Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie Huishoudelijk reglement van de Directieraad Samenstelling van de Raad

Artikel 1.Overeenkomstig art. 7, § 1 van het koninklijk besluit van 20 april 1965 tot vaststelling van het organiek statuut van de federale wetenschappelijke instellingen is de Directieraad van het CODA samengesteld uit de Algemeen directeur, de operationeel directeurs en de directeur van de ondersteunende dienst.

Naast de leden die er wettelijk deel van uitmaken, nemen ook de verantwoordelijken van de diensten Financiën en beheerscontrole, HRM, ICT en infrastructuur deel aan de vergaderingen van de Directieraad.

Deze laatsten hebben geen stemrecht, wel een raadgevende functie.

De Algemeen directeur van het CODA zit de Directieraad voor en staat in voor de goede werking ervan, hij zorgt er ook voor dat het reglement wordt nageleefd en hij opent, leidt en besluit de besprekingen.

Wanneer de voorzitter van de Directieraad verhinderd is, duidt hij het lid van de Directieraad aan dat hem vervangt. Bij ontstentenis van aanwijzing, wordt het voorzitterschap waargenomen door de operationeel of ondersteunende directeur met de hoogste dienstanciënniteit.

Opdracht van de Raad

Art. 2.De Directieraad staat de Algemeen directeur bij in het dagelijks beheer van de instelling. Binnen de instelling oefent hij de opdrachten uit die zijn toegewezen aan het directiecomité van een federale overheidsdienst krachtens artikel 5 van het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst en, in voorkomend geval, zonder een inbreuk te vormen op die werden toegewezen aan het directiecomité van de federale overheidsdienst waaronder hij ressorteert en in het bijzonder voor de opstelling van het ontwerp van begroting en het ontwerp van personeelsplan.

Samenroepen van de vergadering

Art. 3.De Directieraad vergadert op uitnodiging van de voorzitter ten minste éénmaal per maand, behalve in de maanden juli en augustus.

Bovendien kan de voorzitter op eigen initiatief of op schriftelijke of elektronische aanvraag van minstens twee leden een bijkomende vergadering samenroepen.

De leden verbinden zich er toe zo veel mogelijk elke vergadering bij te wonen. Het lid dat om dwingende redenen verhinderd is om de vergadering bij te wonen, brengt de voorzitter hiervan op de hoogte voor de vergadering. De leden kunnen zich niet laten vervangen, tenzij in geval van langdurige afwezigheid (één maand of meer).

Secretaris en diens taak

Art. 4.De voorzitter duidt een secretaris en eventueel een adjunct-secretaris van de andere taalrol aan, die belast wordt met de voorbereiding van de vergaderingen, het akte nemen van de beraadslagingen van de Directieraad en het opstellen van de notulen.

Opstellen van de dagorde en documentatie

Art. 5.De secretaris stelt op basis van de elementen aangebracht door de voorzitter een dagorde op en stelt deze, samen met een elektronische versie van de documenten betreffende de te bespreken punten op de server van de Directieraad ter beschikking van de leden.

De secretaris stuurt de uitnodiging ten minste twee werkdagen voor de vergadering aan de leden. In dringende gevallen kan een document tijdens de zitting worden uitgedeeld.

De Directieraad kan zich laten bijstaan door personen, die omwille van hun bijzondere bevoegdheden, nuttige inlichtingen kunnen geven over een punt van de agenda. De aanwezigheid van deze personen zonder beslissende, noch raadgevende stem, wordt beperkt tot de behandeling van het punt voor hetwelk zij worden gehoord en in geen geval nemen zij deel aan de beraadslagingen over personeelsverbonden dossiers.

Dagorde

Art. 6.De voorzitter stelt de agenda op. Elk lid kan, tot één werkdag voor de vergadering, schriftelijk vragen om een punt aan de agenda toe te voegen.

Tijdens de vergadering kunnen enkel bij éénparigheid van de aanwezige leden, nieuwe punten aan de agenda worden toegevoegd.

Geen enkel punt van de dagorde dat invloed kan hebben op het beheer van de infrastructuur, de begroting, het personeel, de informatica of de veiligheid dat specifiek betrekking heeft op een bepaalde operationele directie, waarvan een lid verhinderd is, mag behouden noch toegevoegd worden.

Op gemotiveerd verzoek van een lid, kan de voorzitter beslissen het onderzoek van één of meerdere punten te verdagen.

Beraadslagingen en quorum

Art. 7.De Directieraad kan slechts geldig beraadslagen wanneer ten minste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is.

Indien dit quorum niet bereikt wordt, kan de Directieraad, na een tweede uitnodiging, geldig beraadslagen over dezelfde agenda, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Nochtans kan in geen geval over punten beraadslaagd worden over individuele personeelsdossiers, als het betrokken stemgerechtigde lid van de Directieraad afwezig is.

Stemming en gebondenheid

Art. 8.De beslissingen worden bij consensus genomen of, bij ontstentenis hiervan, bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. Bij staking van de stemmen, is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Alle leden zijn ertoe gehouden de beslissingen en afspraken binnen de Directieraad, collegiaal en loyaal uit te voeren.

Opstelling en goedkeuring van de notulen

Art. 9.Het ontwerp van de notulen wordt elektronisch aan alle leden van de Directieraad toegezonden ten laatste vijf werkdagen na de vergadering.

De notulen zullen eventueel aangepast en goedgekeurd worden op de volgende Directieraad.

De definitieve versie wordt ter beschikking gesteld van de leden op de server van de Directieraad. Een exemplaar van de definitieve tekst, ondertekend door de voorzitter en de secretaris, wordt bewaard door de secretaris.

Communiqué

Art. 10.Een communiqué met de belangrijkste beslissingen van de Directieraad wordt ter beschikking gesteld van het personeel.

Taal van de documenten

Art. 11.De uitnodiging, de agenda en de documenten die voor beraadslaging aan de Directieraad worden voorgelegd kunnen opgesteld worden in het Frans, het Engels of het Nederlands.

De notulen worden afwisselend in het Nederlands en het Frans opgemaakt met uitzondering van de punten die één bepaald personeelslid betreffen, deze worden steeds opgesteld in de taalrol van het betrokken personeelslid.

Opsturen van documenten

Art. 12.Documenten verzonden per elektronische post zijn evenwaardig aan verzendingen op papier.

Goedgekeurd door de Directieraad tijdens zijn zitting van 20 april 2010 Brussel, 24 april 2010.

Dr. Pierre Kerkhofs, Voorzitter van de Directieraad.