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| Omzendbrief houdende het afsluiten van de rekeningen van het dienstjaar 2013 | Circulaire de clôture des comptes de l'exercice 2013 |
|---|---|
| BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST | REGION DE BRUXELLES-CAPITALE |
| 24 JANUARI 2014. - Omzendbrief houdende het afsluiten van de | 24 JANVIER 2014. - Circulaire de clôture des comptes de l'exercice |
| rekeningen van het dienstjaar 2013 | 2013 |
| Aan de dames en heren Voorzitters en leden van de raden voor | A Mesdames et Messieurs les Présidents et membres des Conseils de |
| maatschappelijk welzijn van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, | l'action sociale de la Région de Bruxelles-Capitale, |
| Aan de dames en heren, leden van de Colleges van Burgemeester en | A Mesdames et Messieurs les membres des Collèges des Bourgmestre et |
| Schepenen, | Echevins, |
| Aan de dames en heren, Secretarissen en Ontvangers, | A Mesdames et Messieurs les Secrétaires et Receveurs, |
| Aan de dames en heren Gewestelijk Inspecteurs, | A Mesdames et Messieurs les Inspecteurs Régionaux, |
| De huidige omzendbrief heeft als onderwerp het afsluiten en de opmaak | La présente circulaire a pour objet la clôture et l'élaboration des |
| van de rekeningen van het O.C.M.W. voor het dienstjaar 2013. | comptes des C.P.A.S. pour l'exercice 2013. |
| Artikel 89 § 1 van de organieke wet schrijft voor dat de Raad elk jaar | L'article 89 § 1er de la loi organique prescrit que le conseil arrête |
| chaque année avant le 1er mai les comptes annuels de l'exercice | |
| vóór 1 mei de jaarrekeningen vaststelt van het voorgaande dienstjaar. | précédent. Ensuite, en application de l'article 89, § 2, ceux-ci |
| Vervolgens dienen deze in toepassing van artikel 89, § 2, vóór 15 mei | doivent être soumis avant le 15 mai suivant la clôture de l'exercice |
| volgend op het sluiten van het dienstjaar te worden overgezonden aan | au conseil communal a fin d'être arrêtés définitivement. Ces documents |
| de Gemeenteraad met het oog op het definitieve vaststellen. | |
| Tegelijkertijd worden deze documenten aan het Verenigd College | sont transmis en même temps au Collège réuni. Les C.P.A.S. veilleront |
| overgemaakt. De O.C.M.W.'s zullen erover waken deze termijnen te | à respecter ces délais fixés par la loi. |
| respecteren. Het algemeen reglement op de comptabiliteit van de O.C.M.W.'s van het | Le règlement général sur la comptabilité des C.P.A.S. de la région de |
| Brussels Hoofdstedelijk Gewest, vastgesteld door het Verenigd College | Bruxelles-Capitale arrêté par le Collège réuni de la Commission |
| van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie dd. 26 oktober 1995, | Communautaire Commune le 26 octobre 1995, modifié la dernière fois en |
| het laatst gewijzigd op 15 maart 2013, bepaalt de regels voor de | date du 15 mars 2013, détermine les règles de la clôture et de |
| afsluiting en de vaststelling van de jaarrekening (artikelen 70 t/m | l'établissement des comptes annuels (articles 70 à 77). |
| 77). Wij dringen er ten stelligste op aan zich te houden aan de bepalingen | Nous insistons tout particulièrement sur la nécessité de s'en tenir |
| betreffende de toe te zenden verplichte bijlagen, zoals hieronder | aux dispositions concernant l'envoi des annexes obligatoires comme |
| hernomen. | décrit ci-dessous. |
| 1. Goedkeuring en verzending van de documenten en bijlagen | 1. Approbation et transmission des documents et des annexes |
| Het dossier dat ons zal worden toegezonden dient de volgende stukken | Le dossier qui nous sera transmis devra comprendre les documents |
| te bevatten : | suivants : |
| ? De lijsten voorzien bij artikel 70 van het algemeen reglement. | - Les listes prévues par l'article 70 du règlement général. |
| ? Een volledig exemplaar van de rekening van het dienstjaar 2013, | - Un exemplaire du compte de l'exercice 2013 complet, c'est-à-dire le |
| zijnde de budgettaire rekening, de balans en de resultatenrekening. | compte budgétaire, le bilan et le compte des résultats. Toutefois, il |
| Het is echter niet meer noodzakelijk om ambtshalve een balans en | n'est plus nécessaire de transmettre d'office un bilan et un compte de |
| resultatenrekening per subfunctie toe te sturen (cfr. art. 74 van het | résultats par sous-fonctions (cf. article 74 du règlement général). Le |
| algemeen reglement). Desgevallend kunnen bijkomende exemplaren | cas échéant, d'autres exemplaires pourraient être réclamés. |
| opgevraagd worden. | |
| ? Het jaarverslag zoals voorzien bij artikel 89 van de organieke wet. | - Le rapport annuel prévu par l'article 89 de la loi organique. |
| ? Het advies van de technische groep voorgeschreven bij artikel 75 van | - Avis du groupe technique mentionné à l'article 75 du règlement |
| het algemeen reglement. Het is absoluut noodzakelijk dat dit advies | général. Celui-ci doit être impérativement signé par les membres qui |
| getekend wordt door de leden van deze groep. Bovendien moet iedere | le composent. En outre, toute discordance (par ex. : dépassements de |
| afwijking (bv. kredietoverschrijdingen, niet-overeenstemming tussen de | crédits, non-correspondance entres les droits constatés et les |
| vastgestelde rechten en de vastleggingen betreffende het leefloon en | engagements concernant les RIS et ERIS, en avances,...) doit être |
| het equivalent leefloon, de voorschotten,...) op afdoende wijze worden | |
| verantwoord in het advies van de technische groep. | dûment justifiée dans l'avis du groupe technique. |
| ? Indien van toepassing, de rekening 2013 van de instellingen met | - Le cas échéant, le compte 2013 des éventuels services et |
| afzonderlijk beheer; | établissements à gestion distincte. |
| ? Een financieringstabel (zie bijlage 1). | - Un tableau de financement (cf. annexe 1re). |
| ? Een overzichtstabel met de toestand van de verschillende | - Un tableau synthétique reprenant la situation des différents fonds |
| exploitatie- en investeringsfondsen (rekening n-3, rekening n-2, | d'exploitation et d'investissement (compte n-3, compte n-2, compte |
| rekening n-1, toestand eind 2013) (zie bijlage 2). | n-1, situation fin 2013) (cf. annexe 2). |
| ? Een zelfde tabel moet worden opgemaakt voor het pensioenfonds, | - Un tableau identique sera constitué pour le fonds de pension, si |
| indien het beheerd wordt door het centrum.(zie bijlage 2). | celui-ci est géré par le centre (cf. annexe 2). |
| 2. Richtlijnen met betrekking tot de opmaak van de rekeningen | 2. Directives d'élaboration des comptes |
| A. Budgettaire rekening | A. Compte budgétaire |
| Vastgestelde rechten en vastgelegde uitgaven : | Droits constatés et engagements de dépenses. |
| ? Het bevoegd orgaan dient in overeenstemming met artikel 70 van het | - L'organe habilité arrête, conformément à l'article 70 du règlement |
| algemeen reglement de lijsten per begrotingsartikel vast te stellen | |
| van de vastgestelde rechten die op 31 december van het afgelopen | général, la liste des droits constatés à recouvrer au 31 décembre de |
| l'exercice écoulé, la liste des dépenses engagées non encore liquidées | |
| dienstjaar nog te innen bleven, van de vastgelegde uitgaven die op 31 | à la date du 31 décembre de ce même exercice et qu'il convient de |
| december van het afgelopen dienstjaar niet vereffend zijn en over te | |
| dragen naar het volgend dienstjaar alsmede die van het beheer van de | reporter à l'exercice suivant ainsi que la liste de la gestion des |
| voorraden van de naar het volgend dienstjaar overgedragen saldi, nadat | stocks des soldes transférés à l'exercice suivant après mise en |
| ze in overeenstemming zijn gebracht met de gegevens van de inventaris. | concordance avec les données de l'iventaire. Celles-ci doivent être |
| Deze dienen ten laatste op 15 februari van het daaropvolgende jaar | arrêtées par l'organe habilité au plus tard le 15 février de l'année |
| door het bevoegd orgaan te worden vastgesteld; | suivante; |
| ? De O.C.M.W.'s moeten strikt de bepalingen betreffende de nieuwe | - Les C.P.A.S. appliqueront rigoureusement les dispositions relatives |
| boekhouding opgenomen in het algemeen reglement op de comptabiliteit | à la nouvelle comptabilité contenues dans le règlement général sur la |
| en in de conceptuele analyse vastgesteld door het Verenigd College op | comptabilité des C.P.A.S. et dans l'analyse conceptuelle arrêtée par |
| 12 februari 1998 (gewijzigd op 3 juni 1999) toepassen. De | le Collège réuni le 12 février 1998 (modifiée Ie 3 juin 1999). Les |
| boekhoudkundige plannen werden eveneens aangevuld bij besluit van het | plans comptables ont également été complétés par l'Arrêté du Collège |
| Verenigd College van 7 november 2002 teneinde rekening te houden met | réuni du 7 novembre 2002 afin de tenir compte de la nouvelle |
| de nieuwe wetgeving inzake sociale integratie; | législation en matière d'intégration sociale; |
| ? In toepassing van artikel 16 van het algemeen reglement zullen de | - En vertu de l'article 16 du règlement général, les C.P.A.S. pourront |
| O.C.M.W.'s interne kredietaanpassingen met betrekking tot de | effectuer des ajustements internes de crédits au service |
| exploitatiedienst tot 31 januari 2014 mogen doorvoeren, teneinde de facturen betrekking hebbende op het afgesloten dienstjaar en die laattijdig zijn toegekomen te kunnen vereffenen en dit om kredietoverschrijdingen te voorkomen; ? Het is bovendien aangewezen enerzijds de gegrondheid van het behoud van de vastgelegde en over te dragen uitgaven te onderzoeken en anderzijds over te gaan tot het aanzuiveren van de nog niet geïnde rechten door deze eventueel als oninvorderbaar te stellen, in het bijzonder wanneer de sociale en financiële situatie van de schuldenaars een terugvordering onmogelijk maakt en wanneer de kosten of inspanningen hieraan verbonden niet opwegen tegen het verwachte | d'exploitation jusqu'au 31 janvier 2014 afin de permettre la liquidation de factures relatives à l'exercice écoulé arrivées tardivement et ce dans le souci d'éviter des dépassements de crédit; - II convient en outre d'examiner la pertinence du maintien de crédits engagés et reportés, d'opérer un nettoyage des créances non-recouvrées en les portant éventuellement aux cotes irrécouvrables, particulièrement lorsque la situation sociale et financière des débiteurs rend une récupération impossible et si les coûts ou les démarches inhérents à cette récupération dépassent le résultat |
| resultaat (art. 100bis, § 2 van de organieke wet). Het is aanbevolen | escompté (art. 100bis, § 2 de la loi organique). Il est recommandé de |
| om tijdens het dienstjaar, in het kader van een gezond beheer, | procéder à ce nettoyage régulièrement au cours de l'exercice et ce |
| regelmatig tot deze aanzuivering over te gaan. | dans le cadre d'une saine gestion. |
| ? Wij herinneren u eraan dat in artikel 56 van het algemeen reglement | - Nous vous rappelons également que l'article 56 du règlement général |
| gepreciseerd wordt dat door een vastlegging het volledige of het | sur la comptabilité des C.P.A.S. précise qu'un engagement réserve tout |
| gedeeltelijke begrotingskrediet uitsluitend voor een welbepaalde | ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre |
| doelstelling wordt voorbehouden. Overgedragen vastleggingen moeten dan | destination. Ainsi, les engagements reportés doivent toujours répondre |
| ook steeds voldoen aan dit voorschrift en mogen niet achteraf | à ce prescrit et ne peuvent être utilisés a posteriori comme une |
| aangewend worden als een soort reserve voor het aanrekenen van | espèce de réserve sur laquelle seraient imputées des factures pour des |
| facturen met betrekking tot leveringen, werken of diensten die niet | fournitures, travaux ou services non prévus de manière précise à |
| specifiek voorzien waren op het ogenblik dat de vastlegging verricht werd. | l'origine de l'engagement. |
| B. Balans- en resultatenrekening : | B. Bilan et compte de résultats |
| Voor de herwaardering van het privaat patrimonium, delen wij u mee dat | Pour la réévaluation du patrimoine immobilier, nous vous informons du |
| voor de bouwwerken de ABEX-index 730 van de maand mei 2013 van | fait que les réévaluations sur les constructions seront opérées |
| toepassing is (www.abex.be). | suivant l'indice ABEX 730 du mois de mai 2013. (www.abex.be). |
| De herwaardering van de terreinen in de rekening 2013 dient gebaseerd | La réévaluation des terrains au compte 2013 devrait se baser sur le |
| te worden op het wettelijk indexcijfer van de kadastrale inkomens, | coefficient légal d'indexation automatique des revenus cadastraux, |
| hetzij 2,84 % dat wordt berekend door het indexcijfer 2013 (1,6813) te | soit 2,84 % obtenue par le rapport du coefficient 2013 (1,6813) sur le |
| delen door het indexcijfer 2012 (1,6349), zoals gepubliceerd in het | coefficient 2012 (1,6349) tels que publié au Moniteur belge de 22 |
| Belgisch Staatsblad van respectievelijk 22 januari 2013 en 18 januari | janvier 2013 et 18 janvier 2012 respectivement. |
| 2012. C. De wacht- en de overlopende rekening van de balans en de | C. Compte de régularisation et d'attente du bilan et du compte |
| budgettaire rekening | budgétaire |
| De wacht- en overlopende rekeningen mogen, bij de definitieve | A la clôture définitive de l'exercice, les comptes de régularisation |
| afsluiting van het dienstjaar, slechts bedragen bevatten die er | et d'attente ne peuvent mentionner que les montants qui y trouvent |
| thuishoren. Met andere woorden, een aanzuivering van deze rekeningen | |
| is noodzakelijk vóór de vaststelling van de jaarlijkse rekeningen, | leur place. En d'autres termes, un nettoyage de ces comptes s'impose |
| waarbij hun saldo op afdoende wijze moet worden verantwoord. | avant l'arrêt des comptes annuels, et leur solde sera dûment justifié. |
| D Toestand van de schuld van het O.C.M.W. op 31.12.2013 | D. Situation de la dette du C.P.A.S. au 31.12.2013 |
| De toestand van de schuld van het O.C.M.W. zoals deze voorkomt in de | La situation de la dette du C.P.A.S. telle qu'elle apparaît au bilan |
| balans dient er een exacte weergave van te zijn. Hoewel wordt aanvaard | doit en constituer le reflet exact. S'il est admis que des différences |
| dat er verschillen kunnen bestaan ten opzichte van de documenten die | peuvent exister avec la situation présentée par les organismes |
| de bank bezorgt, moeten deze verschillen toegelicht worden aan de hand | bancaires, le C.P.A.S. établira néanmoins la concordance entre la |
| van een tabel die de overeenstemming verduidelijkt tussen de saldi van | situation au bilan et la situation bancaire et justifiera au moyen |
| de schuld op de balans en deze die de bankinstelling heeft bezorgd. | d'un tableau, les différences. |
| E. Goedkeuring van de rekening 2013 en het begrotingscorrectief | E. Approbation du Compte 2013 et le correctif budgétaire |
| Artikel 9 van het algemeen reglement bevestigt de bepalingen die reeds | L'article 9 du règlement général confirme les dispositions qui étaient |
| werden voorzien bij artikel 106, § 3 van de organieke wet, wetende dat | déjà prévues à l'article 106, § 3 de la loi organique, à savoir que |
| de "definitieve goedkeuring, stilzwijgend of uitdrukkelijk, van de | |
| begrotingsrekening van het vorige dienstjaar brengt de vermindering of | "l'approbation définitive », tacite ou expresse, du compte budgétaire |
| de vermeerdering met zich mee van de gemeentelijke dotatie opgenomen | de l'exercice antérieur entraîne la diminution ou l'augmentation de la |
| in de begroting van het centrum van het lopende dienstjaar in functie | dotation communale reprise dans le budget du centre de l'exercice en |
| van het eindresultaat van de begrotingsrekening". Het | cours en fonction du résultat final du compte budgétaire". Le tableau |
| begrotingscorrectief van de rekening 2013 zal automatisch de in de | correctif du compte 2013 corrigera donc automatiquement la dotation |
| begroting 2014 initieel voorziene gemeentetoelage verbeteren, binnen | |
| de 40 dagen volgend op de ontvangst van de jaarlijkse rekeningen door | communale initialement prévue au budget 2014, dans les 40 jours de la |
| de gemeenteraad, uitgezonderd in geval van niet-goedkeuring door deze | réception des comptes annuels par le conseil communal, sauf en cas |
| raad (cfr. artikel 89, § 2 van de organieke wet). | d'improbation par celui-ci (cf. article 89, § 2 de la loi organique). |
| 3. Controle ter plaatse | 3. Contrôle sur place |
| Wij vestigen uw aandacht op de bepalingen ter zake van de artikels 89, | Nous attirons votre attention sur les dispositions contenues dans les |
| 108 en 109 van de organieke wet van 8 juli 1976. In toepassing van | articles 89, 108 et 109 de la loi organique du 8 juillet 1976. En |
| deze bepalingen zullen één of meerdere agenten van onze directie zich | vertu de ces dispositions un ou plusieurs agents de notre direction se |
| naar uw administratie verplaatsen om kennis te nemen van bepaalde | déplaceront en votre administration pour prendre connaissance de |
| verantwoordingsstukken met betrekking tot de dienstjaarrekening. Er | certains documents justificatifs relatifs au compte d'exercice. Un |
| zal van tevoren contact worden opgenomen om de praktische modaliteiten | contact préalable sera établi afin de convenir des modalités pratiques |
| van deze controle te bespreken. | de ce contrôle. |
| 4. Boekhoudkundige commissie | 4. Commission des normes comptables |
| Wij vestigen uw aandacht op de mogelijkheid om aan de commissie uw | Nous attirons votre attention sur la possibilité de soumettre vos |
| technische vragen en/of problemen voor te leggen betreffende de | questions et/ou problèmes techniques concernant la comptabilité à la |
| boekhouding. Haar opdracht en haar taken werden vastgelegd in het | commission. Sa mission et ses tâches ont été définies dans l'Arrêté du |
| besluit van het Verenigd College dd. 4 december 2008 gewijzigd bij | Collège réuni du 4 décembre 2008 modifié par l'arrêté du Collège réuni |
| besluit van het Verenigd College dd. 13 juin 2013 (cf. Belgisch | du 13 juin 2013 (cf. Moniteur belge du 16 décembre 2008, 2e édition et |
| Staatsblad van 16 december 2008, 2e editie en 3 juli 2013, 1e editie). | 3 juillet 2013, 1er édition). |
| U kunt hiertoe gebruik maken van het volgende e-mailadres : | A cet effet vous pouvez utiliser l'adresse e-mail : |
| tutelleocmw@gob.irisnet.be. | tutelleocmw@sprb.irisnet.be. |
| 5. ESR 95 | 5. SEC 95 |
| De plaatselijke besturen worden binnen de rijkscomptabiliteit en het | Les administrations locales sont en terme de comptabilité nationale et |
| Europees systeem van nationale en regionale rekeningen 1995 | de système européen des comptes nationaux et régionaux 1995 (appelé |
| (gewoonlijk "ESR 95" genoemd) ondergebracht in de sector van de Lagere | couramment "SEC 95") reprises dans le secteur des Administrations |
| overheid (sectoren 1313). | locales (secteurs 1313). |
| De integratie van de O.C.M.W.'s in het ESR 95-systeem vergt geen | L'intégration des C.P.A.S. dans les SEC 95 ne nécessite en aucune |
| enkele aanpassing van hun boekhouding, die een krachtige tool is die | manière de modification de leur comptabilité qui est un outil |
| toelaat de boekhoudkundige en begrotingsgegevens vlot om te rekenen | performant permettant aisément la conversion des données comptables et |
| naar een ESR 95-saldo. Wat er wordt gevraagd aan de plaatselijke | budgétaires en solde SEC 95. Ce qui est demandé aux pouvoirs locaux, |
| besturen is om de rekeningen (en de begrotingen) op elektronische | c'est de pouvoir envoyer, de façon électronique, les comptes (et les |
| wijze over te kunnen maken zodanig dat het Instituut voor de Nationale | budgets) de manière à ce que l'Institut des Comptes nationaux puisse |
| Rekeningen de resultaten kan omzetten naar de normen van de ESR 95. | transposer les résultats en fonction de la norme SEC 95. |
| In dit verband werd u onlangs een omzendbrief dd. 3 oktober 2013 | Dans ce contexte, une circulaire vous a été transmise le 3 octobre |
| overgemaakt inzake de elektronische toezending van de begrotingen, | 2013 concernant la transmission électronique des budgets, |
| begrotingswijzigingen en rekeningen aan de diensten van het Verenigd | modifications budgétaires et comptes aux services du Collège réuni |
| College waarin u o.a. werd ingelicht over de ontwikkeling van een | dans laquelle nous vous avons informé du développement d'un outil |
| digitale databank die de elektronische en systematische toezending van | permettant la transmission électronique et systématique des données |
| de gegevens van de begrotingen en de rekeningen zal toelaten. In | des comptes et des budgets. En attendant la mise en application de |
| afwachting van de implementatie ervan, verzoeken wij u om de gegevens | celui-ci, nous vous invitons à continuer de transmettre les données |
| van de budgettaire rekeningen, de balans- en de resultatenrekeningen | des comptes budgétaires, des bilans et des comptes de résultats de |
| van het dienstjaar 2013 op elektronische wijze over te maken op het | l'exercice 2013 sous forme électronique à l'adresse email |
| e-mailadres tutelleocmw@gob.irisnet.be, zoals u werd gevraagd voor de | tutelleocmw@sprb.irisnet.be tel qu'il vous a été demandé pour les |
| rekeningen van 2010, 2011 en 2012. De termijn voor deze elektronische | comptes 2010, 2011 et 2012. Le délai pour cet envoi électronique est |
| toezending wordt vastgesteld op uiterlijk 31 augustus 2014. | fixé au 31 août 2014 au plus tard. |
| Met dank voor uw aandacht. | En vous remerciant pour votre attention. |
| Brussel, 24 januari 2014. | Bruxelles, le 24 janvier 2014. |
| De Leden van het Verenigd College, | Les Membres du Collège réuni, |
| bevoegd voor het beleid inzake Bijstand aan personen, | compétents pour la politique d'Aide aux personnes, |
| B. GROUWELS | B. GROUWELS |
| E. HUYTEBROECK | E. HUYTEBROECK |
| Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld | Pour la consultation du tableau, voir image |