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de Kamer van volksvertegenwoordigers goedgekeurd I. Betekenis van s(...) Artikel
1. Voor de toepassing van dit Huishoudelijk Reglement wordt bedoeld met : - « de wet » :(...)"
| Huishoudelijk reglement van het College van de Federale Ombudsmannen Op 19 november 1998 door de Kamer van volksvertegenwoordigers goedgekeurd I. Betekenis van s(...) Artikel 1. Voor de toepassing van dit Huishoudelijk Reglement wordt bedoeld met : - « de wet » :(...) | CHAMBRE DES REPRESENTANTS |
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| FEDERALE WETGEVENDE KAMERS KAMER VAN VOLKSVERTEGENWOORDIGERS Huishoudelijk reglement van het College van de Federale Ombudsmannen Op 19 november 1998 door de Kamer van volksvertegenwoordigers goedgekeurd (art. 17 van de wet van 22 maart 1995 tot instelling van federale ombudsmannen) I. Betekenis van sommige in dit Reglement gebruikte termen. | ASSEMBLEES LEGISLATIVES FEDERALES CHAMBRE DES REPRESENTANTS Règlement d'ordre intérieur du Collège des Médiateurs fédéraux Approuvé par la Chambre des représentants le 19 novembre 1998 (art. 17 de la loi du 22 mars 1995 instaurant des médiateurs fédéraux) I. Définition de quelques termes utilisés dans ce Règlement |
Artikel 1.Voor de toepassing van dit Huishoudelijk Reglement wordt |
Article 1er.Pour l'application du présent Règlement d'ordre |
| bedoeld met : | intérieur, on entend par : |
| - « de wet » : de wet van 22 maart 1995 tot instelling van federale | - « la loi » : la loi du 22 mars 1995 instaurant des médiateurs |
| ombudsmannen; | fédéraux; |
| - « Ombudsmannen » : het College van de federale ombudsmannen en hun | - « Médiateurs » : le Collège des Médiateurs fédéraux et ses |
| medewerkers; | collaborateurs; |
| - « federale administratieve overheid » : elke federale | - « autorité administrative fédérale » : toute autorité administrative |
| administratieve overheid als bedoeld in artikel 14 van de | fédérale, comprise au sens de l'article 14 des lois coordonnées sur le |
| gecoördineerde wetten op de Raad van State met uitzondering van die | Conseil d'Etat, à l'exception de celles qui disposent de leur propre |
| overheden die krachtens een bijzondere wettelijke regeling zelf over | Médiateur en vertu d'une disposition légale particulière; |
| een eigen Ombudsman beschikken; | |
| - « klacht » : een klacht die bij de ombudsmannen wordt ingediend of | - « réclamation » : une plainte introduite auprès des Médiateurs ou |
| een verzoekschrift houdende eveneens een klacht als bedoeld in de wet, | une pétition contenant également une réclamation au sens de la loi, |
| dat op grond van artikel 28, eerste lid, van de Grondwet tot de Kamer | qui est adressée à la Chambre des représentants et/ou au Sénat en |
| van volksvertegenwoordigers en/of de Senaat wordt gericht en door | vertu de l'article 28, alinéa 1er, de la Constitution et que la |
| Kamer en/of Senaat wordt overgezonden aan de ombudsmannen; | Chambre et/ou le Sénat transmettent aux Médiateurs; |
| - « gemandateerde » : de persoon die optreedt voor de klager. | - « mandataire » : la personne qui intervient pour le réclamant. |
| II. Wat is de bedoeling van dit Reglement? | II. Quel est l'objet de ce Règlement ? |
Art. 2.Dit Reglement legt de nadere regels vast voor de behandeling |
Art. 2.Le présent Règlement détermine les modalités de traitement par |
| door de Ombudsmannen van : | les Médiateurs : |
| a) de klachten die bij hen werden ingediend; | a) des réclamations introduites auprès d'eux; |
| b) de door de federale Kamers overgezonden verzoekschriften houdende | b) des pétitions que les Chambres fédérales leur transmettent et qui |
| eveneens klachten als bedoeld in de wet; | contiennent également des réclamations au sens de la loi; |
| c) de verzoeken van de Kamer van volksvertegenwoordigers tot het instellen van onderzoeken. III. Waarvoor kan bij de Ombudsmannen een klacht worden ingediend, hun een verzoekschrift worden overgezonden of een onderzoek worden toevertrouwd en welke grieven moeten zij onderzoeken ? Art. 3.Met betrekking tot de handelingen of de werking van een federale administratieve overheid, kan bij de Ombudsmannen een klacht worden ingediend of kan hen een verzoekschrift houdende een klacht worden overgezonden. De Ombudsmannen gaan dan na of de aangeklaagde werking of handelingen al of niet in overeenstemming zijn met de principes van behoorlijk bestuur, met de billijkheid of de wettelijkheid. Een onderzoek dat betrekking heeft op de werking van de federale administratieve diensten, kan aan de Ombudsmannen worden toevertrouwd |
c) des demandes que la Chambre des représentants leur adresse afin de procéder à des investigations. III. Pour quelles raisons une réclamation peut-elle être introduite auprès des Médiateurs, une pétition leur être transmise ou une investigation leur être confiée et quels griefs doivent-ils instruire ? Art. 3.Une réclamation peut être introduite auprès des Médiateurs ou une pétition contenant une réclamation leur être transmise au sujet des actes ou du fonctionnement d'une autorité administrative fédérale. Les Médiateurs examinent alors si le fonctionnement ou les actes incriminés sont conformes aux principes de bonne administration, à l'équité ou à la légalité. La Chambre des représentants peut confier aux Médiateurs une investigation concernant le fonctionnement des services administratifs |
| door de Kamer van volksvertegenwoordigers. De Ombudsmannen gaan dan na | fédéraux. Les Médiateurs examinent alors si ce fonctionnement est |
| of deze werking al of niet in overeenstemming is met de principes van | conforme aux principes de bonne administration ou à la légalité. |
| behoorlijk bestuur of met de wettelijkheid. | |
| IV. Wie kan een klacht indienen bij de Ombudsmannen, aan hen een | IV. Qui peut introduire une réclamation auprès des Médiateurs, leur |
| verzoekschrift overzenden of hun een onderzoek opdragen ? | transmettre une pétition ou les charger d'une investigation ? |
Art. 4.Elke belanghebbende natuurlijke persoon, elke belanghebbende rechtspersoon of elke belanghebbende feitelijke vereniging kan bij de Ombudsmannen een klacht indienen welke ook zijn of haar nationaliteit, verblijfplaats of sociale zetel of statuut weze. De klacht van een rechtspersoon wordt ingediend door een hiertoe behoorlijk gemandateerd natuurlijk persoon. De Kamer van volksvertegenwoordigers en de Senaat kunnen eveneens verzoekschriften houdende klachten overzenden aan de Ombudsmannen. De Kamer van volksvertegenwoordigers kan de Ombudsmannen opdragen een onderzoek in te stellen naar de werking van de federale administratieve diensten die ze aanwijst. V. Aan welke voorwaarden moet een klacht of een verzoekschrift voldoen |
Art. 4.Toute personne physique intéressée, toute personne morale intéressée ou toute association de fait intéressée peut saisir les Médiateurs d'une réclamation, quels que soient sa nationalité, son lieu de résidence ou siège social ou son statut. La réclamation d'une personne morale est introduite par une personne physique dûment mandatée. La Chambre des représentants et le Sénat peuvent également transmettre aux Médiateurs des pétitions contenant des réclamations. La Chambre des représentants peut charger les Médiateurs de mener une investigation sur le fonctionnement des services administratifs fédéraux qu'elle désigne. V. Quelles sont les conditions auxquelles une réclamation ou une |
| om in behandeling te kunnen worden genomen door de Ombudsmannen ? | pétition doit répondre pour pouvoir être traitée par les Médiateurs ? |
Art. 5.De Ombudsmannen moeten de behandeling van een klacht weigeren |
Art. 5.Les Médiateurs doivent refuser de traiter une réclamation |
| : | lorsque : |
| 1° wanneer deze kennelijk niet gegrond is, hetzij omdat hij volledig « | 1° celle-ci est manifestement non fondée, soit qu'elle est totalement |
| fantaisistisch » is, hetzij uitsluitend lasterlijk of eerrovend; | fantaisiste soit qu'elle est exclusivement vexatoire ou diffamatoire; |
| 2° wanneer de klager kennelijk geen enkele stap heeft ondernomen bij de federale administratieve overheid om te trachten eerst zelf genoegdoening te verkrijgen; 3° wanneer deze in wezen dezelfde is als een eerder door de Ombudsmannen afgewezen klacht zonder nieuwe feiten aan te brengen. De Ombudsmannen kunnen de behandeling van een klacht weigeren wanneer de identiteit van de klager onbekend is. Zij kunnen de klacht toch behandelen indien bijvoorbeeld de door de klacht aangebrachte feiten zeer ernstig zijn of indien de klager een ernstige reden aanbrengt om zijn identiteit te verzwijgen. De Ombudsmannen kunnen de behandeling van een klacht eveneens weigeren wanneer die betrekking heeft op feiten die zich meer dan één jaar voor het indienen van de klacht hebben voorgedaan. Zij kunnen de klacht toch behandelen indien bijvoorbeeld de klager kan aantonen dat hij tot op het moment waarop hij de Ombudsmannen aanspreekt niet heeft opgehouden zelf stappen te zetten bij de federale administratieve overheid gedurende meer dan een jaar of dat deze federale administratieve overheid zelf verantwoordelijk is voor het overschrijden van de termijn van één jaar. VI. Hoe kan een klacht worden ingediend bij de Ombudsmannen, hun een verzoekschrift worden overgezonden of een onderzoek worden opgedragen ? Art. 6.Een klacht kan op verschillende wijzen worden ingediend : 1° schriftelijk bij het College van de federale Ombudsmannen, |
2° le réclamant n'a manifestement accompli aucune démarche auprès de l'autorité administrative fédérale concernée pour tenter d'abord d'obtenir satisfaction par lui-même; 3° celle-ci est essentiellement la même qu'une autre réclamation écartée par les Médiateurs et ne contient aucun élément nouveau par rapport à cette dernière. Les Médiateurs peuvent refuser de traiter une réclamation lorsque l'identité du réclamant est inconnue. Ils la traiteront néanmoins si, par exemple, les faits allégués par cette réclamation anonyme sont très graves ou si le réclamant justifie d'une raison sérieuse de taire son identité. Les Médiateurs peuvent également refuser de traiter une réclamation lorsque celle-ci se rapporte à des faits qui se sont produits plus d'un an avant son introduction. Ils traiteront néanmoins celle-ci si, par exemple, le réclamant peut démontrer qu'au moment où il saisit les Médiateurs, il n'a pas interrompu ses propres démarches auprès ou à l'égard de l'autorité administrative fédérale concernée pendant plus d'un an, ou que c'est l'autorité administrative fédérale elle-même qui est responsable du dépassement de ce délai d'un an. VI. De quelle manière peut-on introduire une réclamation auprès des Médiateurs, leur transmettre une pétition ou les charger d'une investigation ?. Art. 6.Une réclamation peut être introduite auprès des Médiateurs de différentes manières : 1° par écrit au Collège des Médiateurs fédéraux, rue Ducale 43, à 1000 |
| Hertogstraat 43, 1000 Brussel of per fax 02/289 27 28 of per E-Mail op | Bruxelles, par télécopie au numéro 02/289 27 28 ou par e-mail à |
| het elektronisch adres van het College van de federale Ombudsmannen; | l'adresse électronique du Collège des Médiateurs fédéraux; |
| 2° mondeling op de zetel van het College van de federale Ombudsmannen | 2° oralement, au siège du Collège des Médiateurs fédéraux (cfr adresse |
| (cf. het in 1° vermelde adres) of op afspraak die telefonisch kan | mentionnée au 1° ci-dessus), où un rendez-vous peut-être pris par |
| gemaakt worden op het nummer : 02/289 27 27; 3° mondeling tijdens de permanentie van de Ombudsmannen in de hoofdplaatsen van de verschillende provincies. Een schriftelijke klacht moet zijn getekend door de klager of zijn gemandateerde. Dit geldt ook voor elke verdere briefwisseling. Een mondelinge klacht wordt opgetekend door de Ombudsmannen; ze wordt gedateerd en ondertekend door de klager of zijn gemandateerde behalve wanneer de klager niet in staat is te schrijven en er geen gemandateerde voor hem optreedt, of in het geval bedoeld in artikel 5, tweede lid, van dit Reglement. Overeenkomstig hun Reglement, zenden de Kamer van volksvertegenwoordigers en de Senaat verzoekschriften houdende klachten over en worden zij geregeld geïnformeerd over het gevolg dat de Ombudsmannen daaraan geven. Het Reglement van de Kamer van volksvertegenwoordigers regelt de wijze waarop zij aan de Ombudsmannen een onderzoek kan opdragen. | téléphone au numéro 02/289 27 27; 3° oralement, lors des permanences des Médiateurs dans les différents chefs-lieux de province. Une réclamation écrite ainsi que toute correspondance ultérieure doit être signée par le réclamant ou son mandataire. Une réclamation introduite oralement est enregistrée par écrit par les Médiateurs. Elle est datée et signée par le réclamant ou son mandataire, sauf dans les cas où le réclamant est dans l'incapacité d'écrire et en l'absence de mandataire ou dans le cas visé à l'article 5, alinéa 2, du présent Règlement. Conformément à leur Règlement, la Chambre des représentants et le Sénat transmettent des pétitions contenant des réclamations et sont régulièrement informés de la suite que les Médiateurs y donnent. Le Règlement de la Chambre des représentants règle la manière dont celle-ci peut charger les Médiateurs d'une investigation. |
Art. 7.De klachten worden in het Nederlands, het Frans of het Duits |
Art. 7.Les réclamations sont introduites en français, en néerlandais |
| ingediend. Wanneer de klager of zijn gemandateerde geen van deze | ou en allemand. Lorsque le réclamant ou son mandataire ne maîtrise |
| nationale talen beheerst, gebruiken de Ombudsmannen een andere taal, | aucune des trois langues nationales, les Médiateurs communiquent avec |
| eventueel doen zij een beroep op een vertaler. | lui dans une autre langue, éventuellement avec l'aide d'un traducteur. |
| VII. Wat zijn de noodzakelijke vermeldingen opdat een klacht of een | VII. Quels sont les éléments que doit nécessairement mentionner une |
| verzoekschrift volledig zou zijn ? | réclamation ou une pétition ? |
Art. 8.Elke klacht vermeldt duidelijk : |
Art. 8.Chaque réclamation mentionne clairement : |
| 1° de identiteit van de klager, dat wil zeggen zijn naam en voornaam | 1° l'identité du réclamant, c'est-à-dire ses nom et prénom (ou le nom |
| (of de naam van de rechtspersoon of van de feitelijke vereniging), het | de la personne morale ou de l'association de fait), son adresse |
| volledige adres (of het adres van de zetel van de rechtspersoon of het | complète (ou l'adresse du siège de la personne morale ou encore |
| contactadres van de feitelijke vereniging), de nationaliteit, | l'adresse de contact de l'association de fait), sa nationalité, |
| eventueel het telefoonnummer of elk ander middel waarlangs contact kan | éventuellement son numéro de téléphone ou tout autre moyen de |
| worden opgenomen (faxnummer, E-mail enz.), behalve wanneer de | communication (numéro de télécopie, adresse électronique, etc), sauf |
| Ombudsmannen beslissen, op basis van artikel 5, tweede lid, een | si les Médiateurs décident, en application de l'article 5, alinéa 2, |
| anonieme klacht te behandelen; | de traiter une réclamation anonyme; |
| 2° de identiteit en hoedanigheid van de eventuele gemandateerde; | 2° l'identité et la qualité du mandataire du réclamant, le cas échéant; |
| 3° een duidelijke en preciese omschrijving van de aard van de klacht; | 3° l'objet de la réclamation, énoncé de manière claire et précise; |
| 4° de stappen die de klager reeds heeft ondernomen bij de betrokken | 4° les démarches préalables accomplies par le réclamant auprès de |
| federale administratieve overheid om zelf genoegdoening te verkrijgen; | l'autorité administrative fédérale concernée pour tenter d'obtenir |
| 5° de stappen die de klager, in het kader van zijn klacht, heeft | satisfaction par lui-même; |
| ondernomen bij andere instanties dan de betrokken federale | 5° les démarches accomplies par le réclamant dans le cadre de sa |
| administratieve overheid, in het bijzonder de gerechtelijke beroepen | réclamation auprès d'autres instances que l'autorité administrative |
| en de georganiseerde administratieve beroepen; 6° het chronologisch verloop van de feiten. Bij de klacht voegt de klager een kopie van alle nodige stukken d ie tot een beter begrip van de klacht kunnen leiden. Wanneer de Ombudsmannen vaststellen dat een klacht niet volledig is, vragen zij de ontbrekende elementen aan de klager. Wanneer deze niet antwoordt, zetten de Ombudsmannen de klacht niet verder en klasseren zij hem. VIII. Wat mag de klager of de indiener van een verzoekschrift verwachten bij de behandeling van zijn klacht of verzoekschrift door | fédérale concernée, en particulier les recours juridictionnels et les recours administratifs organisés; 6° le déroulement chronologique des faits. Le réclamant joint à sa réclamation la copie des documents nécessaires à la compréhension de la réclamation. Lorsque les Médiateurs constatent qu'une réclamation n'est pas complète, ils invitent le réclamant à leur communiquer les éléments manquants. Si celui-ci ne leur répond pas, les Médiateurs écartent sa réclamation et procèdent à son classement. VIII. Que peut attendre le réclamant ou le pétitionnaire du traitement |
| de Ombudsmannen en wat mogen de Ombudsmannen verwachten van de klager | de sa réclamation ou de sa pétition par les Médiateurs et inversement |
| ? | ? |
Art. 9.De klager heeft recht op : |
Art. 9.Le réclamant a droit : |
| 1° gratis tussenkomst door de Ombudsmannen; | 1° à la gratuité de l'intervention des Médiateurs; |
| 2° een klantvriendelijke en respectvolle behandeling; | 2° à un traitement correct et respectueux de sa réclamation; |
| 3° een objectief en onpartijdig onderzoek van de klacht, in alle | 3° à un examen objectif, impartial et en toute indépendance de sa |
| onafhankelijkheid; | réclamation; |
| 4° informatie over de bevoegdheden en werkwijze van de Ombudsmannen; | 4° d'être informé quant aux compétences et mode de travail des Médiateurs; |
| 5° binnen de 5 werkdagen een ontvangstmelding van de klacht; | 5° d'être informé dans les 5 jours ouvrables de la réception de sa |
| 6° informatie over de beslissing van de Ombudsmannen de klacht al of | réclamation; 6° d'être informé de la décision des Médiateurs de traiter ou non sa |
| niet te behandelen en dit eveneens binnen de 5 werkdagen na de | réclamation, et ce dans les 5 jours ouvrables de cette décision; |
| beslissing; 7° de motivering van de weigering om een klacht te behandelen; | 7° à ce que les Médiateurs motivent leur refus éventuel de traiter sa réclamation; |
| 8° de eventuele doorverwijzing van de klacht naar de vermoedelijk | 8° à la transmission éventuelle de sa réclamation vers l'instance |
| bevoegde instantie en de kennisgeving ervan aan de klager binnen de 5 | présumée compétente et à l'information de ce transmis dans les 5 jours |
| werkdagen; | ouvrables; |
| 9° informatie over de vooruitgang van het dossier in alle stadia van | 9° d'être informé de l'état d'avancement de son dossier, et ce à tous |
| de behandeling; | les stades du traitement de sa réclamation; |
| 10° een beslissing binnen een redelijke termijn, afhankelijk van de | 10° à une décision quant au bien-fondé de sa réclamation dans un délai |
| complexiteit van het dossier, over de gegrondheid van de klacht; | raisonnable, dépendant de la complexité du dossier; |
| 11° informatie over de beslissingen van de federale administratieve | 11° d'être informé des décisions de l'autorité administrative fédérale |
| overheid met betrekking tot de aanbevelingen die de Ombudsmannen | concernant les recommandations formulées par les Médiateurs dans le |
| hebben geformuleerd naar aanleiding van de klacht; | cadre ou à l'occasion de sa réclamation; |
| 12° het respecteren van de persoonlijke levenssfeer : aldus, | 12° au respect de sa vie privée : ainsi, |
| - worden de documenten die in het kader van de behandeling van een | - les documents communiqués aux Médiateurs dans le cadre du traitement |
| dossier waarvoor de Ombudsmannen bevoegd zijn en die niet uitgaan van | d'un dossier pour lequel ils se sont déclarés compétents et qui |
| de betrokken federale administratieve overheid enkel met toestemming | n'émanent pas de l'autorité administrative fédérale concernée ne sont |
| van diegene van wie ze uitgaan, overgemaakt; | transmis à celle-ci qu'avec l'autorisation de celui dont ils émanent; |
| - kunnen de documenten die aan de Ombudsmannen werden meegedeeld in | - les documents communiqués aux Médiateurs dans le cadre du traitement |
| het kader van de behandeling van een dossier waarvoor zij zich niet bevoegd hebben verklaard, slechts worden overgemaakt aan een andere Ombudsman of indien er geen Ombudsman is, aan de vermoedelijk bevoegde overheid, in dat laatste geval eventueel anoniem; - waken de Ombudsmannen erover dat in de documenten die onder hun verantwoordelijkheid aan andere dan de betrokken administratieve overheden of de bevoegde Ombudsman of de vermoedelijk bevoegde overheid worden meegedeeld of die worden gepubliceerd, geen melding wordt gemaakt van elementen die de identificatie van personen, waarvan de naam hun werd meegedeeld, mogelijk maken, tenzij met de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen; - mag de identiteit van de klagers alsook van de personeelsleden van de federale administratieve overheden niet worden bekendgemaakt in het jaarverslag of in de tussentijdse verslagen die de Ombudsmannen aan de Kamer van volksvertegenwoordigers aanbieden, noch in andere publicaties. | d'un dossier pour lequel ils se déclarent non compétents ne peuvent être transmis qu'à un autre Médiateur ou, en l'absence de Médiateur, éventuellement à l'autorité présumée compétente, auquel cas ils peuvent être rendus anonymes; - les Médiateurs veillent à ce qu'aucune mention permettant l'identification des personnes dont le nom leur aurait été révélé ne soit faite tant dans les documents communiqués à des instances autres que l'autorité administrative fédérale concernée, le Médiateur compétent ou l'autorité présumée compétente que dans les documents publiés sous leur autorité, sans l'autorisation expresse des intéressés; - l'identité des réclamants ainsi que des membres du personnel des autorités administratives fédérales ne peut être mentionnée dans le rapport annuel et les rapports intermédiaires que les Médiateurs présentent à la Chambre des représentants ni dans d'autres publications. |
Art. 10.De klager dient : |
Art. 10.Il incombe au réclamant : |
| 1° alle bijkomende informatie te verschaffen op vraag van de | 1° de communiquer toute information additionnelle requise par les |
| Ombudsmannen; | Médiateurs; |
| 2° zich te onthouden, persoonlijk of via een gemandateerde, van niet | 2° de s'abstenir d'intervenir, directement ou par mandataire |
| met de Ombudsmannen afgesproken tussenkomsten bij de betrokken | interposé, auprès de l'autorité administrative concernée parallèlement |
| administratieve overheid, die parallel zouden lopen met de tussenkomst | à l'intervention des Médiateurs et de manière non concertée avec eux |
| van de Ombudsmannen en dit zolang deze laatsten de zaak behandelen. | aussi longtemps qu'ils sont saisis du dossier. En cas d'intervention |
| Ingeval van een dergelijke parallelle tussenkomst kunnen de | parallèle, les Médiateurs peuvent mettre fin à leur saisine. |
| Ombudsmannen een einde maken aan de behandeling van het dossier. | IX. Quelles sont les décisions prises par les Médiateurs en ce qui |
| IX. Welke beslissingen nemen de Ombudsmannen ten aanzien van een | concerne les réclamations introduites ou les pétitions qui leur sont |
| ingediende klacht of een overgezonden verzoekschrift ? | transmises ? |
Art. 11.De Ombudsmannen nemen inzake een klacht een beslissing |
Art. 11.Les Médiateurs prennent les décisions suivantes concernant |
| omtrent : | les réclamations : |
| 1° het al dan niet in behandeling nemen van de klacht | 1° traiter ou écarter la réclamation (irrecevabilité) et dans ce cas |
| (onontvankelijkheid) en de eventuele doorverwijzing naar de bevoegde | la transmettre, s'il y a lieu, à l'instance compétente; |
| instantie; 2° het opschorten van de behandeling van de klacht wanneer de | 2° suspendre le traitement d'une réclamation lorsqu'ils sont informés |
| Ombudsmannen in kennis worden gesteld van het indienen van een | |
| gerechtelijk beroep of van een georganiseerd administratief beroep; | de l'existence d'un recours juridictionnel ou administratif organisé. |
| 3° het bepalen van de gegrondheid van de klacht en de eventuele | 3° évaluer le bien-fondé de la réclamation traitée et formuler |
| aanbevelingen hieromtrent. | d'éventuelles recommandations à cet égard. |
| X. Welke zijn de verschillende fasen in de behandeling van een klacht | X. Quelles sont les différentes phases de traitement des réclamations |
| die bij de Ombudsmannen werd ingediend of van een verzoekschrift dat | introduites auprès des Médiateurs ou des pétitions qui leur sont |
| hun is overgezonden ? | transmises ? |
Art. 12.De klachten doorlopen bij de Ombudsmannen verschillende |
Art. 12.Les réclamations passent par différentes phases chez les |
| fasen. Deze fasen worden systematisch aangeduid door de Ombudsmannen | Médiateurs. Celles-ci sont systématiquement précisées par les |
| in hun briefwisseling zowel met de klager als met de betrokken | Médiateurs dans leur courrier tant avec le réclamant qu'avec |
| federale administratieve overheid. | l'autorité administrative fédérale concernée. |
| 1° Ontvangstmelding : | 1° Accusé de réception : |
| Dit is een eerste contact met een dossier; in een eerste brief melden | Phase de prise de contact d'un dossier se concrétisant par une |
| de Ombudsmannen aan de klager dat zij zijn klacht hebben ontvangen | première lettre des Médiateurs au réclamant lorsque sa réclamation ne |
| indien de klacht niet onmiddellijk kan worden behandeld. | peut être traitée immédiatement. |
| 2° Informatiefase : | 2° Dossier en information : |
| * Wachtperiode tijdens welke de Ombudsmannen buiten de | * Phase d'attente d'un dossier pendant laquelle les Médiateurs, au |
| ontvangstmelding, de behandeling nog niet hebben gestart maar het | delà de l'accusé de réception, n'en ont pas encore initié le |
| dossier nog steeds vervolledigen om de ontvankelijkheid te | traitement mais sont toujours occupés à compléter leur information |
| onderzoeken. | pour en analyser la recevabilité. |
| * Behandelingsfase van een dossier waarin de Ombudsmannen hun | * Phase de traitement d'un dossier durant laquelle les Médiateurs |
| informatie vervolledigen door meer inlichtingen te vragen zowel aan de | complètent leur information en demandant de plus amples renseignements |
| klager als aan de administratie. | tant au réclamant qu'à l'administration. |
| * Behandelingsfase van een dossier ten gronde wanneer er geen | * Phase de traitement d'un dossier au fond lorsque celui-ci ne pose |
| princiepskwestie aan de orde is of wanneer er geen ernstige dysfunctie | pas de question de principe ni ne présente de caractéristiques |
| van de kant van de administratie of van een van de personeelsleden | particulières de dysfonctionnement grave de la part de |
| ervan wordt vastgesteld. | l'administration ou d'un de ses agents. |
| 3° Onderzoeksfase : | 3° Dossier en instruction : |
| Behandelingsfase van een dossier wanneer een princiepskwestie aan de | Phase de traitement d'un dossier lorsque celui-ci pose une question de |
| orde is of wanneer een ernstige dysfunctie van de kant van de | principe ou met à jour un dysfonctionnement grave de l'administration |
| administratie of van een van de personeelsleden ervan wordt | ou d'un de ses agents, ce qui amène les Médiateurs à le traiter avec |
| vastgesteld. Op basis hiervan behandelen de federale Ombudsmannen het | le fonctionnaire responsable du service compétent, voire avec le |
| dossier met de voor de dienst verantwoordelijke ambtenaar, eventueel | fonctionnaire dirigeant, plutôt qu'avec le fonctionnaire en charge du |
| zelfs met de leidende ambtenaar eerder dan met de behandelende | |
| ambtenaar. | dossier. |
| 4° Bemiddelingsvoorstel : In deze fase doen de ombudsmannen het voorstel, eventueel gaan zij over tot bemiddeling op basis van bilaterale contacten of in aanwezigheid van alle partijen. Om het vertrouwelijk karakter van een bemiddeling, dat absoluut noodzakelijk is voor elke partij, te waarborgen worden de elementen van een bemiddelingsvoorstel slechts op papier gezet wanneer elke betrokken partij al deze elementen heeft aanvaard en mede ondertekend. Deze elementen zijn bindend voor de betrokken partijen. Geen enkel ander element van de bemiddeling bindt de partijen of kan worden aangewend voor of gebruikt tegen hen, en dit zowel ingeval van succes als ingeval van mislukking van de bemiddeling. | 4° Proposition de médiation : Phase de traitement d'un dossier pendant laquelle les Médiateurs proposent voire effectuent une médiation, que celle-ci soit organisée sur une double base bilatérale ou en présence de toutes les parties. Pour garantir le caractère confidentiel d'une médiation, lequel s'impose de manière absolue à chacune des parties, les termes de celle-ci ne sont mis par écrit qu'au moment où chacune d'elles les acceptent et les cosignent. Ils lient alors les parties. Aucun autre élément d'une médiation n'engage les parties ou ne peut être retenu pour ou utilisé contre elles, et ce tant en cas de succès que d'échec de la médiation. |
| 5° Onontvankelijk dossier : | 5° Déclinatoire de compétence : |
| Eindfase van een dossier waarin aan de klager wordt meegedeeld dat de | Phase finale d'un dossier par laquelle il est signifié au réclamant |
| voorwaarden voor de ontvankelijkheid niet vervuld zijn en dit kan zijn | que les conditions de recevabilité ne sont pas réunies pour permettre |
| omwille van : | aux Médiateurs de connaître de sa réclamation aux motifs suivants : |
| - het niet-bevoegd zijn uit de aard der zaak; | - compétence ratione materiae; |
| - de afwezigheid van voorafgaande stappen door de klager; - de afwezigheid van nieuwe feiten met betrekking tot een klacht waarvoor de Ombudsmannen zich vroeger reeds onbevoegd hebben verklaard; - het kennelijk niet-gegrond zijn van de klacht ofwel omdat deze volledig « fantaisistisch » is of uitsluitend lasterlijk en eerrovend; - het anonieme karakter van een klacht zonder evenwel afbreuk te doen aan artikel 5, tweede lid; - feiten die dateren van meer dan een jaar voor het indienen van de klacht zonder afbreuk te doen aan artikel 5, derde lid. | - absence de démarches préalables du réclamant; - absence de faits nouveaux concernant une réclamation pour laquelle les Médiateurs ont antérieurement décliné leur compétence; - réclamation manifestement non fondée, soit qu'elle est totalement fantaisiste soit qu'elle est exclusivement vexatoire ou diffamatoire; - caractère anonyme de la réclamation, sans préjudice de l'article 5, alinéa 2; - faits datant de plus d'un an, sans préjudice de l'article 5, alinéa 3. |
| 6° Opschorting van de behandeling : | 6° Suspension de saisine : |
| Eindfase van een dossier waarin aan de klager en eventueel aan de | Phase finale d'un dossier par laquelle il est signifié au réclamant et |
| administratie wordt meegedeeld dat de Ombudsmannen de klacht niet of | éventuellement à l'administration que les Médiateurs ne peuvent pas ou |
| niet meer kunnen behandelen omdat een jurisdictioneel beroep of een | plus connaître d'une réclamation compte tenu de ce qu'un recours |
| georganiseerd administratief beroep is ingesteld door een der | juridictionnel ou un recours organisé a été mû par une des parties. |
| betrokken partijen. | |
| Indien er op dat ogenblik voldoende informatie is om tot een evaluatie | Dans les cas où l'information des Médiateurs est suffisante au moment |
| over te gaan, evalueren de Ombudsmannen het dossier. | de la suspension de saisine, ceux-ci procèdent à une évaluation. |
| 7° Voorstel : | 7° Proposition : |
| Behandelingsfase van een dossier waarin de Ombudsmannen aan de | Phase de traitement d'un dossier pendant laquelle les Médiateurs, sans |
| administratie het voorstel doen de genomen beslissing of de gebruikte | aller jusqu'à en faire une recommandation officielle au sens de |
| werkwijze te wijzigen zonder reeds over te gaan tot een officiële | l'article 14, alinéa 3, de la loi, suggèrent à l'administration de |
| aanbeveling in de zin van artikel 14, derde lid, van de wet. | modifier sa décision ou son mode opératoire. |
| 8° Officiële aanbeveling : | 8° Recommandation officielle : |
| Behandelingsfase van een dossier waarin de Ombudsmannen op basis van | Phase de traitement d'un dossier pendant laquelle les Médiateurs, sur |
| artikel 14, derde lid, van de wet, de administratie uitdrukkelijk | pied de l'article 14, alinéa 3, de la loi, invitent explicitement |
| uitnodigen de genomen beslissing of de gebruikte werkwijze aan te | l'administration à modifier sa décision ou son mode opératoire. |
| passen. De officiële aanbeveling wordt gericht tot de leidende ambtenaar met | La recommandation officielle est adressée au fonctionnaire dirigeant |
| kopie aan de verantwoordelijke minister en, indien dit noodzakelijk | avec copie au ministre responsable et, si nécessaire, au ministre |
| is, wordt deze aanbeveling gericht tot de verantwoordelijke minister | responsable avec copie au fonctionnaire dirigeant. |
| met kopie aan de leidende ambtenaar. | |
| 9° Doorverwijzing : | 9° Transmis : |
| * Eindfase van een dossier waarin de Ombudsmannen het dossier | * Phase finale d'un dossier par laquelle les Médiateurs transmettent |
| overmaken aan de instantie die bevoegd is om de klacht te behandelen. | celui-ci à l'instance compétente pour le traiter, que cette instance |
| Deze instantie kan een andere Ombudsman zijn of een instantie die niet | soit un autre Médiateur, une instance non pourvue de Médiateur ou un |
| over een Ombudsman beschikt of een informatieambtenaar. | fonctionnaire d'information. |
| * Eindfase van een dossier waarin de Ombudsmannen aan de klager het | * Phase finale d'un dossier par laquelle les Médiateurs transmettent |
| adres en de verdere gegevens verstrekken van een instantie die bevoegd | au réclamant les coordonnées d'une instance compétente pour traiter |
| is om zijn dossier te behandelen of hem de gevraagde informatie te geven. | son dossier ou pour lui donner les informations souhaitées. |
| 10° Afsluiting van een dossier : | 10° Dossier en classement : |
| Eindfase van een dossier waarin aan de klager en eventueel aan de | Phase finale d'un dossier par laquelle il est signifié au réclamant et |
| administratie wordt gemeld dat de Ombudsmannen : - ofwel het dossier klasseren omdat de klacht geen nieuwe elementen en geen nieuwe feiten bevat en essentieel dezelfde klacht is als een die vroeger reeds door hen werd geklasseerd; - ofwel het onderzoek van het dossier hebben afgesloten en tot het besluit zijn gekomen dat de klacht niet gegrond is; - ofwel de behandeling van het dossier hebben afgesloten en tot het besluit zijn gekomen dat de klacht gegrond is en met of zonder succes een eind aan hun tussenkomst hebben gesteld. In de laatste twee gevallen gaan de Ombudsmannen over tot een evaluatie. XI. Tot welke evaluaties kunnen de Ombudsmannen overgaan ? Art. 13.Wanneer de Ombudsmannen een dossier afsluiten of hun tussenkomst opschorten en wanneer op dat ogenblik voldoende informatie aanwezig is, gaan de Ombudsmannen over tot een evaluatie van de handeling of van het functioneren van een federale administratieve overheid waartegen de klacht was ingediend. Zij besluiten tot behoorlijk bestuur wanneer de handeling of het aangevochten functioneren op geen enkel punt een inbreuk op de |
éventuellement à l'administration que les Médiateurs : - soit maintiennent un dossier classé lorsqu'une réclamation ne contient pas de faits nouveaux et est essentiellement la même qu'une réclamation classée antérieurement par eux; - soit ont terminé l'examen du dossier et déclaré la réclamation non fondée; - soit ont terminé l'examen du dossier, déclaré la réclamation fondée et mis un terme - avec ou sans succès - à leur intervention. Dans les deux derniers cas, les Médiateurs procèdent à une évaluation. XI. Quelles sont les différentes évaluations que peuvent prononcer les Médiateurs ? Art. 13.A l'issue du traitement d'une réclamation ou lorsqu'ils suspendent leur saisine et que leur information est suffisante à ce stade, les Médiateurs évaluent l'acte ou le fonctionnement de l'autorité admi- nistrative fédérale contre lequel porte la réclamation. Ils concluent à une bonne administration lorsqu'aucun élément ne leur permet d'établir que l'acte ou le fonctionnement incriminé est |
| principes van behoorlijk bestuur, de billijkheid of de legaliteit vertoont. Zij besluiten tot onbehoorlijk bestuur wanneer de handeling of het aangevochten functioneren wel een of meerdere elementen vertoont die een inbreuk inhouden op de principes van behoorlijk bestuur, de billijkheid of de legaliteit. Zij spreken zich niet uit ofwel wanneer zij van mening zijn te beschikken over onvoldoende elementen voor een uitspraak ofwel wanneer zij geconfronteerd worden met tegenstrijdige feitelijke gegevens waarover zij zich niet kunnen uitspreken ofwel wanneer een of meerdere elementen in de handeling of in het aangevochten functioneren wijzen op inbreuken op de principes van behoorlijk bestuur, de billijkheid of de legaliteit maar wanneer tegelijkertijd dit onbehoorlijk bestuur voortvloeit of gedeeltelijk voortvloeit uit elementen die de klager zelf heeft veroorzaakt. XII. Wanneer wordt dit Reglement van kracht ? Art. 14.Dit Reglement, vastgesteld door de Ombudsmannen en goedgekeurd door de Kamer van volksvertegenwoordigers, wordt uiterlijk op 1 januari 1999 van kracht. Bijlage bij het huishoudelijk reglement van het College van de Federale Ombudsmannen Protocolakkoord voor de relaties tussen het College van de Federale Ombudsmannen en de Federale Administraties bij de behandeling van klachten Artikel 1.Voor de toepassing van dit protocol wordt verstaan onder : |
contraire aux principes de bonne administration, à l'équité ou à la légalité. Ils concluent à une mauvaise administration lorsqu'un ou plusieurs éléments leur font établir que l'acte ou le fonctionnement incriminé est contraire aux principes de bonne administration, à l'équité ou à la légalité. Ils ne se prononcent pas soit lorsqu'ils estiment ne pas avoir suffisamment d'éléments pour le faire, soit lorsqu'ils ne peuvent départager des éléments de fait contradictoires, soit lorsqu'un ou plusieurs éléments leur font établir que l'acte ou le fonctionnement incriminé est contraire aux principes de bonne administration, à l'équité ou à la légalité, mais également que la mauvaise administration ainsi constatée découle en partie d'éléments imputables au réclamant lui-même. XII. Quand ce Règlement entre-t-il en vigueur ? Art. 14.Ce Règlement, arrêté par les Médiateurs et approuvé par la Chambre des représentants, entre en vigueur le 1er janvier 1999 au plus tard. Annexe au règlement d'ordre intérieur du Collège des Médiateurs fédéraux Protocole d'accord concernant les relations entre le Collège des Médiateurs fédéraux et les Administrations fédérales pour le Traitement de Plaintes Article 1er.Pour l'application du présent protocole, on entend par : |
| - De wet : de wet van 22 maart 1995 tot instelling van federale Ombudsmannen; | - La loi : la loi du 22 mars 1995 instaurant les Médiateurs fédéraux; |
| - Federale Ombudsmannen : de door de Kamer van volksvertegenwoordigers | - Médiateurs fédéraux : les Médiateurs nommés par la Chambre des |
| benoemde Ombudsmannen krachtens de wet en hun personeel; | représentants en vertu de la loi et leur personnel; |
| - leidende ambtenaar : de ambtenaar bekleed met de hoogste graad in | - Fonctionnaire dirigeant : le fonctionnaire revêtu du grade le plus |
| een ministerieel departement of parastatale instelling, die onder de | élevé dans un département ministériel ou un organisme parastatal, qui |
| bevoegdheid valt van een lid van de federale regering. | relève de la compétence d'un membre du gouvernement fédéral. |
Art. 2.De procedure voor de contacten tussen de federale ombudsmannen |
Art. 2.La procédure relative aux contacts entre les Médiateurs |
| en de federale administraties met het oog op de behandeling van | fédéraux et les administrations fédérales en vue du traitement des |
| klachten is schriftelijk. Dit belet niet dat door de federale | plaintes est écrite. Ceci n'empêche pas les Médiateurs fédéraux de |
| Ombudsmannen met betrekking tot dezelfde klacht bijkomend mondeling | prendre pour ladite plainte des contacts oraux supplémentaires avec le |
| contact wordt genomen met de bevoegde ambtenaar of dienst en zonder | fonctionnaire ou le service compétent, sans préjudice en outre de |
| afbreuk te doen aan artikel 11 van de wet. | l'article 11 de la loi. |
| Bij een vraag om informatie met betrekking tot een klacht en om de | Dans le cadre d'une demande d'information concernant une plainte et |
| dossiers vlot te behandelen nemen de federale Ombudsmannen direct | pour traiter les dossiers de manière plus rapide, les Médiateurs |
| contact op met de betrokken dienst. Deze verschaft de gewenste | fédéraux prennent directement contact avec le service compétent. |
| inlichtingen. Doen er zich problemen voor, dan nemen de federale | Celui-ci fournit les informations demandées. Si des problèmes se |
| Ombudsmannen contact op met de leidende ambtenaar. | posent, les Médiateurs fédéraux prennent alors contact avec le |
| fonctionnaire dirigeant. | |
Art. 3.In het kader van een onderzoek, voorstel tot bemiddeling of |
Art. 3.Dans le cadre de l'instruction, d'une proposition de médiation |
| een suggestie zenden de federale Ombudsmannen de nuttige elementen van | ou d'une suggestion, les Médiateurs fédéraux transmettent les éléments |
| de klachten door aan de verantwoordelijke ambtenaar van de bevoegde | utiles de la plainte au fonctionnaire responsable du service compétent |
| dienst met tegelijkertijd kopie aan de leidende ambtenaar. Deze dienst | avec copie en même temps au fonctionnaire dirigeant. Ce service prend |
| neemt de nodige maatregelen om op de gestelde vragen te antwoorden. | les mesures nécessaires pour répondre aux questions posées. Si des |
| Doen er zich problemen voor, dan nemen de federale Ombudsmannen | problèmes se posent, les Médiateurs fédéraux prennent alors contact |
| contact op met de leidende ambtenaar. | avec le fonctionnaire dirigeant. |
Art. 4.Onafgezien de bepalingen van artikel 11, 1e lid van de wet zal |
Art. 4.Sans préjudice de l'article 11, alinéa 1er de la loi, la |
| het antwoord van de betrokken federale administratie door de bevoegde | réponse de l'administration fédérale concernée sera fournie par le |
| dienst worden verstrekt ten laatste binnen een termijn van 15 | service compétent au plus tard dans un délai de 15 jours ouvrables à |
| werkdagen vanaf ontvangst van de vraag. Doen er zich problemen voor, | compter de la réception de la question. Si des problèmes se posent, |
| dan nemen de federale Ombudsmannen contact op met de leidende | les Médiateurs fédéraux prennent alors contact avec le fonctionnaire |
| ambtenaar. | dirigeant. |
| Mits motivering, en na samenspraak met de federale Ombudsmannen, kan | Moyennant motivation et après concertation avec les Médiateurs |
| door de administratie van deze termijn worden afgeweken. | fédéraux, l'administration pourra déroger à ce délai. |
Art. 5.De federale Ombudsmannen delen aan de leidende ambtenaar de |
Art. 5.Les Médiateurs fédéraux communiquent au fonctionnaire |
| lijst mee van de personeelsleden van hun ambt die in hun naam en | dirigeant la liste des agents de leur office qui peuvent agir en leur |
| hoedanigheid kunnen optreden en hen binden. | nom et qualité et les représenter. |
Art. 6.Indien de federale Ombudsmannen een disfunctie vaststellen in |
Art. 6.Si les Médiateurs fédéraux constatent un dysfonctionnement |
| een federale administratie brengen zij de leidende ambtenaar op de | dans une administration fédérale, ils en informent le fonctionnaire |
| hoogte. Indien dit tot een aanbeveling aanleiding geeft van | dirigeant. Si cela donne lieu à une recommandation de leur part, ils |
| hunnentwege, brengen zij, conform artikel 14, 3e lid, van de wet, ook | en informent également le ministre responsable, conformément à |
| de verantwoordelijke minister schriftelijk op de hoogte. | l'article 14, alinéa 3 de la loi. |
Art. 7.De federale Ombudsmannen kunnen, wanneer zij het nodig achten, |
Art. 7.Les Médiateurs fédéraux peuvent, s'ils le jugent utile, être |
| door het College van Secretarissen-generaal en door het College van | entendus par le Collège des Secrétaires généraux et par le Collège des |
| Administrateurs-generaal van de Openbare Instellingen van Sociale | Administrateurs généraux des Organismes publics de Sécurité sociale. |
| Zekerheid worden gehoord. Jaarlijks zal ten minste éénmaal een | Au moins une fois par an, une réunion du Collège des Secrétaires |
| vergadering van het College van Secretarissen-generaal en een | généraux et une réunion du Collège des Administrateurs généraux des |
| vergadering van het College van Administrateurs-generaal van de | Organismes publics de Sécurité sociale sera consacrée aux relations |
| Openbare Instellingen van Sociale Zekerheid worden gewijd aan de | des administrations fédérales avec les Médiateurs fédéraux. Ces |
| betrekkingen van de federale administraties met de federale | |
| Ombudsmannen. Deze laatsten worden hierop uitgenodigd. | derniers y seront invités. |
Art. 8.Onderhavig protocol-akkoord kan op elk ogenblik in onderling |
Art. 8.Le présent protocole d'accord peut à tout moment être complété |
| overleg met de federale Ombudsmannen voor bepaalde administraties | de commun accord avec les Médiateurs fédéraux pour certaines |
| worden aangevuld om rekening te houden met specifieke toestanden. | administrations afin de tenir compte de situations spécifiques. |
Art. 9.Dit protocol-akkoord zal worden geëvalueerd ten laatste na 12 |
Art. 9.Le présent protocole d'accord sera réévalué dans les 12 mois |
| maanden en zo nodig worden aangepast. | au plus tard et, si nécessaire, modifié. |
| Voor het College van Secretarissen-generaal : | Pour le Collège des Secrétaires généraux : |
| E. BEYENS (voorzitter) | E. BEYENS (président) |
| Voor het College van Administrateurs-generaal : | Pour le Collège des Administrateurs généraux : |
| K. BAECK (voorzitter) | K. BAECK (président) |
| De federale Ombudsmannen : | Les Médiateurs fédéraux : |
| P.-Y. Monette. | P.-Y. Monette. |
| H. Wuyts. | H. Wuyts. |