Huishoudelijk reglement van de Directieraad van het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (Art. 16, koninklijk besluit van 8 januari 1973)

Artikel 1.De Directieraad wordt voorgezeten door de Administrateur generaal of, als die verhinderd is, door een lid die hij aanduidt.

Art. 2.De voorzitter opent, schorst en heft de vergaderingen op, hij leidt de debatten en ziet toe op het regelmatig en ordelijk verloop van de vergaderingen.

Art. 3.De Directieraad vergadert zo dikwijls als de belangen van het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten dat vergen en minstens zesmaal per jaar, na oproeping door de voorzitter.

De oproeping vermeldt plaats, dag en uur van de vergadering die door de voorzitter worden bepaald.

De kwesties die de Directieraad moet onderzoeken, worden door de voorzitter op de agenda geplaatst.

Over alle punten van de agenda wordt een inleidende nota opgemaakt, in de taal van de auteur.

Art. 4.De agenda van de vergaderingen wordt door de voorzitter vastgelegd; de punten opgeworpen door de leden die de vergadering hebben aangevraagd moeten erop voorkomen.

Nieuwe punten kunnen slechts aan de agenda toegevoegd worden als de meerderheid van de aanwezige leden het daarmee eens is; ze mogen echter niet toegevoegd worden als ze specifiek betrekking hebben op de diensten die ressorteren onder een lid dat verhinderd is. Op met redenen omkleed verzoek van een lid kan het onderzoek van één of meerdere punten die op de agenda voorkomen verschoven worden naar de volgende vergadering mits het akkoord verkregen wordt van de meerderheid van de aanwezige leden.

Art. 5.Op voordracht van de voorzitter of van de meerderheid er aanwezige leden kunnen andere personen uitgenodigd worden om bepaalde punten op de agenda toe te lichten.

De aanwezigheid van andere personen op de vergadering wordt beperkt tot de behandeling van het punt voor hetwelk zij worden gehoord.

Art. 6.Inzake beoordeling of evaluatie en tuchtstraffen kan de Directieraad beslissen de betrokken personeelsleden op te roepen om voor de Raad te verschijnen, zelfs indien deze niet gevraagd hebben om gehoord te worden. Deze personeelsleden mogen zich laten bijstaan door een persoon naar eigen keuze.

De aanwezigheid op de vergadering van de opgeroepene blijft beperkt tot het punt waarvoor hij wordt gehoord.

Het voor de Directieraad verschijnende personeelslid wordt gehoord en ondervraagd met inachtneming van zijn taalrol.

Art. 7.De oproeping voor de Directieraad, de agenda en de desbetreffende inleidende nota's moeten, behoudens dringende gevallen, minstens twee werkdagen voor de vergadering aan de leden worden toegezonden.

Art. 8.Vanaf de ontvangts van de inleidende documenten kunnen de leden op het secretariaat van de Directieraad de stukken inkijken van de dossiers waarover zij zich moeten uitspreken.

De leden van de Directieraad kunnen te allen tijde op het secretariaat het archief van de Directieraad raadplegen.

Art. 9.De voorzitter wijst de secretaris van de Directieraad aan.

Bij gebrek aan secretaris wijst de voorzitter een andere ambtenaar aan die de functie zal waarnemen.

De secretaris vervult zijn opdracht onder het gezag en de leiding van de voorzitter; hij is verantwoordelijk voor het archief van de Directieraad.

Art. 10.De secretaris staat in voor het opstellen van de notulen. Die worden uiterlijk tien werkdagen na de vergadering aan de leden toegezonden. De leden bezorgen binnen vijf werkdagen na ontvangst ervan hun schriftelijke opmerkingen aan het secretariaat. De notulen worden in de loop van de zitting die volgt op de zending ervan ter goedkeuring aan de Directieraad voorgelegd. Zij worden in het Nederlands en het Frans opgesteld.

Als de goede werking van de dienst dit vereist kan de Directieraad evenwel bij meerderheid van de aanwezige leden beslissen om een versnelde procedure toe te passen voor één of meerdere punten van de notulen, zoals bijvoorbeeld mondelinge goedkeuring na afloop zelf van de bespreking van het of van de desbetreffende punten.

Art. 11.De documenten uitgaande van de Directieraad, zijn beraadslagingen en de notulen zijn vertrouwelijk; allen die er bij het uitoefenen van hun functie kennis van krijgen zijn tot geheimhouding verplicht.

Wie deelneemt aan de werkzaamheden van de Directieraad en die de geheimhouding van de beraadslagingen niet in acht neemt, maakt zich schuldig aan een zware fout.

Art. 12.De Directieraad beraadslaagt slechts geldig wanneer ten minste de helft van de stemgerechtigde leden en ten minste de helft van de stemgerechtigde leden per taalrol aanwezig zijn.

Nochtans, indien de Directieraad reeds éénmaal werd bijeengeroepen zonder dat één dezer quota's werd bereikt, kan hij, na een tweede oproeping, over die punten geldig beraadslagen, welke voor de tweede maal op de agenda voorkomen, ongeacht het aantal aanwezige leden.

De tweede uitnodiging zal volgens de beschikkingen voorzien voor de gewone oproeping uitgevoerd worden. Er zal in vermeld worden dat de Directieraad voor de tweede maal wordt bijeengeroepen om over de agenda te beraadslagen. De oproeping zal de tekst van de voornoemde alinea aanhalen.

Art. 13.De Directieraad beslist bij gewone meerderheid der uitgebrachte stemmen, onthoudingen worden niet bijgeteld. Bij staking van stemmen, behalve geheime stemming, is de stem van de voorzitter van de vergadering doorslaggevend.

Op verzoek van één of meerdere leden en mits het akkoord wordt verkregen van de meerderheid van de leden kan elk punt dat ingeschreven is op de agenda het voorwerp uitmaken van geheime stemming.

Geheime stemming is verplicht voor elk voorstel van individuele beslissing ten opzichte van een personeelslid en rangschikking van kandidaten die moet opgemaakt worden na algemene bespreking.

Bij staking van stemmen, in geval van geheime stemming, is het voorstel verworpen en ander voorstellen kunnen ter geheime stemming worden voorgelegd.

Art. 14.Dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd door de Directieraad op zijn vergadering van 8 september 2008.

Het treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Brussel, 24 september 2008.