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Meertalige weergave van Huishoudelijk Règlement van 21/02/2020
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Besluit van de Voorzitter van het Directiecomité houdende het Huishoudelijk reglement van het Directiecomité van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking Arrêté du Président du Comité de direction portant le Règlement d'ordre intérieur du Comité de direction du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement
FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUITENLANDSE ZAKEN, BUITENLANDSE HANDEL EN ONTWIKKELINGSSAMENWERKING 21 FEBRUARI 2020. - Besluit van de Voorzitter van het Directiecomité houdende het Huishoudelijk reglement van het Directiecomité van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking De Voorzitter van het Directiecomité, SERVICE PUBLIC FEDERAL AFFAIRES ETRANGERES, COMMERCE EXTERIEUR ET COOPERATION AU DEVELOPPEMENT 21 FEVRIER 2020. - Arrêté du Président du Comité de direction portant le Règlement d'ordre intérieur du Comité de direction du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement Le Président du Comité de direction,
Gelet op het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende Vu l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition
oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn
aan iedere federale overheidsdienst, artikel 4, tweede lid; des organes communs à chaque service public fédéral, l'article 4,
Gelet op het Huishoudelijk reglement van het Directiecomité van 16 mei alinéa 2; Vu le Règlement d'ordre intérieur du Comité de direction du 16 mai
2003; 2003;
Gelet op de goedkeuring door het Directiecomité van het ontwerp van Vu l'approbation par le Comité de direction du projet de Règlement
Huishoudelijk reglement van het Directiecomité van de Federale d'ordre intérieur du Comité de direction du Service public fédéral
Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au
Ontwikkelingssamenwerking op 21 februari 2020, Développement le 21 février 2020,
Besluit : Arrête :
HOOFDSTUK 1. - Definities CHAPITRE 1er. - Définitions

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder :

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, on entend par :

1° "de Voorzitter" : de Voorzitter van het Directiecomité van de 1° « le Président » : le Président du Comité de direction du Service
Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération
Ontwikkelingssamenwerking; au Développement;
2° "het Directiecomité" : het Directiecomité van de Federale 2° « le Comité de direction » : le Comité de direction du Service
Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération
Ontwikkelingssamenwerking; au Développement;
3° "de FOD" : de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, 3° « le SPF » : le Service public fédéral Affaires étrangères,
Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking; Commerce extérieur et Coopération au Développement;
4° "het lid" : het lid van het Directiecomité. 4° « le membre » : le membre du Comité de direction.
Het gebruik van de mannelijke vorm in dit besluit is gemeenslachtig. L'usage du masculin dans le présent arrêté est épicène.
HOOFDSTUK 2. - Voorzitterschap en secretariaat CHAPITRE 2. - Présidence et secrétariat

Art. 2.De Voorzitter staat in voor de goede werking van het

Art. 2.Le Président assure le bon fonctionnement du Comité de

Directiecomité. Hij opent, leidt en sluit de vergaderingen. direction. Il ouvre, dirige et clôt les réunions.
Wanneer de Voorzitter verhinderd is, wordt de functie van Voorzitter, Lorsque le Président est empêché, la fonction de Président est, pour
voor de duur van deze verhindering, waargenomen door de houder van de la durée de cet empêchement, assurée par le titulaire de la fonction
managementfunctie of van de staffunctie van de FOD die het meeste de management ou de la fonction d'encadrement du SPF qui a le plus
aantal jaren ervaring in managements- en staffuncties binnen de FOD grand nombre d'années d'expérience dans des fonctions de management et
heeft. d'encadrement dans le SPF.

Art. 3.De Voorzitter duidt een secretaris en een adjunct-secretaris

Art. 3.Le Président désigne un secrétaire et un secrétaire adjoint,

aan, die belast worden met het voorbereiden van de vergaderingen, het qui sont chargés de préparer les réunions, d'acter les délibérations
akte nemen van de beraadslagingen en de beslissingen van het et les décisions du Comité de direction et de rédiger le procès-verbal
Directiecomité en het opstellen van het proces-verbaal van de
vergaderingen. des réunions.
De adjunct-secretaris behoort niet tot de taalrol van de secretaris en Le secrétaire adjoint n'appartient pas au rôle linguistique du
vervangt de secretaris indien hij verhinderd is. secrétaire et remplace le secrétaire s'il est empêché.
Bij personeelsaangelegenheden wordt het secretariaat verzekerd door En cas de questions de personnel, le secrétariat est assuré par un
een personeelslid van de bevoegde directie van de Stafdirectie membre du personnel de la direction compétente de la Direction
Personeel en Organisatie. d'encadrement Personnel et Organisation.
HOOFDSTUK 3. - Organisatie van de vergaderingen en agenda CHAPITRE 3. - Organisation des réunions et ordre du jour

Art. 4.Het Directiecomité vergadert op uitnodiging van de Voorzitter.

Art. 4.Le Comité de direction se réunit sur invitation du Président.

Een planning van de vergaderingen wordt opgesteld in juni en november. Un planning des réunions est établi en juin et en novembre.
De Voorzitter kan bijkomende vergaderingen van het Directiecomité Le Président peut convoquer des réunions supplémentaires du Comité de
bijeenroepen op eigen initiatief of op verzoek van ten minste drie direction de sa propre initiative ou à la demande d'au moins trois
leden. membres.

Art. 5.De Voorzitter stelt de agenda van de vergaderingen op. Ieder

Art. 5.Le Président établit l'ordre du jour des réunions. Chaque

lid kan de Voorzitter verzoeken agendapunten toe te voegen, in membre peut demander au Président d'ajouter des points à l'ordre du
voorkomend geval samen met de pertinente documenten. Tijdens de vergadering kunnen enkel nieuwe agendapunten worden toegevoegd mits akkoord van de aanwezige leden. Deze punten mogen echter niet worden toegevoegd als ze specifiek betrekking hebben op de diensten die ressorteren onder een lid dat verhinderd is. Op eigen initiatief of op verzoek van een ander lid, kan de Voorzitter beslissen de behandeling van één of meerdere agendapunten uit te stellen. Elk document dat ter beslissing aan het Directiecomité wordt voorgelegd, bevat een voorstel van beslissing en van communicatie aan het personeel. jour, le cas échéant, avec les documents pertinents. Pendant la réunion, de nouveaux points à l'ordre du jour ne peuvent être ajoutés que moyennant l'accord des membres présents. Ces points ne peuvent toutefois pas être ajoutés s'ils se rapportent spécifiquement aux services qui relèvent d'un membre qui est empêché. De sa propre initiative ou à la demande d'un autre membre, le Président peut décider de reporter l'examen d'un ou de plusieurs points de l'ordre du jour. Chaque document qui est soumis pour décision au Comité de direction contient une proposition de décision et de communication au personnel.

Art. 6.De agenda en de documenten betreffende de agendapunten worden

Art. 6.L'ordre du jour et les documents concernant les points de

ten minste drie werkdagen vóór de dag van de vergadering aan de leden l'ordre du jour sont envoyés aux membres au moins trois jours
gestuurd. Bij gemotiveerde dringendheid kan de Voorzitter beslissen om ouvrables avant le jour de la réunion. En cas d'urgence motivée, le
een document betreffende een agendapunt tijdens de vergadering te Président peut décider de distribuer un document concernant un point
verdelen. de l'ordre du jour pendant la réunion.
HOOFDSTUK 4. - Beraadslagingen en beslissingen CHAPITRE 4. - Délibérations et décisions
Afdeling 1. - Algemene bepalingen Section 1re. - Dispositions générales

Art. 7.Het Directiecomité kan zich laten bijstaan door personen die,

Art. 7.Le Comité de direction peut se faire assister par des

omwille van hun bijzondere bekwaamheden, het Directiecomité nuttig personnes qui, en raison de leurs compétences particulières, peuvent
kunnen inlichten over een agendapunt. éclairer utilement le Comité de direction sur un point de l'ordre du jour.

Art. 8.De leden nemen geen deel aan de beraadslagingen en

Art. 8.Les membres ne prennent pas part aux délibérations et

beslissingen van het Directiecomité betreffende de agendapunten die décisions du Comité de direction concernant les points de l'ordre du
verband houden met hun persoonlijke administratieve rechtspositie. jour qui sont en relation avec leur statut administratif personnel.

Art. 9.Alle leden zijn ertoe gehouden de beslissingen van het

Art. 9.Tous les membres sont tenus d'exécuter et de défendre

Directiecomité collegiaal en loyaal uit te voeren en te verdedigen. collégialement et loyalement les décisions du Comité de direction.

Art. 10.Het lid dat verhinderd is voor een vergadering van het

Art. 10.Le membre qui est empêché pour une réunion du Comité de

Directiecomité, kan zijn opmerkingen of adviezen over één of meerdere direction peut communiquer ses remarques ou avis sur un ou plusieurs
agendapunten uiterlijk één werkdag voor de dag van de vergadering points de l'ordre du jour au plus tard un jour ouvrable avant le jour
schriftelijk of elektronisch aan de Voorzitter meedelen. De Voorzitter de la réunion par écrit ou par voie électronique au Président. Le
brengt ze ter kennis van de andere leden vooraleer de discussie Président en informe les autres membres avant de lancer la discussion
betreffende het agendapunt of de agendapunten aan te vatten. concernant le point de l'ordre du jour ou les points de l'ordre du

Art. 11.Het Directiecomité kan slechts geldig beraadslagen indien de

jour.

Art. 11.Le Comité de direction ne peut valablement délibérer que si

meerderheid van de leden aanwezig is. la majorité des membres est présente.
Indien dat quorum niet bereikt wordt, kan het Directiecomité, na een Si ce quorum n'est pas atteint, le Comité de direction peut, après une
tweede uitnodiging, geldig beraadslagen over dezelfde agenda, ongeacht deuxième invitation, valablement délibérer sur le même ordre du jour,
het aantal aanwezige leden. Deze vergadering vindt ten vroegste één quel que soit le nombre de membres présents. Cette réunion a lieu au
werkdag na de vergadering waarop het quorum bedoeld in het eerste lid plus tôt un jour ouvrable après la réunion où le quorum visé à
niet werd bereikt, plaats. l'alinéa 1er n'était pas atteint.

Art. 12.De beslissingen worden bij consensus genomen of, bij

Art. 12.Les décisions sont prises par consensus ou, à défaut, à la

ontstentenis hiervan, bij gewone meerderheid van de uitgebrachte majorité simple des suffrages exprimés. Pour le décompte des
stemmen. Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet suffrages, les abstentions ne sont pas prises en considération. En cas
in aanmerking genomen. Bij staking van stemmen is de stem van de de partage des voix, la voix du Président ou du membre qui le
Voorzitter of van het lid dat hem vervangt doorslaggevend. remplace, est prépondérante.
De stemming gebeurt bij handopsteking. Le vote se fait à main levée.
Elke individuele beslissing ten opzichte van een personeelslid Chaque décision individuelle à l'égard d'un membre du personnel est
geschiedt bij geheime stemming tenzij gebruik gemaakt wordt van de prise par scrutin secret à moins qu'il ne soit fait usage de la
elektronische procedure. procédure électronique.
Afdeling 2. - Specifieke bepalingen Section 2. - Dispositions spécifiques
inzake bevorderingsprocedures relatives aux procédures de promotion

Art. 13.Het Directiecomité onderzoekt de ontvankelijkheid van de

Art. 13.Le Comité de direction examine la recevabilité des

kandidaturen. candidatures.

Art. 14.Het Directiecomité bepaalt, per functie, de eventuele weging

Art. 14.Le Comité de direction fixe, par fonction, la pondération

van de generieke en technische competenties op basis waarvan de titels éventuelle des compétences génériques et techniques sur base
en verdiensten zullen worden vergeleken. desquelles les titres et mérites seront comparés.

Art. 15.Vervolgens gaat het Directiecomité over tot de stemming. Een eerste stemming geschiedt door de toekenning van een score per competentie of groep van competenties voor elke kandidaat. Het totaal van de scores behaald per competentie of groep van competenties bepaalt de rangschikking van de kandidaten, met dien verstande dat de kandidaat die het hoogste totaal heeft behaald, op de eerste plaats wordt gerangschikt en dat de rangschikking van de overige kandidaten dienovereenkomstig gebeurt. Op het einde van de procedure vindt een stemming over de rangschikking plaats. De stemming gebeurt overeenkomstig artikel 12, maar is, in afwijking

Art. 15.Ensuite, le Comité de direction procède au vote. Un premier vote a lieu par l'attribution d'une cote par compétence ou groupe de compétences à chaque candidat. Le total des cotes obtenues par compétence ou groupe de compétences détermine le classement des candidats, étant entendu que le candidat qui a obtenu le total le plus élevé, est classé à la première place et que le classement des autres candidats s'opère en conséquence. A la fin de la procédure, un vote sur le classement a lieu. Le vote se fait conformément à l'article 12, mais n'est, en dérogation

van artikel 12, derde lid, niet geheim. à l'article 12, alinéa 3, pas secret.

Art. 16.Het Directiecomité beslist bij gewone meerderheid of het

Art. 16.Le Comité de direction décide à la majorité simple s'il est

nodig is de rangschikking van de kandidaten opgesteld overeenkomstig nécessaire de revoir le classement des candidats établi conformément à
artikel 15, derde lid, te herzien in de volgende gevallen : l'article 15, alinéa 3, dans les cas suivants :
1° na het onderzoek van de ingediende bezwaarschriften; 1° après l'examen des réclamations introduites;
2° na kennisname van feiten die zich hebben voorgedaan of zijn 2° après avoir pris connaissance de faits qui se sont produits ou ont
vastgesteld na de vaststelling van de rangschikking. été constatés après la fixation du classement.

Art. 17.In geval van herziening van de rangschikking gaat het

Art. 17.En cas de révision du classement, le Comité de direction

Directiecomité over tot een nieuwe stemming overeenkomstig artikel 15. procède à un nouveau vote conformément à l'article 15.
Afdeling 3. - Specifieke bepalingen Section 3. - Dispositions spécifiques
inzake tuchtprocedures relatives aux procédures disciplinaires

Art. 18.Elke individuele beslissing in tuchtprocedures wordt genomen

Art. 18.Chaque décision individuelle dans des procédures

overeenkomstig artikel 12, eerste lid. Bij staking van stemmen is het disciplinaires est prise conformément à l'article 12, alinéa 1er. En
voorstel evenwel verworpen. cas de partage des voix, la proposition est néanmoins rejetée.
In dit geval wordt een ander voorstel ter stemming voorgelegd Dans ce cas, une autre proposition est soumise au vote, conformément à
overeenkomstig het eerste lid. l'alinéa 1er.
De procedure in het tweede lid wordt herhaald tot het Directiecomité La procédure à l'alinéa 2 est répétée à ce que le Comité de direction
overeenstemming bereikt over het voorstel. se mette d'accord sur la proposition.
Afdeling 4. - Elektronische procedure Section 4. - Procédure électronique

Art. 19.Tussen twee vergaderingen kan het Directiecomité, op voorstel

Art. 19.Entre deux réunions, le Comité de direction peut, sur

van de Voorzitter, beslissingen nemen via elektronische procedure. proposition du Président, prendre des décisions via procédure électronique.
In dit geval stuurt de secretaris of de adjunct-secretaris het Dans ce cas, le secrétaire ou le secrétaire adjoint envoie la
voorstel van beslissing onder elektronische vorm naar alle leden proposition de décision sous forme électronique à tous les membres en
waarbij een termijn vastgesteld wordt binnen dewelke een antwoord précisant un délai endéans lequel une réponse est attendue.
verwacht wordt. Het voorstel van beslissing bestaat steeds uit twee vragen : La proposition de décision se compose toujours de deux questions :
1° de wenselijkheid om deze beslissing te nemen via de elektronische 1° l'opportunité de prendre cette décision via la procédure
procedure; électronique;
2° de beslissing ten gronde. 2° la décision au fond.
De leden moeten op beide vragen antwoorden met de vermelding Les membres doivent répondre aux deux questions par la mention «
"akkoord", "niet akkoord" of "onthouding". accord », « pas d'accord » ou « abstention ».
Indien een lid niet antwoordt binnen de vastgestelde termijn, wordt Si un membre ne répond pas dans le délai prescrit, il est présumé être
hij geacht akkoord te gaan met beide vragen. d'accord avec les deux questions.
Opdat de beslissing ten gronde kan worden onderzocht, dient minstens Afin que la décision au fond puisse être examinée, la moitié des
de helft van de leden met de vermelding "akkoord" te antwoorden op de membres au moins doit répondre par la mention « accord » à la première
eerste vraag. question.
Artikel 12, eerste lid is van toepassing op de tweede vraag. L'article 12, alinéa 1er est d'application à la déuxième question.
HOOFDSTUK 5. - Discretie en communicatie CHAPITRE 5. - Discrétion et communication

Art. 20.De documenten van het Directiecomité, met inbegrip van de

Art. 20.Les documents du Comité de direction, y compris l'ordre du

agenda, de beraadslagingen en de processen-verbaal, en hun inhoud jour, les délibérations et les procès-verbaux, et leur contenu sont
worden door alle personen die er bij het uitoefenen van hun functie traités par toutes les personnes qui en prennent connaissance dans
kennis van krijgen, behandeld met de nodige discretie. l'exercice de leurs fonctions, avec la discrétion nécessaire.

Art. 21.Op het einde van elke vergadering beslist het Directiecomité,

Art. 21.A la fin de chaque réunion, le Comité de direction décide, le

in voorkomend geval, over de communicatie van de beslissingen aan het cas échéant, de la communication des décisions au personnel après
personeel na de goedkeuring van het proces-verbaal. l'approbation du procès-verbal.
Deze communicatie gebeurt in het Nederlands en het Frans. Cette communication a lieu en néerlandais et en français.
De documenten van het Directiecomité zijn bestuursdocumenten waarvan Les documents du Comité de direction sont des documents administratifs
de openbaarheid beheerst wordt door de bepalingen van de wet van 11 dont la publicité est régie par les dispositions de la loi du 11 avril
april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur. 1994 relative à la publicité de l'administration.
HOOFDSTUK 6. - Het proces-verbaal CHAPITRE 6. - Le procès-verbal

Art. 22.Het ontwerp van het proces-verbaal van de vergaderingen van

Art. 22.Le projet de procès-verbal des réunions du Comité de

het Directiecomité wordt aan de aanwezige leden toegezonden ten direction est envoyé aux membres présents au plus tard trois jours
laatste drie werkdagen na de dag van de vergadering. ouvrables suivant le jour de la réunion.
Indien nodig kan het Directiecomité, mits akkoord van de aanwezige Si nécessaire, le Comité de direction, moyennant l'accord des membres
leden, een andere termijn bepalen. présents, peut fixer un autre délai.

Art. 23.Elke individuele beslissing ten opzichte van een

Art. 23.Chaque décision individuelle à l'égard d'un membre du

personeelslid wordt opgesteld in de taal van het betrokken personeelslid. personnel est établie dans la langue du membre du personnel concerné.
Bij bevorderingsprocedures wordt het proces-verbaal opgesteld in de En cas de procédures de promotion, le procès-verbal est établi dans la
taal van de betrokken ambtenaren. Wanneer het ambtenaren betreft die langue des agents concernés. Lorsqu'il concerne des agents qui
tot verschillende taalrollen behoren, wordt het proces-verbaal zowel appartiennent à des rôles linguistiques différents, le procès-verbal
in het Frans als in het Nederlands opgesteld. est établi aussi bien en français qu'en néerlandais.
Bij tuchtprocedures wordt het proces-verbaal in de taal van de En cas de procédures disciplinaires, le procès-verbal est établi dans
betrokken ambtenaar opgesteld. la langue de l'agent concerné.

Art. 24.Indien geen schriftelijke opmerkingen aan de Voorzitter

Art. 24.Si aucune remarque écrite n'est adressée au Président dans

worden toegestuurd binnen de vijf werkdagen die op de toezending van les cinq jours ouvrables qui suivent l'envoi du procès-verbal, le
het proces-verbaal volgen, is het proces-verbaal goedgekeurd. procès-verbal est approuvé.
In geval van schriftelijke opmerkingen binnen de vijf werkdagen die op En cas de remarques écrites dans les cinq jours ouvrables qui suivent
de toezending van het proces-verbaal volgen, wordt de goedkeuring van l'envoi du procès-verbal, l'approbation du procès-verbal est mise à
het proces-verbaal op de agenda van de eerstvolgende vergadering geplaatst. l'ordre du jour de la prochaine réunion.

Art. 25.Een exemplaar van het goedgekeurde proces-verbaal wordt

Art. 25.Un exemplaire du procès-verbal approuvé est signé par le

ondertekend door de Voorzitter en de secretaris, de adjunct-secretaris Président et le secrétaire, le secrétaire-adjoint ou le membre du
of het aangeduide personeelslid van de Stafdirectie Personeel en personnel désigné de la Direction d'encadrement Personnel et
Organisatie en wordt op het secretariaat van de Voorzitter bewaard, Organisation et est conservé au secrétariat du Président, où il peut
waar het kan geraadpleegd worden door de leden, die eveneens een être consulté par les membres, qui reçoivent également une copie
elektronische kopie krijgen. électronique.

Art. 26.De agenda's, documenten en proces-verbalen van de

Art. 26.Les ordres du jour, documents et procès-verbaux des réunions

vergaderingen worden elektronisch gearchiveerd. sont archivés électroniquement.
HOOFDSTUK 7. - Comité der adjuncten CHAPITRE 7. - Comité des adjoints

Art. 27.Het Directiecomité kan beslissen om een Comité der adjuncten

Art. 27.Le Comité de direction peut décider de constituer un Comité

in te stellen dat door de Voorzitter belast wordt met de voorbereiding des adjoints qui est chargé par le Président de la préparation et/ou
en/of de opvolging van welbepaalde agendapunten. du suivi de points de l'ordre du jour spécifiques.
Elk lid duidt in dat geval een personeelslid van de Directie-generaal Chaque membre désigne dans ce cas un membre du personnel de la
of Stafdirectie aan die het lid in het Comité der adjuncten Direction générale ou Direction d'encadrement qui représente le membre
vertegenwoordigt. dans le Comité des adjoints.
De Voorzitter duidt onder de personeelsleden bedoeld in het tweede lid Le Président désigne parmi les membres du personnel visés à l'alinéa 2
een voorzitter van het Comité der adjuncten aan. un président du Comité des adjoints.
HOOFSTUK 8. - Slotbepalingen CHAPITRE 8. - Dispositions finales

Art. 28.Het Huishoudelijk reglement van het Directiecomité van 16 mei

Art. 28.Le Règlement d'ordre intérieur du Comité de direction du 16

2003, gewijzigd bij besluit van 27 mei 2016, wordt opgeheven. mai 2003, modifié par arrêté du 27 mai 2016, est abrogé.

Art. 29.Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het in het

Art. 29.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication

Belgisch Staatblad wordt bekendgemaakt. au Moniteur belge.
Brussel, 21 februari 2020. Bruxelles, le 21 février 2020.
P. MOORS P. MOORS
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