Huishoudelijk reglement van de directieraad van de Dienst voor de bijzondere sociale zekerheidsstelsels Artikel. 1. De directieraad wordt voorgezeten door de titularis van de managementfunctie van administrateur-generaal of, bij diens afwezigheid, door de titularis van de managementfunctie van adjunct-administrateur-generaal.

In geval van verhindering van de administrateur-generaal of de adjunct-administrateur-generaal wordt het voorzitterschap waargenomen door het aanwezige directielid van niveau A5 met de meeste anciënniteit. In geval één of meerdere leden van de directieraad van niveau A5 dezelfde anciënniteit bezitten, zit de oudste de vergadering voor.

Art. 2.De directieraad wordt samengeroepen door de voorzitter of indien minstens één lid schriftelijk en met vermelding van de te onderzoeken aangelegenheid erom vraagt. Hij vergadert telkens het nodig is en minstens om de 2 weken behalve gedurende de schoolvakanties.

Art. 3.De voorzitter bepaalt de agenda. Hij opent en sluit de vergadering, leidt de besprekingen, waakt over de naleving van het huishoudelijk reglement en zorgt voor het goede verloop van de vergadering.

Art. 4.De oproeping bevat datum, uur, plaats van de vergadering en de agenda. Zo nodig worden de nota's of documenten betreffende de te bespreken punten bij de oproeping gevoegd. De leden van de directieraad kunnen op het secretariaat van de raad de archiefstukken en de administratieve dossiers inzien.

In gevallen die als dringend worden beschouwd, kan de oproepingstermijn worden teruggebracht tot één volle werkdag mits motivering.

Nieuwe punten kunnen slechts aan de agenda worden toegevoegd als daarover bij de aanwezige leden eensgezindheid bestaat, behalve indien het een vraag van het beheerscomité betreft. Desgevallend wordt de agenda bij het begin van de vergadering aangevuld.

De punten worden onderzocht zoals vermeld op de agenda, behalve wanneer ten minste de helft van de aanwezige leden ermee akkoord gaat om die te wijzigen.

Het directielid dat verhinderd is, stelt het secretariaat van de raad hiervan onmiddellijk in kennis en kan zich laten vervangen door zijn adjunct of het diensthoofd van zijn keuze. Desbetreffend lid kan zijn opmerkingen of zijn adviezen schriftelijk aan de voorzitter meedelen.

De voorzitter brengt deze bij het begin van de bespreking van de bedoelde dossiers aan de raad ter kennis.

Art. 5.De directieraad kan niet geldig beraadslagen indien niet minstens de helft van de leden aanwezig is.

Indien het quorum niet bereikt wordt, kan de raad na een tweede bijeenroeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig over dezelfde agenda beraadslagen.

De directieraad mag hoe dan ook enkel beraadslagen wanneer ten minste één lid van elke taalrol aanwezig is.

De leden van de directieraad die persoonlijk belang hebben bij een of meerdere punten van de agenda, dienen, bij de bespreking van die punten, de vergadering te verlaten.

Art. 6.Onverminderd de toepassing van de bepalingen van artikel 7, worden de beslissingen genomen bij meerderheid van stemmen; de onthoudingen worden niet meegerekend. De stemming gebeurt bij handopsteken. Bij gelijkheid van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Art. 7.§ 1. Elke beslissing die door de directieraad ten aanzien van een persoon wordt genomen, gebeurt bij geheime stemming en bij meerderheid van stemmen. De onthoudingen worden niet meegerekend. Bij gelijkheid van stemmen wordt opnieuw gestemd. Indien er zich opnieuw gelijkheid van stemmen voordoet, wordt het voorstel verworpen. In geval van verwerping kunnen andere voorstellen ter stemming worden voorgelegd. § 2. Bij het uitbrengen van een gemotiveerd advies over een bevordering die afhankelijk is van het vacant zijn van een betrekking van niveau A, gaat de directieraad als volgt te werk : a) hij onderzoekt de ontvankelijkheid van de kandidaturen en kijkt de inlichtingen omtrent de loopbaan en de evaluatie van de kandidaten na;b) na een grondige algemene bespreking omtrent de verdiensten en de geschiktheid van alle kandidaten, brengen de leden van de directieraad een geheime stem uit voor de kandidaat die zij het meest geschikt achten;c) vervolgens beslissen de leden van de directieraad via dezelfde procedure over de rangschikking van de overige kandidaten.Er worden maximum vijf kandidaten via geheime stemming voorgedragen; de andere kandidaten worden gerangschikt volgens de bepalingen die gelden voor de rangschikking van de ambtenaren van wie de anciënniteit moet worden vergeleken; d) bij gelijkheid van stemmen wordt opnieuw gestemd onder de kandidaten die na een stemronde ex aequo werden gerangschikt;e) blijven de kandidaten na een tweede stemronde nog ex aequo gerangschikt, dan wordt hun kandidatuur aan de benoemende overheid voorgelegd met behoud van dit ex aequo. De voorzitter telt de stemmen en deelt het resultaat onmiddellijk in de vergadering mee. § 3. Van de voorstellen wordt kennis gegeven aan de ambtenaren die voldoen aan de vereisten om de te begeven betrekking te bekleden. De ambtenaar die zich benadeeld acht, kan, binnen tien werkdagen na de kennisgeving, bezwaar indienen bij de overheid die gelast is de voorstellen te doen. Bij het verstrijken van deze termijn onderzoekt de directieraad de bezwaarschriften.

Is hij, bij geheime stemming, van mening dat een bezwaarschrift gegevens bevat welke zouden kunnen in aanmerking komen, dan onderzoekt de directieraad opnieuw, in functie van deze gegevens, de toestand van de ambtenaar die het bezwaar heeft ingediend, alsmede de toestand van alle ambtenaren die tot de betrekking kunnen toegelaten worden, volgens de procedure voorzien in §§ 1 en 2 van dit artikel.

Art. 8.Bij beraadslagingen over de kandidaturen, wordt de helft waarvan sprake in artikel 5, eerste lid, berekend op alle leden, waarbij de leden van de directieraad die zelf kandidaat zijn niet worden meegerekend.

Bij beraadslagingen over tuchtmaatregelen, kan het lid van de directieraad dat het voorlopig voorstel van tuchtstraf geformuleerd heeft, niet deelnemen aan de beraadslagingen, noch aan de stemming over het definitieve voorstel van tuchtstraf en verlaat het lid tijdelijk de zitting. De helft waarvan sprake in artikel 5, eerste lid, wordt in dit geval berekend op alle leden, waarbij het lid dat het voorstel geformuleerd heeft niet wordt meegerekend.

Art. 9.§ 1. Onder de personeelsleden van de Dienst duidt het algemeen bestuur de persoon aan die met het secretariaat wordt belast en die als dusdanig de vergaderingen van de directieraad bijwoont. § 2. Het secretariaat van het algemeen bestuur verstuurt de oproepingen voor de vergaderingen, met de agenda, die door de voorzitter wordt opgesteld en de eventueel daarbij horende nota's of documenten, die door de betrokken diensten worden opgemaakt, evenals de notulen van de vergaderingen. Het deelt de adviezen en de beslissingen mee aan de bevoegde instanties onder de handtekening van de voorzitter. Het is verantwoordelijk voor het archief van de directieraad. § 3. De notulen worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris en worden aan alle leden overgezonden. Ze worden goedgekeurd indien er geen schriftelijke opmerkingen binnen de vier werkdagen na het versturen ervan op het secretariaat toekomen. In geval van opmerkingen worden de betwiste delen van de notulen op de volgende vergadering besproken en ter goedkeuring voorgelegd.

Art. 10.De directieraad kan ambtenaren van de instelling of zelfs aan de instelling vreemde personen horen die, uit hoofde van hun functie of van hun bijzondere bevoegdheid, de raad nuttige informatie kunnen verstrekken bij de bespreking van een agendapunt.

Art. 11.Inzake evaluatie en tuchtstraffen kan de directieraad beslissen de betrokken ambtenaren te horen, zelfs indien zij niet gevraagd hebben om gehoord te worden. Zij mogen zich voor hun verdediging laten bijstaan door een persoon die ze zelf hebben gekozen.

De ambtenaar die voor de raad verschijnt, wordt gehoord en ondervraagd in de taal van zijn rol.

Art. 12.De vergaderingen zijn niet openbaar. De besprekingen en de stukken met betrekking tot de agendapunten zijn vertrouwelijk. De leden zijn tot geheimhouding verplicht wat de documenten en de inhoud ervan, de besprekingen en de stemmingen betreft.

Iedere persoon die betrokken werd bij de werkzaamheden van de raad is tot geheimhouding verplicht omtrent de besprekingen, beraadslagingen en elke inlichting waarvan hij kennis krijgt bij de uitoefening van zijn opdracht.

Art. 13.Gevallen waarin dit reglement niet voorziet, worden door de raad in de vergadering beslecht.

Art. 14.Elke wijziging van dit reglement wordt met gewone meerderheid van de leden van de raad aangenomen, op voorwaarde dat zij ten minste drie werkdagen vóór de vergadering schriftelijk aan de leden werd medegedeeld.

Art. 15.Dit huishoudelijk reglement, dat door de directieraad tijdens de vergadering van 2 juli 2015 werd goedgekeurd, treedt in werking vanaf de datum van publicatie in het Belgisch Staatsblad.

Brussel, 2 juli 2015.