COÖRDINATIESTRUCTUUT VOOR PATRIMONIUMINFORMATIE

Huishoudelijk reglement van de raad van bestuur van de Coördinatiestructuur voor patrimoniuminformatie AFDELING I. - DEFINITIES EN OPDRACHT

Artikel 1.De definities die gebruikt worden in het huidig huishoudelijk reglement zijn deze die vermeld zijn in het eerste artikel van het Samenwerkingsakkoord van 18 april 2014Relevante gevonden documenten type samenwerkingsakkoord prom. 18/04/2014 pub. 25/09/2014 numac 2014205552 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Samenwerkingsakkoord tussen de Federale Staat, het Vlaamse Gewest, het Waalse Gewest en het Brusselse Hoofdstedelijk Gewest met betrekking tot de Coördinatiestructuur voor patrimoniuminformatie sluiten houdende de oprichting van de Coördinatiestructuur voor patrimoniuminformatie (het Akkoord).

Zoals artikel 2 van het Akkoord aangeeft, heeft de Coördinatiestructuur voor patrimoniuminformatie als opdracht het organiseren van de gecoördineerde en geïntegreerde uitwisseling van patrimoniuminformatie tussen de federale overheid en de gewesten, en tussen de gewesten onderling alsook de verbintenis van de partijen om bij te dragen tot het bijwerken van de patrimoniuminformatie.

AFDELING II SAMENSTELLING VAN DE RAAD VAN BESTUUR

Art. 2.Zoals het artikel 11 van het Akkoord aangeeft, bestaat de raad van bestuur uit acht effectieve leden, te weten : -twee leden aangewezen door de federale Staat, behorend tot een verschillende taalrol; - twee leden aangewezen door het Vlaams Gewest; - twee leden aangewezen door het Waals Gewest; en - twee leden aangewezen door het Brussels Hoofdstedelijke Gewest, behorend tot een verschillende taalrol.

Tevens stelt elke partij twee plaatsvervangers aan.

Art. 3.Overeenkomstig het zelfde artikel 11, al. 4, van het Akkoord, is de aanstelling in de hoedanigheid als lid van de raad van bestuur niet verenigbaar met : 1° het mandaat van lid van het Europees Parlement, de Federale Kamers, of van een gemeenschaps- of gewestparlement;2° het mandaat van een lid van de federale regering, een gemeenschaps- of gewestregering of gewestelijke staatssecretaris;3° de hoedanigheid van personeelslid van de CSPI. AFDELING III. - DE VOORZITTER

Art. 4.De voorzitter zit de vergaderingen van de raad van bestuur voor, leidt de debatten en waakt over het goede verloop van de vergaderingen. De dagorde van de vergaderingen wordt hem voorgelegd ter validatie.

Art. 5.De voorzitter verzekert de toepassing van het huidig huishoudelijk reglement.

Art. 6.Zoals het artikel 11 van het Akkoord aangeeft, wordt het voorzitterschap van de raad van bestuur om de twee jaar afwisselend uitgeoefend door één van de vertegenwoordigers van een andere partij.

Art. 7.De voorzitter van de raad van bestuur vertegenwoordigt de CSPI in en buiten rechte.

De coördinator staat de voorzitter van de raad van bestuur bij in de uitoefening van diens opdrachten.

AFDELING IV. - HET SECRETARIAAT

Art. 8.Zoals het artikel 15, § 2 van het Akkoord aangeeft, wijst de raad van bestuur uit de leden van het secretariaat een coördinator aan voor een periode die samenvalt met het mandaat van de voorzitter van de raad van bestuur. De coördinator behoort tot een andere taalrol dan de voorzitter van de raad van bestuur.

De coördinator is belast is met de dagelijkse leiding van de CSPI en woont de vergaderingen van de raad van bestuur bij met spreekrecht, doch zonder de andere rechten van de effectieve leden van de raad van bestuur uit te oefenen.

Art. 9.De coördinator, aangesteld door de raad van bestuur, leidt het secretariaat en beheert de dagelijkse taken van het secretariaat.

Art. 10.Zoals het artikel 14 van het Akkoord aangeeft, is het secretariaat belast met : - het voorbereiden en uitvoeren van alle beslissingen van de raad van bestuur; - het verzorgen van het secretariaat van de raad van bestuur en van het forum; - het opstellen van de ontwerpen van het driejaarlijks strategisch plan, het jaarlijks operationeel plan, de begroting, de rekeningen alsook van het verslag over de werking van het voorbije begrotingsjaar, die worden voorgelegd aan de raad van bestuur.

Art. 11.In geval van afwezigheid van de coördinator, duidt deze een vertegenwoordiger aan onder de leden van het secretariaat.

AFDELING V. - FREQUENTIE VAN DE VERGADERINGEN

Art. 12.De raad van bestuur komt geregeld samen op uitnodiging van de voorzitter en telkens als de belangen van de CSPI of van één van de partijen binnen de CSPI het vereisen.

AFDELING VI OPROEPINGEN EN PLAATS VAN DE VERGADERING

Art. 13.De voorzitter stelt de datum en het uur van de vergaderingen vast. De oproepingen worden door het secretariaat, minstens 10 werkdagen voor de zitting, gericht aan de leden van de raad van bestuur. Deze termijn kan ingekort worden in geval van een dringende oproeping.

De oproepingen en de dagorders van de zittingen worden opgesteld in het Frans en in het Nederlands.

De oproepingen, evenals de dagorder, worden opgestuurd per mail. De oproepingen en de stukken die nodig zijn om de agendapunten te onderzoeken worden eveneens binnen de 10 werkdagen ter informatie overgemaakt aan de leden van de raad van bestuur.

Art. 14.De raad van bestuur komt samen te Brussel in de lokalen van de CSPI. In uitzonderlijke omstandigheden, kan deze samenkomen op een andere plaats.

AFDELING VII. - DAGORDE

Art. 15.De dagorde van de vergaderingen wordt opgesteld in overleg tussen de raad van bestuur en het secretariaat. Hij wordt ter validatie voorgelegd aan de voorzitter die deze meedeelt aan de leden van de raad van bestuur.

Art. 16.De leden van de raad van bestuur kunnen, binnen de 5 werkdagen voor de volgende vergadering, een schriftelijk voorstel overmaken aan de voorzitter van de bijkomende punten die dienen onderzocht te worden. De voorzitter legt deze voorstellen voor aan de raad van bestuur om ze ofwel onmiddellijk te behandelen ofwel om ze eventueel op te nemen op de dagorde van een volgende vergadering van de raad van bestuur.

AFDELING VIII. - AANWEZIGHEID OP DE VERGADERINGEN

Art. 17.De effectieve leden en hun plaatsvervangers worden uitgenodigd op de vergaderingen. De aanwezigheid van de partijen op de vergaderingen is verplicht. Iedere partij moet zich laten vertegenwoordigen door minstens één persoon. Iedere partij informeert de voorzitter welke leden aanwezig zullen zijn. In geval van verhindering van de voorzitter, zullen zijn bevoegdheden uitgeoefend worden door het andere effectieve lid die dezelfde partij vertegenwoordigt.

AFDELING IX. - VERLOOP VAN DE VERGADERINGEN

Art. 18.De leden van de raad van bestuur die wensen zich te laten bijstaan door externe deskundigen tijdens de raad van bestuur voor een specifiek punt opgenomen op de dagorde, dienen de voorzitter hiervan in kennis te stellen per mail voorafgaandelijk aan de vergadering.

Art. 19.De deskundigen die extern aan de raad van bestuur zijn, zoals vermeld in het artikel 18, hebben een adviserende functie en dus geen beslissingsbevoegdheid. Zij komen slechts tussen in de debatten voor het specifieke punt dat opgenomen is op de dagorde en zijn gehouden aan het confidentieel karakter van de debatten.

De raad van bestuur, de voorzitter of de coördinator kunnen vragen om vergaderingen van specifieke werkgroepen te organiseren. De verslagen die door deze werkgroepen opgesteld worden, worden ter beschikking gesteld van de leden van de raad van bestuur.

Art. 20.De vergaderingen zijn niet publiek. Iedere partij staat in voor de communicatie van de beslissingen die genomen zijn door de CSPI naar de geïnteresseerde instanties (natuurlijke personen of rechtspersonen).

AFDELING X. - BEGROTING

Art. 21.Overeenkomstig het artikel 17 § 1 van het Akkoord, stelt de raad van bestuur, elk jaar vóór 15 juni, de begroting voor het volgende begrotingsjaar op met opgave van alle ontvangsten en alle uitgaven. Het begrotingsjaar valt samen met het kalenderjaar.

De begroting wordt, binnen de twee maanden na haar goedkeuring door de raad van bestuur, voor goedkeuring voorgelegd aan de federale Minister van Begroting en aan elke gewestminister onder wiens bevoegdheid de begroting ressorteert.

Wanneer de begroting niet goedgekeurd is voor 1 januari van het betrokken begrotingsjaar, wordt de begroting van het vorige jaar verlengd onder het stelsel van de voorlopige twaalfden.

Art. 22.Zoals het artikel 17 § 2 van het Akkoord aangeeft, keurt de raad van bestuur, elk jaar vóór 1 april, de rekeningen van het voorbije begrotingsjaar goed en stelt hij een verslag op over de werkzaamheden en de financiële toestand van de CSPI. De rekeningen en het verslag worden, binnen de twee maanden na hun goedkeuring door de raad van bestuur, overgemaakt aan de federale Minister van Begroting en aan elke gewestminister onder wiens bevoegdheid de begroting ressorteert.

AFDELING XI MODALITEITEN VAN DE BESLUITVORMING

Art. 23.Zoals alinea 2 van het artikel 2 van het samenwerkingsakkoord van 18 april 2014Relevante gevonden documenten type samenwerkingsakkoord prom. 18/04/2014 pub. 25/09/2014 numac 2014205552 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Samenwerkingsakkoord tussen de Federale Staat, het Vlaamse Gewest, het Waalse Gewest en het Brusselse Hoofdstedelijk Gewest met betrekking tot de Coördinatiestructuur voor patrimoniuminformatie sluiten houdende de oprichting van de Coördinatiestructuur voor patrimoniuminformatie stelt, beoogt het tevens het afsluiten van specifieke overeenkomsten tussen bepaalde partijen voor het gemeenschappelijke beheer en om de uitwisseling van welbepaalde patrimoniuminformatie mogelijk te maken.

Overeenkomstig het artikel 12 van het Akkoord, beslist de raad van bestuur bij consensus van alle leden, onverminderd het recht van bepaalde partijen om specifieke overeenkomsten af te sluiten zoals hierboven bedoeld.

Art. 24.Zoals hetzelfde artikel 12 van het Akkoord aangeeft, wordt, bij gebreke aan consensus, hiervan een omstandig verslag opgemaakt dat de standpunten van alle partijen uiteenzet en kan elke partij over die aangelegenheid het Overlegcomité vatten.

Art. 25.De persoon die de partij vertegenwoordigt beschikt over beslissingsbevoegdheid. Als een effectief lid aanwezig is, heeft de eveneens aanwezige plaatsvervanger geen beslissingsbevoegdheid.

AFDELING XII. - UITVOERING VAN DE BESLISSINGEN

Art. 26.Het ontwerp van proces-verbaal wordt opgemaakt door het secretariaat binnen een termijn van 10 werkdagen en het wordt geviseerd door de voorzitter. Dit ontwerp wordt vervolgens ter goedkeuring overgemaakt aan de leden van de raad van bestuur om hen toe te laten hun opmerkingen te formuleren die dan worden opgenomen in het PV.

Art. 27.Na goedkeuring door de raad van bestuur wordt het proces-verbaal getekend door de voorzitter in naam van de leden van de raad van bestuur. Het wordt meegedeeld door het secretariaat aan de betrokken partijen. Een origineel en naar behoren afgetekend exemplaar wordt bewaard door het secretariaat.

AFDELING XIII. - HET FORUM

Art. 28.Overeenkomstig het artikel 16 van het Akkoord, richt de raad van bestuur een forum op, samengesteld uit vertegenwoordigers van alle personen geïnteresseerd in de toegang tot en het hergebruik van patrimoniuminformatie en regelt de samenstelling en de werking ervan.

Het forum kan alle adviezen en aanbevelingen geven aan de raad van bestuur om de toegang tot en het hergebruik van de patrimoniuminformatie te verbeteren.

De raad van bestuur kan het forum de mogelijkheid bieden om advies te verlenen over de ontwerpen van het driejaarlijks strategisch plan en van het jaarlijks operationeel plan. De raad van bestuur kan beslissen dat de afgevaardigde van het forum uitgenodigd wordt op de vergaderingen van de raad van bestuur met spreekrecht, doch zonder de andere rechten van de effectieve leden van de raad van bestuur uit te oefenen.

AFDELING XIV. - ALGEMENE BEPALINGEN

Art. 29.De briefwisseling die bestemd is voor de CSPI dient verstuurd te worden per post of per mail. Die adressen zullen meegedeeld worden via het toekomstig internetportaal van de CSPI.

Art. 30.De raad van bestuur kan wijzigingen aanbrengen aan het huidig huishoudelijk reglement bij consensus van zijn leden. Hij beraadslaagt hierover tijdens de vergadering die volgt op het indienen van de vraag tot wijziging.

Art. 31.Het huidig huishoudelijk reglement werd goedgekeurd door de raad van bestuur tijdens de zitting van 7 maart 2016 en treedt in werking de dag van de publicatie in het Belgisch Staatsblad.