Huishoudelijk reglement van de Directieraad van het Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid

Artikel 1.Overeenkomstig artikel 7bis, § 1 van het Koninklijk Besluit van 20 april 1965 tot vaststelling van het organiek statuut van de federale wetenschappelijke instellingen is de Directieraad van het W.I.V samengesteld uit de algemeen directeur, de operationeel directeurs en de ondersteunend directeur.

De algemeen directeur van het WIV zit de Raad voor en staat in voor de goede werking ervan; hij zorgt er ook voor dat het reglement wordt nageleefd en hij opent, leidt en besluit de besprekingen.

Wanneer de voorzitter van de Raad verhinderd is, duidt hij het lid van de Raad aan dat hem vervangt. Bij ontstentenis van aanwijzing, wordt het voorzitterschap waargenomen door de operationeel of ondersteunend directeur met de hoogste dienstanciënniteit.

Artikel 2.De Directieraad staat de algemeen directeur bij in het dagelijks beheer van de instelling. Binnen de instelling oefent hij de opdrachten uit die zijn toegewezen aan het directiecomité van een federale overheidsdienst krachtens artikel 5 van het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeen-schappelijk zijn aan iedere federale overheids-dienst en, in voorkomend geval, zonder een inbreuk te vormen op die werden toegewezen aan het directiecomité van de federale overheids-dienst waaronder hij ressorteert en in het bijzonder voor de oppstelling van het ontwerp van begroting en het ontwerp van personeels-plan.

Art. 2.De Directieraad vergadert op uitnodiging van de voorzitter ten minste éénmaal per maand, behalve in de maanden juli en augustus.

Bovendien kan de voorzitter op eigen initiatief of op schriftelijke of elektronische aanvraag van minstens twee leden een bijkomende vergadering samenroepen.

De leden verbinden er zich toe zo veel mogelijk elke vergadering bij te wonen. Het lid dat om dwingende redenen verhinderd is om de vergadering bij te wonen, brengt de voorzitter hiervan op de hoogte voor de vergadering. De leden kunnen zich niet laten vervangen, tenzij in geval van langdurige afwezigheid (één maand of meer).

Art. 3.De voorzitter duidt een secretaris en eventueel een adjunct-secretaris van de andere taalrol aan, die belast worden met de voorbereiding van de vergaderingen, het akte nemen van de beraadslagingen van de Raad en het opstellen van de notulen.

Art. 4.De secretaris bereid op basis van de elementen aangebracht door de voorzitter een dagorde op en stelt deze, samen met een elektronische versie van de documenten betreffende de te bespreken punten, op de server van de Directieraad ter beschikking van de leden.

De secretaris stuurt de uitnodiging ten minste twee werkdagen voor de vergadering aan de leden. In dringende gevallen kan een document tijdens de zitting worden uitgedeeld.

De Raad kan, op vraag van één van zijn leden en mits akkoord van de voorzitter of twee van zijn leden, zich laten bijstaan door personen met raadgevende stem die, omwille van hun bijzondere bevoegdheden, nuttige inlichtingen kunnen geven over een punt van de agenda. De aanwezigheid van deze personen zonder beslissende stem wordt beperkt tot de behandeling van het punt voor hetwelk zij worden gehoord en in geen geval nemen zij deel aan de beraadslagingen over individuele dossiers.

Art. 5.De voorzitter stelt de agenda op. Elk lid kan, tot één werkdag voor de vergadering, schriftelijk vragen om een punt aan de agenda toe te voegen.

Tijdens de vergadering kunnen enkel bij éénparigheid van de aanwezige leden, nieuwe punten aan de agenda worden toegevoegd.

Geen enkel punt van de dagorde dat invloed kan hebben op het beheer van de infrastructuur, de begroting, het personeel, de informatica of de veiligheid en dat specifiek betrekking heeft op een bepaalde operationele directie, waarvan het lid verhinderd is, mag behouden noch toegevoegd worden.

Op gemotiveerd verzoek van een lid, kan de voorzitter beslissen het onderzoek van één of meerdere punten te verdagen.

Art. 6.De Raad kan slechts geldig beraadslagen wanneer ten minste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is.

Indien dit quorum niet bereikt wordt, kan de Raad, na een tweede uitnodiging, geldig beraadslagen over dezelfde agenda, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Nochtans kan in geen geval over punten beraadslaagd worden waarbij een beslissing moet genomen worden over individuele personeelsdossiers, als het betrokken stemgerechtigde lid van de Raad afwezig is.

Art. 7.De beslissingen worden bij consensus genomen of, bij ontstentenis hiervan, bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. Bij staking van stemmen, is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Alle leden zijn ertoe gehouden de beslissingen en afspraken binnen de Raad, collegiaal en loyaal uit te voeren.

Art. 8.Het ontwerp van de notulen wordt elektronisch aan alle leden van de Raad toegezonden ten laatste binnen vijf werkdagen na de vergadering. Indien geen enkele schriftelijke opmerking aan de voorzitter wordt toegestuurd binnen drie werkdagen die op deze toezending volgen, worden de notulen als aanvaard beschouwd. In geval van opmerkingen, wordt het verslag aangepast na advies van de voorzitter.

De definitieve versie wordt ter beschikking gesteld van de leden op de server van de Raad. Een exemplaar van de definitieve tekst, ondertekend door de voorzitter en de secretaris, wordt bewaard door de secretaris.

Art. 9.Een communiqué met de belangrijkste beslissingen van de Raad wordt ter beschikking gesteld van het personeel in het Nederlands en in het Frans.

Art. 10.De uitnodiging, de agenda en de documenten die voor beraadslaging aan de Raad worden voorgelegd kunnen opgesteld worden in het Frans, het Engels of het Nederlands.

De notulen worden afwisselend in het Nederlands en het Frans opgemaakt met uitzondering van de punten die één bepaald personeelslid betreffen, deze worden steeds opgesteld in de taalrol van het betrokken personeelslid.

Art. 11.De voorzitter stuurt aan de voorzitter van het directiecomité van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid Voedselketen en Leefmilieu een kopie van de notulen.

Art. 12.Documenten verzonden per elektronische post zijn evenwaardig aan verzendingen op papier.

Goedgekeurd door de Directieraad tijdens zijn zitting van 9 september 2013.

De Voorzitter, Dr Johan PEETERS