Huishoudelijk reglement van de directieraad van het Belgisch Instituut voor Ruimte-Aeronomie

Artikel 1.De directieraad vergadert ten minste driemaal per jaar.

Art. 2.De directieraad vergadert op initiatief van de voorzitter of op schriftelijk verzoek van ten minste twee van zijn leden, in welk geval de zitting van de raad binnen één maand na ontvangst van het verzoek moet plaatsvinden. Alle elektronische berichten zijn het voorwerp van een ontvangstbewijs aan de afzender vanwege alle geadresseerden.

Art. 3.De voorzitter stelt de datum van de vergadering vast en bepaalt de agenda.

Een op de agenda ingeschreven punt kan het onderwerp zijn van een bondige inleidende nota.

Op verzoek van een lid, dat hiertoe de inleidende nota voorlegt, kunnen punten aan de agenda worden toegevoegd.

De oproepingen gaan uit van de voorzitter. De te behandelen stukken worden als bijlage bij de oproeping aan de leden van de directieraad toegezonden. De leden moeten minstens drie werkdagen voor de vergadering in het bezit zijn van de oproeping en de bijlagen.

Art. 4.De leden van de directieraad kunnen steeds het archief van deze raad raadplegen en de stukken van de administratieve dossiers inkijken voor zover deze stukken betrekking hebben op een agendapunt.

Art. 5.Op initiatief van de voorzitter of van de meerderheid van de leden in functie van de directieraad, kunnen andere personen verzocht worden deel te nemen aan de vergadering voor de voorstelling van bepaalde dossiers. De aanwezigheid van deze personen, evenals het (de) dossier(s) in verband waarmee zij worden uitgenodigd, wordt vermeld in de oproeping.

Op gunstig advies van de meerderheid van de aanwezige leden, kunnen zij deelnemen aan de beraadslagingen - maar niet aan de stemming - van de directieraad. Deze bepaling geldt niet voor de beraadslagingen die betrekking hebben op de dossiers bedoeld in artikel 9.

Art. 6.De voorzitter opent en sluit de zittingen, leidt de debatten en de beraadslagingen en is belast met het goede verloop van de vergaderingen.

De voorzitter gaat na of aan de voorwaarde vermeld in artikel 7 voldaan is.

Art. 7.De directieraad kan slechts geldig beraadslagen indien de meerderheid van zijn leden in functie aanwezig is. Indien dit quorum niet wordt bereikt, kan de directieraad, na een tweede bijeenroeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig beraadslagen over dezelfde agenda indien ten minste 3 leden aanwezig zijn.

Art. 8.De beslissingen van de directieraad worden genomen bij meerderheid van stemmen, de onthoudingen niet meegerekend. Bij gelijkheid van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend en wordt akte genomen van de minderheidsmeningen in de notulen.

Wanneer bij de directieraad een voorlopig voorstel van tuchtstraf aanhangig gemaakt wordt, mogen de leden die tussenbeide gekomen zijn in de procedure door aan de vervolging deel te nemen of de beschuldiging in te brengen en daaromtrent het voorlopige voorstel van straf te doen, deelnemen aan de beraadslagingen maar niet aan de stemming over het definitieve voorstel van straf.

Wanneer bij de directieraad beroep wordt aangetekend in verband met een evaluatie, mogen de leden die in enige hoedanigheid tussenbeide gekomen zijn in de evaluatieprocedure van de bewuste ambtenaar niet aan de stemming deelnemen.

Wanneer de directieraad adviserend optreedt, worden de door zijn leden geformuleerde opmerkingen in de notulen opgenomen en toegevoegd aan het advies dat aan de bevoegde overheden wordt voorgelegd.

Art. 9.§ 1 Elke individuele beslissing ten opzicht van een ambtenaar wordt genomen bij geheime stemming. § 2. Wanneer de directieraad een rangschikking moet opstellen van de kandidaten om een of meerdere betrekkingen toe te kennen door verhoging in hogere klasse, door verhoging in weddeschaal of door verandering van graad, vinden er zoveel stemmingen plaats als er vacante betrekkingen zijn. § 3. Voor elke betrekking stelt de directieraad maximaal vijf kandidaten voor. Na de voorstelling van de kandidaten wordt een afzonderlijke stemming gehouden voor elk van de plaatsen.

Bij gelijkheid van stemmen wordt opnieuw gestemd. Indien, na deze stemronde, de kandidaten ex aequo gerangschikt blijven, geschiedt de voordracht bij de tot benoemen bevoegde overheid met behoud van dit ex aequo.

Art. 10.De secretaris van de directieraad wordt aangewezen door de directieraad op voordracht van de voorzitter.

De secretaris vervult zijn opdracht onder het gezag en de leiding van de voorzitter. Indien de secretaris geen lid is van de directieraad heeft hij geen raadgevende stem.

De secretaris verzorgt het dagelijks beheer van de directieraad.

Hij stelt de notulen van de vergaderingen op en deelt de door de voorzitter ondertekende adviezen en beslissingen van de directieraad mee aan de bevoegde overheden. Hij is verantwoordelijk voor het archief van de directieraad.

Art. 11.Een ontwerp van notulen van de vergadering wordt toegezonden aan de leden van de directieraad.

Bij ontstentenis van opmerkingen binnen tien werkdagen worden de notulen beschouwd als aangenomen. In geval van opmerkingen worden de notulen op de volgende vergadering voorgelegd aan de goedkeuring van de leden. De definitieve notulen worden ondertekend door alle leden die deelgenomen hebben aan de vergadering.

Na goedkeuring van de definitieve notulen, wordt een conforme kopie ervan toegezonden aan de leden van de directieraad.

Art. 12.De oproeping en de notulen van elke vergadering worden opgesteld in beide landstalen.

Art. 13.De voorzitter, de leden en iedere persoon die betrokken werd bij de werkzaamheden van de directieraad zijn tot geheimhouding verplicht omtrent de debatten, de beraadslagingen en elke inlichting waarvan zij kennis zouden krijgen bij de uitvoering van hun opdracht.

Art. 14.Dit huishoudelijk reglement werd goedgekeurd door de directieraad van het Belgisch Instituut voor Ruimte-Aeronomie op 16 augustus 2012.

Het treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt gepubliceerd.

Algemeen Directeur a.i.

Martine De Mazière