21 FEBRUARI 2020. - Besluit van de Voorzitter van het Directiecomité houdende het Huishoudelijk reglement van het Directiecomité van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking

De Voorzitter van het Directiecomité, Gelet op het koninklijk besluit van 7 november 2000Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 07/11/2000 pub. 18/11/2000 numac 2000002106 bron ministerie van ambtenarenzaken Koninklijk besluit houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst sluiten houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst, artikel 4, tweede lid;

Gelet op het Huishoudelijk reglement van het Directiecomité van 16 mei 2003;

Gelet op de goedkeuring door het Directiecomité van het ontwerp van Huishoudelijk reglement van het Directiecomité van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking op 21 februari 2020, Besluit : HOOFDSTUK 1. - Definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder : 1° "de Voorzitter" : de Voorzitter van het Directiecomité van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking;2° "het Directiecomité" : het Directiecomité van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking;3° "de FOD" : de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking;4° "het lid" : het lid van het Directiecomité. Het gebruik van de mannelijke vorm in dit besluit is gemeenslachtig. HOOFDSTUK 2. - Voorzitterschap en secretariaat

Art. 2.De Voorzitter staat in voor de goede werking van het Directiecomité. Hij opent, leidt en sluit de vergaderingen.

Wanneer de Voorzitter verhinderd is, wordt de functie van Voorzitter, voor de duur van deze verhindering, waargenomen door de houder van de managementfunctie of van de staffunctie van de FOD die het meeste aantal jaren ervaring in managements- en staffuncties binnen de FOD heeft.

Art. 3.De Voorzitter duidt een secretaris en een adjunct-secretaris aan, die belast worden met het voorbereiden van de vergaderingen, het akte nemen van de beraadslagingen en de beslissingen van het Directiecomité en het opstellen van het proces-verbaal van de vergaderingen.

De adjunct-secretaris behoort niet tot de taalrol van de secretaris en vervangt de secretaris indien hij verhinderd is.

Bij personeelsaangelegenheden wordt het secretariaat verzekerd door een personeelslid van de bevoegde directie van de Stafdirectie Personeel en Organisatie. HOOFDSTUK 3. - Organisatie van de vergaderingen en agenda

Art. 4.Het Directiecomité vergadert op uitnodiging van de Voorzitter.

Een planning van de vergaderingen wordt opgesteld in juni en november.

De Voorzitter kan bijkomende vergaderingen van het Directiecomité bijeenroepen op eigen initiatief of op verzoek van ten minste drie leden.

Art. 5.De Voorzitter stelt de agenda van de vergaderingen op. Ieder lid kan de Voorzitter verzoeken agendapunten toe te voegen, in voorkomend geval samen met de pertinente documenten.

Tijdens de vergadering kunnen enkel nieuwe agendapunten worden toegevoegd mits akkoord van de aanwezige leden. Deze punten mogen echter niet worden toegevoegd als ze specifiek betrekking hebben op de diensten die ressorteren onder een lid dat verhinderd is. Op eigen initiatief of op verzoek van een ander lid, kan de Voorzitter beslissen de behandeling van één of meerdere agendapunten uit te stellen.

Elk document dat ter beslissing aan het Directiecomité wordt voorgelegd, bevat een voorstel van beslissing en van communicatie aan het personeel.

Art. 6.De agenda en de documenten betreffende de agendapunten worden ten minste drie werkdagen vóór de dag van de vergadering aan de leden gestuurd. Bij gemotiveerde dringendheid kan de Voorzitter beslissen om een document betreffende een agendapunt tijdens de vergadering te verdelen. HOOFDSTUK 4. - Beraadslagingen en beslissingen Afdeling 1. - Algemene bepalingen

Art. 7.Het Directiecomité kan zich laten bijstaan door personen die, omwille van hun bijzondere bekwaamheden, het Directiecomité nuttig kunnen inlichten over een agendapunt.

Art. 8.De leden nemen geen deel aan de beraadslagingen en beslissingen van het Directiecomité betreffende de agendapunten die verband houden met hun persoonlijke administratieve rechtspositie.

Art. 9.Alle leden zijn ertoe gehouden de beslissingen van het Directiecomité collegiaal en loyaal uit te voeren en te verdedigen.

Art. 10.Het lid dat verhinderd is voor een vergadering van het Directiecomité, kan zijn opmerkingen of adviezen over één of meerdere agendapunten uiterlijk één werkdag voor de dag van de vergadering schriftelijk of elektronisch aan de Voorzitter meedelen. De Voorzitter brengt ze ter kennis van de andere leden vooraleer de discussie betreffende het agendapunt of de agendapunten aan te vatten.

Art. 11.Het Directiecomité kan slechts geldig beraadslagen indien de meerderheid van de leden aanwezig is.

Indien dat quorum niet bereikt wordt, kan het Directiecomité, na een tweede uitnodiging, geldig beraadslagen over dezelfde agenda, ongeacht het aantal aanwezige leden. Deze vergadering vindt ten vroegste één werkdag na de vergadering waarop het quorum bedoeld in het eerste lid niet werd bereikt, plaats.

Art. 12.De beslissingen worden bij consensus genomen of, bij ontstentenis hiervan, bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. Bij staking van stemmen is de stem van de Voorzitter of van het lid dat hem vervangt doorslaggevend.

De stemming gebeurt bij handopsteking.

Elke individuele beslissing ten opzichte van een personeelslid geschiedt bij geheime stemming tenzij gebruik gemaakt wordt van de elektronische procedure. Afdeling 2. - Specifieke bepalingen

inzake bevorderingsprocedures

Art. 13.Het Directiecomité onderzoekt de ontvankelijkheid van de kandidaturen.

Art. 14.Het Directiecomité bepaalt, per functie, de eventuele weging van de generieke en technische competenties op basis waarvan de titels en verdiensten zullen worden vergeleken.

Art. 15.Vervolgens gaat het Directiecomité over tot de stemming.

Een eerste stemming geschiedt door de toekenning van een score per competentie of groep van competenties voor elke kandidaat.

Het totaal van de scores behaald per competentie of groep van competenties bepaalt de rangschikking van de kandidaten, met dien verstande dat de kandidaat die het hoogste totaal heeft behaald, op de eerste plaats wordt gerangschikt en dat de rangschikking van de overige kandidaten dienovereenkomstig gebeurt.

Op het einde van de procedure vindt een stemming over de rangschikking plaats.

De stemming gebeurt overeenkomstig artikel 12, maar is, in afwijking van artikel 12, derde lid, niet geheim.

Art. 16.Het Directiecomité beslist bij gewone meerderheid of het nodig is de rangschikking van de kandidaten opgesteld overeenkomstig artikel 15, derde lid, te herzien in de volgende gevallen : 1° na het onderzoek van de ingediende bezwaarschriften;2° na kennisname van feiten die zich hebben voorgedaan of zijn vastgesteld na de vaststelling van de rangschikking.

Art. 17.In geval van herziening van de rangschikking gaat het Directiecomité over tot een nieuwe stemming overeenkomstig artikel 15. Afdeling 3. - Specifieke bepalingen

inzake tuchtprocedures

Art. 18.Elke individuele beslissing in tuchtprocedures wordt genomen overeenkomstig artikel 12, eerste lid. Bij staking van stemmen is het voorstel evenwel verworpen.

In dit geval wordt een ander voorstel ter stemming voorgelegd overeenkomstig het eerste lid.

De procedure in het tweede lid wordt herhaald tot het Directiecomité overeenstemming bereikt over het voorstel. Afdeling 4. - Elektronische procedure

Art. 19.Tussen twee vergaderingen kan het Directiecomité, op voorstel van de Voorzitter, beslissingen nemen via elektronische procedure.

In dit geval stuurt de secretaris of de adjunct-secretaris het voorstel van beslissing onder elektronische vorm naar alle leden waarbij een termijn vastgesteld wordt binnen dewelke een antwoord verwacht wordt.

Het voorstel van beslissing bestaat steeds uit twee vragen : 1° de wenselijkheid om deze beslissing te nemen via de elektronische procedure;2° de beslissing ten gronde. De leden moeten op beide vragen antwoorden met de vermelding "akkoord", "niet akkoord" of "onthouding".

Indien een lid niet antwoordt binnen de vastgestelde termijn, wordt hij geacht akkoord te gaan met beide vragen.

Opdat de beslissing ten gronde kan worden onderzocht, dient minstens de helft van de leden met de vermelding "akkoord" te antwoorden op de eerste vraag.

Artikel 12, eerste lid is van toepassing op de tweede vraag. HOOFDSTUK 5. - Discretie en communicatie

Art. 20.De documenten van het Directiecomité, met inbegrip van de agenda, de beraadslagingen en de processen-verbaal, en hun inhoud worden door alle personen die er bij het uitoefenen van hun functie kennis van krijgen, behandeld met de nodige discretie.

Art. 21.Op het einde van elke vergadering beslist het Directiecomité, in voorkomend geval, over de communicatie van de beslissingen aan het personeel na de goedkeuring van het proces-verbaal.

Deze communicatie gebeurt in het Nederlands en het Frans.

De documenten van het Directiecomité zijn bestuursdocumenten waarvan de openbaarheid beheerst wordt door de bepalingen van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur. HOOFDSTUK 6. - Het proces-verbaal

Art. 22.Het ontwerp van het proces-verbaal van de vergaderingen van het Directiecomité wordt aan de aanwezige leden toegezonden ten laatste drie werkdagen na de dag van de vergadering.

Indien nodig kan het Directiecomité, mits akkoord van de aanwezige leden, een andere termijn bepalen.

Art. 23.Elke individuele beslissing ten opzichte van een personeelslid wordt opgesteld in de taal van het betrokken personeelslid.

Bij bevorderingsprocedures wordt het proces-verbaal opgesteld in de taal van de betrokken ambtenaren. Wanneer het ambtenaren betreft die tot verschillende taalrollen behoren, wordt het proces-verbaal zowel in het Frans als in het Nederlands opgesteld.

Bij tuchtprocedures wordt het proces-verbaal in de taal van de betrokken ambtenaar opgesteld.

Art. 24.Indien geen schriftelijke opmerkingen aan de Voorzitter worden toegestuurd binnen de vijf werkdagen die op de toezending van het proces-verbaal volgen, is het proces-verbaal goedgekeurd.

In geval van schriftelijke opmerkingen binnen de vijf werkdagen die op de toezending van het proces-verbaal volgen, wordt de goedkeuring van het proces-verbaal op de agenda van de eerstvolgende vergadering geplaatst.

Art. 25.Een exemplaar van het goedgekeurde proces-verbaal wordt ondertekend door de Voorzitter en de secretaris, de adjunct-secretaris of het aangeduide personeelslid van de Stafdirectie Personeel en Organisatie en wordt op het secretariaat van de Voorzitter bewaard, waar het kan geraadpleegd worden door de leden, die eveneens een elektronische kopie krijgen.

Art. 26.De agenda's, documenten en proces-verbalen van de vergaderingen worden elektronisch gearchiveerd. HOOFDSTUK 7. - Comité der adjuncten

Art. 27.Het Directiecomité kan beslissen om een Comité der adjuncten in te stellen dat door de Voorzitter belast wordt met de voorbereiding en/of de opvolging van welbepaalde agendapunten.

Elk lid duidt in dat geval een personeelslid van de Directie-generaal of Stafdirectie aan die het lid in het Comité der adjuncten vertegenwoordigt.

De Voorzitter duidt onder de personeelsleden bedoeld in het tweede lid een voorzitter van het Comité der adjuncten aan.

HOOFSTUK 8. - Slotbepalingen

Art. 28.Het Huishoudelijk reglement van het Directiecomité van 16 mei 2003, gewijzigd bij besluit van 27 mei 2016, wordt opgeheven.

Art. 29.Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het in het Belgisch Staatblad wordt bekendgemaakt.

Brussel, 21 februari 2020.

P. MOORS