Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur. - Huishoudelijk reglement

Artikel 1.Telkens een vraag om advies is ingediend bij de Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van bestuursdocumenten, afdeling openbaarheid van bestuur, hierna genoemd Commissie, brengt de secretaris onmiddellijk via elektronische weg alle leden hiervan op de hoogte.

Art. 2.§ 1. De Commissie vergadert in principe minstens éénmaal per maand op de zetel van de Commissie § 2. De voorzitter kan in samenspraak met de secretaris beslissen om de deliberatie via elektronische weg te laten plaatsvinden wanneer het niet mogelijk of bijzonder moeilijk is om fysiek te vergaderen; § 3. De voorzitter kan in samenspraak met de secretaris beslissen om over te gaan tot de schriftelijke procedure wanneer het een adviesaanvraag betreft die kennelijk niet ontvankelijk is of betrekking heeft op een aangelegenheid waarover de Commissie al een vaststaand standpunt heeft uitgewerkt.

Art. 3.De secretaris bezorgt ten minste vijf werkdagen voor de vergadering elektronisch aan de leden de uitnodiging van de vergadering die ook de agendapunten bevat. Hij bezorgt zo snel mogelijk elektronisch alle nuttige documenten aan de leden, behalve de documenten bedoeld in artikel 4 die ter inzage liggen.

Elk lid kan uiterlijk bij het begin van de vergadering vragen om een punt aan de agenda toe te voegen.

Art. 4.De documenten waarvan een kopie is opgevraagd bij de bevoegde administratieve overheid liggen voor alle leden enkel ter inzage op het secretariaat van de Commissie.

Art. 5.Het lid dat is verhinderd of dat zich bevindt in een toestand van onverenigbaarheid bedoeld in artikel 16 van het koninklijk besluit van 29 april 2008Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 29/04/2008 pub. 08/05/2008 numac 2008021045 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister en federale overheidsdienst binnenlandse zaken Koninklijk besluit betreffende de samenstelling en werkwijze van de Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van bestuursdocumenten sluiten betreffende de samenstelling en werkwijze van de Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van bestuursdocumenten, verwittigt zo spoedig mogelijk zijn plaatsvervanger en de secretaris van dit feit.

Art. 6.Als het effectief lid aanwezig is, mag het lid dat als zijn plaatsvervanger is aangewezen, niettemin de vergadering als waarnemer bijwonen.

Art. 7.Is besloten dat gebruik wordt gemaakt van de schriftelijke procedure op grond van artikel 2, § 3, dan bezorgt de secretaris zo snel mogelijk na de ontvangst van de adviesaanvraag een ontwerp van advies via elektronische weg aan de leden, die hun opmerkingen binnen drie kalenderdagen moeten doen kennen. Als aanpassingen moeten worden doorgevoerd, wordt een nieuw voorstel van advies vervolgens opnieuw via elektronische weg voorgelegd aan deze leden die binnen drie kalenderdagen via elektronische weg hun instemming dienen te geven.

Leden die niet tijdig reageren, worden geacht in te stemmen met het voorstel.

Art. 8.De secretaris stelt de notulen op en bezorgt het ontwerp zo snel mogelijk elektronisch aan alle leden. Na goedkeuring door de Commissie worden ze ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

Art. 9.De secretaris zorgt voor de notificatie of toezending van de adviezen, de uitnodigingen en andere mededelingen bedoeld in de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur en de wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in de provincies en gemeenten en hun uitvoeringsbesluiten.

Hij staat in voor de bewaring van de documenten en de archieven van de Commissie.

Art. 10.De Commissie delegeert aan zijn secretaris de bevoegdheid om alle briefwisseling te ondertekenen ter voorbereiding van de vergadering van de Commissie en om informatie op te vragen die nodig is voor de behandeling van de dossiers.

Art. 11.De Commissie stelt jaarlijks een verslag op en bezorgt dit aan de Eerste Minister en de minister van Binnenlandse Zaken. Dat verslag wordt ook bezorgd aan de voorzitter van de Kamer van Volksvertegenwoordigers.

Art. 12.De Commissie machtigt haar secretaris om namens haar de communicatie met het publiek, de indieners van een adviesaanvraag, de administratieve overheden en de pers te voeren, alsook om de adviesaanvraag zo nodig te bezorgen aan de bij deze adviesaanvraag betrokken administratieve overheid.

De Commissie machtigt haar secretaris eveneens om een beslissing te nemen over een aanvraag om toegang tot bestuursdocumenten in het bezit van de Commissie die een aanvrager aan de Commissie richt op grond van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur en op grond van de wet van 5 augustus 2006 betreffende de toegang van het publiek tot milieu-informatie.

Art. 13.De adviezen worden bekendgemaakt op de website van de Commissie.

Brussel, 15 februari 2021.

F. Schram, Pascale Vandernacht, secretaris voorzitter