Huishoudelijk reglement van het College van de Federale Ombudsmannen Op 19 november 1998 door de Kamer van volksvertegenwoordigers goedgekeurd (art. 17 van de wet van 22 maart 1995 tot instelling van federale ombudsmannen) I. Betekenis van sommige in dit Reglement gebruikte termen.

Artikel 1.Voor de toepassing van dit Huishoudelijk Reglement wordt bedoeld met : - « de wet » : de wet van 22 maart 1995 tot instelling van federale ombudsmannen; - « Ombudsmannen » : het College van de federale ombudsmannen en hun medewerkers; - « federale administratieve overheid » : elke federale administratieve overheid als bedoeld in artikel 14 van de gecoördineerde wetten op de Raad van State met uitzondering van die overheden die krachtens een bijzondere wettelijke regeling zelf over een eigen Ombudsman beschikken; - « klacht » : een klacht die bij de ombudsmannen wordt ingediend of een verzoekschrift houdende eveneens een klacht als bedoeld in de wet, dat op grond van artikel 28, eerste lid, van de Grondwet tot de Kamer van volksvertegenwoordigers en/of de Senaat wordt gericht en door Kamer en/of Senaat wordt overgezonden aan de ombudsmannen; - « gemandateerde » : de persoon die optreedt voor de klager.

II. Wat is de bedoeling van dit Reglement?

Art. 2.Dit Reglement legt de nadere regels vast voor de behandeling door de Ombudsmannen van : a) de klachten die bij hen werden ingediend;b) de door de federale Kamers overgezonden verzoekschriften houdende eveneens klachten als bedoeld in de wet;c) de verzoeken van de Kamer van volksvertegenwoordigers tot het instellen van onderzoeken. III. Waarvoor kan bij de Ombudsmannen een klacht worden ingediend, hun een verzoekschrift worden overgezonden of een onderzoek worden toevertrouwd en welke grieven moeten zij onderzoeken ?

Art. 3.Met betrekking tot de handelingen of de werking van een federale administratieve overheid, kan bij de Ombudsmannen een klacht worden ingediend of kan hen een verzoekschrift houdende een klacht worden overgezonden. De Ombudsmannen gaan dan na of de aangeklaagde werking of handelingen al of niet in overeenstemming zijn met de principes van behoorlijk bestuur, met de billijkheid of de wettelijkheid.

Een onderzoek dat betrekking heeft op de werking van de federale administratieve diensten, kan aan de Ombudsmannen worden toevertrouwd door de Kamer van volksvertegenwoordigers. De Ombudsmannen gaan dan na of deze werking al of niet in overeenstemming is met de principes van behoorlijk bestuur of met de wettelijkheid.

IV. Wie kan een klacht indienen bij de Ombudsmannen, aan hen een verzoekschrift overzenden of hun een onderzoek opdragen ?

Art. 4.Elke belanghebbende natuurlijke persoon, elke belanghebbende rechtspersoon of elke belanghebbende feitelijke vereniging kan bij de Ombudsmannen een klacht indienen welke ook zijn of haar nationaliteit, verblijfplaats of sociale zetel of statuut weze. De klacht van een rechtspersoon wordt ingediend door een hiertoe behoorlijk gemandateerd natuurlijk persoon.

De Kamer van volksvertegenwoordigers en de Senaat kunnen eveneens verzoekschriften houdende klachten overzenden aan de Ombudsmannen.

De Kamer van volksvertegenwoordigers kan de Ombudsmannen opdragen een onderzoek in te stellen naar de werking van de federale administratieve diensten die ze aanwijst.

V. Aan welke voorwaarden moet een klacht of een verzoekschrift voldoen om in behandeling te kunnen worden genomen door de Ombudsmannen ?

Art. 5.De Ombudsmannen moeten de behandeling van een klacht weigeren : 1° wanneer deze kennelijk niet gegrond is, hetzij omdat hij volledig « fantaisistisch » is, hetzij uitsluitend lasterlijk of eerrovend;2° wanneer de klager kennelijk geen enkele stap heeft ondernomen bij de federale administratieve overheid om te trachten eerst zelf genoegdoening te verkrijgen;3° wanneer deze in wezen dezelfde is als een eerder door de Ombudsmannen afgewezen klacht zonder nieuwe feiten aan te brengen. De Ombudsmannen kunnen de behandeling van een klacht weigeren wanneer de identiteit van de klager onbekend is. Zij kunnen de klacht toch behandelen indien bijvoorbeeld de door de klacht aangebrachte feiten zeer ernstig zijn of indien de klager een ernstige reden aanbrengt om zijn identiteit te verzwijgen.

De Ombudsmannen kunnen de behandeling van een klacht eveneens weigeren wanneer die betrekking heeft op feiten die zich meer dan één jaar voor het indienen van de klacht hebben voorgedaan. Zij kunnen de klacht toch behandelen indien bijvoorbeeld de klager kan aantonen dat hij tot op het moment waarop hij de Ombudsmannen aanspreekt niet heeft opgehouden zelf stappen te zetten bij de federale administratieve overheid gedurende meer dan een jaar of dat deze federale administratieve overheid zelf verantwoordelijk is voor het overschrijden van de termijn van één jaar.

VI. Hoe kan een klacht worden ingediend bij de Ombudsmannen, hun een verzoekschrift worden overgezonden of een onderzoek worden opgedragen ?

Art. 6.Een klacht kan op verschillende wijzen worden ingediend : 1° schriftelijk bij het College van de federale Ombudsmannen, Hertogstraat 43, 1000 Brussel of per fax 02/289 27 28 of per E-Mail op het elektronisch adres van het College van de federale Ombudsmannen;2° mondeling op de zetel van het College van de federale Ombudsmannen (cf.het in 1° vermelde adres) of op afspraak die telefonisch kan gemaakt worden op het nummer : 02/289 27 27; 3° mondeling tijdens de permanentie van de Ombudsmannen in de hoofdplaatsen van de verschillende provincies. Een schriftelijke klacht moet zijn getekend door de klager of zijn gemandateerde. Dit geldt ook voor elke verdere briefwisseling.

Een mondelinge klacht wordt opgetekend door de Ombudsmannen; ze wordt gedateerd en ondertekend door de klager of zijn gemandateerde behalve wanneer de klager niet in staat is te schrijven en er geen gemandateerde voor hem optreedt, of in het geval bedoeld in artikel 5, tweede lid, van dit Reglement.

Overeenkomstig hun Reglement, zenden de Kamer van volksvertegenwoordigers en de Senaat verzoekschriften houdende klachten over en worden zij geregeld geïnformeerd over het gevolg dat de Ombudsmannen daaraan geven.

Het Reglement van de Kamer van volksvertegenwoordigers regelt de wijze waarop zij aan de Ombudsmannen een onderzoek kan opdragen.

Art. 7.De klachten worden in het Nederlands, het Frans of het Duits ingediend. Wanneer de klager of zijn gemandateerde geen van deze nationale talen beheerst, gebruiken de Ombudsmannen een andere taal, eventueel doen zij een beroep op een vertaler.

VII. Wat zijn de noodzakelijke vermeldingen opdat een klacht of een verzoekschrift volledig zou zijn ?

Art. 8.Elke klacht vermeldt duidelijk : 1° de identiteit van de klager, dat wil zeggen zijn naam en voornaam (of de naam van de rechtspersoon of van de feitelijke vereniging), het volledige adres (of het adres van de zetel van de rechtspersoon of het contactadres van de feitelijke vereniging), de nationaliteit, eventueel het telefoonnummer of elk ander middel waarlangs contact kan worden opgenomen (faxnummer, E-mail enz.), behalve wanneer de Ombudsmannen beslissen, op basis van artikel 5, tweede lid, een anonieme klacht te behandelen; 2° de identiteit en hoedanigheid van de eventuele gemandateerde;3° een duidelijke en preciese omschrijving van de aard van de klacht;4° de stappen die de klager reeds heeft ondernomen bij de betrokken federale administratieve overheid om zelf genoegdoening te verkrijgen;5° de stappen die de klager, in het kader van zijn klacht, heeft ondernomen bij andere instanties dan de betrokken federale administratieve overheid, in het bijzonder de gerechtelijke beroepen en de georganiseerde administratieve beroepen;6° het chronologisch verloop van de feiten. Bij de klacht voegt de klager een kopie van alle nodige stukken d ie tot een beter begrip van de klacht kunnen leiden.

Wanneer de Ombudsmannen vaststellen dat een klacht niet volledig is, vragen zij de ontbrekende elementen aan de klager. Wanneer deze niet antwoordt, zetten de Ombudsmannen de klacht niet verder en klasseren zij hem.

VIII. Wat mag de klager of de indiener van een verzoekschrift verwachten bij de behandeling van zijn klacht of verzoekschrift door de Ombudsmannen en wat mogen de Ombudsmannen verwachten van de klager ?

Art. 9.De klager heeft recht op : 1° gratis tussenkomst door de Ombudsmannen;2° een klantvriendelijke en respectvolle behandeling;3° een objectief en onpartijdig onderzoek van de klacht, in alle onafhankelijkheid;4° informatie over de bevoegdheden en werkwijze van de Ombudsmannen;5° binnen de 5 werkdagen een ontvangstmelding van de klacht;6° informatie over de beslissing van de Ombudsmannen de klacht al of niet te behandelen en dit eveneens binnen de 5 werkdagen na de beslissing;7° de motivering van de weigering om een klacht te behandelen;8° de eventuele doorverwijzing van de klacht naar de vermoedelijk bevoegde instantie en de kennisgeving ervan aan de klager binnen de 5 werkdagen;9° informatie over de vooruitgang van het dossier in alle stadia van de behandeling;10° een beslissing binnen een redelijke termijn, afhankelijk van de complexiteit van het dossier, over de gegrondheid van de klacht;11° informatie over de beslissingen van de federale administratieve overheid met betrekking tot de aanbevelingen die de Ombudsmannen hebben geformuleerd naar aanleiding van de klacht;12° het respecteren van de persoonlijke levenssfeer : aldus, - worden de documenten die in het kader van de behandeling van een dossier waarvoor de Ombudsmannen bevoegd zijn en die niet uitgaan van de betrokken federale administratieve overheid enkel met toestemming van diegene van wie ze uitgaan, overgemaakt; - kunnen de documenten die aan de Ombudsmannen werden meegedeeld in het kader van de behandeling van een dossier waarvoor zij zich niet bevoegd hebben verklaard, slechts worden overgemaakt aan een andere Ombudsman of indien er geen Ombudsman is, aan de vermoedelijk bevoegde overheid, in dat laatste geval eventueel anoniem; - waken de Ombudsmannen erover dat in de documenten die onder hun verantwoordelijkheid aan andere dan de betrokken administratieve overheden of de bevoegde Ombudsman of de vermoedelijk bevoegde overheid worden meegedeeld of die worden gepubliceerd, geen melding wordt gemaakt van elementen die de identificatie van personen, waarvan de naam hun werd meegedeeld, mogelijk maken, tenzij met de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen; - mag de identiteit van de klagers alsook van de personeelsleden van de federale administratieve overheden niet worden bekendgemaakt in het jaarverslag of in de tussentijdse verslagen die de Ombudsmannen aan de Kamer van volksvertegenwoordigers aanbieden, noch in andere publicaties.

Art. 10.De klager dient : 1° alle bijkomende informatie te verschaffen op vraag van de Ombudsmannen;2° zich te onthouden, persoonlijk of via een gemandateerde, van niet met de Ombudsmannen afgesproken tussenkomsten bij de betrokken administratieve overheid, die parallel zouden lopen met de tussenkomst van de Ombudsmannen en dit zolang deze laatsten de zaak behandelen. Ingeval van een dergelijke parallelle tussenkomst kunnen de Ombudsmannen een einde maken aan de behandeling van het dossier.

IX. Welke beslissingen nemen de Ombudsmannen ten aanzien van een ingediende klacht of een overgezonden verzoekschrift ?

Art. 11.De Ombudsmannen nemen inzake een klacht een beslissing omtrent : 1° het al dan niet in behandeling nemen van de klacht (onontvankelijkheid) en de eventuele doorverwijzing naar de bevoegde instantie;2° het opschorten van de behandeling van de klacht wanneer de Ombudsmannen in kennis worden gesteld van het indienen van een gerechtelijk beroep of van een georganiseerd administratief beroep;3° het bepalen van de gegrondheid van de klacht en de eventuele aanbevelingen hieromtrent. X. Welke zijn de verschillende fasen in de behandeling van een klacht die bij de Ombudsmannen werd ingediend of van een verzoekschrift dat hun is overgezonden ?

Art. 12.De klachten doorlopen bij de Ombudsmannen verschillende fasen. Deze fasen worden systematisch aangeduid door de Ombudsmannen in hun briefwisseling zowel met de klager als met de betrokken federale administratieve overheid. 1° Ontvangstmelding : Dit is een eerste contact met een dossier;in een eerste brief melden de Ombudsmannen aan de klager dat zij zijn klacht hebben ontvangen indien de klacht niet onmiddellijk kan worden behandeld. 2° Informatiefase : * Wachtperiode tijdens welke de Ombudsmannen buiten de ontvangstmelding, de behandeling nog niet hebben gestart maar het dossier nog steeds vervolledigen om de ontvankelijkheid te onderzoeken. * Behandelingsfase van een dossier waarin de Ombudsmannen hun informatie vervolledigen door meer inlichtingen te vragen zowel aan de klager als aan de administratie. * Behandelingsfase van een dossier ten gronde wanneer er geen princiepskwestie aan de orde is of wanneer er geen ernstige dysfunctie van de kant van de administratie of van een van de personeelsleden ervan wordt vastgesteld. 3° Onderzoeksfase : Behandelingsfase van een dossier wanneer een princiepskwestie aan de orde is of wanneer een ernstige dysfunctie van de kant van de administratie of van een van de personeelsleden ervan wordt vastgesteld.Op basis hiervan behandelen de federale Ombudsmannen het dossier met de voor de dienst verantwoordelijke ambtenaar, eventueel zelfs met de leidende ambtenaar eerder dan met de behandelende ambtenaar. 4° Bemiddelingsvoorstel : In deze fase doen de ombudsmannen het voorstel, eventueel gaan zij over tot bemiddeling op basis van bilaterale contacten of in aanwezigheid van alle partijen. Om het vertrouwelijk karakter van een bemiddeling, dat absoluut noodzakelijk is voor elke partij, te waarborgen worden de elementen van een bemiddelingsvoorstel slechts op papier gezet wanneer elke betrokken partij al deze elementen heeft aanvaard en mede ondertekend.

Deze elementen zijn bindend voor de betrokken partijen.

Geen enkel ander element van de bemiddeling bindt de partijen of kan worden aangewend voor of gebruikt tegen hen, en dit zowel ingeval van succes als ingeval van mislukking van de bemiddeling. 5° Onontvankelijk dossier : Eindfase van een dossier waarin aan de klager wordt meegedeeld dat de voorwaarden voor de ontvankelijkheid niet vervuld zijn en dit kan zijn omwille van : - het niet-bevoegd zijn uit de aard der zaak; - de afwezigheid van voorafgaande stappen door de klager; - de afwezigheid van nieuwe feiten met betrekking tot een klacht waarvoor de Ombudsmannen zich vroeger reeds onbevoegd hebben verklaard; - het kennelijk niet-gegrond zijn van de klacht ofwel omdat deze volledig « fantaisistisch » is of uitsluitend lasterlijk en eerrovend; - het anonieme karakter van een klacht zonder evenwel afbreuk te doen aan artikel 5, tweede lid; - feiten die dateren van meer dan een jaar voor het indienen van de klacht zonder afbreuk te doen aan artikel 5, derde lid. 6° Opschorting van de behandeling : Eindfase van een dossier waarin aan de klager en eventueel aan de administratie wordt meegedeeld dat de Ombudsmannen de klacht niet of niet meer kunnen behandelen omdat een jurisdictioneel beroep of een georganiseerd administratief beroep is ingesteld door een der betrokken partijen. Indien er op dat ogenblik voldoende informatie is om tot een evaluatie over te gaan, evalueren de Ombudsmannen het dossier. 7° Voorstel : Behandelingsfase van een dossier waarin de Ombudsmannen aan de administratie het voorstel doen de genomen beslissing of de gebruikte werkwijze te wijzigen zonder reeds over te gaan tot een officiële aanbeveling in de zin van artikel 14, derde lid, van de wet.8° Officiële aanbeveling : Behandelingsfase van een dossier waarin de Ombudsmannen op basis van artikel 14, derde lid, van de wet, de administratie uitdrukkelijk uitnodigen de genomen beslissing of de gebruikte werkwijze aan te passen. De officiële aanbeveling wordt gericht tot de leidende ambtenaar met kopie aan de verantwoordelijke minister en, indien dit noodzakelijk is, wordt deze aanbeveling gericht tot de verantwoordelijke minister met kopie aan de leidende ambtenaar. 9° Doorverwijzing : * Eindfase van een dossier waarin de Ombudsmannen het dossier overmaken aan de instantie die bevoegd is om de klacht te behandelen. Deze instantie kan een andere Ombudsman zijn of een instantie die niet over een Ombudsman beschikt of een informatieambtenaar. * Eindfase van een dossier waarin de Ombudsmannen aan de klager het adres en de verdere gegevens verstrekken van een instantie die bevoegd is om zijn dossier te behandelen of hem de gevraagde informatie te geven. 10° Afsluiting van een dossier : Eindfase van een dossier waarin aan de klager en eventueel aan de administratie wordt gemeld dat de Ombudsmannen : - ofwel het dossier klasseren omdat de klacht geen nieuwe elementen en geen nieuwe feiten bevat en essentieel dezelfde klacht is als een die vroeger reeds door hen werd geklasseerd; - ofwel het onderzoek van het dossier hebben afgesloten en tot het besluit zijn gekomen dat de klacht niet gegrond is; - ofwel de behandeling van het dossier hebben afgesloten en tot het besluit zijn gekomen dat de klacht gegrond is en met of zonder succes een eind aan hun tussenkomst hebben gesteld.

In de laatste twee gevallen gaan de Ombudsmannen over tot een evaluatie.

XI. Tot welke evaluaties kunnen de Ombudsmannen overgaan ?

Art. 13.Wanneer de Ombudsmannen een dossier afsluiten of hun tussenkomst opschorten en wanneer op dat ogenblik voldoende informatie aanwezig is, gaan de Ombudsmannen over tot een evaluatie van de handeling of van het functioneren van een federale administratieve overheid waartegen de klacht was ingediend.

Zij besluiten tot behoorlijk bestuur wanneer de handeling of het aangevochten functioneren op geen enkel punt een inbreuk op de principes van behoorlijk bestuur, de billijkheid of de legaliteit vertoont.

Zij besluiten tot onbehoorlijk bestuur wanneer de handeling of het aangevochten functioneren wel een of meerdere elementen vertoont die een inbreuk inhouden op de principes van behoorlijk bestuur, de billijkheid of de legaliteit.

Zij spreken zich niet uit ofwel wanneer zij van mening zijn te beschikken over onvoldoende elementen voor een uitspraak ofwel wanneer zij geconfronteerd worden met tegenstrijdige feitelijke gegevens waarover zij zich niet kunnen uitspreken ofwel wanneer een of meerdere elementen in de handeling of in het aangevochten functioneren wijzen op inbreuken op de principes van behoorlijk bestuur, de billijkheid of de legaliteit maar wanneer tegelijkertijd dit onbehoorlijk bestuur voortvloeit of gedeeltelijk voortvloeit uit elementen die de klager zelf heeft veroorzaakt.

XII. Wanneer wordt dit Reglement van kracht ?

Art. 14.Dit Reglement, vastgesteld door de Ombudsmannen en goedgekeurd door de Kamer van volksvertegenwoordigers, wordt uiterlijk op 1 januari 1999 van kracht.

Bijlage bij het huishoudelijk reglement van het College van de Federale Ombudsmannen Protocolakkoord voor de relaties tussen het College van de Federale Ombudsmannen en de Federale Administraties bij de behandeling van klachten

Artikel 1.Voor de toepassing van dit protocol wordt verstaan onder : - De wet : de wet van 22 maart 1995 tot instelling van federale Ombudsmannen; - Federale Ombudsmannen : de door de Kamer van volksvertegenwoordigers benoemde Ombudsmannen krachtens de wet en hun personeel; - leidende ambtenaar : de ambtenaar bekleed met de hoogste graad in een ministerieel departement of parastatale instelling, die onder de bevoegdheid valt van een lid van de federale regering.

Art. 2.De procedure voor de contacten tussen de federale ombudsmannen en de federale administraties met het oog op de behandeling van klachten is schriftelijk. Dit belet niet dat door de federale Ombudsmannen met betrekking tot dezelfde klacht bijkomend mondeling contact wordt genomen met de bevoegde ambtenaar of dienst en zonder afbreuk te doen aan artikel 11 van de wet.

Bij een vraag om informatie met betrekking tot een klacht en om de dossiers vlot te behandelen nemen de federale Ombudsmannen direct contact op met de betrokken dienst. Deze verschaft de gewenste inlichtingen. Doen er zich problemen voor, dan nemen de federale Ombudsmannen contact op met de leidende ambtenaar.

Art. 3.In het kader van een onderzoek, voorstel tot bemiddeling of een suggestie zenden de federale Ombudsmannen de nuttige elementen van de klachten door aan de verantwoordelijke ambtenaar van de bevoegde dienst met tegelijkertijd kopie aan de leidende ambtenaar. Deze dienst neemt de nodige maatregelen om op de gestelde vragen te antwoorden.

Doen er zich problemen voor, dan nemen de federale Ombudsmannen contact op met de leidende ambtenaar.

Art. 4.Onafgezien de bepalingen van artikel 11, 1e lid van de wet zal het antwoord van de betrokken federale administratie door de bevoegde dienst worden verstrekt ten laatste binnen een termijn van 15 werkdagen vanaf ontvangst van de vraag. Doen er zich problemen voor, dan nemen de federale Ombudsmannen contact op met de leidende ambtenaar.

Mits motivering, en na samenspraak met de federale Ombudsmannen, kan door de administratie van deze termijn worden afgeweken.

Art. 5.De federale Ombudsmannen delen aan de leidende ambtenaar de lijst mee van de personeelsleden van hun ambt die in hun naam en hoedanigheid kunnen optreden en hen binden.

Art. 6.Indien de federale Ombudsmannen een disfunctie vaststellen in een federale administratie brengen zij de leidende ambtenaar op de hoogte. Indien dit tot een aanbeveling aanleiding geeft van hunnentwege, brengen zij, conform artikel 14, 3e lid, van de wet, ook de verantwoordelijke minister schriftelijk op de hoogte.

Art. 7.De federale Ombudsmannen kunnen, wanneer zij het nodig achten, door het College van Secretarissen-generaal en door het College van Administrateurs-generaal van de Openbare Instellingen van Sociale Zekerheid worden gehoord. Jaarlijks zal ten minste éénmaal een vergadering van het College van Secretarissen-generaal en een vergadering van het College van Administrateurs-generaal van de Openbare Instellingen van Sociale Zekerheid worden gewijd aan de betrekkingen van de federale administraties met de federale Ombudsmannen. Deze laatsten worden hierop uitgenodigd.

Art. 8.Onderhavig protocol-akkoord kan op elk ogenblik in onderling overleg met de federale Ombudsmannen voor bepaalde administraties worden aangevuld om rekening te houden met specifieke toestanden.

Art. 9.Dit protocol-akkoord zal worden geëvalueerd ten laatste na 12 maanden en zo nodig worden aangepast.

Voor het College van Secretarissen-generaal : E. BEYENS (voorzitter) Voor het College van Administrateurs-generaal : K. BAECK (voorzitter) De federale Ombudsmannen : P.-Y. Monette.

H. Wuyts.