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Omzendbrief nr. 650 - Informatie inzake de federale monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten in 2016 en 2017 en de personeelsenveloppes 2016 en 2017 | Circulaire n° 650 - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2016 et 2017 et aux enveloppes de personnel 2016 et 2017 |
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FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE 15 DECEMBER 2015. - Omzendbrief nr. 650 - Informatie inzake de federale monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten in 2016 en 2017 en de personeelsenveloppes 2016 en 2017 Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten, de instellingen van openbaar nut en gelijkgestelde instellingen, de openbare instellingen van de sociale zekerheid, de bijzondere korpsen. Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, Mevrouw de Administrateur-generaal, Mijnheer de Administrateur-generaal, 1. Context In de notificaties bij de initiële begroting 2015 heeft de Ministerraad van 15 oktober 2014 beslist een lineaire besparing op de | SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION 15 DECEMBRE 2015. - Circulaire n° 650 - Information relative au monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel en 2016 et 2017 et aux enveloppes de personnel 2016 et 2017 Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation, aux organismes d'intérêt public et organismes assimilés, aux institutions publiques de sécurité sociale, aux corps spéciaux. Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Madame la Présidente, Monsieur le Président, Madame l'Administratrice générale, Monsieur l'Administrateur général, 1. Contexte Dans les notifications du budget initial 2015, le Conseil des Ministres du 15 octobre 2014 a décidé d'appliquer une économie |
personeelskredieten toe te passen ten belope van 4 % in 2015 en van 2 | linéaire sur les crédits de personnel de 4 % en 2015 et de 2 % chaque |
% in elk van de jaren 2016 tot 2019. | année de 2016 à 2019. |
Dezelfde Ministerraad heeft aan de FODs P&O en B&B de opdracht gegeven | Ce même Conseil des ministres a également chargé les SPF P&O et B&Cg |
een verplichte monitoring voor het gehele federaal openbaar ambt (met | d'organiser un monitoring obligatoire pour toute la fonction publique |
inbegrip van de bijzondere korpsen, de ION en de OISZ) te organiseren. | fédérale (y compris les corps spéciaux, les OIP et les IPSS). |
Met de omzendbrief nr. 645 van 12 mei 2015 (BS van 26 mei 2015) werd | Avec la circulaire n° 645 du 12 mai 2015 (MB du 26 mai 2015), le |
het proces van federale monitoring van het risico geïnitialiseerd en | processus de monitoring fédéral du risque a été initialisé et |
progressief geïmplementeerd in samenspraak met alle betrokken actoren. | progressivement implémenté en concertation avec tous les acteurs |
De methodologie voor de berekening van de KPI's die toelaten het | concernés. La méthodologie pour le calcul des KPI permettant d'évaluer |
risico op overschrijding te evalueren werd beschreven in omzendbrief | le risque de dépassement a été décrite dans la circulaire n° 644 du 12 |
nr. 644 van 12 mei 2015 (BS van 26 mei 2015). Het Sepp-platform, | mai 2015 (MB du 26 mai 2015). La plateforme Sepp, gérée par le SPF |
beheerd door de FOD P&O, waarborgt een uniforme toepassing van deze | P&O, garantit l'application uniforme de cette méthodologie et la |
methodologie en staat in voor de productie van de KPI's voor de meer | |
dan 120 entiteiten die tot de scope van de monitoring behoren. | production des KPI's pour plus de 120 entités qui appartiennent au |
scope du monitoring. | |
Dankzij de twee cycli van monitoring die in 2015 werden doorlopen, op | Grâce aux deux cycles de monitoring qui ont eu lieu en 2015, sur base |
basis van mei en september, hebben alle belanghebbenden zich kunnen | de mai et de septembre, toutes les parties prenantes ont pu se |
vertrouwd maken met het belang van de nieuwe rapportering en van het | familiariser avec l'intérêt du nouveau rapportage et de la gestion du |
risicobeheer als essentiële component van een geresponsabiliseerd | risque comme composante essentielle d'une politique RH |
HR-beleid binnen een context van besparingen. De verworvenheden | responsabilisante dans un contexte d'économie. Les réalisations |
hiervan vormen het uitgangspunt om het proces in 2016 verder te | forment le point de départ pour optimaliser, stabiliser et |
optimaliseren, te stabiliseren en te standaardiseren in overleg met de | standardiser le processus en 2016, en concertation avec les acteurs |
betrokken actoren. | concernés. |
Deze omzendbrief geeft informatie aangaande de monitoring van het | La présente circulaire contient des informations relatives au |
risico op overschrijding van de kredieten in 2016 en 2017 en legt de | monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel en 2016 |
personeelsenveloppes 2016 en hun prefiguratie voor 2017 vast. | et 2017 et fixe les enveloppes de personnel 2016 et leur préfiguration |
De aandacht wordt erop gevestigd dat voor 2017 standaard een correctie | pour 2017. L'attention est attirée sur le fait que pour 2017 une correction |
van de totale lasten T+1 met 1 % wordt voorzien om de meerkost van de | standard des charges totales T+1 de 1 % est prévue pour compenser le |
kanteling naar het bonificatiesysteem in de personeelsenveloppes op te | surcoût du basculement vers le système de bonification dans les |
vangen. Deze correctie gebeurt in afwachting van een verfijnde | enveloppes de personnel. Cette correction est appliquée en attente |
evaluatie in de monitoring van januari 2017. | d'une évaluation affinée dans le monitoring de janvier 2017. |
2. Task Force | 2. Task Force |
Een Task Force is belast met de opvolging van de evolutie van de | Une Task Force est chargée de suivre l'évolution des dépenses et des |
personeelsuitgaven en -kredieten en de opmaak en validatie van de | crédits de personnel et d'établir et valider la méthodologie en la |
methodologie dienaangaande. | matière. |
In deze Task Force zetelen vertegenwoordigers van de Minister van | Dans cette Task Force siègent des représentants du Ministre de la |
Ambtenarenzaken, de Minister van Begroting en van de FODs P&O en B&B. | Fonction publique et du Ministre du Budget ainsi que des SPF P&O et |
3. Basisprincipes van een analyse van het risico | B&Cg. 3. Principes de base d'une analyse du risque |
- De monitoring van het risico op overschrijding van de | - Le monitoring du risque de dépassement des crédits de personnel est |
personeelskredieten is een continu proces van interne controle bij | un processus continu de contrôle interne dans chaque entité fédérale. |
elke federale entiteit. Dit proces moet auditeerbaar zijn. | Ce processus doit pouvoir être audité. |
- De Task Force volgt de kwaliteit van de monitoring op en kan aan | - La Task Force effectue le suivi de la qualité du monitoring et peut |
elke entiteit vragen haar de gegevens mee te delen waarop de analyse | demander à chaque entité de lui communiquer les données sur la base |
van het risico is berekend. | desquelles le risque est calculé. |
- Elke entiteit is verplicht driemaal per jaar het risico te evalueren | - Chaque entité est tenue d'évaluer le risque trois fois par an |
conform de methodologie voor een betrouwbare projectie van de lasten. | conformément à la méthodologie pour une projection fiable des charges. |
De evaluatie gebeurt op basis van de referentiemaanden januari, mei en | L'évaluation est réalisée sur la base des mois de référence janvier, |
september. | mai et septembre. |
- De basis van de methodologie moet steunen op een analyse van de | - La base de la méthodologie doit reposer sur une analyse des données |
individuele betaalgegevens en de detectie van de gekende of voorziene | de paie individuelles et sur la détection des événements connus ou |
evenementen die de individuele situatie van een betaling wijzigen. | prévus qui modifient la situation individuelle d'un paiement. |
- Elke ordonnateur en elke operationele verantwoordelijke is er strikt | - Chaque ordonnateur et chaque responsable opérationnel est |
toe gehouden voorafgaandelijk het risico op overschrijding te | strictement tenu d'évaluer préalablement le risque de dépassement de |
evalueren van elke beslissing die een structurele impact op de | chaque décision générant un impact structurel sur les frais de |
personeelskosten genereert en waarvoor hij gemachtigd is de Staat te | personnel et pour laquelle il est habilité à engager l'Etat. |
verbinden. - De inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de | - L'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le |
afgevaardigde van de minister van begroting, verifieert het door de | délégué du ministre du Budget vérifie le risque évalué par le service |
dienst geëvalueerd risico alvorens een advies te geven. | avant de remettre un avis. |
In voorliggende omzendbrief verwijzen de termen "voorafgaand advies" | Dans la présente circulaire les termes « avis préalable » réfèrent aux |
naar de controleautoriteiten : inspecteur van Financiën, | autorités de contrôle : inspecteur des Finances, commissaire du |
regeringscommissaris van budget (voor de OISZ), afgevaardigde van de | gouvernement du budget (pour les IPSS), délégué du ministre du Budget. |
minister van begroting. | |
Bij ontstentenis zal de adviesaanvraag gericht worden naar de | A défaut la demande de l'avis sera adressée au chef de corps de |
korpschef van de inspectie van Financiën die de bevoegde Inspecteur | l'inspection des Finances qui désignera l'inspecteur des finances |
van Financiën zal aanduiden om de aanvraag te behandelen. | compétent pour traiter la demande. |
- Het personeelsplan van de FODs en PODs wordt opgemaakt door het | - Le plan de personnel des SPF et SPP est élaboré par le Comité de |
Directiecomité en goedgekeurd door de bevoegde minister(s) in | Direction et approuvé par le (les) ministre(s) compétent(s) en |
toepassing van artikel 5, 4e lid van het koninklijk besluit van 7 | application de l'article 5, alinéa 4, de l'arrêté royal du 7 novembre |
november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die | 2000 portant création et composition des organes communs à chaque |
gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst. | service public fédéral. |
De voorzitter van de FOD of POD is belast met het operationeel | Le président du SPF ou SPP est chargé du management opérationnel de |
management van zijn dienst op basis van artikel 6 van voornoemd | son service sur base de l'article 6 de l'arrêté royal du 7 novembre |
koninklijk besluit van 7 november 2000. In deze hoedanigheid is hij | 2000 susmentionné. En cette qualité, il est responsable de façon |
autonoom verantwoordelijk voor de uitvoering van het personeelsplan en | autonome de l'exécution du plan de personnel et de la prise de |
het nemen van HR-beslissingen die compatibel zijn met de strategische | décisions RH qui sont compatibles avec la vision stratégique exprimée |
visie uitgedrukt in het plan en met voornoemde basisprincipes van de | dans le plan et les principes de base d'une analyse de risque |
analyse van het risico. | susmentionnés. |
4. KPI's voor analyse van het risico | 4. KPI pour l'analyse du risque |
Het risico op overschrijding wordt geëvalueerd aan de hand van | Le risque de dépassement est évalué à l'aide des indicateurs de base |
volgende basisindicatoren en KPI's : | et KPI suivants : |
Basisindicatoren : | Indicateurs de base : |
- het aantal VTE's per maand | - le nombre d'ETP par mois |
- de evolutie van het aantal VTE's over 12 maanden | - l'évolution du nombre d'ETP sur 12 mois |
- het aantal definitieve vertrekken over 12 maanden | - le nombre de départs définitifs sur 12 mois |
- de evaluatie van de structurele besparing gegenereerd door de | - l'évaluation de l'économie structurelle générée par les départs |
definitieve vertrekken | définitifs. |
KPI 1 : geeft de verhouding weer tussen de gecorrigeerde totale lasten | KPI 1 : exprime le rapport entre les charges totales corrigées des 12 |
van de laatste 12 maanden en het budget | derniers mois et le budget |
KPI 1bis : geeft de verhouding weer tussen de berekende totale lasten | KPI 1bis : exprime le rapport entre les charges totales calculées de |
van het lopende jaar en het budget | l'année en cours et le budget |
KPI 2 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie en het | KPI 2 : exprime le rapport entre la projection totale et le budget |
budget KPI 3 : geeft de verhouding weer tussen de totale projectie, inclusief | KPI 3 : exprime le rapport entre la projection totale, y compris |
de impact van de onomkeerbare evenementen, en het budget. | l'impact des événements irréversibles, et le budget. |
Enkel de KPI's 2 en 3 geven een evaluatie van de toekomstige lasten. | Seuls les KPI 2 et 3 donnent une évaluation des charges futures. |
De analyse van het risico steunt dan ook essentieel op deze KPI's. | L'analyse du risque repose donc essentiellement sur ces KPI. |
De hierna vermelde KPI's 4 en 5 geven een evaluatie van de marge voor | Les KPI 4 et 5 mentionnés ci-après donnent une évaluation de la marge |
de ordonnateur en de operationele verantwoordelijke : | pour l'ordonnateur et le responsable opérationnel : |
KPI 4 : geeft een evaluatie van de beslissingsmarge voor de | KPI 4 : donne une évaluation de la marge décisionnelle pour les |
operationele beslissingen | décisions opérationnelles |
KPI 5 : geeft een evaluatie van de haalbaarheid van de voorziene | KPI 5 : donne une évaluation de la faisabilité des décisions prises |
beslissingen binnen de beschikbare beslissingsmarge. | dans la marge décisionnelle disponible. |
De methodologie voor de berekening ervan is beschreven in de | |
omzendbrief 644 die ook de basisconcepten definieert. | La méthode de calcul est précisée dans la circulaire 644 qui définit |
également les concepts de base. | |
5. Toepassingsgebied en implementatie | 5. Champ d'application et implémentation |
5.1. Toepassingsgebied | 5.1. Champ d'application |
De federale entiteiten die onder toepassing vallen van de federale | Les entités fédérales qui tombent sous le champ d'application du |
monitoring van het risico zijn opgenomen in de tabel in bijlage. | monitoring fédéral du risque sont reprises dans le tableau en annexe. |
De uitbreiding van het aantal personeelsenveloppes in 2016 kadert in | L'extension du nombre d'enveloppes de personnel en 2016 s'inscrit dans |
het objectief van responsabilisering dat door de federale monitoring | l'objectif de responsabilisation qui est poursuivi par le monitoring |
van het risico wordt nagestreefd. | fédéral du risque. |
Het belang van een personeelsenveloppe is tweeledig : | L'intérêt d'une enveloppe de personnel est double : |
- het is een budgettaire perimeter waarbinnen de kredieten en de | - il s'agit d'un périmètre budgétaire à l'intérieur duquel les crédits |
corresponderende lasten van een functionele en homogene entiteit | et les charges correspondantes d'une entité fonctionnelle et homogène |
ondubbelzinnig gekend zijn en kunnen opgevolgd worden; | sont connus sans ambiguïté et peuvent être suivis; |
- het is ook een beheersmechanisme dat het management toelaat zijn | - il s'agit également d'un mécanisme de gestion qui permet au |
HR-beleid te voeren door de beschikbare marge binnen de budgettaire | management de mener sa politique RH en utilisant la marge disponible |
perimeter te benutten volgens de principes van autonomie, | dans le périmètre budgétaire selon les principes d'autonomie, de |
transparantie en verantwoordelijkheid. | transparence et de responsabilité. |
De entiteiten zijn ingedeeld in volgende groepen : | La répartition des entités en groupes est la suivante : |
1. de personeelsenveloppes : | 1. les enveloppes de personnel : |
o 1.1. de enveloppes waarvoor het Sepp-platform over de volledige | o 1.1 les enveloppes pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des |
loonkostgegevens beschikt | données de paie complètes |
o 1.2. de enveloppes van de openbare instellingen van sociale zekerheid; | o 1.2 les enveloppes des institutions publiques de sécurité sociale |
2. de diensten die een eigen systeem van evaluatie van het risico | 2. les services qui utilisent leur propre système d'évaluation du |
hanteren : | risque : |
o 2.1. Defensie | o 2.1. Défense |
o 2.2. Politie | o 2.2. Police |
3. de andere entiteiten. | 3. les autres entités. |
De tabel geeft, per entiteit : | Le tableau donne, par entité : |
- de code van de entiteit | - le code de l'entité |
- de benaming van de entiteit | - la dénomination de l'entité |
- de initiële kredieten 2016 (kolom 1). Dit is de vastleggingslimiet | - les crédits initiaux 2016 (colonne1). Il s'agit de la limite |
2016. | d'engagement 2016. |
- de besparing 2017 van 2% (kolom 2) | - l'économie 2017 de 2% (colonne 2) |
- de vastleggingslimiet 2017 (kolom 3= kolom 1-kolom 2). Dit is een | - la limite d'engagement 2017 (colonne 3= colonne 1 - colonne 2). Il |
prefiguratie op basis van de kredieten 2016 en de voorziene besparing | s'agit d'une préfiguration sur base des crédits 2016 et de l'économie |
2017. | prévue en 2017. |
De vastleggingslimieten van de betrokken entiteiten kunnen in | Aux limites d'engagement des entités concernées peuvent être ajoutés |
voorkomend geval verhoogd worden met volgende trekkingsrechten : | les droits de tirage suivants : |
- de trekkingsrechten op de interdepartementale provisie om de | - les droits de tirage sur la provision interdépartementale pour |
betaling te dekken van de achterstallen van de premies voor | couvrir le paiement des arriérés des primes de développement des |
competentieontwikkeling. Elke monitoring van het risico in 2016 | compétences. Chaque monitoring de risque en 2016 intègre dans les |
integreert in de vastleggingslimieten de evaluatie van de | limites d'engagement l'évaluation des arriérés observés; |
geobserveerde achterstallen; | |
- de trekkingsrechten op de interdepartementale provisie `Asiel en | - les droits de tirage sur la provision `Asile et migration' et toute |
migratie' en op elke andere provisie waartoe de Ministerraad beslist | autre provision décidée par le Conseil des Ministres pour couvrir des |
om meeruitgaven inzake personeel te dekken. Elke monitoring van het | charges de personnel supplémentaires. Chaque monitoring de risque en |
risico in 2016 integreert in de vastleggingslimieten de evaluatie van | 2016 intègre dans les limites d'engagement l'évaluation des coûts |
de geobserveerde kosten van de contracten waarvoor de betrokken | observés des contrats pour lesquels les services concernés souhaitent |
diensten een verdeling van de provisie wensen aan te vragen. | demander une répartition de la provision. |
De vastleggingslimieten kunnen, waar nodig, geactualiseerd worden op | Ces limites d'engagement peuvent être, le cas échéant, mises à jour au |
hetzelfde ritme als de monitoring van het risico. | même rythme que le monitoring de risque. |
5.2. Implementatie | 5.2. Implémentation |
5.2.1. De personeelsenveloppes | 5.2.1. Les enveloppes de personnel |
A. De entiteiten waarvoor het Sepp-platform over de volledige | A. Les entités pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des données |
loonkostgegevens beschikt | de paie complètes |
De KPI's 2 en 3 worden berekend via het Sepp-platform op basis van de | Les KPI 2 et 3 sont calculés via la plateforme Sepp sur la base des |
gegevens meegedeeld door de personeelsenveloppes en de externe | données communiquées par les enveloppes de personnel et les providers |
providers. | externes. |
De personeelsenveloppes leveren maandelijks, ten laatste de 15e | Les enveloppes de personnel fournissent chaque mois, au plus tard le |
werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, volgende gegevens : | 15e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, les données suivantes : |
- De geactualiseerde definitieve OUT | - Les OUT définitifs actualisés |
- De geactualiseerde onomkeerbare evenementen IN, OUT, UPGRADE. | - Les événements irréversibles actualisés IN, OUT, UPGRADE. |
De voorwaarden van levering van gegevens, het formaat en het niveau | Les conditions de délivrance des données, le format et le niveau de |
van verwachte kwaliteit worden vastgelegd in een SLA die de FOD P&O | qualité attendu seront définis dans un SLA que le SPF P&O conclut avec |
met de dienst afsluit. | le service. |
De dienst kan binnen de personeelsenveloppe beschikken over een | Un service peut disposer dans l'enveloppe de personnel d'une marge |
beslissingsmarge voor : | décisionnelle pour : |
- des décisions structurelles, c'est-à-dire des décisions dont | |
- structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de impact de 12 | l'impact dépasse les 12 mois. Elles doivent être réalisables dans la |
maanden overschrijdt. Zij moeten haalbaar zijn binnen de structurele | |
marge T+1; | marge structurelle T+1; |
- en/of niet-structurele beslissingen d.w.z. beslissingen waarvan de | - et/ou des décisions non structurelles, c'est-à-dire des décisions |
impact kleiner is of gelijk aan 12 maanden. Zij moeten door de cash | dont l'impact est inférieur ou égal à 12 mois. Elles doivent pouvoir |
flow T en eventueel T+1 kunnen gedragen worden. Met cash flow bedoelen | être supportées par le cash flow T et éventuellement T+1. Par cash |
we het niet-structurele gedeelte van de marge voor het lopende | flow, on entend la partie non structurelle de la marge pour l'exercice |
boekjaar en het volgende boekjaar. | en cours et l'exercice suivant. |
Evaluatie en gebruik van de beslissingsmarge | Evaluation et utilisation de la marge décisionnelle |
Om de beslissingsmarge te evalueren, volgt de dienst de volgende | Pour évaluer la marge décisionnelle potentielle, le service suit les |
stappen : | étapes suivantes : |
- hij evalueert de beschikbare marges conform KPI 4 op basis van een | - il évalue les marges disponibles conformément au KPI 4 sur la base |
model van standaardrapport dat door het Sepp-platform wordt geleverd | d'un modèle de rapport standard fourni par la plateforme Sepp et dans |
en waarin hij : | lequel : |
o de evaluatie van de standaardparameters `eigen uitgaven' en | o il peut adapter l'évaluation des paramètres standard `dépenses |
`natuurlijke evolutie van de loonmassa' kan aanpassen in functie van | propres' et `évolution naturelle de la masse salariale' en fonction |
de eigen beheersparameters; | des paramètres de gestion propres; |
o correcties van de lasten kan voorzien specifiek voor de enveloppe; | o il peut prévoir des corrections des charges pour l'enveloppe spécifiquement; |
o de geëvalueerde impact van de formeel in uitvoering zijnde | o il intègre l'impact évalué des décisions qui sont formellement en |
beslissingen integreert; | cours d'exécution; |
- hij evalueert de impact van de structurele beslissingen die hij | - il évalue l'impact des décisions structurelles qu'il souhaite |
wenst te voorzien, op basis van de kostenindicatoren aangeleverd en | prévoir, sur la base des indicateurs de coût fournis et publiés par le |
gepubliceerd door de FOD P&O, en integreert ze in het rapport conform | SPF P&O, et les intègre dans le rapport conformément au KPI 5; |
KPI 5; - hij legt het rapport voor advies voor aan de inspecteur van | - il soumet le rapport à l'avis de l'inspecteur des Finances, du |
Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister | commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget; |
van begroting; - hij voert de goedgekeurde beslissingen uit na ze meegedeeld te | - il exécute les décisions approuvées après les avoir communiquées au |
hebben aan de bevoegde Minister en aan de Ministers van Begroting en | ministre compétent et aux ministres du Budget et de la Fonction |
van Ambtenarenzaken via de Task Force. Hij gebruikt hiervoor een | publique via la Task Force. Il utilise pour ce faire un formulaire |
standaardformulier gepubliceerd door de FOD P&O waarin aan elke | standard publié par le SPF P&O dans lequel un ID unique est donné à |
beslissing een unieke ID gegeven wordt die verwijst naar het gunstig advies van de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting; - de dienst bepaalt welke niet-structurele beslissingen (vb. vervangingen van tijdelijk afwezigen, korte termijn contracten) hij wenst te voorzien en legt deze, met hun impact, voor advies voor aan de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting in een rapportering ad hoc waarvan het model met de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting voorafgaandelijk is overlegd; - Een beslissing, structureel of niet-structureel, kan niet formeel worden opgestart noch de status van onomkeerbaarheid verwerven als ze niet voorafgaandelijk aan het advies van de inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting is voorgelegd; - Bij gebrek aan een gunstig advies van de Inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting, kan een beroep worden ingesteld bij de Minister van | chaque décision, faisant référence à l'avis favorable de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget; - le service détermine quelles décisions non structurelles (par ex. les remplacements des absents temporaires, les contrats à court terme) il souhaite prévoir et les soumet, avec leur impact, à l'avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du Budget dans un rapport ad hoc dont le modèle a été convenu au préalable avec l'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le délégué du ministre du Budget; - Une décision, structurelle ou non structurelle, ne peut être mise en oeuvre ni atteindre le statut d'irréversibilité, sans qu'elle ait été soumise au préalable à l'avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du budget; - A défaut d'un avis favorable de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou du délégué du ministre du budget, un recours peut être introduit auprès du Ministre de la Fonction publique |
Begroting en de Minister van Ambtenarenzaken. Zij spreken zich | et du Ministre du Budget. Ceux-ci se prononcent conjointement sur le |
hierover gezamenlijk uit binnen een termijn van 20 kalenderdagen na | recours dans un délai de 20 jours calendrier à compter de la réception |
ontvangst van het beroep; | du recours. |
- In 2016 zal met de inspecteurs van Financiën, de | - En 2016 un processus structuré sera mis en place avec les |
regeringscommissarissen of de afgevaardigden van de minister van | inspecteurs des Finances, commissaires du gouvernement ou délégués du |
begroting, de Task Force en de diensten een gestructureerd proces op | ministre du budget, la Task Force et les services pour permettre un |
punt gesteld worden met het oog op een efficiënte en transparante | suivi efficace et transparent des décisions structurelles approuvées. |
opvolging van de goedgekeurde structurele beslissingen. De implementatie van dit proces vereist dat : o de diensten de beslissingen die ze voor akkoord voorleggen aan de inspecteur van Financiën, regeringscommissaris of afgevaardigde van de minister van begroting zorgvuldig structureren; o de inspecteurs van Financiën, de regeringscommissarissen of de afgevaardigden van de minister van begroting de goedgekeurde beslissingen meedelen aan de Task Force (tf_pers_monitoring@p-o.belgium.be). Ze zorgen voor een ondubbelzinnige identificatie van deze beslissingen zodat het toekennen van een unieke code eraan door de FOD P&O wordt | L'implémentation de ce processus implique que : o les services structurent soigneusement les décisions qu'ils soumettent pour accord à l'inspecteur des Finances, au commissaire du gouvernement ou au délégué du ministre du budget; o les inspecteurs des Finances, commissaires du gouvernement ou délégués du ministre du budget communiquent les décisions approuvées à la Task Force (tf_pers_monitoring@p-o.belgium.be) en distinguant sans ambiguïté chacune de celles-ci pour faciliter ainsi l'attribution |
vergemakkelijkt. | d'une ID unique par le SPF P&O. |
B. De openbare instellingen van sociale zekerheid | B. Les institutions publiques de sécurité sociale |
De openbare instellingen van sociale zekerheid leveren maandelijks, | Les institutions publiques de sécurité sociale fournissent chaque |
ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, | mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois de |
aan de FOD P&O het aantal betaalde VTE's in een formaat dat door de | paiement, au SPF P&O le nombre d'ETP payés dans le format qui est |
FOD P&O wordt gepubliceerd. | publié par le SPF P&O. |
Rekening houdend met het feit dat deze instellingen over een eigen | Compte tenu du fait que ces institutions disposent d'un système de |
systeem van loongegevens beschikken, zal een werkgroep met | données salariales propre, un groupe de travail, avec des |
vertegenwoordigers van het college van de openbare instellingen van | représentants du collège des institutions publiques de sécurité |
sociale zekerheid en de Task Force de door de instellingen | sociale et de la Task Force, évaluera la méthodologie proposée par les |
voorgestelde methodologie evalueren op basis van een volledig | institutions sur base d'une documentation complète de la méthodologie, |
gedocumenteerde methodologie, die geïnspireerd is op de principes van | qui s'inspire des principes de la méthodologie SEPP et qui doit être |
de SEPP methodologie en die transparant en auditeerbaar moet zijn. | transparente et auditable. |
Vanaf 2016 en ten laatste op 30 juni 2016, zal door de OISZ een | A partir de 2016 et au plus tard le 30 juin 2016, un instrument de |
monitoringsinstrument van de personeelskredieten worden toegepast | monitoring des crédits de personnel sera appliqué par les IPSS, dont |
waarvan de principes in de bestuursovereenkomst worden opgenomen. De | les principes sont repris au contrat d'administration. La Task Force |
Task Force keurt samen met de voogdijministers en het college van de | approuve, ensemble avec les ministres de tutelle et le collège des |
OISZ de methodologie goed. | IPSS, la méthodologie. |
Tijdens deze overgangsperiode kunnen de OISZ geen enkele HR-beslissing | Durant cette période transitoire, les IPSS ne peuvent prendre aucune |
nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de | décision RH augmentant les charges de personnel sans avoir obtenu |
regeringscommissaris van budget op basis van een gemotiveerde | l'accord du commissaire du gouvernement du budget sur la base d'une |
aanvraag. | demande motivée. |
5.2.2. Entiteiten met een eigen evaluatiesysteem | 5.2.2. Entités disposant de leur propre système d'évaluation |
De betrokken entiteiten beschikken over een overgangsperiode om te | Les entités concernées bénéficient d'une période transitoire pour |
kunnen evolueren naar een gemeenschappelijk evaluatiesysteem. | pouvoir évoluer vers un système d'évaluation commun. |
Defensie | Défense |
De entiteiten van Defensie opgenomen in punt 2.1. van de tabel in | Les entités de la Défense reprises au point 2.1. du tableau en annexe |
bijlage leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand | fournissent chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois |
volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O het aantal betaalde VTE's | suivant le mois de paiement, au SPF P&O le nombre d'ETP payés dans le |
in een formaat dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd. | format qui est publié par le SPF P&O. |
Gelet op het feit dat Defensie zijn HR-beleid binnen een globale | Vu le fait que la Défense mène sa politique RH dans le cadre d'une |
enveloppe Defensie voert, zal een werkgroep, onder toezicht van de | enveloppe globale Défense, un groupe de travail, sous la surveillance |
Task Force : | de la Task Force, se chargera de : |
- de perimeter van de te monitoren entiteiten bepalen | - définir le périmètre des entités à monitorer |
- de basis van een methodologie uitwerken voor de productie van de KPI 2 en KPI 3, gestoeld op de principes van de Sepp-methodologie. Tijdens deze overgangsperiode kan Defensie geen enkele HR-beslissing nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord van de inspecteur van Financiën op basis van een gemotiveerde aanvraag. Federale Politie De entiteiten van de Federale Politie opgenomen in punt 2.2. van de tabel in bijlage leveren maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de betalingsmaand, aan de FOD P&O het aantal betaalde | - élaborer la base d'une méthodologie pour la production des KPI 2 et KPI 3, reposant sur les principes de la méthodologie Sepp. Durant cette période transitoire, la Défense ne peut prendre aucune décision RH augmentant les charges de personnel sans avoir obtenu l'accord de l'inspecteur des Finances sur la base d'une demande motivée. Police fédérale Les entités de la Police fédérale reprises au point 2.2. du tableau en annexe fournissent chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois de paiement, au SPF P&O le nombre d'ETP payés dans le format qui est publié par le SPF P&O. |
VTE's in het formaat dat door de FOD P&O wordt gepubliceerd. | Etant donné que la Police fédérale mène sa politique RH dans le cadre |
Gezien de Federale Politie zijn HR-beleid voert binnen een globale | d'une limite d'engagement globale en matière de dépenses de personnel, |
vastleggingslimiet inzake personeelsuitgaven, zal een werkgroep, | un groupe de travail, constitué des représentants de la Police |
samengesteld uit vertegenwoordigers van de Federale Politie, van de | fédérale, de la Task Force et ensemble avec l'inspecteur des Finances, |
Task Force, samen met de inspecteur van Financiën : | se chargera de : |
- een planning opmaken die de volledige integratie van de Federale | - élaborer un planning permettant l'intégration complète au plus tard |
Politie in het proces van monitoring van het risico ten laatste op 30 | le 30 juin 2016 de la Police fédérale dans le processus de monitoring |
juni 2016 voorziet; | de risque; |
- de perimeter van de te monitoren enveloppes definiëren rekening | - définir le périmètre des enveloppes à monitorer en tenant compte des |
houdend met de functionele realiteit van de politie en de specifieke | réalités fonctionnelles de la police et des flux de personnels |
personeelsstromen; | spécifiques; |
- de basis van een methodologie voor de productie van de KPI's | - élaborer la base d'une méthodologie pour la production des KPI, |
uitwerken, gestoeld op de principes van de Sepp-methodologie, rekening | reposant sur les principes de la méthodologie Sepp, en tenant compte |
houdend met de specificiteiten van de Federale Politie (o.m. risico's | des spécificités de la Police fédérale (e. a. les risques suite au |
ten gevolge van het geïntegreerd karakter van de politiediensten); | caractère intégré des services de police); |
- in het voorkomende geval dat dit noodzakelijk wordt bevonden, de | - si, le cas échéant, il est estimé nécessaire, la convergence de |
convergentie van deze methodologie naar de Sepp-methodologie aan de | cette méthodologie vers la méthodologie Sepp moyennant des évaluations |
hand van evaluaties van de testresultaten van meerdere opeenvolgende | des résultats de test de plusieurs cycles de monitoring consécutifs. |
monitoringcycli. Op basis van de resultaten van de werkgroep zal de Task Force samen | Sur base des résultats du groupe de travail, la Task Force approuvera, |
met de voogdijminister de perimeter van de enveloppes van de politie | ensemble avec le ministre de tutelle, le périmètre des enveloppes de |
goedkeuren evenals de methodologie die zal toegepast worden voor de | la Police fédérale ainsi que la méthodologie qui sera mise en oeuvre |
berekening van de KPI's. | pour calculer les KPI. |
Tijdens deze overgangsperiode kan de Federale Politie geen enkele | Durant cette période transitoire, la Police fédérale ne peut prendre |
HR-beslissing nemen die de personeelslasten verhoogt dan na akkoord | aucune décision RH augmentant les charges de personnel sans avoir |
van de inspecteur van Financiën op basis van een gemotiveerde | obtenu l'accord de l'inspecteur des Finances sur la base d'une demande |
aanvraag. | motivée. |
5.2.3. Andere entiteiten | 5.2.3. Autres entités |
De entiteiten opgenomen in punt 3 van de tabel in bijlage, leveren | Les entités reprises au point 3 du tableau en annexe fournissent |
maandelijks, ten laatste de 5e werkdag van de maand volgend op de | chaque mois, au plus tard le 5e jour ouvrable du mois suivant le mois |
betalingsmaand, aan de FOD P&O de volgende gegevens in het formaat dat | de paiement, au SPF P&O les données suivantes dans le format qui est |
door de FOD P&O wordt gepubliceerd : | publié par le SPF P&O : |
- het aantal VTE's | - le nombre d'ETP |
- de totale lasten voor zover deze entiteiten hun totale lasten niet | - les charges totales pour autant que ces entités ne communiquent pas |
meedelen aan de FOD B&B via het proces eOIP. | leurs charges totales au SPF B&Cg via le processus eOIP. |
Zij berekenen zelf hun KPI 2 en KPI 3 op basis van een methodologie | Elles calculent elles-mêmes leurs KPI 2 et KPI 3 sur la base d'une |
die steunt op de principes van de Sepp-methodologie en die | méthodologie qui repose sur les principes de la méthodologie Sepp et |
voorafgaandelijk gevalideerd is door de inspecteur van Financiën, de | qui a été validée par l'inspecteur des Finances, le commissaire du |
regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van | gouvernement ou le délégué du ministre du Budget. Elles communiquent |
begroting. Zij delen de door de inspecteur van Financiën, de | au SPF P&O les KPI validés par l'inspecteur des Finances, le |
regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting | commissaire du gouvernement ou le délégué du ministre du Budget. |
gevalideerde KPI's mee aan de FOD P&O. | |
Indien de entiteit haar potentiële beslissingsmarge wenst te evalueren | Si l'entité souhaite évaluer et utiliser sa marge décisionnelle |
en te gebruiken dan volgt zij de stappen zoals aangegeven in punt B | potentielle, elle suit alors les étapes précisées au point B pour les |
voor de entiteiten waarvoor het Sepp-platform over de volledige | entités pour lesquelles la plateforme Sepp dispose des données de paie |
loonkostgegevens beschikt. Ze gebruikt hiervoor een rapport ad hoc | complètes. Elle utilise un rapport ad hoc concerté au préalable avec |
voorafgaandelijk overlegd met de inspecteur van Financiën, de | l'inspecteur des Finances, le commissaire du gouvernement ou le |
regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting | délégué du ministre du Budget. |
Zij rapporteren evenwel pas naar de inspecteur van Financiën, de | Cependant, elles ne rapportent à l'inspecteur des Finances, au |
regeringscommissaris of de afgevaardigde van de minister van begroting | commissaire du gouvernement ou au délégué du ministre du Budget |
nadat ze het aantal betaalde VTE's en de totale lasten sedert januari | qu'après avoir communiqué au SPF P&O le nombre d'ETP payés et les |
2014 aan de FOD P&O hebben meegedeeld. | charges totales depuis janvier 2014. |
5.3. Verplichtingen van de externe providers | 5.3. Obligations des providers externes |
De hierna vermelde providers van gegevens leveren de gevraagde | Les providers mentionnés ci-après fournissent les données demandées en |
gegevens binnen de gestelde termijn : | respectant le timing précisé : |
De FOD B&B, dienst Begeleiding Begroting, levert en valideert de | Le SPF B&Cg, service Assistance à l'élaboration du Budget, fournit et |
budgettaire middelen van elke entiteit bij de aanvang van het boekjaar | valide les moyens budgétaires de chaque entité au début de l'exercice |
en na elke aanpassing van de begroting. | et après chaque adaptation budgétaire. |
De FOD B&B, Federal Accoutant, levert tweemaal per maand, ten laatste | Le SPF B&Cg, Federal Accoutant, fournit deux fois par mois, au plus |
de dag volgend op de 5e werkdag en de dag volgend op de 15e werkdag | tard le jour suivant le 5e jour ouvrable et le jour suivant le 15e |
van de maand, voor de BA 11.XX.XX (behalve 11.XX.05), BA 12.XX.48, BA | jour ouvrable du mois, pour les AB 11.XX.XX (hors 11.XX.05), AB |
12.XX.99 : | 12.XX.48, AB 12.XX.99 : |
o Het verbruik in vereffening per maand, BA, SEC en GL | o La consommation en liquidation par mois, AB, SEC et GL |
o Het vereffeningskrediet per BA, jaar | o Le crédit de liquidation par AB, année |
o Het vastleggingskrediet per BA, jaar | o Le crédit d'engagement par AB, année |
o Het verbruik in vastlegging per maand, BA, SEC en GL | o La consommation en engagement par mois, AB, SEC et GL. |
De FOD B&B levert de door de inspecteurs van Financiën, | Le SPF B&Cg fournit les moyens budgétaires du personnel des organismes |
regeringscommissarissen of afgevaardigden van de minister van | d'intérêt public et autres organismes à dotation et des institutions |
begroting gevalideerde budgettaire personeelsmiddelen van de | publiques de sécurité sociale, validés par les inspecteurs des |
instellingen van openbaar nut en andere instellingen met dotatie en | Finances, commissaires du gouvernement ou délégués du ministre du |
van de openbare instellingen van sociale zekerheid, bij de aanvang van | Budget, au début de l'exercice et après chaque adaptation budgétaire. |
het boekjaar en na elke aanpassing van de begroting. | Le SPF B&Cg fournit les réalisations de personnel mensuelles des |
De FOD B&B levert de door de inspecteurs van Financiën, | |
regeringscommissarissen of afgevaardigden van de minister van | organismes d'intérêt public et autres organismes à dotation et des |
begroting gevalideerde maandelijkse realisaties van de instellingen | institutions publiques de sécurité sociale, validés par les |
van openbaar nut en andere instellingen met dotatie en van de openbare | inspecteurs des Finances, commissaires du gouvernement ou délégués du |
instellingen van sociale zekerheid, ten laatste de 5e werkdag van de | ministre du Budget au plus tard le 5ième jour ouvrable du deuxième |
tweede maand volgend op de maand van betaling. | mois suivant le mois de paiement. |
De FOD B&B levert de lijst van de entiteiten die trekkingsrechten op | Le SPF B&Cg fournit la liste des entités qui peuvent faire valoir des |
een interdepartementale provisie kunnen laten gelden. | droits de tirage sur une provision interdépartementale. |
De CDVU levert ten laatste de laatste dag van elke maand de | Le SCDF fournit au plus tard le dernier jour de chaque mois les |
analytische betaalgegevens via de bestanden Strpay en WTIMP. | données analytiques de paie via les fichiers Strpay et WTIMP. |
De FOD P&O, dienst OFO, levert, per dienst en voor elke persoon | Le SPF P&O, service IFA, fournit, par service public et pour chaque |
ingeschreven voor minstens een gecertificeerde opleiding, de betrokken | personne inscrite à au moins une formation certifiée, la ou les dates |
spocdatum/data via de bron ITMA. | spoc concernées via la source ITMA. |
De FOD Buitenlandse Zaken levert ten laatste de 15e werkdag van de | Le SPF Affaires étrangères fournit, au plus tard le 15e jour ouvrable |
maand volgend op de maand van betaling, voor de entiteit | du mois suivant le mois de paiement, pour l'entité 14.02_Personnel |
14.02_Uitgezonden personeel : | expatrié : |
o de maandelijkse realisaties van de personeelslasten die niet betaald | o les réalisations mensuelles des charges de personnel non payées par |
zijn door de CDVU en identificeert hierin het deel dat betrekking | le SCDF en identifiant la part revenant au personnel des postes; |
heeft op het personeel van de posten; | |
o de lijst van het personeel Expert van crisisbeheer per RRN en per maand. | o la liste du personnel Experts gestion de crise par RRN et par mois. |
De voorwaarden van levering van gegevens, het formaat en het niveau | Les conditions de délivrance des données, le format et le niveau de |
van verwachte kwaliteit worden vastgelegd in een SLA die de FOD P&O | qualité attendu sont définis dans un SLA que le SPF P&O conclut avec |
afsluit met elke betrokken provider. | chaque provider concerné. |
6. Rapport van monitoring van het risico | 6. Rapport de monitoring du risque |
De geconsolideerde gegevens inzake de basisindicatoren en de KPI's 1, | Les données consolidées concernant les indicateurs de base et les KPI |
2 en 3 worden door de FOD P&O teruggekoppeld naar elke dienst en naar | 1, 2 et 3 sont communiquées par le SPF P&O à chaque service et aux |
de bevoegde inspecteurs van Financiën, regeringscommissarissen of | inspecteurs des Finances, commissaires du gouvernement ou délégués du |
afgevaardigden van de minister van begroting en geïntegreerd in een | ministre du Budget concernés et intégrées dans un rapport qu'il |
rapport dat hij overmaakt aan de Task Force. | transmet à la Task Force. |
Na validatie door de Task Force wordt het rapport meegedeeld aan : | Après validation par la Task Force, le rapport est communiqué aux |
- de Minister van Ambtenarenzaken en de Minister van Begroting die het | instances suivantes : - le ministre de la Fonction publique et le Ministre du Budget qui le |
voorleggen aan de Ministerraad; | soumettent au Conseil des ministres; |
- het college van voorzitters van de federale en programmatorische | - le collège des présidents des services publics fédéraux et de |
overheidsdiensten; | programmation; |
- het college van de openbare instellingen van sociale zekerheid en | - le collège des institutions publiques de sécurité sociale et leurs |
hun bevoegde Ministers; | Ministres compétents; |
- de leidend ambtenaren van de instellingen van openbaar nut; | - les fonctionnaires dirigeants des organismes d'intérêt public; |
- de korpschef van de inspectie van Financiën. | - le chef de corps de l'inspection des Finances. |
Op het einde van het boekjaar en ten laatste voorafgaand aan de | En fin d'exercice et au plus tard préalablement au monitoring de |
monitoring van januari van het volgend boekjaar maakt de Task Force | janvier de l'exercice suivant, une analyse du rapport |
een analyse van de verhouding realisaties/budgettaire (KPI 1bis) | réalisations/moyens budgétaires (KPI 1bis) est effectuée pour toutes |
middelen voor alle entiteiten. De entiteiten waarvoor een | les entités par la Task Force. Les entités pour lesquelles un |
overschrijding is geobserveerd moeten deze in elk geval documenteren. | dépassement a été observé devront en tous cas le documenter. La Task |
De Task Force zal de gevallen van overschrijding rapporteren aan de | Force fera rapport au Conseil des ministres des cas de dépassement. |
Ministerraad. | |
7. Nieuwe maatregel van bevriezing | 7. Nouvelle mesure de gel |
De Ministers van Ambtenarenzaken en van Begroting kunnen, na advies | Les ministres de la Fonction publique et du Budget pourront, après |
van de betrokken inspecteur van Financiën, de regeringscommissaris of | avis de l'inspecteur des Finances, du commissaire du gouvernement ou |
de afgevaardigde van de minister van begroting, een bevriezing van de | du délégué du ministre du Budget concerné, proposer au Conseil des |
HR-beslissingen aan de Ministerraad voorstellen, voor elke entiteit | ministres un gel de toute décision RH, à toutes les entités qui |
die de toegekende budgettaire perimeter zou overschrijden en/of in het | auraient dépassé le périmètre budgétaire alloué et/ou dans le cas |
geval van een onvoldoend beheer van het risico door de dienst. | d'une gestion insuffisante du risque par le service. |
8. Opheffing van omzendbrief | 8. Abrogation de circulaire |
De omzendbrief nr. 645 van 12 mei 2015. Informatie inzake de federale | La circulaire nr. 645 du 12 mai 2015. Information relative au |
monitoring van het risico op overschrijding van de personeelskredieten | monitoring fédéral du risque de dépassement des crédits de personnel |
in 2015 en 2016 en de personeelsenveloppes 2015 en 2016 wordt | en 2015 et 2016 et aux enveloppes de personnel 2015 et 2016 est |
opgeheven. | abrogée. |
De Minister van Begroting, | La Ministre du Budget, |
Mevr. S. WILMES | Mme S. WILMES |
De Minister van Defensie, | Le Ministre de la Défense, |
belast met Ambtenarenzaken, | chargé de la Fonction publique, |
S. VANDEPUT | S. VANDEPUT |
Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld | Pour la consultation du tableau, voir image |