Interfederaal Centrum voor gelijke kansen en bestrijding van discriminatie en racisme - (hier onder Unia) Huishoudelijk reglement in uitvoering van artikel 10 § 3 van het samenwerkingsakkoord van 12 juni 2013 Goedgekeurd door de raad van bestuur tijdens zijn vergadering van 17/03/2022.

TITEL 1. - Huishoudelijk reglement

Artikel 1.De raad van bestuur neemt dit huishoudelijk reglement aan en wijzigt het met absolute meerderheid van stemmen.

Elk lid van de raad van bestuur kan een voorstel van wijziging van dit huishoudelijk reglement indienen bij de covoorzitters, die het voorstel agenderen op de eerstvolgende vergadering van de raad van bestuur.

In geval van discrepantie tussen het samenwerkingsakkoord van 12 juni 2013 en dit huishoudelijk reglement, zal het samenwerkingsakkoord voorrang hebben.

TITEL 2. - Aanduiding van de covoorzitters en samenstelling van het bureau

Art. 2.De leden van de raad van bestuur die zich kandidaat willen stellen voor het co-voorzitterschap, maken dit ten laatste bekend op de vergadering van de raad van bestuur die daarover beslist. Ze kunnen zich als duo kandidaat stellen als ze rekening houden met de vereiste gender- en taalpariteit.

De raad van bestuur beslist per kiescollege, zoals voorzien in het artikel 8 § 4 van het samenwerkingsakkoord, en bij geheime stemming.

Er worden zoveel stemrondes gehouden als nodig om tot een absolute meerderheid te komen.

De interfederale raad van bestuur zal tijdens elke fase van de procedure, er over waken dat er voldaan is aan de criteria gesteld in artikel 8 § 4 van het samenwerkingsakkoord.

Indien er binnen een kiescollege meer dan twee kandidaat-voorzitters zijn, zullen de twee kandidaten met het hoogste aantal behaalde stemmen doorgaan naar de volgende stemronde.

Het voorzitterschap alterneert elk kalender jaar. De covoorzitters bepalen in onderling overleg wie van hen eerst het voorzitterschap opneemt. Indien daarover geen akkoord is, wordt dit bij lottrekking bepaald.

Art. 3.De covoorzitters en het college van directeurs (hierna: het college) vormen samen het bureau. Ze vergaderen zo vaak als nodig.

Tijdens deze bijeenkomsten bespreken zij de dagelijkse werking, bereiden zij de agenda van de vergaderingen van de raad van bestuur voor en maken zij afspraken over de uitvoering van de beslissingen van de raad van bestuur.

TITEL 3. - Effectieve leden, plaatsvervangende leden, experten en deontologische code

Art. 4.Elk effectief lid heeft een plaatsvervang(st)er.

Alle, effectieve en plaatsvervangende, leden worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de raad van bestuur. Het plaatsvervangend lid heeft slechts stemrecht in geval van afwezigheid van het effectief lid dat hij vervangt.

Alle leden die aanwezig zijn op de vergaderingen van de interfederale raad van bestuur ontvangen zitpenningen.

Art. 5.Het mandaat van bestuurslid eindigt door de schriftelijke ontslagneming, in de zin van artikel 2281 van het burgerlijk wetboek, die het betrokken lid richt aan het voorzitterschap van het parlement dat hem/haar heeft benoemd, met een schriftelijke of elektronische kopie aan de covoorzitters van de raad van bestuur.

Het mandaat van bestuurslid eindigt eveneens door overlijden, door onbekwaamheid van de betrokken bestuurder. Het mandaat van effectief of plaatsvervangend bestuurslid eindigt eveneens op het moment dat dit bestuurslid een mandaat opneemt dat onverenigbaar is met het lidmaatschap van de raad van bestuur, zoals bepaald in het artikel 8 § 7 van het samenwerkingsakkoord van 12 juni 2013.

In geval van ontslagneming of vroegtijdige beëindiging van het mandaat van een effectief lid, wordt diens plaatsvervanger/ster effectief lid.

Art. 6.De vergaderingen van de raad van bestuur staan slechts open voor zijn leden.

Het college wordt ambtshalve uitgenodigd om de vergadering bij te wonen, zonder stemrecht.

De directie van het Instituut voor gelijkheid van vrouwen en mannen evenals de voorzit(s)ter van de Begeleidingscommissie die werd opgericht in het kader van de uitvoering van het artikel 33.2 van het VN-verdrag inzake de rechten van personen met een handicap worden op elke vergadering uitgenodigd met raadgevende stem.

De raad van bestuur kan beslissen om de gehele dan wel een deel van de vergadering in besloten zitting te houden.

Het college kan voorstellen om medewerk(st)ers van Unia uit te nodigen voor het geheel of een deel van de vergadering van de raad van bestuur. Het bureau beslist over deze voorstellen.

Daarnaast kan het bureau voor bepaalde punten van de agenda externe personen uitnodigen wier aanwezigheid of advies gewenst is. Zowel de medewerk(st)ers als de externe personen wonen de vergadering bij met raadgevende stem. De uitnodiging van externe personen wordt op de agenda van de vergadering vermeld.

Art. 7.In geval van mogelijke belangenvermenging of van een mogelijk belangenconflict, bij eender welk punt op de agenda van de raad van bestuur, neemt het betrokken lid geen deel aan de beraadslagingen en stemmingen over dit punt. Hij heeft ook geen toegang tot documenten die betrekking hebben op de zaak waarin sprake is van een belangenconflict of belangenvermenging.

In geval van mogelijke belangenvermenging of van een mogelijk belangenconflict, bij eender welk punt op de agenda van de raad van bestuur, verlaat de codirecteur en/of de codirectrice de vergadering, net als de eventuele medewerk(st)ers die aan deze vergadering deelnemen.

Dezelfde regel geldt voor de personen die worden uitgenodigd op de vergaderingen van de raad.

Art. 8.De leden van de raad van bestuur zijn gehouden aan vertrouwelijkheid over de informatie en de gedachtewisselingen en beraadslagingen tijdens de vergaderingen van de raad van bestuur. Zij zijn ook verplicht tot geheimhouding inzake gegevens aangaande natuurlijke personen en rechtspersonen waarover zij naar aanleiding van de uitoefening van hun mandaat kennis hebben gekregen.

Dezelfde verplichting geldt voor alle personen die aan de vergaderingen van de raad van bestuur deelnemen.

Voor de vergaderingen van het Bureau gelden dezelfde regels inzake vertrouwelijkheid.

Art. 9.Wanneer een lid van de raad van bestuur kennis krijgt van dysfuncties binnen de werking van de raad van bestuur of van het college of één van zijn leden, zal het de covoorzitters daarvan onmiddellijk op de hoogte brengen.

Indien een lid van de raad van bestuur weet heeft van dysfuncties van het personeel binnen de organisatie, zal hij onmiddellijk het Bureau daarvan op de hoogte brengen.

Art. 10.Binnen de raad van bestuur worden minstens twee vertrouwenspersonen verkozen, rekening houdend met de taal- en genderpariteit.

De vertrouwenspersonen worden belast met de behandeling van meldingen vanuit leden van het personeel. over het college of van een van de codirecteurs. De vertrouwenspersonen behandelen deze meldingen op nauwkeurige en vertrouwelijke wijze.

De vertrouwenspersonen kunnen personeelsleden van Unia bijstaan en - desgewenst in de vorm van tussenpersoon - melding doen bij de covoorzitters.

Eén maal per jaar rapporteren de vertrouwenspersonen aan de raad van bestuur over hun algemene bevindingen en over eventueel te nemen maatregelen.

De contactgegevens van de vertrouwenspersonen worden bekend gemaakt aan de personeelsleden van Unia.

TITEL 4. - Vergaderingen

Art. 11.De raad van bestuur vergadert ten minste acht maal per jaar op bijeenroeping van de covoorzitters. Ten laatste in november legt het bureau aan de raad van bestuur een planning voor met data voor het daaropvolgende jaar.

Art. 12.De raad van bestuur komt tevens samen op verzoek van ten minste zes leden van de raad, die daartoe een schriftelijke of elektronische vraag richten tot de covoorzitters met omschrijving en verantwoording van agendapunt(en) die zij op de dagorde willen plaatsen. In dat geval beleggen de covoorzitters een vergadering die binnen de 15 kalenderdagen na ontvangst van het verzoek moet plaatsvinden.

Art. 13.Behoudens spoedeisende gevallen worden de oproepingen ten minste vijf werkdagen voor de vergadering verzonden, dag van de verzending en dag van de vergadering niet inbegrepen. De zending gebeurt elektronisch, behoudens afwijkende beslissing van de raad van bestuur. De uitnodigingen vermelden de plaats, de dag, het uur en de agenda van de vergadering. De voorbereidende stukken worden behoudens in spoedeisende gevallen op hetzelfde moment ter beschikking gesteld.

Alle leden van de raad van bestuur, effectieven en plaatsvervangers, ontvangen de oproeping, de dagorde en de bijlagen, tot welke kamer zij ook behoren.

Art. 14.De covoorzitters bepalen de agenda van de vergaderingen van de raad van bestuur in overleg met het college. De agenda omvat minstens de goedkeuring van het besluitenverslag van de vorige vergadering; de goedkeuring van de agenda; de agendapunten met aanduiding of ze gebracht worden ter informatie, voor bespreking of voor goedkeuring; en per agendapunt de uitgenodigde externe personen.

De beslissingen genomen bij hoogdringendheid worden ambtshalve op de agenda geplaatst.

De dagorde duidt eveneens aan welke punten specifiek zijn voor één van de kamers.

Art. 15.De beknopte informatie voor het optreden in rechte wordt een week voor de vergadering in het Nederlands en het Frans aan de leden van de raad van bestuur bezorgd. Deze informatie zal altijd geanonimiseerd zijn. Ze is strikt vertrouwelijk, en mag door de leden van de raad van bestuur onder geen enkel beding aan derden worden overgemaakt.

Een kopie van de informatieve stukken, briefwisseling, ... ligt in het kantoor van de directie ter inzage, en de leden van de raad van bestuur kunnen daar kennis van nemen, één uur voor elke vergadering of op een ander, met de directie af te spreken, moment. Indien er vragen zijn, kunnen die tijdens de vergadering bij behandeling van dit punt gesteld worden.

Art. 16.Wanneer effectieve of plaatsvervangende leden een punt wensen te agenderen, dan moeten ze dit 15 kalenderdagen voor de vergadering schriftelijk of elektronisch ter kennis brengen aan de covoorzitters.

Het bureau beslist om het/de punt/punten al of niet op te nemen. Bij weigering van een agendapunt zullen de covoorzitters dit motiveren en als informatiepunt op de agenda van deze vergadering plaatsen.

Art. 17.Tijdens de vergaderingen staat het elk effectief en elk plaatsvervangend lid vrij om zich in de officiële landstaal van zijn/haar keuze uit te drukken.

De raad van bestuur kan beroep doen op simultaanvertaling.

Art. 18.De vergaderingen van de raad van bestuur worden onder hybride vorm georganiseerd. Het staat de leden vrij om hetzij fysiek, hetzij door middel van videoconferentie deel te nemen.

In geval van uitzonderlijke omstandigheden staat het college vrij om de vergaderingen louter via videoconferentie te organiseren.

Art. 19.De besluiten van de raad van bestuur kunnen, in uitzonderlijke gemotiveerde gevallen van hoogdringendheid en in het belang van Unia, genomen worden via een elektronische procedure bij de effectieve leden, of, indien een lid niet aan de procedure kan deelnemen, zijn of haar plaatsvervanger . In dat geval - en alleen in dat geval - is het besluit pas aanvaard wanneer er geen uitdrukkelijke tegenstemmen zijn binnen de drie kalenderdagen.

De stemmen die geheim moeten worden gehouden, uitgebracht via geschikte software.

Art. 20.De zitpenningen worden bepaald op 100 euro per zitting met een limiet van 1.500 euro per jaar. Dit bedrag wordt verdubbeld voor de covoorzitters.

Een effectief of plaatsvervangend lid van de raad van bestuur kan afzien van zijn/haar zitpenningen en/of verplaatsingskosten, en stelt daartoe de covoorzitters schriftelijk in kennis.

TITEL 5. - De kamers (artikel 8 § 3 van het samenwerkingsakkoord)

Art. 21.De punten die tot de bevoegdheid van een kamer behoren worden opgenomen in de dagorde van de vergadering van de interfederale raad van bestuur, die vervolgens de exclusieve bevoegdheid van één van de kamers valideert.

Indien een beslissing, in het licht van voorgaande alinea, door een kamer wordt genomen op grond van haar exclusieve bevoegdheid, zal zij beslissen over de wijze waarop dit gebeurt.

Deze beslissing kan genomen worden tijdens het verloop van de vergadering van de interfederale raad van bestuur, met dien verstande dat enkel de leden van de betrokken kamer stemrecht hebben.

De kamer kan ook beslissen om bijeen te komen na afloop van de interfederale raad van bestuur.

TITEL 5. - Het college

Art. 22.In elk contact met derden, met inbegrip van rechtshandelingen en het deelnemen aan juridische of administratieve procedures, volstaat de gezamenlijke handtekening van de leden van het college, behoudens in die gevallen bepaald door de raad van bestuur.

Art. 23.De raad van bestuur kan bepaalde bevoegdheden delegeren aan het college.

Deze delegaties zijn beperkt in de tijd en de raad van bestuur kan ze ten allen tijde intrekken.

Bij hoogdringendheid kan het college elke beslissing nemen die nodig blijkt in het kader van de opdrachten en de werking van Unia.

Een dergelijke beslissing moet binnen de vijf dagen meegedeeld worden aan de hele raad van bestuur en wordt ambtshalve ingeschreven op de dagorde van de volgende vergadering van de raad van bestuur.

Art. 24.Het college legt elk jaar ten laatste tegen eind februari de rekeningen van het voorgaande jaar ter goedkeuring voor aan de raad van bestuur. Hij/zij legt eveneens elk jaar ten laatste tegen eind april een ontwerp van begroting voor het daaropvolgende jaar voor.

Art. 25.De raad van bestuur keurt het ontwerp van jaarverslag goed.

Art. 26.Het college verzekert het secretariaat van de raad van bestuur. Het zorgt voor het ter beschikking stellen van de uitnodiging en de bijbehorende stukken, evenals voor de opmaak van het ontwerp van besluitenverslag van elke vergadering. Dit ontwerp van besluitenverslag bevat een beknopte samenvatting van de besprekingen en de genomen beslissingen; het wordt in beginsel mee verstuurd met de uitnodiging voor de volgende vergadering waarop het ter goedkeuring voorligt. Het goedgekeurde besluitenverslag wordt ondertekend door alle leden van het bureau.

Zowel de agenda voor de vergaderingen als het ontwerp van besluitenverslag worden in het Nederlands en het Frans opgesteld. De bij de agenda horende stukken zijn in principe beschikbaar in beide talen. Zij kunnen uitzonderlijk in één taal zijn opgesteld, maar dit kan niet voor het ontwerp van strategisch plan, jaarlijks actieplan, jaarverslag, rekeningen en budget.

Art. 27.Het college wordt belast met het verzorgen van de publicatie van dit huishoudelijk reglement en van elke wijziging ervan in het Belgisch Staatsblad.

Het wordt er eveneens mee belast om een vertaling naar het Duits te voorzien en deze te publiceren in het Belgisch Staatsblad.