Huishoudelijk reglement van het Raadgevend Comité voor de pensioensector I. Plenaire vergaderingen van het Comité

Artikel 1.De plenaire vergadering van het Raadgevend Comité voor de pensioensector, hierna het Comité genoemd, vergadert op initiatief van de voorzitter of op vraag van ten minste vijf effectieve leden van het Comité.

II. Uitnodigingen

Art. 2.Het bureau neemt het secretariaat van de plenaire vergaderingen van het Comité waar.

Het secretariaat verzendt de uitnodigingen aan de effectieve leden.

Een kopie van deze uitnodigingen wordt ten titel van informatie aan de plaatsvervangende leden gestuurd.

De uitnodiging vermeldt de plaats, de datum en het uur van de plenaire vergadering alsook de verschillende agendapunten.

Behalve in dringende gevallen moeten de uitnodigingen minstens tien dagen vóór de datum van de plenaire vergadering van het Comité aan de leden worden toegestuurd.

III. Agenda van de plenaire vergaderingen

Art. 3.De agenda wordt door de voorzitter vastgesteld in overleg met het bureau.

Een punt kan op de agenda van de volgende plenaire vergadering van het Comité worden geplaatst op vraag van één of meerdere leden.

Art. 4.De verzoeken tot advies, ingediend door de Minister die de Pensioenen onder zijn bevoegdheid heeft, moeten bij prioriteit worden behandeld.

Art. 5.De meerderheid van de aanwezige leden van de plenaire vergadering van het Comité kan beslissen om dringende punten aan de agenda toe te voegen.

IV. Bijwonen van de plenaire vergaderingen.

Art. 6.De plenaire vergadering van het Comité kan slechts geldig beraadslagen wanneer ten minste twee derde van de leden aanwezig is.

Art. 7.Indien twee derde van de leden niet aanwezig is, kan de voorzitter een nieuwe plenaire vergadering vaststellen. In dat geval zal de voorzitter de termijn zoals bepaald in artikel 2, § 4, respecteren.

Na deze tweede bijeenroeping beraadslaagt de plenaire vergadering van het Comité geldig, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Art. 8.De leden ondertekenen een aanwezigheidslijst.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de effectieve leden en de plaatsvervangende leden door de naam van deze laatsten te vermelden tegenover de naam van het effectief lid dat zij vervangen.

V. Plaatsvervanging

Art. 9.Elk effectief lid van de plenaire vergadering van het Comité kan zich laten vervangen door zijn plaatsvervanger. Deze plaatsvervanger is dan stemgerechtigd.

VI. Voorzitterschap, ondervoorzitterschap en vertegenwoordigers voor het bureau

Art. 10.De plenaire vergadering van het Comité, vernoemd in artikel 3, § 1, van het koninklijk besluit van 5 oktober 1994 houdende oprichting van een Raadgevend Comité voor de pensioensector, verkiest bij meerderheid onder haar leden de voorzitter en de ondervoorzitter.

Voor de samenstelling van het bureau, waarvan de voorzitter en de ondervoorzitter reeds van rechtswege deel uitmaken, zal de plenaire vergadering van het Comité, eveneens bij meerderheid, vier vertegenwoordigers verkiezen.

Art. 11.De voorzitter vertegenwoordigt het Comité en leidt de plenaire vergaderingen. Bovendien heeft hij nog de volgende opdrachten : 1° de datum van de plenaire vergaderingen van het Comité vast te leggen in overleg met het bureau;2° de adviesaanvrager(s) op de hoogte te brengen, indien het advies niet binnen de vereiste termijn kan worden overhandigd en de redenen van dit uitstel te vermelden;3° bij de plenaire vergadering van het Comité verslag uit te brengen over de werkzaamheden van de technische commissies en het bureau;4° de oprichting van technische commissies voor te stellen die zullen overgaan tot de opstelling van een ontwerpadvies over de door de Minister die de Pensioenen onder zijn bevoegdheid heeft gestelde vragen;5° in dringende gevallen en in afwachting dat de plenaire vergadering van het Comité na een grondig onderzoek van het probleem in de technische commissie, een omstandig advies zal kunnen uitbrengen, de Minister die de Pensioenen onder zijn bevoegdheid heeft, op de hoogte te brengen van de stand van de werkzaamheden van de technische commissie met dien verstande dat daarbij gepreciseerd wordt dat het nog niet gaat om een advies van de plenaire vergadering van het Comité;6° de andere bevoegdheden uit te oefenen die hij eventueel van de plenaire vergadering van het Comité zou bekomen.

Art. 12.De voorzitter, de ondervoorzitter en de vier vertegenwoordigers voor het bureau worden verkozen voor een termijn van twee jaar.

Het mandaat van de voorzitter, de ondervoorzitter en de vertegenwoordigers neemt een einde tezelfdertijd als hun mandaat van lid van de plenaire vergadering van het Comité.

Indien de voorzitter, de ondervoorzitter en de vertegenwoordigers de uitoefening van hun functie moeten onderbreken of driemaal achtereenvolgens zonder verontschuldiging afwezig zijn, wijzen de effectieve leden een plaatsvervanger aan die het mandaat van zijn voorganger voleindigt.

Drie maanden vóór het vervallen van deze mandaten, dienen de kandidaturen voor het voorzitterschap, het ondervoorzitterschap en de vertegenwoordigers ingediend te worden bij het bureau.

Art. 13.Als de voorzitter verhinderd is, wordt de plenaire vergadering van het Comité voorgezeten door de ondervoorzitter.

Wanneer de ondervoorzitter de vergadering voorzit, heeft hij, wat het leiden van een vergadering betreft, dezelfde rechten en plichten als de voorzitter.

Art. 14.Als de voorzitter en de ondervoorzitter verhinderd zijn, wordt de plenaire vergadering van het Comité voorgezeten door het oudste aanwezige lid van het bureau.

Wanneer het oudste aanwezige lid de vergadering voorzit, heeft hij, wat het leiden van een vergadering betreft, dezelfde rechten en plichten als de voorzitter.

VII. Organisatie van de plenaire vergaderingen

Art. 15.Op voorstel van de voorzitter kan de plenaire vergadering van het Comité beslissen de bespreking van bepaalde agendapunten te verdagen of de vergadering te sluiten vooraleer alle agendapunten zijn afgewerkt.

Met het oog op het ordelijk en efficiënt verloop van de vergadering kan de voorzitter de spreektijd beperken tot drie minuten per onderwerp en tot één spreker per organisatie en per onderwerp.

Art. 16.Ieder lid heeft het recht op het ogenblik dat de notulen van de voorgaande vergadering ter goedkeuring aan de plenaire vergadering van het Comité worden voorgelegd, te vragen om in die notulen zekere verbeteringen aan te brengen. Indien de voorgestelde wijziging van de notulen wordt betwist, wordt het voorstel ter stemming voorgelegd.

Art. 17.De adviezen worden aanvaard bij gewone meerderheid van stemmen. Bij het overmaken van de adviezen aan de Minister die de Pensioenen onder zijn bevoegdheid heeft, worden de minderheidsstandpunten eveneens medegedeeld.

De stemming geschiedt bij handopsteking.

Art. 18.Indien de meerderheid van de aanwezige leden erom vraagt, dient de stemming geheim te gebeuren.

De stemming is steeds geheim als deze over personen gaat, tenzij de betrokkene ermee instemt dat de stemming openbaar zou zijn.

VIII. Terugbetaling van verplaatsingskosten

Art. 19.De effectieve leden van de plenaire vergadering van het Comité of, indien zij verhinderd zijn, hun plaatsvervanger, hebben recht op de vergoeding van hun verplaatsingskosten volgens de modaliteiten vastgelegd door de Minister die de Pensioenen onder zijn bevoegdheid heeft.

IX. Het bureau

Art. 20.Het bureau vergadert tenminste zesmaal per jaar.

Het beraadslaagt geldig ongeacht het aantal aanwezigen. De procedure voor de uitnodigingen, de vaststelling van de agenda, de ondertekening van de aanwezigheidslijst en de goedkeuring van de notulen is dezelfde als voor de plenaire vergaderingen van het Comité.

X. Technische commissies

Art. 21.De plenaire vergadering van het Comité kan technische commissies oprichten die ten zijne behoeve ontwerpadviezen opstellen.

Art. 22.Zodra tot de instelling van een technische commissie besloten is, nodigt de voorzitter de plenaire vergadering uit acht van haar leden af te vaardigen. De leden van het bureau kunnen aan de werkzaamheden van de technische commissie deelnemen.

Art. 23.De technische commissie kan, na overleg met de voorzitter en de leden van het bureau, beroep doen op een deskundige.

Het secretariaat nodigt de deskundige uit om de werkzaamheden van de technische commissie bij te wonen en bezorgt een exemplaar van het volledige dossier. Deze deskundige kan ook als waarnemer uitgenodigd worden op de plenaire vergadering van het Comité over die bepaalde kwestie.

XI. Vertrouwelijkheid

Art. 24.De effectieve en plaatsvervangende leden van de plenaire vergadering en de deskunidgen dienen de vertrouwelijkheid in acht te nemen.

XII. Openbaarheid

Art. 25.Wanneer een advies gevraagd wordt door de Minister die de Pensioenen onder zijn bevoegdheid heeft, beslist de voorzitter in overleg met de betrokken autoriteit of aan deze werkzaamheden openbaarheid mag worden gegeven.

In de andere gevallen kan de plenaire vergadering van het Comité of de voorzitter beslissen om de adviezen en/of verslagen te publiceren.

XIII. Jaarlijks verslag

Art. 26.Het bureau stelt jaarlijks het verslag op over de werkzaamheden van het Comité.

Na goedkeuring door de plenaire vergadering wordt dit verslag vóór 31 mei aan de Minister die de Pensioenen onder zijn bevoegdheid heeft, toegestuurd.