Huishoudelijk reglement van de raad van bestuur van het Instituut voor gerechtelijke opleiding Inleiding : In dit huishoudelijk reglement worden de werking en de nadere regels bepaald volgens welke de raad van bestuur van het Instituut voor gerechtelijke opleiding zijn bevoegdheden en opdrachten uitoefent zoals toegekend bij de wet van 31 januari 2007 (artikelen 9, 10 en 11), gewijzigd bij de wet van 24 juli 2008 - Belgisch Staatsblad van 2 februari 2007 en van 4 augustus 2008.

Artikel 1.Algemene bepaling a) Voor de toepassing van dit reglement wordt onder « Instituut » verstaan het Instituut voor gerechtelijke opleiding, onder « raad van bestuur » de raad van bestuur van het Instituut voor gerechtelijke opleiding, onder « voorzitter » de voorzitter van de raad van bestuur van het Instituut voor gerechtelijke opleiding en onder « directeur » de directeur van het Instituut voor gerechtelijke opleiding.b) De raad van bestuur beslist over elk aspect van interne orde dat niet geregeld is in dit reglement.

Artikel 2.Beraadslaging en stemmingen van de raad van bestuur a) De raad van bestuur kan slechts geldig beraadslagen als ten minste de helft van zijn stemgerechtigde leden aanwezig is.b) De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden behoudens bijzondere bepalingen voorzien in dit reglement.c) De stemming gebeurt bij handopsteking, behoudens wanneer het een persoon betreft, of indien de stemming een tweederdemeerderheid van de aanwezige leden vereist, of indien een lid een geheime stemming vraagt.d) Vóór de aanwijzing van de voorzitter, of in geval van diens afwezigheid wordt de vergadering van de raad van bestuur voorgezeten door de ondervoorzitter, en bij diens afwezigheid door het oudste aanwezige lid.

Artikel 3.Verkiezing van de voorzitter en ondervoorzitter a) De oproep tot de kandidaten voor het voorzitterschap en het ondervoorzitterschap van de raad van bestuur wordt verspreid door de directie van het Instituut bij het begin van een nieuw mandaat van de leden van de raad van bestuur.De voorzitter en de ondervoorzitter worden verkozen voor een termijn van twee jaar die hernieuwbaar is. b) De leden van de raad van bestuur beschikken over een termijn van ten minste acht dagen om hun schriftelijke kandidatuur in te dienen.c) De kandidaturen worden op de meest geschikte en snelste wijze overgemaakt aan de leden van de raad van bestuur, te weten per post, elektronische post of fax, en dit ten minste vijf werkdagen vóór de datum van de vergadering waarop de verkiezing van de voorzitter en/of ondervoorzitter plaatsvindt.d) De voorzitter en de ondervoorzitter worden verkozen bij gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.

Artikel 4.Het secretariaat Het secretariaat van de raad van bestuur wordt uitgeoefend door een lid van de administratie van het Instituut. De raad van bestuur kan oordelen dat voor bepaalde gedeelten van de vergadering het secretariaat door één van zijn leden kan waargenomen worden.

Artikel 5.Vergaderingen van de raad van bestuur De raad van bestuur komt ten minste eenmaal per trimester bijeen na bijeenroeping door de voorzitter. b) De oproeping met daarin de diverse punten op de dagorde en vergezeld van de nodige stukken en documenten wordt twee weken vóór de vergadering en uiterlijk acht dagen vóór de vergadering aan de leden bezorgd.Een kopie van de oproepingen en de voorgestelde dagorde wordt meegedeeld aan de directeur en adjunct-directeur van het Instituut, ter informatie. c) Indien ten minste vier leden de voorzitter daarom verzoeken, roept de voorzitter de raad van bestuur bijeen uiterlijk binnen de drie weken volgend op het verzoek, behoudens wanneer de verzoekers ermee instemmen de vergadering op een later tijdstip te houden.d) De oproeping en de dagorde worden, samen met de bijlagen, eveneens toegezonden aan de regeringscommissarissen.e) De voorzitter roept de leden van de raad van bestuur bijeen op de meest geschikte en snelste wijze, te weten per post, elektronische post of fax.f) De leden van de raad van bestuur kunnen de voorzitter schriftelijk vragen punten in te schrijven op de agenda, en dit ten laatste drie dagen vóór de vergadering.g) In spoedeisende gevallen kunnen tijdens de vergadering van de raad van bestuur nieuwe punten worden toegevoegd door een lid.In dat geval worden de punten slechts onmiddellijk behandeld indien ten minste twee derden van de aanwezige stemgerechtigde leden hiermee instemmen, zo niet worden de punten verdaagd naar de eerstvolgende vergadering. Voor zaken die tweederdemeerderheid vereisen en beslissingen die betrekking hebben op personen dient een geheime stemming gehouden te worden. h) De raad van bestuur komt bijeen in de gebouwen van het Instituut, behoudens wanneer bijzondere omstandigheden anders vereisen.i) De ontwerpen van processen-verbaal van de vergaderingen van de raad van bestuur worden binnen de tien werkdagen aan de leden toegestuurd. Na aanneming worden de processen-verbaal van de vergadering getekend door de voorzitter en de secretaris van de vergadering. Ze worden bewaard in een register in de zetel van het Instituut. j) De oproepingen, de dagorde, de processen-verbaal en het jaarlijks actieplan, het personeelsplan en het ontwerp van begroting moeten opgesteld worden in het Nederlands en in het Frans.De andere documenten moeten meegedeeld worden in de taal van de auteur en, indien mogelijk, met een vertaling in de andere taal. k) De raad van bestuur kan de leden van de directie uitnodigen een verslag voor te stellen van het beheer.

Artikel 6.Deontologie De leden van de raad van bestuur zien er permanent op toe dat hun handelingen, woorden of geschriften geen afbreuk doen aan de goede werking van het Instituut voor gerechtelijke opleiding, noch aan zijn onafhankelijkheid.

Artikel 7.Evaluatie van de directeur en van de adjunct-directeurs a) Met het oog op de uitvoering van de evaluatieopdracht die bedoeld wordt in artikel 23 van de wet van 31 januari 2007, worden de voorzitter en de ondervoorzitter van de raad van bestuur aangewezen als eerste evaluatoren.b) De raad van bestuur verkiest intern, bij gewone meerderheid en met naleving van de taalpariteit, de effectieve tweede evaluatoren en twee plaatsvervangende evaluatoren, op de volgende wijze : De voorzitter van de raad van bestuur doet de oproep tot de kandidaten ten minste een maand vóór de datum van de verkiezing. De kandidaatstellingen moeten worden ingediend ten laatste acht dagen vóór de datum van de verkiezing. c) Iedere plaatsvervangende evaluator kan een van de effectieve evaluatoren die tot dezelfde taalrol behoort, vervangen wanneer die verhinderd is of door het betrokken directielid werd gewraakt.d) De evaluatie wordt uitgevoerd door twee evaluatoren die tot dezelfde taalrol als het betrokken directielid behoren.Die twee evaluatoren kunnen afzonderlijk de plannings- en de functioneringsgesprekken voeren en daartoe onderling afspreken. e) De evaluatie handelt over de wijze van functie-uitoefening, zowel individueel als binnen het collegiale directieorgaan.De basis is het managementplan en de jaarlijkse actieplannen met de overeen-stemmende doelstellingen (strategische plannen) alsook de aanwending van de personele en budgettaire middelen van het instituut. f) Bij de aanvang van de eerste evaluatieperiode van het directielid vindt een planningsgesprek plaats met ten minste één van de evaluatoren.De plaats en het ogenblik van dat planningsgesprek worden bij een ter post aangetekende brief of tegen gedateerd ontvangstbewijs meegedeeld aan het directielid, uiterlijk vijftien dagen voor de datum van dat gesprek.

Het planningsgesprek heeft tot doel de strategische en operationele doelstellingen vast te stellen voor de evaluatieperiode die erop volgt, rekening houdend met onder meer het algemene managementplan van het Instituut waartoe werd beslist in overleg met de raad van bestuur.

Tijdens het planningsgesprek wordt de datum van het evaluatiegesprek voor de tussentijdse of de definitieve evaluatie vastgelegd, naargelang de betrokken evaluatieperiode.

Bij het evaluatiedossier wordt binnen de vijftien dagen na het planningsgesprek een schriftelijk verslag gevoegd dat door het directielid en door de evaluator(en) werd ondertekend en dat het engagement van het directielid voor de tijdens het gesprek vastgelegde doelstellingen bevat. Binnen diezelfde termijn wordt een afschrift van dat verslag aan het directielid gestuurd. g) Afhankelijk van de noodwendigheden kunnen functionerings-gesprekken tijdens elke evaluatiecyclus plaatsvinden, op initiatief van het directielid of van een van de evaluatoren. Uiterlijk vijftien dagen na het verzoek van het directielid of van de evaluator worden de plaats en het tijdstip van die functioneringsgesprekken in onderling overleg afgesproken door het directielid en een van zijn evaluatoren die tot dezelfde taalrol behoort.

De functioneringsgesprekken handelen over het functioneren van het directielid en over de eventuele aanpassingen die in de overeenkomst moeten worden aangebracht.

Bij het evaluatiedossier wordt binnen de vijftien dagen na het functioneringsgesprek een schriftelijk verslag over het functioneringsgesprek gevoegd dat door het directielid en de evaluatoren werd ondertekend. Binnen diezelfde termijn wordt een afschrift van dat verslag aan het directielid gestuurd. h) Het tussentijdse en het definitieve evaluatiegesprek handelen onder meer over de verwezenlijking van de doelstellingen door het directielid en over het inzetten van de personele en de budgettaire middelen waarover hij beschikte. Tijdens het tussentijdse evaluatiegesprek wordt ook de planning van de erop volgende cyclus besproken.

Zoals hoger vermeld wordt de datum van het tussentijdse evaluatiegesprek vastgesteld bij aanvang van de eerste cyclus vastgesteld tijdens het planningsgesprek.

De plaats en het tijdstip van het definitieve evaluatiegesprek worden bij ter post aangetekende brief of tegen gedateerd ontvangstbewijs meegedeeld aan het directielid, uiterlijk twee maanden vóór de datum van dat gesprek.

Ten minste twintig dagen vóór de vastgelegde datum van zowel het tussentijdse als het definitieve evaluatiegesprek, zendt het directielid de evaluatoren van zijn taalrol een schriftelijke zelfevaluatie die als basis voor die evaluatiegesprekken zal dienen.

Na afloop van elk tussentijds en definitief evaluatiegesprek stellen de evaluatoren een voorlopig schriftelijk evaluatieverslag op. Elk voorlopig verslag wordt bij een ter post aangetekende brief of tegen gedateerd ontvangstbewijs aan het directielid meegedeeld, uiterlijk een maand na elk gesprek.

Het directielid kan binnen de vijftien dagen na de kennisgeving van zijn voorlopige evaluatie, op straffe van verval, zijn schriftelijke opmerkingen bij ter post aangetekende brief of tegen gedateerd ontvangstbewijs meedelen aan de eerste evaluator. In dat geval en binnen de vijftien dagen na de ontvangst van de opmerkingen wordt een schriftelijke definitieve evaluatie opgesteld waarin schriftelijk wordt geantwoord op die opmerkingen. Indien het directielid binnen de vijftien dagen na de kennisgeving van de voorlopige evaluatie geen schriftelijke opmerkingen formuleert, dan wordt de voorlopige evaluatie definitief. i) Het directielid kan om een van de redenen opgesomt in artikel 928 van het Gerechtelijk Wetboek, een van de evaluatoren wraken, bij een met redenen omkleed geschrift gericht aan de raad van bestuur ten minste vijftien dagen vóór de geplande datum van het betrokken evaluatiegesprek.De raad van bestuur spreekt zich bij gewone meerderheid uit over de wraking, na het betrokken lid te hebben gehoord en buiten diens aanwezigheid. Als het verzoek tot wraking gegrond is, wordt de gewraakte evaluator vervangen door de plaatsvervangende evaluator van dezelfde taalrol. Wanneer het verzoek tot wraking ongegrond wordt verklaard, wordt de evaluatieprocedure verdergezet. j) Het evaluatiedossier van alle directieleden wordt bewaard op het secretariaat van de raad van bestuur.Het secretariaat neemt de nodige maatregelen om de vertrouwelijkheid ervan veilig te stellen.

Dat evaluatiedossier bevat : -De akte van benoeming; - De functiebeschrijving; - De strategische en operationele plannen; - De schriftelijke verslagen van de plannings- functionerings- en evaluatiegesprekken; - De briefwisseling tussen de evaluatoren en het directielid; - De zelfevaluaties.

Artikel 8.Tuchtstelsel voor de directie a) Met toepassing van de artikelen 10, 4° en 24, van de wet van 31 januari 2007 inzake de gerechtelijke opleiding en tot oprichting van het Instituut voor gerechtelijke opleiding, wijst de raad van bestuur, wanneer hij kennis neemt van één of diverse feiten die een ernstige tekortkoming kunnen uitmaken waardoor elke professionele samenwerking tussen een directielid en het Instituut definitief onmogelijk wordt, binnen de zes maanden na die kennisneming van de feiten intern een verslaggever aan die tot dezelfde taalrol behoort als het betrokken directielid, en die hij de opdracht geeft om alle nodige taken te verrichten om te bepalen of de aangegeven feiten reëel en ernstig zijn en om het betrokken directielid te horen.b) Een anonieme aangifte kan geen aanleiding geven tot het instellen van de in voorliggend artikel bedoelde procedure.c) De verslaggever legt het onderzoeksdossier aan voor de onder a) bedoelde feiten en noteert elk verhoor of elk ander resultaat van zijn onderzoekshandeling;hij voegt bij dat dossier ieder document dat nuttig is om de waarheid aan het licht te brengen. d) De verslaggever roept het directielid op om te worden gehoord bij een aangetekende brief tegen ontvangstbewijs of bij elk ander communicatiemiddel met gewaarborgde ontvangst door de geadresseerde. Die oproeping geeft aan om welke reden zij wordt verstuurd. Ten minste vijftien kalenderdagen vóór het verhoor wordt het dossier tot beschikking gesteld van het betrokken directielid en van de persoon die hem bijstaat. e) Tijdens zijn verhoor kan het betrokken directielid zich laten bijstaan door de persoon van zijn keuze.De verslaggever maakt van het verhoor een proces-verbaal op, dat hij samen met het directielid ondertekent en waarvan laatstgenoemde een afschrift ontvangt. Na het verhoor kan de verslaggever eventueel nieuwe onderzoekshandelingen verrichten en het betrokken lid opnieuw horen, niet zonder het resultaat ervan telkens in het dossier te noteren. f) Binnen de kortst mogelijke termijn na het afsluiten van het dossier zendt de verslaggever het dossier aan de raad van bestuur.g) De raad van bestuur kan de verslaggever vragen om aanvullende onderzoekshandelingen te verrichten ter vollediging van het onderzoek van het dossier.h) De raad van bestuur gaat over tot het verhoor van het betrokken directielid;de gemotiveerde oproeping daartoe gebeurt ten minste vijftien kalenderdagen vóór de hoordatum. Het directielid kan zich laten bijstaan door de persoon van zijn keuze. i) De raad van bestuur beslist vervolgens, bij tweederdemeerderheid en bij geheime schriftelijke stemming, of er al dan niet aan de Minister van Justitie moet worden voorgesteld om het mandaat van het directielid vroegtijdig te beëindigen.Van de met redenen omklede beslissing van de raad van bestuur wordt bij aangetekende brief kennisgegeven aan het directielid tegen ontvangstbewijs of bij elk ander communicatiemiddel met gewaarborgde ontvangst door de geadresseerde.

Bij bevestigend antwoord zend de raad van bestuur een gemotiveerd voorstel en het dossier, binnen de vijftien kalenderdagen na het verhoor van het directielid, aan de Minister van Justitie. Een eensluidend afschrift van dit dossier wordt bewaard op het secretariaat van de raad van bestuur, dat de vertrouwelijkheid ervan zal veiligstellen.