Huishoudelijk reglement van het Sectoraal comité voor de federale overheid HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen

Artikel 1.Het Sectoraal comité voor de federale overheid, hierna het Comité genoemd, heeft zijn zetel te Brussel.

Art. 2.De voorzitter waakt over de goede werking van het Comité.

Art. 3.De voorzitter roept het Comité samen en stelt de plaats, de dag en het uur van de vergaderingen vast. Hij opent en sluit de vergaderingen. Hij leidt de debatten.

Bij afwezigheid van de voorzitter worden zijn bevoegdheden uitgeoefend door een ander vast lid van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, hierna de Commissie, met de grootste anciënniteit of, bij gelijkheid van anciënniteit van de commissieleden, door de oudste onder hen. Zijn vervanger heeft dan dezelfde bevoegdheden en verplichtingen.

Art. 4.Behoudens spoedeisende gevallen, door de voorzitter te beoordelen, worden de oproepingen tenminste acht dagen voor de vergadering aan de leden verzonden. Zij bevatten de agenda van de vergadering, vergezeld van de nodige documenten.

Het vast lid dat verhinderd is, verwittigt daarvan tijdig zijn plaatsvervanger. Hij verwittigt eveneens de administrateur, hoofd van het secretariaat van de Commissie. De administrateur bezorgt onverwijld de nodige stukken aan de plaatsvervanger.

Art. 5.De voorzitter roept het Comité bijeen wanneer tenminste drie leden erom verzoeken. Dit verzoek wordt gedaan, hetzij met een tot de voorzitter gericht schrijven, hetzij op een vergadering van het Comité. Het verzoek preciseert het voorwerp van de bijeen te roepen vergadering.

De vergadering van het Comité wordt gehouden binnen de vijftien dagen na de indiening van het verzoek, tenzij de aanvragers instemmen met een latere datum.

Art. 6.De voorzitter stelt de agenda vast.

De agenda wordt opgedeeld in punten « A » en « B ».

De aangelegenheden gerangschikt onder « B » worden ter zitting aangenomen zonder bijkomende bespreking, tenzij een lid de bespreking ervan heeft aangevraagd aan de voorzitter, met kopie aan de administrateur, ten laatste om 10 uur de 2de werkdag voorafgaand aan deze van de desbetreffende zitting. De voorzitter of de administrateur verwittigt de andere leden dezelfde dag per mail.

De andere aangelegenheden, gerangschikt onder « A » en deze op verzoek van een lid aldus omgevormd, worden steeds ter bespreking voorgelegd.

Een aangelegenheid die niet op de agenda is vermeld, kan alleen in behandeling worden genomen mits tenminste de helft van de aanwezige leden daarmee instemt.

Het lid dat de inschrijving van een punt op de agenda wenst, dient hiervoor een aanvraag in bij de voorzitter. Deze zal het punt inschrijven op de agenda van de volgende vergadering.

Art. 7.Het Comité beraadslaagt slechts dan op geldige wijze wanneer ten minste 2 leden van de Commissie onder wie steeds de voorzitter of diens plaatsvervanger, en 2 externe leden aanwezig zijn. Indien er op het ogenblik van de beraadslaging geen pariteit bestaat tussen de leden van de Commissie enerzijds en de externe leden anderzijds, wordt de pariteit hersteld door de onthouding van de leden in overtal, te beginnen bij het lid met de kleinste anciënniteit of, bij gelijkheid van anciënniteit, door de jongste onder hen.

Art. 8.Over de vergaderingen van het Comité wordt een syntheseverslag opgesteld. Dit verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de administrateur. De administrateur is belast met de bewaring van de stukken en levert de voor eensluidende verklaarde afschriften af van de akten en verslagen van de vergaderingen van het Comité.

De ontwerpen van verslag worden aan de leden van het Comité toegezonden. Zij worden op de eerstvolgende vergadering door het Comité goedgekeurd.

Art. 9.Onverminderd het bepaalde in artikel 16 kan de voorzitter voor elke aan het Comité gerichte vraag, of voor elke aangelegenheid die hij nuttig oordeelt, één of meerdere verslaggevers aanwijzen.

Art. 10.De voorzitter of de verslaggever kan aan de vragende partij, aan elke overheid, aan elke verantwoordelijke van een verwerking, of aan een derde, alle inlichtingen vragen die hij nodig oordeelt. Hij kan ze, gezamenlijk of afzonderlijk, uitnodigen voor een verhoor.

De voorzitter of verslaggever kan beslissen ter plaatse te gaan. De voorzitter of de verslaggever brengt bij het Comité verslag uit van zijn handelingen.

Art. 11.De verslaggever stelt een ontwerp van beslissing op. Bij het onderzoek van het dossier en bij de voorbereiding van de besluitvorming zal aandacht worden geschonken aan het feitelijk en wettelijk kader, de toetsing aan de principes voor een verwerking van persoonsgegevens in het bijzonder en het impact op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen. Zo nodig zullen deze elementen in het voorstel van beslissing worden opgenomen.

Art. 12.Het Comité vergadert en beraadslaagt als college.

Het Comité vergadert met gesloten deuren tenzij het uitdrukkelijk beslist de zitting openbaar te laten verlopen.

Elke bespreking van een dossier « A » wordt ingeleid door de verslaggever waarna elk lid vragen kan stellen en zijn standpunt, inzonderheid over het voorstel tot beslissing, kan uiten. De voorzitter gaat na welk gemeenschappelijk standpunt kan ingenomen worden.

Zo nodig wordt overgegaan tot stemming. De voorzitter legt de verschillende vragen en eventuele alternatieven voor aan het Comité zodat over elk vraagpunt of standpunt afzonderlijk kan beslist worden.

Het proces-verbaal van de vergadering vermeldt uitdrukkelijk de gestelde vragen en het resultaat van de stemming. Over het geheel van de door de stemming bereikte beslissing wordt globaal gestemd.

De stemming is verplicht wanneer een lid dit uitdrukkelijk vraagt. De stemming gebeurt bij handopsteking. Het Comité beslist bij meerderheid van stemmen. Bij staking van de stemmen is de stem van de voorzitter of bij diens afwezigheid, van zijn plaatsvervanger doorslaggevend.

Art. 13.§ 1. Wanneer het noodzakelijk is voor de goede werking van het Comité of voor de naleving van de wettelijke termijnen, kan het Comité, na bespreking ter zitting, beslissen de behandeling van de beraadslaging over de ontwerpen van machtigingen en andere beslissingen verder te zetten volgens een schriftelijke procedure.

De voorzitter verstuurt de ontwerpen aangepast volgens de beslissingen van het Comité ter zitting, aan de leden en bepaalt de termijn en de modaliteiten voor hun eventuele reactie. Deze procedure strekt ertoe zich uit te spreken over de conformiteit van de aanpassing aan de ter zitting genomen beslissing.

Op basis van de ingestuurde reacties zal de voorzitter het ontwerp aanpassen, dan wel beslissen tot bijkomende agendering op een volgende nuttige zitting. Indien het ontwerp onverkort kan worden afgewerkt zonder bijkomende zitting, krijgt het de dagtekening van de laatste zitting waarop het werd behandeld. § 2 Wanneer het noodzakelijk is voor de goede werking van het Comité en / of in dringende gevallen kan de voorzitter beslissen een ontwerp van besluitvorming via een schriftelijke procedure te laten behandelen.

De voorzitter verstuurt het desbetreffende document aan de leden en bepaalt de termijn en de modaliteiten voor hun eventuele reactie. Deze termijn kan niet korter zijn dan 48 uur.

Op basis van de ingestuurde reacties zal de voorzitter het ontwerp aanpassen, dan wel beslissen tot een agendering op een volgende nuttige zitting.

De goedgekeurde beslissing van het Comité krijgt al naar gelang het geval de dagtekening van de zitting waarop ze het laatst werd besproken en, indien het niet ter zitting is behandeld, waarop de voorzitter het document in definitieve versie zal hebben ondertekend.

Art. 14.Het Comité kan zijn machtigingen en beslissingen, naast de door of krachtens de wet opgelegde kennisgeving ervan, ook op een andere wijze openbaar maken.

De bijkomende openbaarmaking bedoeld in het vorige lid vormt het voorwerp van een afzonderlijke beslissing.

De bekendmaking op de website van de Commissie gebeurt binnen de rubrieken voorzien voor het Comité. Behoudens voor de machtigingen, kan het Comité uitzonderlijk beslissen op met redenen omklede wijze een beslissing niet op de website te plaatsen.

Art. 15.§ 1. Onverminderd de bijzondere taken die in dit reglement aan de voorzitter worden opgedragen, is hij belast met de algemene uitvoering van de beslissingen van het Comité. § 2. Om redenen van organisatorische aard en met het oog op de goede werking van de dienst kan de voorzitter bepaalde uitvoerende en voorbereidende taken opdragen aan een bevoegde ambtenaar van het secretariaat van de Commissie, dat instaat voor de ondersteuning van het Comité. HOOFDSTUK II. - Bijzondere bepalingen Afdeling I. - Machtigingen als bedoeld in de artikel 36bis van de wet

van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, hierna de « WVP ».

Art. 16.De dossiers betreffende de aanvragen voor machtiging worden voorbereid door de voorzitter van het Comité, bijgestaan door de bevoegde ambtenaar van het secretariaat van de Commissie.

Voor de behandeling ervan gaat de voorzitter zo snel mogelijk na of alle voor de machtiging noodzakelijke gegevens aan het Comité zijn medegedeeld. In voorkomend geval richt de voorzitter zich tot de betrokken aanvrager met de vraag tot mededeling van de door hem te preciseren gegevens.

Vervolgens geschiedt de procedure overeenkomstig de voorschriften en de termijnen bepaald in artikel 31bis van de WVP. Afdeling II. - Informatie en inlichtingen

Art. 17.De voorzitter beantwoordt alle vragen om inlichtingen of om een zienswijze, gericht aan het Comité.

Het antwoord wordt gegeven op basis van de inlichtingen en de gegevens waarover het secretariaat voor de behandeling van het verzoek beschikt en dit onverminderd de bevoegdheid van het Comité om daarover als collegiaal orgaan een uitspraak te doen. De verzoeker wordt daarover in het antwoord in kennis gesteld.

De voorzitter kan echter te allen tijde de behandeling op zijn niveau afbreken en het dossier formeel ter zitting brengen. Hij brengt daarover de verzoeker op de hoogte.

Wanneer het antwoord wordt gegeven na een beraadslaging van het Comité ter zitting, wordt dit uitdrukkelijk vermeld. Afdeling III. - Klachten

Art. 18.De klachten die bij het Comité worden ingediend worden onverwijld overgezonden aan de Commissie. Het Comité zal daarbij zijn diensten aanbieden om als deskundige op te treden.

De klager wordt daarover onmiddellijk in kennis gesteld. Afdeling IV. - Controle en inspectie

Art. 19.Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder controle, het nagaan van de eerbiediging van de regelgeving met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van verwerkingen die onder het toepassingsgebeid van het Comité vallen Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder inspectie, het organiseren van een algemene verificatie over de eerbiediging van de regelgeving met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van verwerkingen die onder het toepassingsgebeid van het Comité vallen. Bij gelegenheid van een inspectie kan een specifieke controle ten overstaan van een welbepaalde verwerking plaatsvinden.

Art. 20.Tot controle kan worden overgegaan naar aanleiding van een bepaalde vaststelling met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Tot inspectie kan worden overgegaan naar aanleiding van bepaalde specifieke vaststellingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens bij gelegenheid van een controle, vanuit bepaalde algemene vaststellingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, vanuit een algemene bezorgdheid, dan wel op basis van gerichte proactieve en preventieacties door het Comité.

Controle en inspectie kunnen worden georganiseerd op basis van een nationaal dan wel een internationaal initiatief.

De beslissing tot het verrichten van spontane controleacties wordt genomen door de voorzitter. Het organiseren van een inspectie wordt op voorstel van de voorzitter beslist door het Comité.

Art. 21.Voor het uitvoeren van inspectie- en controleactiviteiten zal het Comité een vraag richten tot de Commissie. Het Comité zal daarbij zijn diensten aanbieden om als deskundige op te treden.

Het Comité zal zijn verzoek ondersteunen met een omstandige nota waarin de redenen en de doelstellingen worden opgegeven.

Op basis van de bevindingen en de resultaten zal het Comité adviezen en aanbevelingen opstellen. Afdeling V. - Onderzoeken ter plaatse

Art. 22.Wanneer het Comité tot de bevinding komt dat een onderzoek ter plaatse noodzakelijk is doet het een beroep op de medewerking van Commissie. Het Comité zal daarbij zijn diensten aanbieden om als deskundige op te treden.

De voorzitter maakt een verslag op van de stand van het dossier, waarbij hij kan vragen om bepaalde onderzoeksdaden te stellen. Afdeling VI. - Het aanhangig maken bij de Commissie van dossiers als

bedoeld in artikel 31bis van de WVP en in artikel 12 van het Koninklijk besluit van 17december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Art. 23.Wanneer een dossier dat in behandeling is bij het Comité door de voorzitter wordt voorgelegd aan de Commissie of wanneer de voorzitter de beslissing van het Comité alsnog aan deze wenst voor te leggen, bezorgt hij onverwijld alle nuttige stukken aan de Commissie.

Hij stelt een omstandig verslag op over de beraadslaging binnen het Comité.

De voorzitter brengt de indiener van het dossier en desgevallend de andere leden eveneens op de hoogte van deze overdracht.

Art. 24.Wanneer de behandeling van het dossier is opgeschort neemt het Comité akte van de beslissing van de Commissie, of bij ontbreken ervan binnen de door de wet voorgeschreven termijn, herneemt het Comité de procedure in overeenstemming met de wettelijke voorschriften en deze van dit reglement. HOOFDSTUK III. - Slotbepalingen

Art. 25.Dit huishoudelijk reglement wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Commissie.

Na goedkeuring door de Commissie wordt het bekend gemaakt in het Belgisch Staatsblad en op de website van het Commissie. Het wordt medegedeeld aan eenieder die erom verzoekt..

Art. 26.Dit huishoudelijk reglement treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekend gemaakt.

Brussel, 14 februari 2008.

De Administrateur van het secretariaat van de Commissie, J. BARET De Voorzitter, W. DEBEUCKELAERE