Huishoudelijk reglement van het Directiecomité

Artikel 1.De Voorzitter van het Directiecomité staat in voor de goede werking van het Comité, doet het reglement naleven, opent, leidt en besluit de besprekingen.

Ingeval de Voorzitter verhinderd is, duidt hij het lid van het Comité aan dat hem vervangt. Bij ontstentenis van dergelijke aanwijzing wordt het voorzitterschap waargenomen door het oudste lid.

Art. 2.Het Comité vergadert op uitnodiging van de Voorzitter ten minste eenmaal per maand en tweeëntwintigmaal per jaar. Bovendien nodigt de Voorzitter het Comité uit op eigen initiatief of op aanvraag van minstens twee leden.

Art. 3.De Voorzitter stuurt de uitnodiging, samen met de agenda en de documenten betreffende de te bespreken punten ten minste drie werkdagen voor de vergadering aan de leden. Bij dringendheid kan een bescheid tijdens de zitting worden uitgedeeld.

Het Comité kan zich laten bijstaan door personen die omwille van hun bijzondere bevoegdheden, hem nuttig kunnen inlichten over een punt van de agenda.

Art. 4.De Voorzitter stelt de agenda op. Het lid dat, na het ontvangen van de uitnodiging, een punt aan de agenda wenst toe te voegen, deelt dit voor de vergadering mee aan de Voorzitter.

De leden die om een dwingende reden verhinderd zijn de vergadering bij te wonen, delen dit vóór de vergadering mee aan de Voorzitter, die het Directiecomité ervan in kennis stelt bij een aanvang van de vergadering.

Tijdens de vergadering kunnen enkel bij eenparigheid van de aanwezige leden, nieuwe punten aan de agenda worden toegevoegd.

Op gemotiveerde aanvraag van een lid, kan de Voorzitter beslissen het onderzoek van één of meerdere punten te verdagen.

Art. 5.Het Comité kan slechts geldig beraadslagen indien de meerderheid van de leden aanwezig is. Indien dat quotum niet bereikt wordt, kan het Comité, na een tweede uitnodiging, geldig beraadslagen over dezelfde agenda ongeacht het aantal aanwezige leden.

Art. 6.De beslissingen worden bij consensus genomen of, bij ontstentenis hiervan, bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. In geval van staking van stemmen is de stem van de Voorzitter doorslaggevend.

De beslissingen over individuele personen worden genomen bij geheime stemming. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.

Alle leden zijn ertoe gehouden de beslissingen en afspraken binnen het Comité, collegiaal en loyaal uit te voeren en te verdedigen.

Art. 7.De Voorzitter duidt een secretaris en eventueel een adjunct-secretaris van de andere taalrol aan, die belast worden met de voorbereiding van de vergaderingen, het akteren van de beraadslagingen van het Comité en het opstellen van de notulen.

Art. 8.De ontwerpnotulen worden, hetzij in een volgende vergadering, hetzij in een schriftelijke procedure ter goedkeuring aan de leden voorgelegd.

Een exemplaar van de definitieve tekst ondertekend door de voorzitter en de secretaris wordt aan alle leden van het Comité toegezonden. De originele notulen worden door de secretaris bewaard.

Onverminderd de toepassing van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur en, in het kader van de bevorderingen in niveau 1, van artikel 26bis van het koninklijk besluit van 7 augustus 1939 betreffende de evaluatie en de loopbaan van het rijkspersoneel, zijn de notulen en de uittreksels vertrouwelijk, tenzij anders wordt beslist door het Directiecomité.

Art. 9.De uitnodiging, de agenda en de notulen worden opgesteld in het Nederlands en in het Frans. De bescheiden die aan de beraadslagingen van het Comité worden voorgelegd zijn opgesteld in de taal van hun auteur.

Art. 10.De Voorzitter verstrekt de Minister elke nuttige toelichting in verband met de draagwijdte van de genomen beslissingen.

Op het einde van elke vergadering wordt afgesproken over de communicatie van de beslissingen aan het personeel.

Art. 11.Het huishoudelijk reglement treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Goedgekeurd door het Directiecomité tijdens zijn zitting van 13 oktober 2003.

De Voorzitter, M. DAMAR