Artikel 1.Het Sectoraal comité voor de federale overheid, hierna het Comité genoemd, heeft zijn zetel te Brussel.

Art. 2.De voorzitter waakt over de goede werking van het Comité.

Art. 3.De voorzitter roept het Comité samen en stelt de plaats, de dag en het uur van de vergaderingen vast. Hij opent en sluit de vergaderingen. Hij leidt de debatten. Bij afwezigheid van de voorzitter worden zijn bevoegdheden uitgeoefend door een ander vast lid van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, hierna de Commissie, met de grootste anciënniteit of, bij gelijkheid van anciënniteit van de commissieleden, door de oudste onder hen. Zijn vervanger heeft dan dezelfde bevoegdheden en verplichtingen.

Art. 4.Behoudens spoedeisende gevallen, door de voorzitter te beoordelen, worden de oproepingen tenminste acht dagen voor de vergadering aan de leden verzonden. Zij bevatten de agenda van de vergadering, vergezeld van de nodige documenten. Het vast lid dat verhinderd is, verwittigt daarvan tijdig zijn plaatsvervanger. Hij verwittigt eveneens de administrateur, hoofd van het secretariaat van de Commissie. De administrateur bezorgt onverwijld de nodige stukken aan de plaatsvervanger.

Art. 5.De voorzitter roept het Comité bijeen wanneer tenminste drie leden erom verzoeken. Dit verzoek wordt gedaan, hetzij met een tot de voorzitter gericht schrijven, hetzij op een vergadering van het Comité. Het verzoek preciseert het voorwerp van de bijeen te roepen vergadering. De vergadering van het Comité wordt gehouden binnen de vijftien dagen na de indiening van het verzoek, tenzij de aanvragers instemmen met een latere datum.

Art. 6.De voorzitter stelt de agenda vast. De agenda wordt opgedeeld in punten « A » en « B ». De aangelegenheden gerangschikt onder « B » worden ter zitting aangenomen zonder bijkomende bespreking, tenzij een lid de bespreking ervan heeft aangevraagd aan de voorzitter, met kopie aan de administrateur, ten laatste om 10 uur de 2de werkdag voorafgaand aan deze van de desbetreffende zitting. De voorzitter of de administrateur verwittigt de andere leden dezelfde dag per mail. De andere aangelegenheden, gerangschikt onder « A » en deze op verzoek van een lid aldus omgevormd, worden steeds ter bespreking voorgelegd. Een aangelegenheid die niet op de agenda is vermeld, kan alleen in behandeling worden genomen mits tenminste de helft van de aanwezige leden daarmee instemt. Het lid dat de inschrijving van een punt op de agenda wenst, dient hiervoor een aanvraag in bij de voorzitter. Deze zal het punt inschrijven op de agenda van de volgende vergadering.

Art. 7.Het Comité beraadslaagt slechts dan op geldige wijze wanneer ten minste 2 leden van de Commissie onder wie steeds de voorzitter of diens plaatsvervanger, en 2 externe leden aanwezig zijn. Indien er op het ogenblik van de beraadslaging geen pariteit bestaat tussen de leden van de Commissie enerzijds en de externe leden anderzijds, wordt de pariteit hersteld door de onthouding van de leden in overtal, te beginnen bij het lid met de kleinste anciënniteit of, bij gelijkheid van anciënniteit, door de jongste onder hen.

Art. 8.Over de vergaderingen van het Comité wordt een syntheseverslag opgesteld. Dit verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de administrateur. De administrateur is belast met de bewaring van de stukken en levert de voor eensluidende verklaarde afschriften af van de akten en verslagen van de vergaderingen van het Comité. De ontwerpen van verslag worden aan de leden van het Comité toegezonden. Zij worden op de eerstvolgende vergadering door het Comité goedgekeurd.

Art. 9.Onverminderd het bepaalde in artikel 16 kan de voorzitter voor elke aan het Comité gerichte vraag, of voor elke aangelegenheid die hij nuttig oordeelt, één of meerdere verslaggevers aanwijzen.

Art. 10.De voorzitter of de verslaggever kan aan de vragende partij, aan elke overheid, aan elke verantwoordelijke van een verwerking, of aan een derde, alle inlichtingen vragen die hij nodig oordeelt. Hij kan ze, gezamenlijk of afzonderlijk, uitnodigen voor een verhoor. De voorzitter of verslaggever kan beslissen ter plaatse te gaan. De voorzitter of de verslaggever brengt bij het Comité verslag uit van zijn handelingen.

Art. 11.De verslaggever stelt een ontwerp van beslissing op. Bij het onderzoek van het dossier en bij de voorbereiding van de besluitvorming zal aandacht worden geschonken aan het feitelijk en wettelijk kader, de toetsing aan de principes voor een verwerking van persoonsgegevens in het bijzonder en het impact op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen. Zo nodig zullen deze elementen in het voorstel van beslissing worden opgenomen.

Art. 12.Het Comité vergadert en beraadslaagt als college. Het Comité vergadert met gesloten deuren tenzij het uitdrukkelijk beslist de zitting openbaar te laten verlopen. Elke bespreking van een dossier « A » wordt ingeleid door de verslaggever waarna elk lid vragen kan stellen en zijn standpunt, inzonderheid over het voorstel tot beslissing, kan uiten. De voorzitter gaat na welk gemeenschappelijk standpunt kan ingenomen worden. Zo nodig wordt overgegaan tot stemming. De voorzitter legt de verschillende vragen en eventuele alternatieven voor aan het Comité zodat over elk vraagpunt of standpunt afzonderlijk kan beslist worden. Het proces-verbaal van de vergadering vermeldt uitdrukkelijk de gestelde vragen en het resultaat van de stemming. Over het geheel van de door de stemming bereikte beslissing wordt globaal gestemd. De stemming is verplicht wanneer een lid dit uitdrukkelijk vraagt. De stemming gebeurt bij handopsteking. Het Comité beslist bij meerderheid van stemmen. Bij staking van de stemmen is de stem van de voorzitter of bij diens afwezigheid, van zijn plaatsvervanger doorslaggevend.

Art. 13.§ 1. Wanneer het noodzakelijk is voor de goede werking van het Comité of voor de naleving van de wettelijke termijnen, kan het Comité, na bespreking ter zitting, beslissen de behandeling van de beraadslaging over de ontwerpen van machtigingen en andere beslissingen verder te zetten volgens een schriftelijke procedure. De voorzitter verstuurt de ontwerpen aangepast volgens de beslissingen van het Comité ter zitting, aan de leden en bepaalt de termijn en de modaliteiten voor hun eventuele reactie. Deze procedure strekt ertoe zich uit te spreken over de conformiteit van de aanpassing aan de ter zitting genomen beslissing. Op basis van de ingestuurde reacties zal de voorzitter het ontwerp aanpassen, dan wel beslissen tot bijkomende agendering op een volgende nuttige zitting. Indien het ontwerp onverkort kan worden afgewerkt zonder bijkomende zitting, krijgt het de dagtekening van de laatste zitting waarop het werd behandeld. § 2 Wanneer het noodzakelijk is voor de goede werking van het Comité en / of in dringende gevallen kan de voorzitter beslissen een ontwerp van besluitvorming via een schriftelijke procedure te laten behandelen. De voorzitter verstuurt het desbetreffende document aan de leden en bepaalt de termijn en de modaliteiten voor hun eventuele reactie. Deze

Article 1er.Le siège du Comité sectoriel pour l'Autorité fédérale, ci-après « le Comité », est établi à Bruxelles.

Art. 2.Le président veille au bon fonctionnement du Comité.

Art. 3.Le président convoque le Comité et fixe le lieu, la date et l'heure des séances. Il ouvre et clôt celles-ci. Il dirige les débats. En l'absence du président, ses attributions sont exercées par un des autres membres effectifs de la Commission de la protection de la vie privée - ci-après « la Commission » -, à savoir le plus ancien ou, à égalité d'ancienneté, le plus âgé d'entre eux. Ce suppléant a les mêmes pouvoirs et les mêmes obligations que le président.

Art. 4.Sauf dans les cas jugés urgents par le président, les convocations sont envoyées aux membres au moins huit jours avant la séance. Elles contiennent l'ordre du jour de la séance et sont assorties des documents indispensables. Si un membre effectif est empêché, il préviendra en temps utile son suppléant ainsi que l'administrateur placé à la tête du secrétariat de la Commission, qui transmettra sans délai les documents nécessaires au suppléant.

Art. 5.Le président convoque le Comité si trois membres au moins en font la demande - par courrier adressé au président ou de vive voix, lors d'une séance du Comité. Le motif de la convocation doit être précisé dans la demande. Le Comité se réunit dans les 15 jours suivant l'introduction de la demande, à moins que les auteurs de celle-ci acceptent le report de la réunion à une date ultérieure.

Art. 6.Le président fixe l'ordre du jour. Les points inscrits à l'ordre du jour se répartissent en deux catégories, « A » et « B ». Ceux relevant de la catégorie « B » seront approuvés en séance sans autre forme de débat, sauf si une demande de mise en discussion (avec copie à l'administrateur) est transmise au président par un membre, au plus tard à 10 heures l'avant-dernier jour ouvrable précédant le jour de la séance concernée - auquel cas les autres membres seront avertis par courriel le jour même, par le président ou l'administrateur. Les autres points, à savoir ceux classés dès le départ dans la catégorie « A » et ceux repris dans celle-ci à la requête d'un membre, seront toujours soumis pour discussion au Comité. Toute question ne figurant pas à l'ordre du jour ne peut être examinée qu'avec l'accord d'au moins la moitié des membres présents. Le membre qui souhaite voir figurer un point à l'ordre du jour doit en faire la demande au président. Celui-ci inscrira le point en question à l'ordre du jour de la prochaine séance.

Art. 7.Pour que les délibérations du Comité soient valables, la présence d'au moins deux membres issus de la Commission - dont toujours le président ou son suppléant - et d'au moins deux membres externes est requise. Si les membres issus de la Commission et les membres externes ne sont pas présents en nombre égal au moment de la délibération, la parité sera rétablie par l'abstention d'un ou de plusieurs des membres du groupe le plus nombreux - à commencer par le moins ancien d'entre eux ou, à ancienneté égale, le plus jeune.

Art. 8.Les séances du Comité donnent lieu à l'établissement d'un rapport de synthèse, qui est signé par le président et l'administrateur. Ce dernier est responsable de la conservation des pièces et de la délivrance des copies conformes des actes et procès-verbaux des séances du Comité. Les projets de rapport sont communiqués aux membres du Comité. Ils sont approuvés par le Comité lors de la séance suivante.

Art. 9.Sans préjudice des dispositions de l'article 16 du présent règlement, le président peut désigner un ou plusieurs rapporteurs dans le cadre du traitement de chaque demande adressée au Comité. Il peut agir de même pour toute question à propos de laquelle il juge utile de le faire.

Art. 10.Le président - ou le rapporteur - peut demander toutes les informations qu'il juge utiles à la partie requérante, à toute autorité et à tout responsable de traitement ainsi qu'à des tiers. Il peut les inviter à participer à une audition, ensemble ou séparément. Le président - ou le rapporteur - peut décider de se rendre sur place. Il rend compte de ses actes au Comité.

Art. 11.Le rapporteur rédige un projet de décision. Lors de l'examen du dossier et de la préparation de la décision, il faudra être attentif au cadre factuel et légal, en particulier au respect des principes applicables dans le cadre d'un traitement de données à caractère personnel et à l'impact de celui-ci sur la vie privée des personnes concernées. Si nécessaire, ces éléments seront repris dans le projet de décision.

Art. 12.Le Comité se réunit et délibère collégialement. Le Comité se réunit à huis clos, sauf s'il décide expressément de rendre la séance publique. La discussion d'un dossier de la catégorie « A » est systématiquement introduite par le rapporteur, chaque membre ayant ensuite la possibilité de poser des questions et d'exprimer son point de vue, en particulier quant au projet de décision. Le président recherche la position commune susceptible d'être adoptée. Si nécessaire, il est procédé par vote. Le président soumet les différentes questions ainsi que les éventuelles alternatives au Comité, de manière à ce que chaque question ou position puisse faire l'objet d'une décision distincte. Les questions posées et les résultats des votes sont expressément mentionnés dans le procès-verbal de la réunion. La décision complète obtenue à l'issue de ces votes successifs est elle-même soumise à un vote global. Il faut obligatoirement procéder à un vote chaque fois qu'un membre en fait explicitement la demande. Le vote se déroule à main levée. Le Comité décide à la majorité des voix. S'il y a partage, la voix du président ou, en l'absence de celui-ci, celle de son suppléant, est prépondérante.

Art. 13.§ 1. Si le bon fonctionnement du Comité le requiert ou si cela s'avère nécessaire en vue de respecter les délais légaux, le Comité peut décider, après discussion en séance, d'avoir recours à une procédure écrite pour poursuivre les délibérations relatives à un projet d'autorisation ou à une autre décision. Le président fait parvenir aux membres le projet adapté conformément aux décisions prises en séance par le Comité. Il fixe le délai et les modalités de leur éventuelle réaction. Cette procédure a pour but de permettre aux membres de juger si le nouveau texte est conforme aux décisions prises en séance. En fonction des réactions reçues, le président procèdera à l'ultime adaptation du projet ou décidera de l'inscrire à l'ordre du jour d'une prochaine séance utile. Si le projet peut être entièrement finalisé sans nouvel examen en séance, la date retenue sera celle de la dernière séance au cours de laquelle il a été examiné. § 2. Si le bon fonctionnement du Comité l'exige ou s'il y a urgence, le président peut décider qu'un projet de décision sera traité via une procédure écrite. Le président envoie le document en question aux membres et fixe le délai ainsi que les modalités de leur éventuelle réaction. Le délai

Art. 14.Het Comité kan zijn machtigingen en beslissingen, naast de

Art. 14.Outre la notification imposée par ou en vertu de la loi, le

Art. 15.§ 1. Onverminderd de bijzondere taken die in dit reglement

Art. 15.§ 1. Sans préjudice des tâches spécifiques qui lui sont

Art. 16.De dossiers betreffende de aanvragen voor machtiging worden

Art. 16.Les dossiers relatifs à des demandes d'autorisation sont

Art. 17.De voorzitter beantwoordt alle vragen om inlichtingen of om

Art. 17.Le président répond à toutes les demandes adressées au Comité

Art. 18.De klachten die bij het Comité worden ingediend worden

Art. 18.Chaque fois qu'il est saisi d'une plainte, le Comité transmet

Art. 19.Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder controle, het nagaan van de eerbiediging van de regelgeving met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van verwerkingen die onder het toepassingsgebeid van het Comité vallen Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder inspectie, het organiseren van een algemene verificatie over de eerbiediging van de regelgeving met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van verwerkingen die onder het toepassingsgebeid van het Comité vallen. Bij gelegenheid van een inspectie kan een specifieke controle ten overstaan van een welbepaalde verwerking plaatsvinden.

Art. 20.Tot controle kan worden overgegaan naar aanleiding van een bepaalde vaststelling met betrekking tot de verwerking van

Art. 19.Pour l'application du présent règlement, il convient d'entendre par « contrôle » l'opération consistant à vérifier que la réglementation relative à la protection de la vie privée est respectée dans le cadre d'un traitement relevant de la compétence du Comité. Pour l'application du présent règlement, il convient d'entendre par « inspection » l'organisation d'un contrôle général visant à s'assurer que dans leur ensemble, les traitements relevant de la compétence du Comité sont effectués dans le respect de la réglementation relative à la protection de la vie privée. Un contrôle portant spécifiquement sur un traitement déterminé peut avoir lieu à l'occasion d'une inspection.

Art. 20.La décision de procéder à un contrôle peut être prise suite à la constatation de certains faits se rapportant au traitement de

Art. 21.Voor het uitvoeren van inspectie- en controleactiviteiten zal

Art. 21.Pour l'exécution d'activités de contrôle et d'inspection, le

Art. 22.Wanneer het Comité tot de bevinding komt dat een onderzoek

Art. 22.Si le Comité constate qu'un examen sur place est nécessaire,

Art. 23.Wanneer een dossier dat in behandeling is bij het Comité door

Art. 23.Si le président du Comité décide de suspendre l'examen d'un

Art. 24.Wanneer de behandeling van het dossier is opgeschort neemt

Art. 24.Dans le cas d'une simple suspension de l'examen du dossier,

Art. 25.Dit huishoudelijk reglement wordt ter goedkeuring voorgelegd

Art. 25.Le présent règlement d'ordre intérieur est soumis pour

Art. 26.Dit huishoudelijk reglement treedt in werking de dag waarop

Art. 26.Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le