Huishoudelijk reglement

Artikel 1.Nadat een beroep is ingediend, komt de Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van bestuursdocumenten, afdeling hergebruik van bestuursdocumenten, hierna genoemd de Commissie, in principe zo snel mogelijk samen om erover te beraadslagen.

Betreft het echter een beroep dat kennelijk niet ontvankelijk is of een aangelegenheid waarover de Commissie al een vaststaand standpunt heeft uitgewerkt, dan gebeurt de deliberatie, tenzij een lid daartegen bezwaar maakt, via elektronische weg. In dat geval bezorgt de secretaris van de Commissie, hierna secretaris genoemd, zo snel mogelijk na de ontvangst van het beroep een analyse van de zaak en een ontwerp van beslissing via elektronische weg aan de leden van de Commissie, hierna genoemd de leden, die hun opmerkingen bij voorkeur binnen vijf werkdagen moeten doen kennen. Een nieuw voorstel van beslissing wordt vervolgens opnieuw via elektronische weg voorgelegd aan deze leden die bij voorkeur binnen vijf werkdagen via elektronische weg hun stem dienen uit te brengen.

Art. 2.Telkens een beroep is ingediend, wordt daarvan onmiddellijk door de secretaris via elektronische weg mededeling gedaan aan alle leden.

Art. 3.De uitnodiging voor de vergadering wordt door de secretaris ondertekend en ten minste vijf werkdagen voor de vergadering aan alle leden bezorgd. Samen met de uitnodiging ontvangen de leden een lijst van alle binnengekomen beroepen, een overzicht van de op de vergadering te behandelen dossiers en een analyse van die dossiers, alsook alle nuttige documenten behalve de documenten bedoeld in artikel 4 die ter inzage liggen.

Elk lid kan, mits daartoe een verzoek te richten aan de secretaris uiterlijk acht werkdagen voor de dag van de vergadering, een punt op de agenda laten plaatsen.

Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag slechts als spoedeisend punt aan de agenda worden toegevoegd als ten minste twee derde van de stemgerechtigde leden daarmee instemmen.

Art. 4.De documenten waarvan een kopie is opgevraagd bij de bevoegde overheid liggen voor alle leden enkel ter inzage op het secretariaat van de Commissie. De Commissie kan hiervan in specifieke gevallen afwijken.

Art. 5.Het lid dat is verhinderd of dat zich bevindt in een toestand van onverenigbaarheid bedoeld in artikel 16 van het koninklijk besluit van 29 april 2008 betreffende de samenstelling en de werkwijze van de Commissie voor de toegang tot en het hergebruik van bestuursdocumenten, verwittigt zo spoedig mogelijk zijn plaatsvervanger en de secretaris van dit feit.

Art. 6.Als het effectief lid aanwezig is, mag het lid dat als zijn plaatsvervanger is aangewezen, niettemin de vergadering als waarnemer bijwonen.

Art. 7.De secretaris stelt de notulen op. Na goedkeuring door de Commissie worden ze ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

Art. 8.De secretaris zorgt voor de notificatie of toezending van de beslissingen, de uitnodigingen en andere mededelingen bedoeld in de wet van 7 maart 2007 tot omzetting van de Richtlijn 2003/98/EG van het Europees Parlement en de Raad van 17 november 2003 inzake het hergebruik van overheidsinformatie en zijn uitvoeringsbesluiten.

Hij deelt gelijktijdig de ter kennis gebrachte beslissingen aan alle leden mee.

Hij staat in voor de bewaring van de documenten en de archieven van de Commissie.

Art. 9.Aan de secretaris wordt de bevoegdheid gedelegeerd om alle briefwisseling te ondertekenen ter voorbereiding van de vergaderingen van de Commissie, om informatie op te vragen die nodig is voor de behandeling van de dossiers en om te antwoorden op vragen van burgers en besturen.

Art. 10.De beslissingen worden bekendgemaakt op de website van de Commissie.

Art. 11.De Commissie stelt jaarlijks een verslag op voor de eerste minister en voor de Minister van Binnenlandse Zaken. Dat verslag wordt ook bezorgd aan de voorzitters van de wetgevende kamers.

Brussel, 23 maart 2009.

F. SCHRAM secretaris J. BAERT voorzitter