Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les provinces Règlement d'ordre intérieur du Conseil scientifique

Article 1er.Conseil scientifique, appelé ci-après le Conseil, se réunit sur l'initiative de son président ou sur requête motivée d'au moins trois membres. Le président fixe le lieu, le jour, l'heure et l'ordre du jour de la réunion en concertation avec le directeur général qui siège d'office comme vice-président du Conseil.

Art. 2.Le secrétaire remplit sa mission sous la responsabilité du président, il se charge de toute la correspondance du Conseil, il communique la date et l'heure de la réunion par courriel, il rédige les procès-verbaux et est responsable des archives. En l'absence du secrétaire, le président désigne un membre du Conseil pour le remplacer pendant la réunion.

Art. 3.La lettre de convocation, ainsi que l'ordre du jour et les documents relatifs aux points à discuter, sont adressés par le secrétaire aux membres au moins 5 jours ouvrables avant la date de la réunion. Si des problèmes devaient surgir auprès des services postaux, les documents et l'ordre du jour seront envoyés par courriel. Une réunion exceptionnelle peut être convoquée sur demande écrite d'au moins trois membres.

Art. 4.De nouveaux points ne peuvent être ajoutés à l'ordre du jour qu'en cas d'unanimité des voix des membres présents.

Art. 5.Le Conseil ne peut se réunir valablement que si deux tiers des membres ayant droit de vote sont présents. Tout membre empêché peut se faire représenter par un autre membre à condition de fournir soit par lettre, soit par courriel, une procuration adressée au président.

Art. 6.Si le quorum n'est pas atteint, le Conseil peut délibérer valablement sur le même ordre du jour après une seconde convocation, quel que soit le nombre de membres présents.

Art. 7.Le président assure le bon fonctionnement du Conseil. Il ouvre, dirige et clôture les débats et assure le suivi des dossiers.

Art. 8.Les avis et décisions sont pris par au moins une majorité des deux tiers des votes exprimés. Les avis et décisions sont motivés. Les abstentions ne sont pas prises en considération pour le calcul des voix. La voix du président est prédominante en cas de partage des voix. Les raisons pour lesquelles les membres votent contre ou s'abstiennent sont annexées à l'avis ou à la décision. Les votes ont lieu à main levée, à moins qu'un membre ne demande le vote secret. Les votes secrets sont toujours d'usage lorsqu'une personne est en cause.

Art. 9.Les membres qui sont personnellement ou directement concernés par l'examen d'un point spécifique quittent la réunion, le temps de discuter de ce point et ne participent pas aux discussions qui y ont trait.

Art. 10.Lorsque des dossiers urgents doivent être traités et qu'il est impossible de se réunir rapidement, il sera fait appel à la procédure écrite. Le Conseil sera toutefois convoqué si de l'avis écrit ne se dégage pas une majorité des deux tiers des votes exprimés.

Art. 11.Un avant-projet de procès-verbal sera envoyé via courriel aux membres endéans les dix jours suivant la réunion. Les membres pourront envoyer leurs observations au président endéans les cinq jours ouvrables suivant l'envoi du courriel. Le projet de procès-verbal adapté est envoyé le plus rapidement possible aux membres et fera l'objet d'une procédure d'approbation au cours de la réunion suivante.

Une copie du texte définitif signé par le président, le vice-président et le secrétaire est envoyée à tous les membres du Conseil.

Art. 12.Les extraits du registre des procès-verbaux sont signés par le secrétaire et portent le sceau de l'institution.

Art. 13.Toute correspondance relative au Conseil est adressée au président.

Art. 14.Le règlement d'ordre intérieur est disponible auprès du président et du secrétaire. Chaque membre du Conseil en reçoit une copie et est supposé en avoir pris connaissance.

Art. 15.Si le Conseil est appelé à se prononcer sur des recrutements ou des promotions, chaque membre du Conseil peut demander que des candidats soient entendus par le Conseil. Ces candidats peuvent être invités le jour de la réunion du Conseil pour un entretien oral, afin de discuter de manière détaillée de leurs qualités professionnelles, de leurs travaux scientifiques relatifs au domaine du poste à pourvoir, ainsi que de leur motivation pour celui-ci.

Art. 16.Les membres ainsi que toute personne qui a été concernée par les travaux du Conseil, sont tenus d'observer une stricte réserve quant au contenu des documents, aux débats et aux délibérations.

Art. 17.L'ordre du jour et les procès-verbaux sont rédigés en français et en néerlandais. Les documents sur lesquels le Conseil délibère sont dressés dans la langue de leur auteur.

Art. 18.Les cas non prévus par le présent règlement sont votés à la majorité des deux tiers, abstentions non prises en compte, des membres présents ou représentés.

Art. 19.Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le jour de sa parution au Moniteur belge.

Art. 20.Le texte de ce règlement d'ordre intérieur a été approuvé par le Conseil scientifique lors de sa réunion du 28 janvier 2009.

Le Président, C. BRUNEEL Le Vice Président, K. VELLE Le Secretaire, C. DE MOREAU DE GERBEHAYE