15 OKTOBER 2001. - Huishoudelijk reglement van het Directiecomité van de Vaste Nationale Cultuurpactcommissie

Gelet op de wet van 16 juli 1973 waarbij de bescherming van de ideologische en filosofische strekkingen gewaarborgd wordt;

Gelet op het koninklijk besluit van 28 december 1984 houdende organisatie van de diensten van de Vaste Nationale Cultuurpactcommissie;

Gelet op het koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende statuut van het rijkspersoneel;

Gelet op het ministerieel besluit van 13 december 1989 houdende aanstelling van de voorzitters van het Directiecomité van de diensten van de Vaste Nationale Cultuurpactcommissie.

Artikel 1.Het Directiecomité van de Vaste Nationale Cultuurpactcommissie vergadert ten minste eenmaal per jaar.

Art. 2.Het voorzitterschap van het Directiecomité wordt alternatief waargenomen door een van de twee voorzitters van de Vaste Nationale Cultuurpactcommissie.

Bij afwezigheid van de aangestelde voorzitter, wordt die vervangen door de andere voorzitter.

Bij afwezigheid van beide voorzitters, wordt het voorzitterschap waargenomen overeenkomstig de bepalingen van het koninklijk besluit van 16 november 1976, artikel 5, alinea's 2 en 3, tot vaststelling van het huishoudelijk reglement van de Vaste Nationale Cultuurpactcommissie.

Art. 3.Het Directiecomité vergadert op initiatief van het voorzitterschap of op schriftelijk verzoek van ten minste twee leden.

Het voorzitterschap stelt de datum van de vergadering vast en bepaalt de agenda.

De oproepingen gaan uit van het voorzitterschap.

De te behandelen stukken worden, als bijlage bij de oproeping, aan de leden van het Comité gestuurd. De leden moeten, minstens drie werkdagen vóór de vergadering, in het bezit zijn van de oproeping en van de bijlagen. Het Comité mag van bedoelde termijn afwijken.

Art. 4.De leden van het Comité kunnen op het secretariaat van het Comité steeds de archieven ervan raadplegen en de stukken inkijken van de administratieve dossiers waarover zij zich moeten uitspreken.

De ambtenaren, over wie het Directiecomité zich in een advies heeft uitgesproken, hebben het recht, na schriftelijke aanvraag, de desbetreffende tekst van de notulen in te zien op het secretariaat van het Comité, met name het gehele desbetreffende punt van de agenda met inbegrip van de motivering van het advies en de namen van de aanwezige en verontschuldigde leden. Deze inzage kan slechts geschieden na de goedkeuring van de notulen. Bepaalde gedeelten uit het desbetreffend punt van de agenda, die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van de andere belanghebbenden kunnen echter bij beslissing van het Directiecomité worden gelicht uit het voor kennisgeving bestemd afschrift van deze notulen.

Het secretariaat is gevestigd ten zetel van de Vaste Nationale Cultuurpactcommissie.

Art. 5.Op initiatief van het voorzitterschap of van de inspecteurs-generaal of van de meerderheid van de leden van het Comité, kunnen andere personen verzocht worden deel te nemen aan de voorstelling van bepaalde dossiers.

Mits gunstig advies van de meerderheid van de aanwezige leden kunnen zij deelnemen aan de beraadslagingen maar niet aan de stemming van het Comité. Deze bepaling geldt niet voor de beraadslagingen die betrekking hebben op de dossiers bedoeld in artikel 9 van dit reglement.

Art. 6.Het voorzitterschap opent en sluit de zittingen, leidt de debatten en de beraadslagingen en zorgt voor het goede verloop van de vergaderingen.

Het voorzitterschap gaat na of aan de voorwaarde om geldig te kunnen beraadslagen voldaan is.

Art. 7.Het Comité kan slechts geldig beraadslagen indien de meerderheid van zijn leden aanwezig is en elke taalgroep ten minste drie leden telt. Indien dit quorum niet wordt bereikt, kan het Comité, na een tweede bijeenroeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig beraadslagen over dezelfde agenda.

Art. 8.De beslissingen worden genomen bij meerderheid van stemmen, de onthoudingen niet meegerekend.

In tuchtzaken mag een lid van het Comité dat deelgenomen heeft aan de vervolging of de beschuldiging heeft ingebracht en daaromtrent het voorlopig voorstel van straf heeft gedaan, niet deelnemen aan de beraadslagingen en aan de stemming omtrent het definitieve voorstel van straf.

Wanneer het Comité adviserend optreedt, worden de door de leden uitgebrachte adviezen in de notulen opgenomen en toegevoegd aan de voorstellen die aan de bevoegde overheid worden voorgelegd.

Art. 9.Elke individuele beslissing ten opzichte van een ambtenaar wordt genomen bij geheime stemming.

Telkens er meerdere kandidaten moeten worden gerangschikt, worden er, voorzover nodig, zoveel stembeurten gehouden als er vacante betrekkingen zijn.

Bij staking van stemmen wordt opnieuw gestemd. Indien, na deze stemronde, de kandidaten ex aequo blijven of worden gerangschikt, geschiedt de voordracht bij de benoemende overheid, met behoud van dit ex aequo.

Na afloop van deze stemmingen keurt het Comité een uitdrukkelijke motivering van het voorstel goed, dat volgt uit voornoemde stemmingen, bestemd voor de bevoegde overheid. Deze motivering wordt onmiddellijk voor gezien getekend door de aanwezige leden, die een afschrift ontvangen van het ondertekende document.

Art. 10.Het Comité wijst één of twee secretarissen aan onder de ambtenaren van niveau 1 van de Vaste Nationale Cultuurpactcommissie, of onder zijn leden. Indien de secretaris(sen) geen lid is (zijn) van het Comité neemt hij (nemen zij) aan de beraadslagingen deel met raadgevende stem.

De secretaris(sen) vervult (vervullen) zijn (hun) opdracht onder het gezag en de leiding van het voorzitterschap.

De secretaris(sen) zorgt (zorgen) voor het dagelijks beheer van het Directiecomité, hij (zij) stelt (stellen) de notulen op van de vergaderingen en deelt (delen) de adviezen en beslissingen van de Raad mee aan de bevoegde overheid onder de handtekening van het voorzitterschap.

De secretaris(sen) is (zijn) verantwoordelijk voor het archief van het Directiecomité en voor de raadpleging ervan.

Met het oog op de redactie van de notulen worden de debatten opgenomen op geluidsband. Na de goedkeuring van de notulen wordt deze opname uitgewist.

Art. 11.De notulen vermelden : 1° de agenda;2° de naam van de aanwezige leden en van de verontschuldigde leden;3° voor elk punt van de agenda : - enerzijds, de samenvatting van de tussenkomsten; - anderzijds, de beslissing van het Comité, met name de tot stand gekomen consensus of de uitslag van de stemming(en), en, indien nodig, het voorstel dat aan de bevoegde overheid is overgemaakt, samen met een omstandige motivering.

De secretaris(sen) stuurt sturen) een voorontwerp van de notulen naar alle leden die op de desbetreffende vergadering aanwezig waren. Deze maken hun opmerkingen kenbaar binnen een termijn van vijf dagen na de versturing van het voorontwerp, de zaterdag niet meegerekend; wanneer een lid aan de secretaris een wijziging vraagt, die geen betrekking heeft op zijn eigen tussenkomsten, vermeldt de secretaris deze wijziging op een duidelijk manier in de ontwerpnotulen met vermelding van de initiatiefnemer. Daarop wordt onverwijld een nieuwe vergadering belegd, waarop de leden die aanwezig waren op de vorige vergadering het ontwerp van de notulen goedkeuren. In afwijking op artikel 7 kan het Comité deze goedkeuring verlenen voor zover de helft van de voornoemde leden aanwezig is. Deze goedkeuring heeft geen betrekking meer op het voorstel en de verantwoording die reeds werden goedgekeurd.

De notulen van de vergadering worden ondertekend door het voorzitterschap en de secretaris(sen). Een exemplaar ervan wordt toegezonden aan elk lid van het Directiecomité.

Art. 12.De oproeping en de notulen van de vergadering worden opgesteld in het Nederlands en in het Frans.

Art. 13.Het voorzitterschap, de leden en iedere persoon die betrokken werd bij de werkzaamheden van het Comité zijn tot geheimhouding verplicht omtrent de debatten, beraadslagingen en elke inlichting waarvan zij kennis krijgen bij de uitoefening van hun opdracht.

Art. 14.Het huishoudelijk reglement van 24 april 1989 van het Directiecomité van de Vaste Nationale Cultuurpactcommissie wordt opgeheven.

Art. 15.Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 15 oktober 2001.

Goedgekeurd door het Directiecomité tijdens de zitting van 15 oktober 2001.

De Voorzitters, P. LESNE O. DE WANDEL