Huishoudelijk reglement van de directieraad van het Ministerie van Justitie Afdeling 1. - Algemene bepalingen

Artikel 1.De directieraad wordt voorgezeten door de Secretaris-generaal. Wanneer hij afwezig of verhinderd is, wijst de voorzitter het lid van de directieraad aan dat hem vervangt.

Art. 2.De directieraad vergadert telkens de Minister, de voorzitter of ten minste twee stemgerechtigde leden erom vragen en in elk geval zesmaal per jaar.

Art. 3.De voorzitter stelt de agenda van de vergadering op. De oproepingsbrief wordt, samen met de agenda en de bescheiden betreffende de te bespreken punten, ten minste acht kalenderdagen voor de datum van de vergadering aan de leden toegezonden.

In de gevallen die met reden spoedeisend worden beschouwd, kan de oproepingstermijn worden teruggebracht tot twee kalenderdagen voor de vergadering.

Art. 4.Het lid dat om dringende reden verhinderd is zich naar de vergadering te begeven, brengt er onmiddellijk de voorzitter van op de hoogte. Dit lid kan zijn opmerkingen of adviezen ten laatste twee kalenderdagen voor de directieraad mededelen aan de voorzitter die ze ter kennis van de andere leden brengt vooraleer de discussie van de bedoelde aangelegenheid aan te vatten.

Art. 5.Nieuwe punten kunnen slechts aan de agenda worden toegevoegd met eenparigheid van de aanwezige leden, behalve als het gaat om een vraag van de Minister. In geen geval kunnen nieuwe punten aan de agenda worden toegevoegd als ze specifiek betrekking hebben op de diensten die ressorteren onder een lid dat verhinderd is.

De agenda kan, in voorkomend geval, van bij het begin van de vergadering worden aangevuld.

Art. 6.De voorzitter van de directieraad wijst de secretaris en diens plaatsvervanger aan. Indien de secretaris persoonlijk belang heeft bij één of meer agendapunten, dient hij de vergadering te verlaten tijdens de behandeling van deze punten en wordt hij vervangen door de plaatsvervangend secretaris. Indien ook deze een persoonlijk belang heeft, neemt een lid van de directieraad het secretariaat waar.

Art. 7.De notulen van de vergadering worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris en aan alle leden wordt een afschrift overgezonden. Ze worden geacht te zijn goedgekeurd indien er geen schriftelijke opmerkingen binnen de vijf werkdagen volgend op de datum van de verzending van de documenten bij de secretaris toekomen.

Ingeval van opmerkingen worden de notulen na verbetering opnieuw voorgelegd aan de leden binnen de twee werkdagen volgend op het verstrijken van de hogergenoemde termijn. Indien er bij de secretaris geen schriftelijke opmerkingen toekomen binnen de twee werkdagen volgend op het versturen van de verbeterde versie, worden de notulen geacht definitief te zijn goedgekeurd. Afdeling 2. - Beraadslaging en stemming

Algemene bepalingen

Art. 8.Onverminderd het bepaalde in de artikelen 15 en 16 beraadslaagt de raad geldig wanneer ten minste de helft van de leden aanwezig is. Indien het quorum niet is bereikt, kan de raad na een nieuwe oproeping geldig beraadslagen en beslissen, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Art. 9.Indien de meerderheid van de aanwezige leden de aanwezigheid van een verhinderd lid onontbeerlijk acht voor de behandeling van één of meer agendapunten, kan de voorzitter beslissen de behandeling van die punten te verdagen.

Art. 10.Indien een lid van de directieraad persoonlijk belang heeft bij één of meer agendapunten, dient het de vergadering te verlaten tijdens de behandeling van deze punten.

Art. 11.Uitsluitend de leden die hebben deelgenomen aan het geheel van de beraadslagingen betreffende een bepaald agendapunt houdende een individuele beslissing betreffende een persoon, en dit zowel tijdens de aan gang zijnde vergadering als tijdens de voorgaande besprekingen van de directieraad, kunnen aan de daarmee verband houdende stemming deelnemen.

Art. 12.De directieraad beslist bij gewone meerderheid van stemmen.

Behalve wanneer gestemd wordt over een individuele beslissing betreffende een persoon, worden de blanco en ongeldige stemmen niet meegerekend. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.

Art. 13.Elke individuele beslissing ten aanzien van een persoon wordt, na algemene bespreking, genomen bij geheime stemming.

Tuchtzaken

Art. 14.In tuchtzaken mag een lid van de directieraad, dat het voorlopig voorstel van tuchtmaatregel heeft gedaan, na het sluiten van de debatten, niet deelnemen aan de beraadslaging en de stemming omtrent het definitieve voorstel van tuchtstraf en dient het de vergadering te verlaten.

Art. 15.De beraadslaging en de stemming inzake voorstellen van tuchtsanctie voor ambtenaren van rang 15 wordt gevoerd enkel in aanwezigheid van ambtenaren bekleed met een ambt van ten minste rang 16.

Benoemingen en bevorderingen

Art. 16.De beraadslaging en de stemming over benoemingen en bevorderingen tot een ambt van rang 16 worden gevoerd enkel in aanwezigheid van ambtenaren bekleed met een ambt van ten minste rang 16.

Art. 17.Het profiel waaraan de kandidaat moet beantwoorden, wordt geschetst door de directeur-generaal bij wiens dienst de betrekking vakant is.

Indien de dienst waar de betrekking vakant is niet vertegenwoordigd wordt op de directieraad, dan leest de voorzitter het profiel zoals het werd opgesteld door de persoon die de dienst in kwestie leidt, voor.

Art. 18.De directieraad bepaalt de criteria aan de hand waarvan de kandidaten zullen beoordeeld worden, definieert ze inhoudelijk en weegt hun belang, alvorens over te gaan tot een vergelijking van de titels en de verdiensten van de kandidaten.

Art. 19.Na vergelijking van de titels en de verdiensten van alle kandidaten ten opzichte van de te begeven betrekking stelt de voorzitter of de directeur-generaal bij wiens diensten de betrekking vakant is, in alfabetische volgorde uiteindelijk ten hoogste vijf kandidaten voor die volgens hem het best beantwoorden aan het vooropgestelde profiel. De leden van de directieraad gaan vervolgens bij geheime stemming over tot aanwijzing van ten hoogste vijf kandidaten die zullen worden voorgedragen. Bij gelijk aantal stemmen tussen de laatst gerangschikte kandidaten wordt tussen deze kandidaten een tweede stemronde gehouden.

Art. 20.De overige kandidaten worden aan de lijst toegevoegd, ter informatie van de minister, en volgens alfabetische volgorde.

Art. 21.De directieraad rangschikt de in aanmerking genomen kandidaten bij geheime stemming. Er wordt tot zoveel geheime stemmingen overgegaan als er te rangschikken kandidaten zijn. Alvorens voor elke plaats op de rangschikking tot de stemming over te gaan, draagt de voorzitter of de directeur-generaal bij wiens dienst de betrekking vakant is, in volgorde van zijn voorkeur de geselecteerde kandidaten voor. Vervolgens gaat de directieraad over tot de individuele stemming in volgorde van de voormelde voorkeur. De kandidaten worden in de notulen vermeld volgens dalende volgorde van het aantal gunstige stemmen dat ze hebben verkregen. De kandidaten die een gelijk aantal stemmen hebben worden ex aequo gerangschikt.

Art. 22.Indien geen enkele kandidaat de vereiste meerderheid haalt, wordt overgegaan tot een tweede stemronde. Onverminderd de toepassing van deze artikelen beslist de voorzitter bij staking van stemmen.

Art. 23.De voorzitter telt de uitgebrachte stemmen en deelt het resultaat mee in de vergadering. De secretaris vermeldt het resultaat van de beraadslagingen in de notulen.

Art. 24.Een stemming die niet is verlopen overeenkomstig de bepalingen van dit reglement is nietig en moet worden overgedaan. Het resultaat ervan wordt niet opgenomen in de notulen. De stemming en de reden van nietigheid wordt daarentegen wel vermeld.

Art. 25.Indien het bezwaar van een kandidaat tegen een voordracht van de raad voor een bevordering of benoeming in aanmerking wordt genomen, zal de directieraad de procedure heroverwegen overeenkomstig de artikelen 8 tot 13 en 16 tot 23 van dit reglement, rekening houdende met de motieven die in het bezwaarschrift worden aangehaald.