Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de provinciën Huishoudelijk reglement van de Wetenschappelijke Raad

Artikel 1.De Wetenschappelijk Raad, hierna de Raad genoemd, vergadert op initiatief van de voorzitter of op de gemotiveerde vraag van minstens drie leden. De voorzitter bepaalt de plaats, de dag, het uur en de agenda van de vergadering in overleg met de algemeen directeur die ambtshalve ondervoorzitter is van de Raad.

Art. 2.De secretaris vervult zijn opdracht onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter, hij verzekert al de correspondentie van de Raad, kondigt de datum en het uur van de bijeenkomst via mail aan, stelt de verslagen op en is verantwoordelijk voor het archief. Bij afwezigheid van de secretaris wijst de voorzitter een lid aan om hem te vervangen tijdens de vergadering.

Art. 3.De oproepingsbrief wordt, samen met de agenda en de stukken betreffende de te bespreken punten, ten minste 5 kalenderdagen vóór de datum van vergadering door de secretaris aan de leden toegezonden.

Ingeval er problemen rijzen bij de postdiensten, worden de stukken en de dagorde via e-mail verzonden. Een bijzondere vergadering kan samengeroepen worden op schriftelijke vraag van minstens drie leden.

Art. 4.Nieuwe punten kunnen slechts aan de agenda worden toegevoegd met eenparigheid van stemmen van de aanwezige leden.

Art. 5.De Raad kan slechts geldig vergaderen indien twee derde van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Een verhinderd lid kan mits het bezorgen van een procuratie gericht aan de voorzitter, hetzij per brief, hetzij via e-mail, zich door een ander lid laten vertegenwoordigen.

Art. 6.Indien het quorum niet wordt bereikt kan de Raad geldig vergaderen over dezelfde dagorde na een tweede bijeenroeping, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Art. 7.De voorzitter verzekert de goede werking van de Raad. Hij opent, leidt en sluit de besprekingen en verzekert de opvolging van de dossiers.

Art. 8.De adviezen en beslissingen worden genomen bij tenminste tweederde meerderheid van de uitgebrachte stemmen. De adviezen en beslissingen worden gemotiveerd. Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. Bij staking van stemmen beslist de stem van de voorzitter. De redenen waarom leden tegen stemmen of zich onthouden worden aan het advies of de beslissing toegevoegd. De stemmingen hebben plaats door handopsteking, tenzij ten minste één lid de geheime stemming vraagt. Geheime stemmingen zijn altijd van toepassing wanneer die betrekking hebben op personen.

Art. 9.De leden die persoonlijk of direct betrokken zijn bij de behandeling van een specifiek punt verlaten de vergadering tijdens de bespreking van dit punt en nemen geen deel aan de bespreking die hierop betrekking heeft.

Art. 10.Indien bij onmogelijkheid van snel vergaderen dringende dossiers moeten afgehandeld worden, zal een beroep gedaan worden op een schriftelijke procedure. Wanneer dit schriftelijk advies niet leidt tot een tweederde meerderheid zal de Raad toch samengeroepen moeten worden.

Art. 11.Een voorontwerp van notulen wordt binnen tien werkdagen na de vergadering via e-mail aan de leden gestuurd. De leden kunnen binnen vijf werkdagen na deze toezending hun opmerkingen aan de voorzitter sturen. Het ontwerp van aangepaste notulen wordt zo vlug mogelijk aan de leden gestuurd en is het voorwerp van een goedkeuringsprocedure tijdens de volgende vergadering.

Een afschift van de definitieve tekst, ondertekend door de voorzitter, door de ondervoorzitter en de secretaris, wordt aan alle leden van de Raad gestuurd.

Art. 12.De uittreksels uit het notulenregister worden door de secretaris ondertekend en dragen de stempel van de instelling.

Art. 13.Alle briefwisseling in verband met de Raad wordt aan de voorzitter gericht.

Art. 14.Het huishoudelijk reglement is beschikbaar bij de voorzitter en bij de secretaris. Elk lid van de Raad wordt verondersteld hiervan kennis te hebben genomen en krijgt er een afschrift van.

Art. 15.Wanneer de Raad zich moet uitspreken over aanwervingen of bevorderingen kan elk raadslid vragen dat de kandidaten door de Raad zouden gehoord worden. Deze kandidaten kunnen worden uitgenodigd op de dag van de vergadering van de Raad voor een mondeling onderhoud om hun professionele bekwaamheden, hun wetenschappelijk werk met betrekking tot het domein waarvoor de vacature is uitgeschreven en hun motivatie om voor de betrekking te kandideren, uitvoerig te bespreken.

Art. 16.De leden en iedere persoon die betrokken werd met de werkzaamheden van de Raad zijn tot geheimhouding verplicht omtrent de inhoud van de stukken, de debatten en beraadslagingen.

Art. 17.De agenda en de verslagen van de Raad worden in het Frans en het Nederlands opgesteld. De documenten waarover de Raad beraadslaagt, zijn opgesteld in de taal van hun auteur.

Art. 18.De gevallen niet voorzien in dit reglement worden met een twee derde meerderheid, de onthoudingen niet meegerekend, van de aanwezige of vertegenwoordigde leden gestemd.

Art. 19.Dit huishoudelijk reglement treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Art. 20.De tekst van dit huishoudelijk reglement werd door de Wetenschappelijke Raad goedgekeurd tijdens zijn zitting van 28 januari 2009.

De Voorzitter, C. BRUNEEL De Ondervoorzitter, K. VELLE De Secretaris, C. DE MOREAU DE GERBEHAYE