ongebruikte saldi van de leningen worden bij beslissing van de provincieraad bestemd voor : 1° de vervroegde terugbetaling van de lening;2° of de betaling van buitengewone uitgaven die niet gedekt zijn door daartoe overeenkomstig artikel 8 aangewezen ontvangsten. Wanneer het saldo minder dan 1 percent van het aanvankelijk bedrag van de lening, en ten hoogste 30.000 frank bedraagt, levert het rechtstreeks de middelen voor de buitengewone dienst.

Art. 26.Voorafgaand aan het opmaken van de balans wordt de schuld op meer dan één jaar verminderd met de aflossingstranches die binnen het volgend jaar vervallen en worden geboekt op een rekening van de schuld op ten hoogste één jaar.

Art. 27.De leningen, die aanleiding hebben gegeven tot de uitgifte van effecten aan toonder, worden opgenomen in een afzonderlijk bestand waarin : a) tegenover het nummer van de uitgegeven effecten wordt vermeld : - de datum waarop elk effect terugbetaalbaar werd gesteld; - en, in voorkomend geval de datum waarop het effect werd ingekocht met het oog op de vervroegde terugbetaling; b) voor iedere vervaldag wordt opgenomen : - het aantal en de terugbetalingswaarde van de af te lossen effecten; - het aantal en de waarde van de te betalen coupons; - het aantal en de waarde van de ten laste van elk dienstjaar, tot aan de verjaring, terugbetaalde effecten en betaalde coupons; - het aantal en de waarde van de verjaarde effecten en coupons.

Art. 28.§ 1. Behoudens tegenbeding, kunnen de provincies de in artikel 27 bedoelde effecten van hun eigen leningen inkopen, evenwel uitsluitend met het oog op de vervroegde aflossing.

Het bedrag van de met dit doel in de provinciebegroting in te schrijven kredieten wordt overgebracht naar een fonds tot terugbetaling van de openbare leningen.

Het gedeelte van de gewone annuïteiten dat overeenstemt met de normale terugbetalingswaarde en met de intresten van de vervroegd terugbetaalde obligaties en effecten, wordt op de vervaldagen naar hetzelfde fonds overgedragen.

De ingekochte effecten mogen niet opnieuw in omloop worden gebracht. § 2. Door het aanbrengen van een onuitwisbare stempel worden onmiddellijk vernietigd : 1° de ingekochte effecten bij de inkoop;2° de terugbetaalde effecten bij de terugbetaling;3° de rentecoupons, ingedeeld naar de vervaldag, bij de uitbetaling. § 3. Ten minste eenmaal per jaar wordt van de vernietiging van de afgeloste obligaties en effecten alsook van de daarbij behorende rentecoupons een proces-verbaal opgemaakt dat door de bestendige deputatie wordt goedgekeurd en in het provinciearchief wordt neergelegd. Afschrift van dit proces-verbaal wordt bij de jaarrekeningen gevoegd ter verantwoording van de gedane aflossingen en betalingen. Afdeling 3. - Thesaurie en beleggingen

Art. 29.De bestendige deputatie ziet erop toe dat de provincie over voldoende liquiditeiten beschikt om te allen tijde de verbintenissen van de provincie te kunnen nakomen en haar uitgaven te kunnen betalen.

Te dien einde waakt zij er eveneens over dat de beslissingen aangaande het heffen van belastingen en de beslissingen omtrent leningen of thesaurievoorschotten zonder verwijl worden genomen en uitgevoerd.

Art. 30.De beleggingen verricht met speciale fondsen afkomstig van giften en legaten met een bepaalde bestemming, alsmede de inkomsten uit die beleggingen, worden aangerekend op de rekeningen die op elk van deze fondsen betrekking hebben.

De speciale fondsen en hun beleggingen worden zowel in de inventaris als in de boekhouding apart beheerd.

Art. 31.De beschikbare provinciegelden mogen slechts bij financiële instellingen erkend door de Commissie voor het Bank- en Financiewezen belegd worden via plaatsingen waarbij minstens het kapitaal gewaarborgd is.

Art. 32.De provincieontvanger is verantwoordelijk voor de financiëlemiddelen die onder zijn eigen beheer vallen.

De liquide middelen worden afzonderlijk beheerd in de boekhouding waarin alle verrichtingen worden vermeld.

Art. 33.De provincieontvanger zal de financiële middelen beheren als een goed huisvader.

Te dien einde zal hij niet meer liquiditeiten aanhouden dan noodzakelijk om de betalingen op de vervaldag te voldoen.

De overige beschikbare financiële middelen worden alleen door hem en onder zijn verantwoordelijkheid via een financiële instelling bedoeld bij artikel 113 van de provinciewet.

Art. 34.De provincieontvanger is aansprakelijk voor het intrestverlies dat zou voortspruiten uit het feit dat door zijn nalatigheid provinciebelastingen en -inkomsten die hem zijn toevertrouwd niet tijdig werden ingevorderd.

Voor beleggingen op langer dan één jaar worden op voorstel van de provincieontvanger door de bestendige deputatie bevelschriften opgemaakt en aangerekend op uitgavenkredieten van de begroting. HOOFDSTUK 4. - De boekhouding Afdeling 1. - Algemene bepalingen

Art. 35.De provincieontvanger, onder het toezicht van de bestendige deputatie, is belast met het houden van de provincieboekhouding.

De bestendige deputatie stelt de provincieontvanger voldoende middelen, onder de vorm van personeel en materieel, ter beschikking die noodzakelijk zijn om zijn bevoegdheden uit te oefenen.

Wanneer ambtenaren opdrachten uitvoeren die door de wet aan de provincieontvanger toegewezen zijn, staan ze onder het functioneel gezag van deze laatste.

Art. 36.§ 1. Alle door de wet of dit besluit vereiste registers en bescheiden worden op papier of andere informatiedragers opgemaakt in de voorgeschreven vorm.

Elke boeking wordt gestaafd door bewijsstukken. § 2. Op een structurele manier dient een relatie gelegd te worden tussen de bewijsstukken en de boekingen door : 1° een volgnummer dat overeenstemt met de boeking;2° het dienstjaar;3° het begrotingsartikel;4° een volgnummer van het vastgesteld recht of van de vastlegging. De door derden afgegeven stukken die betrekking hebben op diensten of leveringen aan de provincie worden bovendien voor ontvangst en controle van conforme levering en facturatie geviseerd door de betrokken dienst of instelling waar de dienst werd verstrekt of de levering werd uitgevoerd. § 3. De boekingen worden per kalenderjaar dagelijks bijgehouden van 1 januari tot 31 december.

Elke inschrijving draagt een volgnummer. Er wordt niets blanco gelaten en er mogen geen doorhalingen, overschrijvingen of randaanmerkingen worden aangebracht.

Elke correctie en elk negatief bedrag worden aangegeven met een kenteken. § 4. De verhogingen van de actief- en de kostenrekeningen worden op het debet geboekt, de verminderingen op het credit.

De verhogingen van de passief- en de opbrengstenrekeningen worden op het credit geboekt, de verminderingen op het debet.

De linkerzijde van de boeken vermeldt de actiefrekeningen en de kostenrekeningen, alsook de debetwaarden. De rechterzijde van de boeken vermeldt de passiefrekeningen en de opbrengstenrekeningen, alsmede de creditwaarden.

Het debiteren van rekeningen heeft het crediteren van andere rekeningen tot gevolg en vice versa.

Art. 37.De budgettaire boekhouding vermeldt en verantwoordt, per begrotingsartikel : 1° bij de ontvangsten, de vastgestelde rechten, de oninbare vastgestelde rechten en de onverhaalbare posten;2° bij de uitgaven, de vastleggingen en de aanrekeningen. Ze wordt gevoerd volgens de enkele methode door middel van het journaal en het grootboek van de budgettaire verrichtingen . Ze geeft na afloop van elk dienstjaar de begrotingsrekening.

Art. 38.De algemene boekhouding registreert de veranderingen in de balanswaarden, de kosten en de opbrengsten.

Ze wordt gevoerd volgens de dubbele methode, door middel van het journaal en het grootboek van de algemene verrichtingen. Zij geeft na afloop van elk dienstjaar de balans en de resultatenrekening.

Art. 39.Aan de algemene rekeningen van de balans worden individuele rekeningen betreffende de provinciale bezittingen, schulden en vorderingen toegevoegd.

Zij worden gelijktijdig met de balansrekeningen bijgehouden.

Art. 40.Alle bewerkingen van de algemene en de budgettaire boekhouding worden geregistreerd tijdens het begrotingsjaar waarin zij zich voordoen.

De op een vorig begrotingsjaar aan te rekenen budgettaire verrichtingen worden aangeduid door de vermelding van dat begrotingsjaar.

Art. 41.De functionele en economische classificatie en die van de algemene en individuele rekeningen worden door de Minister vastgesteld.

Hij stelt eveneens de minimale rekeningstelsels die op die classificatie en die rekeningen gebaseerd zijn, alsook de boekhoudkundige documenten die moeten worden bijgehouden, vast.

Art. 42.De netto-waarde van de materiële vaste activa moet, in geval van realisatie, zo spoedig mogelijk opnieuw worden samengesteld.

De waarden en effecten van de provincie kunnen te gelde worden gemaakt om te vermijden dat leningen moeten worden aangegaan waarvan de lasten de inkomsten uit die waarden en effecten zouden overtreffen. Afdeling 2. - De ontvangsten en de opbrengsten

Onderafdeling 1. - De invorderingsrechten

Art. 43.§ 1. Alleen de bestendige deputatie maakt het invorderingsrecht op. § 2. Wanneer het recht niet door de wet of door een bewijskrachtig document wordt aangetoond, maakt de bestendige deputatie een invorderingsstaat op die zij tesamen met alle bewijsstukken van het recht en van de vaststelling ervan aan de provincieontvanger of aan de bijzondere ontvanger bezorgt.

Op de invorderingsstaat wordt de naam en het adres van de schuldenaar, de aard en het bedrag van de vordering, alsook het begrotingsjaar en het begrotingsartikel, vermeld.

Er kan een collectieve invorderingsstaat worden opgemaakt wanneer de boekhoudkundige verantwoording en aanrekening voor verscheidene vorderingen gemeenschappelijk zijn. § 3. De provinciale diensten of instellingen, waar rechten ontstaan, houden een register bij waarin dagelijks de door de bestendige deputatie besliste invorderingsrechten als vastgestelde rechten worden geboekt.

Dit register moet, per jaar en per begrotingsartikel, het volgende weergeven : 1) het bedrag van de begrotingsraming;2) de dagelijks ten bate van de provinciale dienst of instelling vastgestelde rechten;3) naam en adres van de schuldenaar;4) aard van het recht;5) datum en nummer van het vastgestelde recht;6) de oninbare en onverhaalbare vastgestelde rechten;7) de gedane inningen;8) de nog te innen vastgestelde rechten;9) de datum waarop het vastgesteld recht geïnd werd;10) de datum waarop het vastgesteld recht oninbaar verklaard werd door de bestendige deputatie en de datum waarop de provincieraad het recht onverhaalbaar heeft verklaard. § 4. De inschrijving in het register van de vastgestelde rechten van de belanghebbende dienst of instelling blijkt uit het aanbrengen van het nummer van het vastgesteld recht, het begrotingsjaar en het begrotingsartikel op de bewijsstukken.

Daarna wordt het origineel en een kopie van deze bewijsstukken doorgezonden naar de bijzondere ontvanger van de provinciale dienst of instelling die met de inning ervan belast is of bij gebrek hieraan naar de provincieontvanger. § 5. De provincieontvanger wordt belast met de centralisatie van de vastgestelde rechten, de centralisatie van de ontvangsten gerealiseerd door de bijzondere ontvangers, met de boeking van de vastgestelde rechten en de ontvangsten die rechtstreeks aan hem gestort werden en met de controle op de bijzondere ontvangers.

Elke geconstateerde onregelmatigheid in het beheer van de vastgestelde rechten en/of in de ontvangsten van de instellingen of diensten wordt door de provincieontvanger onverwijld ter kennis gebracht van de bestendige deputatie. § 6. Het model van register van vastgestelde rechten, rekening van de bijzondere ontvangers, borderel van doorstorting, proces-verbaal van kasnazicht, proces-verbaal van eindrekening en van alle andere gebruikte documenten worden bij ministerieel besluit vastgesteld. § 7. Alle ontvangsten in contanten moeten zo vlug mogelijk op de financiële rekening van de bijzondere ontvanger gestort worden.

De ontvangsten die door de bijzondere ontvanger geïnd worden mogen niet aangewend worden voor de betaling van de uitgaven. § 8. Behoudens de specifieke wettelijke bepalingen in verband met de provinciale belastingen, boekt de provinciale ontvanger of de bijzondere ontvanger : 1° als onverhaalbare post de ontheffingen, vrijstellingen en verminderingen die bij gemotiveerde beslissing zijn toegestaan door de provincieraad;2° als oninbare vastgestelde rechten de bedragen te betalen door schuldenaren wier insolventie bewezen is door onverschillig welke bewijsstukken na gemotiveerde beslissing door de bestendige deputatie;3° als correctie de vastgestelde rechten die wegens materiële vergissingen vervallen.

Art. 44.§ 1. Elk invorderingsrecht wordt, na controle zoals bepaald in artikel 48 van dit besluit, onmiddellijk als vastgesteld recht geboekt. § 2. In de volgende gevallen wordt een invorderingsrecht als vastgesteld recht geboekt : a) zodra de provincieontvanger de uitvoerbare belastingkohieren ontvangt;b) bij het opmaken van de facturen, schuldvorderingen of kwitanties voor prestaties, leveringen en werken;c) bij de storting op de rekening van de bijzondere ontvanger van de sommen die contant geïnd werden;d) op de vervaldag van de huren, pachten en retributies;e) bij de ontvangst van de vaste subsidiebelofte van andere overheden;f) wanneer de bestendige deputatie het leningcontract aan de kredietinstelling toewijst;g) bij de ontvangst van de voorschotten op de nettowinsten van de provinciebedrijven en, wat het saldo betreft, zodra de rekeningen en de balans tot vaststelling van de netto te storten winst ingediend zijn;h) bij ontvangst van de dagafschriften waarop het tegoed van de aan de provincie toekomende kapitalen, intresten, dividenden of winstaandelen ingeschreven zijn;i) bij het afsluiten van de jaarrekeningen, voor de fiscale inkomsten die geïnd zijn door tussenkomst van ontvangers die tot andere overheden behoren, de bedragen betreffende het afsluitingsjaar die toegekend worden aan de provincie en die nog geïnd moet worden, met uitsluiting van de rechten waarvan de inning hangende is;j) de aandelen in de algemene financiering van de provincies worden als vastgesteld recht geboekt bij ontvangst van het ministerieel besluit tot betaalbaarstelling. § 3. Op 31 december van ieder jaar moeten alle facturen, vorderingen en alle andere stukken betreffende de in de loop van het jaar verrichte leveringen of diensten als vastgesteld recht geboekt zijn en wordt het totaal van de vastgestelde rechten afgesloten.

Dan wordt aan de bijzondere ontvanger die belast is met de inning van de vastgestelde rechten en aan de provincieontvanger per begrotingsartikel mededeling gegeven van het totaal bedrag aan rechten die in de loop van het afgelopen dienstjaar vastgesteld werden. § 4. De bijzondere ontvangers zenden, telkens zij erom verzocht worden en tenminste éénmaal op 31 december van elk jaar, aan de provincieontvanger een staat waarin, per begrotingsjaar en per begrotingsartikel, het volgende weergegeven wordt : a) het totaal bedrag van het begrotingskrediet;b) het totaal bedrag per jaar en per begrotingskrediet van de vastgestelde rechten;c) het totaal bedrag per jaar en per begrotingskrediet van de gedane inningen;d) het totaal bedrag per jaar en per begrotingskrediet van de vastgestelde rechten, waarvan de bestendige deputatie beslist heeft dat ze oninbaar zijn;e) het totaal bedrag per jaar en per begrotingskrediet van de vastgestelde rechten, waarvan de provincieraad beslist heeft dat ze niet meer te innen zijn;f) het totaal bedrag per jaar en per begrotingskrediet van de nog te innen vastgestelde rechten. § 5. De provincieontvanger houdt een centraal register van de vastgestelde rechten bij waarin, per begrotingsjaar en per begrotingsartikel, het volgende wordt geboekt : 1° het bedrag van het begrotingskrediet;2° het totaal van de ten bate van de provincie vastgestelde rechten omvattende : a) de netto vastgestelde rechten te innen door de bijzondere ontvangers;b) de netto vastgestelde rechten die wegens hun aard rechtstreeks aan hem gestort worden;c) de netto vastgestelde rechten ontstaan naar aanleiding van de inning van de algemene geldmiddelen;3° het totaal geïnde bedrag;4° het totaal van de nog te innen vastgestelde rechten. § 6. Om een tekort te te voorkomen moeten de provincies beschikken over een gewoon reservefonds en/of een bedrijfskapitaal dat minstens gelijk is aan 40 % van de begrotingskredieten die eventueel ingediend zijn om de fiscale rechten waarvan de inning hangende is bij het afsluiten van het vorige begrotingsjaar, te compenseren.

Art. 45.De algemene rekeningen worden tegelijkertijd met de vastgestelde rechten in de budgettaire boekhouding bijgehouden.

Art. 46.De leveringen, werken of diensten die de provinciale diensten en instellingen voor rekening van derden hebben verricht, geven aanleiding tot het opmaken van facturen, schuldvorderingen of invorderingsstaten in tweevoud. Op de facturen en schuldvorderingen moeten alle inlichtingen vermeld worden zoals bepaald in artikel 43, § 2, van dit besluit.

Er is geen factuur of schuldvordering vereist voor rechten die ter plaatse contant betaalbaar zijn tegen kwijting, ticket of enig ander bewijsstuk.

Art. 47.De provincieontvanger en de bijzondere ontvanger houden een individuele rekening bij van elke schuldenaar die benevens zijn identiteit, volgende vermeldingen bevat : 1° de datum, het bedrag en het nummer van het vastgesteld recht;2° de datum, het bedrag en de refertes van de inningen;3° de onwaarden en de niet-invorderbare rechten. De rechten vastgesteld bij middel van kohieren of collectieve invorderingsstaten mogen ingeschreven worden in een globale rekening per belasting of invorderingsstaat en per dienstjaar.

Art. 48.Zodra de provincieontvanger of de bijzondere ontvanger in het bezit is van de documenten die de rechten van de provincie vaststellen, controleert hij de regelmatigheid van deze documenten en van hun bewijsstukken. De provincieontvanger controleert eveneens hun aanrekening in de budgettaire en algemene boekhouding.

Ingeval van een vastgestelde onregelmatigheid stuurt de provincieontvanger deze documenten met zijn opmerkingen naar de bestendige deputatie terug en brengt hij de betrokken dienst hiervan op de hoogte.

Onderafdeling 2. - De ontvangsten

Art. 49.§ 1. De ontvangsten geïnd door de bijzondere ontvangers worden om de veertien dagen of onmiddellijk wanneer het beschikbaar saldo het bedrag van 2.000.000 BEF. bedraagt op de financiële rekening die beheerd wordt door de provincieontvanger, gestort.

De laatste storting van het jaar wordt uiterlijk op 24 december uitgevoerd.

Bij elke storting bezorgt de bijzondere ontvanger een borderel van storting aan de provincieontvanger.

Uit de borderellen van stortingen moet de begrotingsbestemming van de ontvangsten opgemaakt kunnen worden. § 2. De rekening van de bijzondere ontvanger wordt op 31 december van ieder jaar afgesloten en vóór 1 maart daaropvolgend voorgelegd aan de provincieontvanger voor nazicht en controle, aan de bestendige deputatie voor goedkeuring en overgemaakt aan het Rekenhof vóór de daaropvolgende 1 juli.

In uitzonderlijke gevallen zoals ontslag, overlijden, deficit van de bijzondere ontvanger, wordt onmiddellijk een eindrekening over het beheer opgemaakt en aan de bestendige deputatie, de provincieontvanger en het Rekenhof overgemaakt.

Wordt een deficit in het beheer van een bijzondere ontvanger gevonden, dan maakt de provincieontvanger hiervan onmiddellijk proces-verbaal op.

Een afschrift van het proces-verbaal waarin het tekort wordt vastgesteld, wordt aan de bestendige deputatie gezonden. § 3. De rekening van de bijzondere ontvanger omvat : 1° per begrotingsjaar en per begrotingsartikel : - de kasvoorraad bij de aanvang van het beheer; - het totaal van de vastgestelde rechten; - het totaal geïnde bedrag op 31 december; - het totaal van de door de bestendige deputatie als oninbaar en door de provincieraad als niet meer te innen verklaarde vastgestelde rechten; - het totaal van de nog te innen vastgestelde rechten; - het totaal van de stortingen op de financiële rekening van de provincieontvanger; - de kasvoorraad bij het einde van het beheer; 2° de totalisatie voor elk van de voormelde rubrieken;3° als bijlage : - een verzameling van de kasverordeningen; - alle dagafschriften; - een kopie van het register van de vastgestelde rechten; - de deputatie- en provincieraadsbesluiten van de als oninbaar of als niet meer te innen verklaarde vastgestelde rechten; - een exemplaar van de proces-verbalen van kasnazicht van elk kwartaal.

Art. 50.Als een schuldenaar niet betaalt binnen de toegestane termijnen en als er geen titel tot dadelijke uitwinning is, brengt de provincieontvanger of de bijzondere ontvanger de bestendige deputatie daarvan schriftelijk op de hoogte met het oog op de eventuele toepassing van artikel 74 van de provinciewet.

De provincieontvanger brengt de bestendige deputatie regelmatig schriftelijk op de hoogte van de ingestelde dwanginvorderingen inzake belastingen.

Art. 51.De provincieontvanger boekt de geïnde vastgestelde rechten Hij boekt tevens de onrechtmatig geïnde bedragen. Afdeling 3. - De uitgaven en de kosten

Onderafdeling 1. - Voorafgaande bepaling

Art. 52.Behoudens de bij de wet of onderhavig reglement bepaalde uitzondering, kan geen uitgave aangezuiverd worden dan na de definitieve vastlegging, de aanrekening op een begrotingsartikel, de registratie in de algemene rekeningen betreffende de inkomende facturen, de aanrekening op de algemene en individuele rekeningen, de betaalbaarstelling en het opmaken van een bevelschrift tot betaling.

Elke uitgaveverbintenis heeft het volgende verloop : - inschrijving in de begroting van het nodige krediet; - bij elke beslissing die genomen werd door de bestendige deputatie of de gemachtigde provinciale ambtenaren en die financiële gevolgen heeft voor de provincie moet voorafgaand een vastlegging geboekt worden op het correcte begrotingsartikel; - elke vastlegging dient geviseerd te worden door de provincieontvanger of zijn diensten vooraleer tot het opstellen van een bestelbon of -brief overgegaan kan worden; - na de vastlegging, de beslissing van de bestendige deputatie of gemachtigde provinciaal ambtenaar en het visum van de provincieontvanger of zijn diensten moet de toewijzing aan de leverancier of aannemer gebeuren via een bestelbon of -brief getekend door de bestendige deputatie. Enkel dergelijk getekende bestelbons of -brieven doen rechten ontstaan ten overstaan van de provincie; - de dienst of instelling waar het goed, het werk of de dienst geleverd werd, dient een proces-verbaal van levering en aanvaarding op te stellen; dit proces-verbaal moet bij elk betalingsdossier aanwezig zijn; - de dienst of instelling waar het goed, het werk of de prestatie geleverd werd dient bij ontvangst van de factuur hetzij een proces-verbaal van controle van de factuur op te stellen, hetzij de volgende vermelding op de originele factuur aan te brengen : « voor nazicht en controle van de factuur met de bestelbon en de levering »; dit proces-verbaal of het origineel van de factuur moet ook de datum, de naam en de handtekening van de provinciale ambtenaar die de controle uitvoert vermelden en moet bij elk betalingsdossier gevoegd worden.

Onderafdeling 2. - De vastlegging en de aanrekening van de uitgaven en de kosten

Art. 53.Alleen de bestendige deputatie of de door haar gemachtigde ambtenaren zijn bevoegd om tot vastleggingen over te gaan.

De vastlegging is het gevolg van een verplichting voortvloeiend uit de wet, een overeenkomst of een eenzijdige beslissing van de provincieoverheid.

Door de vastlegging wordt het volledige of het gedeeltelijke begrotingskrediet uitsluitend voor een welbepaalde bestemming voorbehouden.

Een vastlegging omvat : 1° de naam van de schuldeiser of rechthebbende;2° het vermoedelijk bedrag;3° het dienstjaar en het begrotingsartikel;4° de omschrijving van hetgeen wordt vastgelegd;5° het uniek vastleggingsnummer.

Art. 54.Onder voorbehoud van de bepalingen van artikel 10 van dit besluit, mogen de provinciale uitgaven slechts vastgelegd worden binnen de perken van de op de begroting uitgetrokken kredieten en van de door de provincieraad regelmatig goedgekeurde bijkredieten of voorlopige kredieten zoals die die door de toezichthoudende overheid werden goedgekeurd of uitvoerbaar geworden zijn.

Het begrotingsjaar waarop de verbintenissen ten laste van de provincie worden vastgelegd wordt bepaald : 1° door de datum van de beslissing van de bestendige deputatie houdende de toewijzing van werken of leveringen of door de datum van de bestelbon of -brief;2° door het jaar waarvoor zij verschuldigd zijn : a) voor de wedden, lonen, vergoedingen, pensioenen en bijkomende of gelijkaardige vergoedingen;b) voor de uitgaven voor levering van water, gas, elektriciteit, telefoon, radio- en TV-distributie, computer-verwerking en alle andere dergelijke uitgaven inzake leveringen die niet voorafgaand besteld worden overeenkomstig artikel 52, maar die geleverd en gefactureerd worden, overeenkomstig het afgesloten contract, naargelang men er gebruik van maakt;c) voor de contracten voor onderhoud van liften, brandblussers, hygiënische containers en alle andere contracten in verband met het onderhoud of nazicht van gebouwen en installaties;d) voor de uitgaven voor intresten en aflossingen van de leningen en de daaraan verbonden kosten;e) voor de reis- en verblijfkosten;f) voor de uitgaven voortspruitend uit huur- en verzekeringscontracten.3° door de datum van opvorderbaarheid : a) voor de prestaties van advocaten, notarissen, gerechtsdeurwaarders of architecten voor zover ze aanleiding geven tot het uitbetalen van honoraria of het terugbetalen van gemaakte kosten en voor zover ze niet bij het sluiten van het contract vastgelegd werden;b) voor de uitgaven voor abonnementen;4° door de datum van de ambtshalve inhouding : a) voor de kosten verbonden aan de tussenkomst van de financiële instelling in de werking van de provinciale thesaurie;b) voor de teruggave van sommen die door de financiële instelling ten onrechte op de rekening van de provincie werden gestort;c) voor de ambtshalve ingehouden bedragen;5° door de datum van het toekenningsbesluit van de bestendige deputatie : a) voor de bijslagen of achterstallen van wedden, pensioenen of bijkomende of gelijkaardige vergoedingen;b) voor de subsidies, aanmoedigingen, bijdragen en alle andere vrijgevigheden;c) voor de teruggave van ten onrechte gestorte bedragen;6° door de datum van notariële akte voor de verwerving van onroerende goederen;7° door de datum van goedkeuring door de bestendige deputatie van de afrekeningen betreffende bijkomende uitgaven, meerwerken, overschreden vermoedelijke hoeveelheden, enz.wanneer het gaat over uitgaven die voortspruiten uit overeenkomsten voor werken.

Art. 55.De vastleggingen worden ingeschreven in het grootboek van de begrotingsboekhouding zodra ze worden gedaan overeenkomstig artikel 54.

Het grootboek der vastleggingen vermeldt per begrotingsartikel : 1° het begrotingsartikel en de omschrijving van het artikel;2° het bedrag van het begrotingskrediet;3° het vastleggingsnummer en eventueel het nummer van de individuele rekening;4° het bedrag van elke vastlegging op elk begrotingskrediet;5° het saldo dat op het begrotingskrediet beschikbaar blijft na aftrek van de gedane vastleggingen;6° de naam en adres van de begunstigde;7° de aard of omschrijving van de vastlegging;8° de datum waarop de vastlegging werd geboekt;9° het aangerekend bedrag op elke vastlegging;10° het saldo dat als vastgelegd bedrag beschikbaar blijft na aftrek van de gedane aanrekeningen;11° de eventuele correcties.

Art. 56.De inschrijving in het grootboek van vastleggingen moet blijken door het aanbrengen van het nummer van vastlegging, het begrotingsjaar en het begrotingsartikel op de bewijsstukken.

Art. 57.Voor elk werk of elke levering van een goed of dienst waarvoor een toewijzingsbesluit van de bestendige deputatie of een bestelbon of -brief moet opgemaakt worden, dient de factuur of schuldvordering, die de schuldeiser in tweevoud aan de bestendige deputatie richt, vergezeld te zijn van de bestelbon of bestelbrief.

Art. 58.De facturen worden voor ontvangst en controle getekend door de dienst of instelling waar het goed, de dienst of het werk geleverd werd overeenkomstig artikel 52 en worden voorlopig geregistreerd.

De provincieontvanger boekt de geverifieerde facturen, de schuldvorderingen of de documenten die deze vervangen in de desbetreffende algemene rekeningen.

Art. 59.De facturen en andere uitgavedocumenten worden aan de provincieontvanger overgemaakt samen met alle stukken tot staving van de regelmatigheid en wettelijkheid.

Na onderzoek van deze documenten gaat de provincieontvanger over tot de aanrekening op de budgettaire en algemene rekeningen, of zendt hij ze aan de bestendige deputatie met zijn redenen en opmerkingen terug indien hij niet akkoord gaat.

Door de aanrekening op de algemene rekeningen worden de kosten en de balanswijzigingen, die daaraan verbonden zijn, geregistreerd en wordt de inschrijving bedoeld bij artikel 58 indien nodig tegengeboekt.

Door de aanrekening wordt het werkelijk verschuldigd bedrag op de begrotingsrekeningen en in het grootboek van de vastleggingen geboekt en indien nodig wordt de vastlegging aangepast.

Onderafdeling 3. - Het opmaken van bevelschriften tot betaling

Art. 60.§ 1. Behalve de uitzondering voorzien in de wet en in het huidig reglement, kan er enkel over de provinciefondsen beschikt worden nadat de bestendige deputatie de machtiging tot uitbetaling heeft verleend. § 2. Op de bevelschriften tot betaling worden vermeld : 1° de datum van uitgifte;2° het lopende dienstjaar;3° het begrotingsartikel;4° het oorspronkelijke begrotingsjaar;5° de aard van de uitgave;6° het nummer van de vastlegging;7° het nummer van de aanrekening;8° naam en adres van de rechthebbenden;9° het te betalen bedrag;10° het bankrekeningnummer van de begunstigde. § 3. Alle verantwoordingsstukken worden bij het bevelschrift tot betaling gevoegd en blijven erbij.

De verantwoordingsstukken betreffende verscheidene opeenvolgende bevelschriften worden bij het eerste gevoegd.

Art. 61.Er hoeft geen bevelschrift tot betaling opgemaakt te worden : - bij de betaling van een ontvangst gedaan ten voordele van een derde; - bij de doorbetaling aan een derde van een bedrag dat deze ten onrechte heeft betaald; - wanneer voor de uitgave een ambtshalve opneming of een afneming bedoeld in artikel 65 wordt gedaan.

Onderafdeling 4. - De betaling van de uitgaven

Art. 62.§ 1. De provincieontvanger controleert de wettelijkheid en de regelmatigheid van de uitgaven. § 2. De provincieontvanger stuurt binnen acht dagen na de ontvangst elk onwettelijk of onregelmatig bevelschrift terug naar de bestendige deputatie, met vermelding van de redenen waarom de betaling geweigerd wordt.

De bestendige deputatie neemt daar kennis van, en beraadslaagt erover.

Art. 63.Het nummer van de financiële rekening van de schuldeisers van de provincie moet vermeld worden op de contracten, facturen, schuldvorderingen en andere documenten betreffende uit te keren bedragen, voor leveringen, werken of om het even welke prestaties.

Art. 64.§ 1. De bevelschriften betreffende de betaling van interest of de aflossing van leningsbewijzen aan toonder, worden bij elke vervaldag, opgesteld ten voordele van de financiële instelling die met deze opdracht belast is.

Het bedrag ervan wordt gestort op een door deze instelling, op naam van de provincie geopende rekening. Aan de provincie wordt periodiek verantwoording over de op die rekening verrichte betalingen gedaan.

In geval van verjaring worden de onbenutte geldsommen aan de provincie terugbetaald. § 2. Indien de provincie zelf die dienst verzekert worden de sommen die moeten dienen voor de betaling van intrest en de aflossing van leningsbewijzen aan toonder, op elke vervaldag bij een bevelschrift tot betaling overgebracht naar het fonds tot delging van de schuld.

Het fonds wordt gedebiteerd met het bedrag van de betaalde coupons en van de afgeloste effecten.

Art. 65.De kosten voor het beheer van de financiële rekeningen worden rechtstreeks van de rekening van de provincie afgenomen. Afdeling 4. - De jaarrekeningen

Onderafdeling 1. - Afsluiting van de rekeningen

Art. 66.Vóór de jaarlijkse afsluiting van de rekeningen worden de wedden van het onderwijzend personeel van de provincie die als tegenwaarde van de gewone toelagen rechtstreeks aan de belanghebbenden worden betaald, gelijktijdig als uitgave en als ontvangst geboekt via een regelingsbevel.

Art. 67.Bij het afsluiten van het dienstjaar worden de volgende verrichtingen gedaan : 1° de diensten en instellingen boeken onverwijld alle vastleggingen die op het af te sluiten jaar betrekking hebben;2° de diensten en instellingen bezorgen de provincieontvanger onmiddellijk alle stukken betreffende de nog af te handelen aanrekeningen waarvan de inschrijving in de begrotingskredieten moet worden verricht;3° na de boeking van alle correcties op de openstaande vastleggingen stellen de diensten en instellingen daarna een lijst op van de openstaande vastleggingen en bezorgen deze vóór 15 januari aan de provincieontvanger;4° op grond van die opgaven sluit de provincieontvanger het grootboek van de begrotingsverrichtingen af en stelt hij de lijst in verband met de over te dragen kredieten en vastleggingen en ongebruikte kredieten op;5° de bestendige deputatie keurt op het einde van het eerste trimester van het volgende jaar, per begrotingsartikel, de lijst goed van de over te dragen kredieten, de vastleggingen en de ongebruikte kredieten;6° de in 5° bedoelde overdrachten worden ingeschreven onder afzonderlijke begro-tingsartikelen aangeduid door de vermelding van het oorspronkelijk begrotingsjaar;7° de vastleggingen van de gewone dienst kunnen slechts éénmaal overgedragen worden, deze van de buitengewone dienst onbeperkt. Onderafdeling 2. - De vaststelling van de jaarrekeningen

Art. 68.Na de afsluiting van de grootboeken en nadat de bestendige deputatie de lijst van de naar het volgende dienstjaar overgedragen begrotingskredieten en vastleggingen opgesteld heeft, maakt de provincieontvanger de begrotingsrekening op.

Art. 69.§ 1. De begrotingsrekening recapituleert elk begrotingsartikel van het grootboek van de begrotingsverrichtingen en maakt het totaal van de begrotingsartikelen in de volgorde van de functionele en economische indeling van de begroting.

Zij vermeldt : 1° het begrotingsresultaat, dat is het verschil tussen enerzijds de vastgestelde rechten, verminderd met de onverhaalbare posten en de oninbare ontvangsten, en anderzijds de vastleggingen;2° het boekhoudkundig resultaat, dat is het verschil tussen enerzijds de vastgestelde rechten, verminderd met de onverhaalbare posten en oninbare ontvangsten, en anderzijds de aangerekende uitgaven. Het boekhoudkundig resultaat vormt het saldo dat naar het volgende dienstjaar moet worden overgedragen. In dat resultaat zijn de gecumuleerde boekhoudkundige resultaten van de voorgaande dienstjaren begrepen. § 2. Bij de begrotingsrekening worden gevoegd : 1° het totaal per begrotingsartikel van de naar het volgende dienstjaar over te dragen begrotingskredieten en vastleggingen;2° het totaal per begrotingsartikel van de nog te innen vastgestelde rechten.

Art. 70.Het opmaken van de balans wordt voorafgegaan door de eventuele herwaardering bedoeld in artikel 20, de afschrijvingen bedoeld in artikel 21 en het opmaken van de inventaris op 31 december, zoals bepaald in artikel 18 van dit besluit.

Art. 71.De resultatenrekening en de balans worden opgemaakt op basis van de saldi van de algemene rekeningen.

Art. 72.De door de provincieontvanger ondertekende jaarrekeningen worden ten laatste op 15 april van het volgende dienstjaar aan de bestendige deputatie toegezonden.

Na verificatie bevestigt deze dat alle handelingen waarvoor zij bevoegd is, correct zijn opgenomen in de jaarrekeningen. Ze stuurt de jaarrekeningen daarna naar het Rekenhof.

Art. 73.De definitief vastgestelde rekeningen worden voor kennisgeving aan de provincieontvanger bezorgd.

De schrifturen van de boeken worden in voorkomend geval aangepast aan de vastgestelde rekeningen.

Art. 74.De jaarrekeningen en de eindrekeningen kunnen niet meer gewijzigd worden nadat zij definitief vastgesteld zijn.

Bij vergissing, verzuim, valsheid in geschrifte of onnodige herhalingen kunnen de provincieontvanger of de bestendige deputatie evenwel binnen de dertig jaren die volgen op hun definitieve vaststelling, de herziening van deze rekeningen aanvragen bij de overheid die bevoegd is om ze definitief vast te stellen.

De aanvraag bepaalt nauwkeurig de feiten die de herziening rechtvaardigen.

Art. 75.De rekening, de boeken en bewijsstukken worden door de provincieontvanger bewaard tot de definitieve vaststelling van de rekening.

Na de definitieve vaststelling van de rekening overhandigt de provincieontvanger de rekening, de boeken en bewijsstukken aan de provincie. De bewijsstukken en de jaarrekening worden in het provinciearchief bewaard. HOOFDSTUK 5. - De provincieontvanger en de bijzondere ontvangers Afdeling 1. - Verbintenissen en verantwoordelijkheid van de

provincieontvanger

Art. 76.De provincieontvanger overhandigt aan de bestendige deputatie de staat waaruit de overeenstemming van de boekingen met de kasmiddelen blijkt.

Art. 77.De met het nazicht van de kasmiddelen belaste overheid kan toegang eisen tot de kantoren van de provincieontvanger. Ze kan zich zonder afbreuk te doen aan haar verantwoordelijkheid laten vergezellen door een deskundige en door iemand die de verrichtingen in verband met het nazicht moet bijhouden.

Bij dat nazicht moet de provincieontvanger alle boeken, bescheiden en waarden overleggen en alle inlichtingen verstrekken omtrent zijn beheer en het vermogen van de provincie.

Art. 78.Ten einde de juistheid van de rekeningen te behouden in geval van tekort, diefstal of verlies, zal een vordering ten beloop van hetzelfde bedrag worden geboekt.

Zodra de definitieve beslissing hieromtrent genotificeerd is, boekt de provincieontvanger in voorkomend geval het bedrag waarvoor hij ontlasting bekwam als correctie.

Art. 79.De provincieontvanger is verantwoordelijk voor de hem toevertrouwde akten, titels en documenten.

Hij moet : 1° de bestendige deputatie ten minste zes maanden van tevoren in kennis stellen van het aflopen van de contracten;2° verhinderen dat de rechten van de provincie verjaren en waken over het behouden van de domeinen, voorrechten en hypotheken;3° de inschrijving op het kantoor der hypotheken vorderen voor alle daarvoor in aanmerking komende titels;4° de bestendige deputatie verwittigen van diefstal of verlies van de akten, titels en bescheiden die hem toevertrouwd zijn. De provincieontvanger mag zich niet van de hem toevertrouwde boeken en bescheiden ontdoen noch er, zonder toestemming van de bestendige deputatie, afschrift of uittreksel van geven, behoudens wat de belastingkohieren betreft. Afdeling 2. - De jaarlijkse overlegging van de rekeningen

Art. 80.Ieder jaar brengt de provincieontvanger verslag uit over zijn beheer bij het Rekenhof Hiertoe houdt hij alle boeken en alle verantwoordingsstukken met betrekking tot de jaarrekeningen, ter beschikking. Afdeling 3. - De eindrekening

Art. 81.§ 1. De ontslagnemende provincieontvanger blijft zijn dienst waarnemen tot aan de ambtsaanvaarding van zijn opvolger.

Op dat ogenblik maakt hij, in drievoud, een inventaris op van de registers, de documenten, de boeken, het meubilair, het materieel en andere voorwerpen die ter beschikking van de provincieontvanger zijn gesteld. Deze inventaris wordt ondertekend door de twee ontvangers die elk één afschrift ervan bijhouden. Het derde exemplaar berust in het archief van de provincie. § 2. In alle gevallen waar de provincieontvanger zich in de onmogelijkheid bevindt om de eindrekening op te maken, worden alle vereiste bewarende maatregelen getroffen en wordt de voormelde inventaris opgemaakt door bemiddeling van de bestendige deputatie.

Zodra de vervanger aangewezen is wordt hem die inventaris ter hand gesteld.

Art. 82.§ 1. Na de inventaris wordt de eindrekening opgemaakt, ondertekend en gewaarmerkt door de uittredende provincieontvanger, en onder voorbehoud aanvaard door de nieuwe provincieontvanger. § 2. Wanneer de uittredende provincieontvanger de eindrekening te laat afgeeft of weigert af te geven aan de opvolger, maant de bestendige deputatie hem aan zijn verplichtingen na te komen.

De aanmaning geschiedt bij aangetekende zending met ontvangstbewijs.

De uitvoeringstermijn wordt bij de aangetekende zending vermeld.

Is de aanmaning bij het verstrijken van die termijn zonder gevolg gebleven, dan maakt de bestendige deputatie de eindrekening op volgens de gegevens die in haar bezit zijn.

De aanmanings- en expertisekosten zijn in de eindrekening ten laste van de uittredende provincieontvanger aangerekend.

Een exemplaar van de eindrekening wordt aan de uittredende provincieontvanger ter hand gesteld, met het verzoek zijn opmerkingen te formuleren binnen de dertig dagen. § 3. In alle gevallen waar de provincieontvanger zich in de onmogelijkheid bevindt om de eindrekening op te maken, maakt de bestendige deputatie die eindrekening op.

Een exemplaar van de eindrekening wordt aan de uittredende provincieontvanger of aan zijn rechtverkrijgenden ter hand gesteld, met het verzoek hun opmerkingen te formuleren binnen de dertig dagen. § 4. De begrotingseindrekening wordt, in voorkomend geval samen met de opmerkingen van de uittredende provincieontvanger of zijn rechtverkrijgenden, voorgelegd aan de provincieraad, die ze afsluit.

Art. 83.De eindrekening omvat : 1° de uitkomst van de laatst definitief vastgestelde jaarrekeningen;2° de daaropvolgende niet definitief vastgestelde jaarrekeningen;3° de verrichtingen die nog niet in de jaarrekening zijn opgenomen. Ze vermeldt dat de fondsen, waarden, effecten en boekhoudingsstukken overhandigd werden aan de aantredende provincieontvanger en dat hij de verbintenis aangaat in de volgende jaarrekeningen de verrichtingen, aangehaald in alinea 1, 3°, te verantwoorden, onder voorbehoud van alle rechten in geval van vergissing, verzuim, valsheid in geschriften of onnodige herhalingen.

Indien een kastekort wordt vastgesteld wordt een vordering ten belope van het bedrag van het tekort geboekt in de algemene boekhouding ten laste van de uittredende provincieontvanger.

Een afschrift van de eindrekening wordt, na de vaststelling ervan, overhandigd aan : 1° de uittredende provincieontvanger of aan zijn rechtverkrijgenden;2° de nieuwe provincieontvanger;3° de bestendige deputatie.

Art. 84.Zodra de eindrekening definitief werd vastgesteld wordt de boekhouding, zo daar aanleiding toe bestaat, ermede in overeenstemming gebracht. Afdeling 4. - De bijzondere ontvanger

Art. 85.De overeenkomstig artikel 114 van de provinciewet aangestelde bijzondere ontvangers zijn, mutatis mutandis, onderworpen aan de bepalingen van de artikelen 76 tot 84. HOOFDSTUK 6. - Buitengewone rekenplichtigen voor geldvoorschotten

Art. 86.§ 1. Met het oog op de betaling van de in artikel 112, b), van de provinciewet voorziene uitgaven, kan er een geldvoorschot waarvan het bedrag niet groter mag zijn dan 1.500.000 frank per rekenplichtige, ter beschikking gesteld worden van de buitengewone rekenplichtigen die aangewezen zijn door de bestendige deputatie.

Van zodra de beslissing van de bestendige deputatie bekendgemaakt is, overhandigt de provincieontvanger het voorschot aan de betrokken rekenplichtige, die er persoonlijk verantwoordelijk voor blijft. Deze is gehouden de wettelijkheid en de regelmatigheid van de uitgaven die hij verricht, te controleren. § 2. Het voorschot wordt definitief vastgelegd en aangerekend op het begrotingsjaar waarin de betaling plaatsvindt.

Het saldo aan geldvoorschotten op de financiële rekening en in liquide middelen wordt op 31 december vastgesteld en aan de provincieontvanger ten laatste op 31 januari van het volgend jaar terugbetaald.

Wanneer de geldvoorschotten het bedrag, voorzien in § 1, eerste lid, bereiken, kan de buitengewone rekenplichtige enkel nieuwe voorschotten ontvangen op voorwaarde dat hij het gebruik van de vorige geldvoorschotten ten belope van het voormelde bedrag in rekening heeft gebracht en werd goedgekeurd. § 3. In geval van ontslag of overlijden van een buitengewone rekenplichtige, stelt de bestendige deputatie een rekening op en brengt zij het Rekenhof hiervan op de hoogte.

Wanneer er een tekort vastgesteld wordt in het beheer van een buitengewoon rekenplichtige, brengt de bestendige deputatie het Rekenhof daarvan op de hoogte binnen de maand die volgt op die vaststelling.

Art. 87.Om de vier maanden leggen de buitengewone rekenplichtigen rekening af aan de bestendige deputatie betreffende het beheer van de hun toevertrouwde voorschotgelden.

Deze afrekening vermeldt, per jaar en per begrotingsartikel : 1° de samenvatting van de ontvangsten op de financiële rekening, uitgesplitst in : - het saldo van de vorige afrekening; - de overschrijvingen door de provincie; 2° de samenvatting van de ontvangsten in geldspeciën, uitgesplitst in : - het saldo van de vorige afrekening; - het totaal van de afnemingen van de financiële rekening; 3° de opgave van elke uitgave via de financiële rekening;4° de opgave van elke uitgave in geldspeciën;5° de samenvatting van het verschil tussen ontvangsten en uitgaven op de financiële rekening;6° de samenvatting van het verschil tussen ontvangsten en uitgaven in geldspeciën;7° het totaal van de door de bijzondere rekenplichtige op de financiële rekening en in geldspeciën nog verschuldigde bedragen. Zij bevat als bijlagen de dagafschriften van de financiële rekening en alle kwitanties betreffende de verrichte uitgaven.

Het model van deze afrekening wordt bij ministerieel besluit vastgesteld HOOFDSTUK 7. - Kredietopeningen

Art. 88.Wat betreft de in artikel 112, a), van de provinciewet, opgesomde categorieën van uitgaven, kan de bestendige deputatie gedelegeerde ambtenaren aanstellen, die de uitgaven betaalbaar stellen.

Art. 89.De op kredietopening gedane uitgaven worden ieder kwartaal op initiatief van en na nazicht door de provincieontvanger aan de bestendige deputatie medegedeeld.

Art. 90.De aanvragen om over kredietopening te kunnen beschikken worden per begrotingsartikel door de bestendige deputatie beslist. HOOFDSTUK 8. - Algemene bepalingen

Art. 91.In de gevallen voorzien door artikel 5 van de wet van 6 februari 1970 betreffende de verjaring van schuldvorderingen, ten laste of ten voordele van de Staat en de provinciën, houdt de gouverneur de betekening en de kennisgeving die hem gedaan wordt bij in een ad hoc register en deelt hij ze zonder verwijl ter kennisgeving aan de provincieontvanger mee.

Art. 92.De bestendige deputatie zorgt ervoor dat de inventaris van de onroerende en roerende goederen van de provincie bijgehouden wordt.

De inventaris van de roerende goederen omvat minimum volgende elementen : 1) per goed : - een uniek volgnummer; - de datum van opname in de inventaris; - de omschrijving; - de aankoopprijs; - het aantal jaren waarop wordt afgeschreven; - het reeds afgeschreven bedrag; - het nog af te schrijven bedrag of restwaarde; - het jaar waarin het goed volledig is afgeschreven; 2) als bijlage en wat betreft het kalenderjaar waarop de inventaris betrekking heeft : - de lijst van de goederen die dat jaar volledig worden afgeschreven; - de lijst van de aankopen gerealiseerd in dat jaar; - de lijst van de goederen die worden afgevoerd of verkocht op besluit van de bestendige deputatie; - de eventuele opmerkingen.

Art. 93.Worden opgeheven : 1° het koninklijk besluit van 10 december 1868 houdende algemeen reglement op de rijkscomptabiliteit, wat betreft de toepassing op de provincies;2° het koninklijk besluit van 10 juli 1935 houdende reglement op de comptabiliteit der provinciën, gewijzigd bij koninklijk besluit van 31 december 1952;3° het koninklijk besluit van 3 november 1937 betreffende de geldbeleggingen der provinciën, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 31 december 1952;4° het koninklijk besluit van 1 juli 1964 tot vaststelling van de regels van aanrekening van de budgettaire ontvangsten en uitgaven van de diensten van algemeen bestuur van de Staat, wat betreft de toepassing op de provincies;5° het koninklijk besluit van 22 december 1977 houdende reglement betreffende de comptabiliteit van de vastgestelde rechten en de vastgelegde uitgaven in de provincies.

Art. 94.Dit besluit treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt, behalve de volgende bepalingen die op 1 januari 2002 in werking zullen treden : art. 1, 6° en 7°, 9, 16 tot 22, 23, tweede lid, 26, 36, §§ 3 en 4, 38 tot 42, 45, 58, tweede lid, 59, tweede en derde lid, 67, 7°, en 70 tot 72.

Art. 95.Onze Minister van Binnenlandse Zaken is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 2 juni 1999.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Binnenlandse Zaken, L. VAN DEN BOSSCHE