Etaamb.openjustice.be
Meertalige weergave van Omzendbrief van 11/07/2022
← Terug naar "Omzendbrief betreffende de inwerkingtreding en de toepassing van de Overeenkomst nr. 34 inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels uit en attesten van akten van de burgerlijke stand, en bijlagen, gedaan te Straatsburg op 14 maart 2014 "
Omzendbrief betreffende de inwerkingtreding en de toepassing van de Overeenkomst nr. 34 inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels uit en attesten van akten van de burgerlijke stand, en bijlagen, gedaan te Straatsburg op 14 maart 2014 Circulaire concernant l'entrée en vigueur et l'application de la Convention n° 34 relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014
FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE
11 JULI 2022. - Omzendbrief betreffende de inwerkingtreding en de 11 JUILLET 2022. - Circulaire concernant l'entrée en vigueur et
toepassing van de Overeenkomst nr. 34 inzake de afgifte van meertalige l'application de la Convention n° 34 relative à la délivrance
en gecodeerde uittreksels uit en attesten van akten van de burgerlijke d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état
stand, en bijlagen, gedaan te Straatsburg op 14 maart 2014 civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014
Aan de dames en heren Procureurs-generaal bij de hoven van beroep,
Aan de dames en heren Ambtenaren van de burgerlijke stand van het A Mesdames et Messieurs les Procureurs généraux près les Cours
Rijk, d'appel;
In het Belgisch Staatsblad van 24 november 2017 is de wet van 30 maart A Mesdames et Messieurs les Officiers de l'état civil du Royaume;
2017 houdende instemming met de Overeenkomst inzake de afgifte van La loi du 30 mars 2017 portant assentiment à la Convention relative à
meertalige en gecodeerde uittreksels uit en attesten van de la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés
burgerlijke stand, en bijlagen, gedaan te Straatsburg op 14 maart d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars
2014, bekendgemaakt. 2014, a été publiée au Moniteur belge du 24 novembre 2017.
Deze omzendbrief wil de draagwijdte van de bepalingen van deze La présente circulaire entend expliquer la portée des dispositions de
Overeenkomst toelichten aan de ambtenaren van de burgerlijke stand, cette Convention aux officiers de l'état civil, afin qu'ils puissent
zodat ze deze bij de uitoefening van hun ambt kunnen toepassen. Ze l'appliquer dans le cadre de leur fonction. Elle remplace la
vervangt de omzendbrief van 7 juni 2017 over hetzelfde onderwerp. circulaire du 7 juin 2017 ayant le même objet.
1. Inwerkingtreding ICBS-overeenkomst nr. 34 1. Entrée en vigueur de la Convention CIEC n° 34
De Overeenkomst nr. 34 inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde La Convention n° 34 relative à la délivrance d'extraits et de
uittreksels uit en attesten van de burgerlijke stand, en bijlagen, certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes,
gedaan te Straatsburg op 14 maart 2014 (verder: ICBS-Overeenkomst nr. faite à Strasbourg le 14 mars 2014 (ci-après : Convention CIEC n° 34)
34) werd opgemaakt binnen het kader van de Internationale Commissie a été conclue dans le cadre de la Commission Internationale de l'Etat
voor de Burgerlijke Stand (verder: ICBS). Ze werd aangenomen te Bern
op 26 september 2013 door de Algemene vergadering van de ICBS, door
België ondertekend te Straatsburg op 14 maart 2014 en bekrachtigd op 26 juni 2017. Civil (ci-après : CIEC). Elle a été adoptée à Berne le 26 septembre 2013 par l'assemblée générale de la CIEC, signée par la Belgique à
Strasbourg le 14 mars 2014 et ratifiée le 26 juin 2017.
Ondanks de Belgische instemming met de ICBS-Overeenkomst nr. 34, is Malgré l'assentiment de la Belgique à la Convention CIEC n° 34, cette
deze Overeenkomst niet onmiddellijk in werking getreden. Er was immers Convention n'est pas entrée en vigueur immédiatement. En effet, aucun
nog geen andere lidstaat van de ICBS die deze Overeenkomst had autre Etat membre de la CIEC n'avait encore ratifié, accepté ou
bekrachtigd, aanvaard of goedgekeurd, wat een voorwaarde is voor de approuvé cette Convention, condition nécessaire à son entrée vigueur
inwerkingtreding ervan (art. 12 ICBS-Overeenkomst nr. 34). De (article 12 de la Convention CIEC n° 34). La Convention CIEC n° 34
ICBS-Overeenkomst nr. 34 werd wel reeds bekrachtigd door Duitsland, avait toutefois déjà été ratifiée par l'Allemagne, mais à un moment où
maar dit gebeurde op een ogenblik dat ze geen ICBS-lidstaat meer was. elle n'était plus membre de la CIEC.
Ondertussen heeft een tweede ICBS-lidstaat (Zwitserland) de Entretemps, un deuxième Etat membre de la CIEC (la Suisse) a ratifié
Overeenkomst bekrachtigd. la Convention.
De Overeenkomst treedt in werking op 1 juli 2022, namelijk de eerste La Convention entre en vigueur le 1er juillet 2022, à savoir le
dag van de vierde maand die volgt op de neerlegging van de akte van premier jour du quatrième mois qui suit celui du dépôt de l'instrument
bekrachtiging door een tweede ICBS-lidstaat (Zwitserland). de ratification par un deuxième Etat membre de la CIEC (la Suisse).
De Overeenkomst zal dus toegepast worden met Zwitserland en Duitsland. La Convention sera donc appliquée avec la Suisse et l'Allemagne.
De Overeenkomst zal ook toegepast kunnen worden met een lidstaat die La Convention pourra être aussi appliquée par un Etat membre si
een verklaring van voorlopige toepassing aflegt (zoals voorzien in celui-ci fait une déclaration d'application provisoire (comme le
art. 13 van de Overeenkomst). Tot nu toe werd deze verklaring door prévoit l'article 13 de la Convention). Aucun Etat n'a jusqu'à présent
geen enkele Staat afgelegd. fait cette déclaration.
2. Doel en draagwijdte van de ICBS-Overeenkomst nr. 34 2. Objectif et portée de la Convention CIEC n° 34
Deze Overeenkomst vervangt de Overeenkomst nr. 16 betreffende de Cette Convention remplace la Convention n° 16 relative à la délivrance
afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand, d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, signée à Vienne le 8
ondertekend te Wenen op 8 september 1976 en door België bekrachtigd in septembre 1976 et ratifiée par la Belgique en 1997 (par la loi du 3
1997 (bij de wet van 3 april 1997 houdende instemming met de avril 1997 portant assentiment à la Convention relative à la
Overeenkomst betreffende de afgifte van meertalige uittreksels uit délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, et
akten van de burgerlijke stand, en Bijlagen, gedaan te Wenen op 8 Annexes, faites à Vienne le 8 septembre 1976, et au Protocole
september 1976, en het Aanvullend Protocol bij de Overeenkomst inzake
internationale uitwisseling van gegevens op het gebied van de additionnel à la Convention concernant l'échange international
burgerlijke stand, ondertekend te Istanbul op 4 september 1958, en d'informations en matière d'état civil, signée à Istanbul le 4
Bijlage, gedaan te Patras op 6 september 1989, B.S., 5 maart 1998, p. septembre 1958, et Annexe, faits à Patras le 6 septembre 1989, M.B., 5
5941). mars 1998, p. 5941).
De ICBS-Overeenkomst nr. 16 blijft echter van toepassing tussen de La Convention CIEC n° 16 reste toutefois en vigueur entre les Etats
Staten die hierbij partij zijn zolang dat de nieuwe Overeenkomst nr. qui y sont parties tant que la nouvelle Convention n° 34 n'a pas été
34 niet door beide Staten is goedgekeurd (art. 17 ICBS-Overeenkomst approuvée par les deux Etats (cf. art. 17 de la Convention CIEC n°
nr. 34). 34).
Zolang de ICBS-Overeenkomst nr. 16 tussen twee Staten van toepassing Aussi longtemps que la Convention CIEC n° 16 reste d'application entre
is, blijft ook de begeleidende circulaire van 25 mei 1998 betreffende deux Etats, la circulaire explicative du 25 mai 1998 relative à
de inwerkingtreding en de toepassing van de Overeenkomst betreffende l'entrée en vigueur et à l'application de la Convention relative à la
de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, et
stand, en Bijlagen, gedaan te Wenen op 8 september 1976 en aanvullend Annexes, faites à Vienne le 8 septembre 1976, et du Protocole
Protocol bij de Overeenkomst inzake de internationale uitwisseling van additionnel à la Convention concernant l'échange international
gegevens op het gebied van de burgerlijke stand, ondertekend te d'informations en matière d'état civil, signée à Istanbul le 4
Istanbul op 4 september 1958, en Bijlage, gedaan te Patras op 6 septembre 1958, et Annexe, faites à Patras le 6 septembre 1989 (M.B.,
september 1989, (B.S. 12 juni 1998, p. 19393) van toepassing. 12 juin 1998, p. 19393), le reste également.
De ICBS-Overeenkomst nr. 34 heeft, net als de ICBS-Overeenkomst nr. A l'instar de la Convention CIEC n° 16, la Convention CIEC n° 34 a
16, tot doel het gebruik van uniforme meertalige formulieren voor pour but d'obliger, sous certaines conditions, les Etats contractants
uittreksels van akten van de burgerlijke stand en bepaalde attesten, à utiliser des formulaires plurilingues uniformes pour les extraits
onder bepaalde voorwaarden, verplicht te stellen tussen de d'actes de l'état civil et pour certains certificats. Ces extraits
Verdragsluitende Staten. Deze meertalige uittreksels vereisen geen plurilingues ne doivent plus être traduits ou légalisés dans les Etats
vertaling of legalisatie meer tussen de overeenkomstsluitende landen. contractants.
Waar de Overeenkomst nr. 16 enkel voorzag in meertalige formulieren Alors que la Convention CIEC n° 16 ne prévoyait que des formulaires
voor uittreksels van akten van de burgerlijke stand inzake geboorte, plurilingues pour des extraits d'actes de l'état civil relatifs à la
huwelijk en overlijden, voorziet de ICBS-Overeenkomst nr. 34 ook naissance, au mariage et au décès, la Convention CIEC n° 34 crée aussi
formulieren voor andere wijzigingen in de burgerlijke staat (bv. voor des formulaires pour d'autres modifications de l'état civil (p. ex.
de erkenning van een kind) alsook voor attesten waaruit een pour la reconnaissance d'un enfant) ainsi que pour des certificats
geregistreerd partnerschap blijkt (artikel 1). attestant l'enregistrement d'un partenariat (article 1er).
De modellen van de uittreksels van de akten van de burgerlijke stand Les modèles des extraits d'actes de l'état civil et les modèles des
en van de attesten werden ook aangepast aan de evolutie in het certificats ont également été adaptés à l'évolution du droit de la
familierecht (voornamelijk m.b.t. koppels van hetzelfde geslacht, bv. famille (principalement en ce qui concerne les couples de même sexe,
wat huwelijk en afstamming betreft), en aangevuld met de voor de lorsqu'il est question, par exemple, de mariage et de filiation) et
Staten nuttige en onmisbare vermeldingen. ont été complétés par une série d'énonciations utiles et
indispensables aux Etats.
De ICBS-Overeenkomst nr. 34 integreert daarnaast ook de codes van de En outre, la Convention CIEC n° 34 intègre les codes de la Convention
ICBS-Overeenkomst nr. 25 betreffende de codering van de vermeldingen CIEC n° 25 relative au codage des énonciations figurant dans les
die voorkomen in de documenten van de burgerlijke stand. Hierbij wordt documents d'état civil. Il faut signaler que le Belgique n'a jusqu'à
opgemerkt dat België de ICBS-Overeenkomst nr. 25 niet getekend noch présent pas signé, ni ratifié, la Convention CIEC n° 25, mais les
geratificeerd heeft tot op heden, maar de codes kunnen wel hun nut codes n'en restent pas moins utiles à la compréhension des formulaires
hebben voor het begrijpen van de meertalige formulieren.
3. Aflevering van de meertalige formulieren van de ICBS-Overeenkomsten
nr. 16 en nr. 34 plurilingues.
3.1 Vervanging ICBS-Overeenkomst nr. 16 3. Délivrance des formulaires plurilingues des Conventions CIEC n° 16
Vanaf haar inwerkingtreding vervangt de ICBS-Overeenkomst nr. 34 de et n° 34
ICBS-Overeenkomst nr. 16 betreffende de afgifte van meertalige 3.1. Remplacement de la Convention CIEC n° 16 Dès son entrée en vigueur, la Convention CIEC n° 34 remplacera la
Convention CIEC n° 16 relative à la délivrance d'extraits plurilingues
uittreksels uit akten van de burgerlijke stand (zie hoger), die d'actes de l'état civil, signée à Vienne le 8 septembre 1976 et
voorziet in het gebruik van gelijkaardige meertalige formulieren voor ratifiée par la Belgique en 1997 (voir ci-dessus), qui prévoit
uittreksels van akten van de burgerlijke stand inzake geboorte, l'utilisation de formulaires plurilingues similaires pour les extraits
huwelijk en overlijden. d'actes de l'état civil en matière de naissance, de mariage et de
De ICBS-Overeenkomst nr. 16 zal dus niet meer van toepassing zijn décès. Ainsi, la Convention CIEC n° 16 cessera de s'appliquer entre les Etats
tussen de Staten ten aanzien van dewelke de Overeenkomst nr. 34 in contractants à l'égard desquels la Convention CIEC n° 34 est entrée en
werking is getreden (art. 17 ICBS-Overeenkomst nr. 34), maar blijft vigueur (art. 17 de la Convention CIEC n° 34), mais reste en vigueur
van kracht tussen de Staten die erbij partij zijn zolang één van hen entre les Etats qui y sont parties tant que l'un d'eux demeure lié
enkel door de ICBS-Overeenkomst nr. 16 gebonden blijft. De twee Staten uniquement par ladite Convention CIEC n° 16. Autrement dit, les deux
moeten m.a.w. de nieuwe ICBS-Overeenkomst nr. 34 hebben bekrachtigd, Etats doivent avoir ratifié la nouvelle Convention CIEC n° 34, faute
zo niet blijft de ICBS-Overeenkomst nr. 16 van toepassing. de quoi la Convention CIEC n° 16 reste d'application.
Ter herinnering: op dit moment is de ICBS-Overeenkomst nr. 16 in Pour rappel : à ce jour, la Convention CIEC n° 16 est entrée en
werking getreden ten aanzien van de volgende Staten: Duitsland, vigueur à l'égard des Etats suivants : l'Allemagne, l'Autriche, la
Oostenrijk, België, Spanje, Frankrijk, Italië, Luxemburg, Nederland, Belgique, l'Espagne, la France, l'Italie, le Luxembourg, les Pays-Bas,
Portugal, Zwitserland, Turkije, Slovenië, Kroatië, Voormalige le Portugal, la Suisse, la Turquie, la Slovénie, la Croatie,
Joegoslavische Republiek Macedonië, Bosnië-Hercegovina, Servië, Polen, l'Ancienne République Yougoslave de Macédoine, la Bosnie-Herzégovine,
Montenegro, Moldavië, Litouwen, Estland, Roemenië, Bulgarije en la Serbie, la Pologne, le Monténégro, la Moldavie, la Lituanie,
Kaapverdië. l'Estonie, la Roumanie, la Bulgarie et les îles du Cap-Vert.
De ICBS-Overeenkomst nr. 34 sluit in de toekomst elke nieuwe La Convention CIEC n° 34 exclut pour l'avenir toute nouvelle
bekrachtiging van de ICBS-Overeenkomst nr. 16 of enige nieuwe ratification de la Convention CIEC n° 16 ou toute nouvelle adhésion à
toetreding ertoe uit (art. 17). Dit artikel weerspiegelt het doel van celle-ci (art. 17). Cet article reflète ainsi l'intention des auteurs
de opstellers van deze Overeenkomst om de ICBS-Overeenkomst nr. 16 de remplacer progressivement la Convention CIEC n° 16 par la
geleidelijk aan te vervangen door de ICBS-Overeenkomst nr. 34. Convention CIEC n° 34.
3.2 Voorrang aflevering ICBS-Overeenkomst nr. 34 3.2. Priorité de délivrance de la Convention CIEC n° 34
Ondanks het naast elkaar bestaan van de beide ICBS-overeenkomsten, mag Malgré la coexistence des deux conventions CIEC, l'officier de l'état
de ambtenaar van de burgerlijke stand steeds een meertalig formulier civil peut d'emblée délivrer un formulaire plurilingue de la
van de ICBS-Overeenkomst nr. 34 afleveren, tenzij de betrokkene Convention CIEC n° 34, à moins que l'intéressé ne demande expressément
uitdrukkelijk om een meertalig uittreksel van de ICBS-Overeenkomst nr. 16 verzoekt. un extrait plurilingue de la Convention CIEC n° 16.
Hij wijst de aanvrager erop dat, hoewel de meeste landen het meertalig Dans ce cas, il fera savoir au requérant que la plupart des pays
formulier krachtens de ICBS-Overeenkomst nr. 34 zullen aanvaarden, de accepteront le formulaire plurilingue sur base de la Convention CIEC
buitenlandse autoriteit het formulier kan weigeren (behalve Duitsland n° 34, mais que l'autorité étrangère pourra néanmoins le refuser
en Zwitserland, uiteraard). (sauf, bien entendu, en Allemagne et en Suisse).
Indien de ambtenaar van de burgerlijke stand op de hoogte is van de Si l'officier de l'état civil est informé de la destination du
bestemming van het meertalig formulier en van de grote kans op
weigering door dit land van de meertalige formulieren van de formulaire plurilingue et de la forte probabilité de refus par ce pays
ICBS-Overeenkomst nr. 34, levert de ambtenaar van de burgerlijke stand des formulaires plurilingues de la Convention CIEC n° 34, il délivrera
een formulier van de ICBS-Overeenkomst nr. 16 af, indien dit land deze un formulaire de la Convention CIEC n° 16 si celui-ci est accepté par
wel aanvaardt. ce pays.
De ambtenaar van de burgerlijke stand kan steeds verifiëren of ten L'officier de l'état civil peut toujours s'assurer que la Convention
aanzien van het land waar het document zal worden voorgelegd de
ICBS-Overeenkomst nr. 34 reeds in werking is getreden, via volgende CIEC n° 34 est déjà entrée en vigueur à l'égard du pays où le document
link: http://www.ciec1.org sera présenté, via le lien suivant : http://www.ciec1.org
Op datum van ondertekening van deze omzendbrief zijn er naast België A la date de la signature de la présente circulaire, on compte, outre
nog 4 Staten die de ICBS-Overeenkomst nr. 34 hebben ondertekend, la Belgique, encore 4 Etats qui ont signé la Convention CIEC n° 34, à
namelijk Spanje, Zwitserland, Frankrijk en Duitsland. De Overeenkomst savoir l'Espagne, la Suisse, la France et l'Allemagne. La Convention
werd enkel door België, Duitsland en Zwitserland bekrachtigd. n'est ratifiée que par la Belgique, l'Allemagne et la Suisse.
Van zodra de burgertoepassing van de FOD Justitie (justonweb.be) in Dès que l'application du SPF Justice destinée aux citoyens
werking treedt, zal de burger zelf een meertalig formulier kunnen (justonweb.be) entrera en vigueur, le citoyen pourra demander lui-même
opvragen via de toepassing. Hij zal het formulier kunnen kiezen dat un formulaire plurilingue via l'application. Il pourra choisir le
hij verkiest, namelijk een formulier van de ICBS-Overeenkomst nr. 16, formulaire qu'il préfère, à savoir un formulaire de la Convention CIEC
nr. 34 of eventueel een Belgisch uittreksel met de Europese n° 16 ou n° 34, ou éventuellement un extrait belge avec formulaire
vertaalhulp zoals voorzien in de Europese Verordening openbare européen d'aide à la traduction tel que prévu par le règlement
documenten (Verordening (EU) 2016/1191 van het Europees Parlement en européen sur les documents publics (règlement (UE) 2016/1191 du
de Raad van 6 juli 2016 inzake de bevordering van het vrije verkeer Parlement européen et du Conseil du 6 juillet 2016 visant à favoriser
van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de
documenten in de Europese Unie en tot wijziging van Verordening (EU) présentation de certains documents publics dans l'Union européenne, et
nr. 1024/2012). modifiant le règlement (UE) n° 1024/2012).
3.3 ICBS-Overeenkomst nr. 1 niet meer van toepassing 3.3 Convention CIEC n° 1 n'est plus applicable
Ook de ICBS-Overeenkomst nr. 1 van 27 september 1956 betreffende de La Convention CIEC n° 1 du 27 septembre 1956 relative à la délivrance
afgifte van bepaalde uittreksels uit akten van de burgerlijke stand de certains extraits d'actes de l'état civil destinés à l'étranger,
bestemd voor het buitenland voorziet in het gebruik van gelijkaardige prévoit aussi l'utilisation de formulaires plurilingues similaires.
meertalige formulieren.
De ICBS-Overeenkomst nr. 1 zal niet meer van toepassing zijn aangezien Ladite Convention CIEC n° 1 cessera de produire ses effets, vu que
alle landen die deze Overeenkomst hebben bekrachtigd op dit ogenblik tous les pays ayant ratifié cette Convention ont actuellement aussi
ook de ICBS-Overeenkomst nr. 16 van 8 september 1976 hebben ratifié la Convention CIEC n° 16 du 8 septembre 1976 (comme c'était
bekrachtigd (zoals reeds het geval was bij de inwerkingtreding van de déjà le cas lors de l'entrée en vigueur de la Convention CIEC n° 16).
ICBS-Overeenkomst nr. 16).
4. Modelformulieren - Taalgebruik 4. Formulaires type - emploi des langues
Bijlage 3 van de ICBS-Overeenkomst nr. 34 verduidelijkt de L'annexe 3 à la Convention CIEC n° 34 clarifie les règles applicables
toepasselijke regels voor de ICBS-modellen. aux modèles de la CIEC.
De punten 6, 8 en 13 regelen het taalgebruik op de meertalige Les points 6, 8 et 13 règlent l'emploi des langues sur les formulaires
modelformulieren. Voor de Belgische formulieren is er voorzien in drie types plurilingues. Il existe trois modèles de formulaires en
modellen, in bijlage bij de wet van 30 maart 2017 houdende instemming Belgique, annexés à la loi du 30 mars 2017 portant assentiment à la
met de Overeenkomst inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde Convention relative à la délivrance d'extraits et de certificats
uittreksels uit en attesten van de burgerlijke stand, met name als plurilingues et codés d'actes de l'état civil, à savoir :
volgt: - voor de akten opgemaakt in het Nederlands: recto: in het Nederlands - pour les actes rédigés en néerlandais: recto en néerlandais, suivi
gevolgd door het Frans; verso in het Engels en het Duits; du français; verso en anglais et en allemand;
- voor de akten opgemaakt in het Frans: recto in het Frans gevolgd - pour les actes rédigés en français: recto en français, suivi du
door het Nederlands; verso in het Engels en het Duits; néerlandais; verso en anglais et en allemand;
- voor de akten opgemaakt in het Duits: recto in het Duits gevolgd - pour les actes rédigés en allemand: recto en allemand, suivi du
door Frans; verso in het Nederlands en het Engels. français; verso en néerlandais et en anglais.
Deze Overeenkomst heeft geen invloed op het taalgebruik van de Cette Convention n'a pas d'incidence sur l'emploi des langues par
ambtenaar van de burgerlijke stand, omdat hij voor het overige gebruik l'officier de l'état civil, du fait que pour le surplus, il doit
moet maken van de hem wettelijk opgelegde landstaal. continuer à utiliser la langue nationale qui lui est imposée par la loi.
5. Afgifte van de meertalige formulieren 5. Délivrance des formulaires plurilingues
5.1 Verplichte afgifte bij verzoek 5.1 Délivrance obligatoire à la demande
De afgifte van deze meertalige formulieren is verplicht wanneer een La délivrance de ces formulaires plurilingues s'impose quand une
belanghebbende partij of een bevoegde autoriteit daarom verzoekt (art. personne intéressée ou une autorité compétente en fait la demande
2 ICBS-Overeenkomst nr.34). Bovendien worden deze formulieren (article 2 de la Convention CIEC n° 34). De plus, ces formulaires sont
vrijgesteld van legalisatie of een vergelijkbare formaliteit, wanneer dispensés de légalisation ou d'une formalité équivalente lorsqu'ils
ze in een van de overeenkomstsluitende Staten worden voorgelegd. Dit sont présentés dans l'un des Etats contractants. Il s'agit là d'un
is een voordeel voor iedereen die belang heeft bij de internationale avantage pour toute personne que l'échange international de ces
uitwisseling van deze documenten. documents intéresse.
De afgifte van deze uittreksels is steeds mogelijk, ongeacht of ze La délivrance de ces extraits est toujours possible, qu'ils soient ou
bestemd zijn voor het buitenland of niet. In de praktijk zal men non destinés à l'étranger. En pratique, certes, on demande un
meestal verzoeken om een meertalig formulier wanneer een uittreksel of formulaire plurilingue lorsqu'on doit présenter un extrait ou
attest van een akte van de burgerlijke stand in het buitenland moet certificat d'un acte de l'état civil à l'étranger, mais cela peut se
worden overgelegd, maar dit kan dus ook voor andere redenen, bv. voor justifier par d'autres motifs, p.e. en vue d'être utilisé dans son
gebruik in eigen land. Op de uittreksels moet de bestemming immers propre pays. En effet, la destination ne doit pas être mentionnée sur
niet worden vermeld. Dit standpunt werd in het kader van de les extraits. Cette position a déjà été défendue dans le cadre de
ICBS-Overeenkomst nr. 16 reeds aanvaard. l'application de la Convention CIEC n° 16.
De ICBS-Overeenkomst nr. 34 (art. 7) vormt geen beletsel voor het La Convention CIEC n° 34 (art. 7) ne fait obstacle ni à l'obtention de
verkrijgen van afschriften van akten of voor de afgifte van andere copies d'actes ni à la délivrance d'autres documents d'état civil, par
documenten van de burgerlijke stand, zoals bv. volgens het interne exemple, des documents établis selon le droit national. Les
recht opgemaakte documenten. De modelformulieren zijn immers slechts
uittreksels van akten van de burgerlijke stand, en geen afschriften. formulaires types ne sont en effet que des extraits d'actes de l'état
Ze kunnen dus in principe niet gebruikt worden wanneer een afschrift civil, et non des copies. Ils ne peuvent en principe donc pas être
moet worden voorgelegd. utilisés lorsqu'une copie doit être présentée.
5.2 Aan wie afleveren ? 5.2 A qui délivrer ?
Artikel 2, tweede lid, van de ICBS-Overeenkomst nr. 34 bepaalt dat de L'article 2, alinéa 2, de la Convention CIEC n° 34 dispose que les
uittreksels slechts mogen afgeleverd worden aan personen of extraits ne peuvent être délivrés qu'aux personnes ou aux autorités
autoriteiten die bevoegd zijn om afschriften te verkrijgen volgens het compétentes qui ont qualité pour obtenir des copies conformément aux
nationale recht van de staat van afgifte. règles de droit interne de l'Etat de délivrance.
In België kunnen enkel de in artikel 29, § 1, tweede lid, van het oud En Belgique, seules les personnes mentionnées à l'article 29, § 1er,
Burgerlijk Wetboek vermelde personen een uittreksel bekomen van alinéa 2, de l'ancien Code civil peuvent obtenir un extrait d'actes
niet-openbare akten van de burgerlijke stand, namelijk: d'état civil non-publics, notamment :
- akten van overlijden van minder dan vijftig jaar oud, - d'actes de décès de moins de cinquante ans,
- akten van huwelijk van minder dan vijfenzeventig jaar oud, en - d'actes de mariages de moins de septante-cinq ans, et
- andere akten van minder dan honderd jaar oud. - d'autres actes de moins de cent ans.
Het attest waaruit de registratie van een partnerschap blijkt is geen Le certificat attestant l'enregistrement d'un partenariat n'est pas un
akte van de burgerlijke stand. De regels tot aflevering voor de acte de l'état civil. Les règles concernant la délivrance des
attesten uit de bevolkingsregisters moeten gevolgd worden. certificats des registres de populations doivent être suivis.
Artikel 3 van de ICBS-Overeenkomst nr. 34 voorziet dat de uittreksels L'article 3 de la Convention CIEC n° 34 prévoit que les extraits et
en attesten die worden opgemaakt de staat van de persoon op het les certificats qui sont établis, indiquent l'état de la personne au
tijdstip van de afgifte van het document weergeven, en dus met de moment de la délivrance du document, en ce compris les modifications
eventuele wijzigingen die zich hebben voorgedaan sinds de opmaak van éventuelles survenues depuis l'établissement de l'acte d'origine.
de oorspronkelijke akte.
5.3 Lijst onveranderlijke vermeldingen en codes - Andere vermeldingen 5.3 Liste des énonciations invariables et des codes - Autres énonciations
In tegenstelling tot de ICBS-Overeenkomst nr. 16 zijn de Contrairement à la Convention CIEC n° 16, les précisions sur
verduidelijkingen m.b.t. de opmaak van de uittreksels opgenomen in de l'établissement des extraits figurent dans les annexes et non pas dans
bijlagen en niet in de Overeenkomst zelf, zodat deze makkelijker la Convention même, et ce, de manière à être modifiées plus
gewijzigd kunnen worden. Het gaat om de lijst van onveranderlijke facilement. Il s'agit de la liste des énonciations invariables qui
vermeldingen die voorkomen in de modellen, alsook de lijst van de numerieke codes die eraan zijn toegewezen en de regels voor de opmaak ervan. In tegenstelling tot de ICBS-Overeenkomst nr. 16 zullen de Staten de modellen niet langer kunnen aanvullen met vakjes en symbolen, om tot een grotere harmonisatie te komen. De modellen werden echter wel aangevuld met verschillende vermeldingen, om aan de wensen van iedere lidstaat te voldoen. Andere bijkomende vermeldingen kunnen in de modellen met nrs. 1, 3 en 4 eventueel nog worden opgenomen in het vakje `Andere vermeldingen'. Deze `Andere vermeldingen' zijn echter beperkt tot de symbolen die op elk model zijn vermeld. figurent sur les modèles, ainsi que de la liste des codes numériques qui leur sont affectés et des règles en vue de leur établissement. Contrairement à la Convention CIEC n° 16, les Etats n'auront plus la possibilité de compléter les modèles par des cases et des symboles et ce, afin de parvenir à un degré plus élevé d'harmonisation. Les modèles ont dès lors été complétés par différentes énonciations, afin de répondre aux besoins de chaque Etat membre. Eventuellement, les modèles portant les numéros 1, 2 et 3 peuvent être complétés par des énonciations supplémentaires dans la case « Autres énonciations ». Ces « Autres énonciations » sont toutefois limitées aux symboles qui figurent sur chaque modèle.
Deze symbolen zijn ook terug te vinden in bijlage 3 (Regels die van Ces symboles figurent également à l'annexe 3 (Règles applicables aux
toepassing zijn op de ICBS-modellen), punt 11, bij de Overeenkomst. modèles de la CIEC), point 11, de la Convention.
Na de symbolen volgen, voor zover nodig, de datum en de plaats van de Les symboles sont, s'il y a lieu, suivis de la date et du lieu de
gebeurtenis, alsook de naam en voornamen van de echtgeno(o)t(e) of l'événement ainsi que des nom et des prénoms du conjoint ou du
partner. partenaire.
Hierbij wordt opgemerkt dat de adellijke titel vermeld moet worden in A cet égard, on peut relever que le titre de noblesse doit être
de vakjes `Ander(e) onderde(e)l(en) van de naam', gevolgd door het mentionné dans les cases « Autre(s) partie(s) du nom », suivi du
symbool "Nob". symbole « Nob ».
5.4 Bewijskracht 5.4 Force probante
Artikel 5 van de ICBS-Overeenkomst nr. 34 voorziet, net als de L'article 5 de la Convention CIEC n° 34 prévoit, à l'instar de la
ICBS-Overeenkomst nr. 16, dat de uittreksels en attesten afgegeven op Convention CIEC n° 16, que les extraits et certificats délivrés en
grond van deze Overeenkomst dezelfde bewijskracht hebben als de application de cette Convention ont la même force probante que les
uittreksels uit akten van de burgerlijke stand en de attesten extraits d'actes d'état civil et certificats délivrés conformément au
afgegeven volgens het interne recht van de Staat van afgifte. Deze droit interne de l'Etat de délivrance. Ceux-ci ne requièrent pas
vereisen evenmin een legalisatie of vergelijkbare formaliteit zoals de davantage de légalisation ou de formalité équivalente comme
apostille. l'apostille.
De meertalige formulieren kunnen echter wel het voorwerp uitmaken van Les formulaires plurilingues peuvent toutefois être l'occasion de
een controle, zowel wat de authenticiteit van de akte als de inhoud contrôles, tant en ce qui concerne l'authenticité de l'acte que son
betreft. Het gebruik van de controleprocedure is evenwel beperkt tot contenu. Le recours à la procédure de vérification est toutefois
het geval waarin er ernstige twijfel bestaat. De verzoeken om controle limité au cas où il existe un doute sérieux. Les demandes de
worden rechtstreeks aan de autoriteit van afgifte gericht, zonder vérification sont adressées directement à l'autorité de délivrance,
tussenkomst van een tussenautoriteit. sans passer par une autorité intermédiaire.
5.5 Geldigheidsduur 5.5 La durée de validité
De Overeenkomst bepaalt de geldigheidsduur van de op grond van de La Convention ne fixe pas la durée de validité des documents délivrés
Overeenkomst afgegeven documenten niet, daar de standpunten en de en application de la Convention, étant donné que les points de vue et
regels van de Staten hieromtrent kunnen variëren. De uittreksels tonen les règles en la matière peuvent diverger d'un Etat à l'autre. En
in beginsel steeds de rechtsgeldigheid aan van de erin vermelde principe, les extraits font toujours foi des faits qu'ils attestent,
feiten, onder voorbehoud van de latere historiek die hierop een sous réserve de l'historique qui pourrait éventuellement en influencer
invloed zou kunnen hebben. le contenu.
Daar de ICBS-uittreksels nr. 34, net zoals deze van de ICBS nr. 16, in Etant donné que les extraits CIEC n° 34, comme les extraits CIEC n°
België steeds worden afgeleverd via de DABS (met elektronisch zegel 16, sont toujours délivrés par le biais de la BAEC (avec le cachet
DABS) zal hierop ook steeds de termijn staan tot wanneer de électronique BAEC) en Belgique, il y sera également toujours mentionné
authenticiteitscontrole mogelijk is, alsook de weblink of andere la durée de validité du contrôle d'authenticité ainsi que le lien
elektronische verificatie waarop de controle mogelijk is (drie internet ou autre vérification électronique permettant le contrôle
maanden). De geldigheidstermijn zal bijgevolg in principe drie maanden (trois mois). Par conséquent, la durée de validité sera en principe de
bedragen vanaf de afgifte ervan. trois mois à partir de la délivrance.
Het is aan de ontvangende autoriteit om te bepalen of deze het Il appartient à l'autorité réceptrice de déterminer si elle souhaite
document nadien nog wil aanvaarden, hoewel de controle via deze encore accepter ce document au-delà de cette date, même si le contrôle
link/QR-code niet meer mogelijk is. (zie punten 3.7.1. en 3.7.4. in de via ce lien/QR code n'est plus possible (voir points 3.7.1. et 3.7.4.
Omzendbrief van 19 maart 2019 over de modernisering en informatisering de la circulaire du 19 mars 2019 sur la modernisation et
van de burgerlijke stand). De autoriteiten kunnen ook steeds om een l'informatisation de l'état civil). Toutefois, il est toujours
recenter afgegeven document verzoeken, afhankelijk van het doel loisible aux autorités de demander un document plus récent en fonction
waarvoor het wordt gevraagd. du but pour lequel il est requis.
5.6 Kostprijs 5.6 Le coût
Net als de ICBS-Overeenkomst nr. 16 bepaalt de ICBS-Overeenkomst nr.
34 dat een overeenkomstsluitende Staat op de op basis van deze Tout comme la Convention CIEC n° 16, la Convention CIEC n° 34 prévoit
qu'un Etat contractant ne peut pas percevoir de redevances plus
Overeenkomst afgeleverde uittreksels of attesten geen hogere bijdragen élevées sur les extraits ou certificats délivrés en application de
mag heffen dan deze op uittreksels of attesten afgeleverd volgens het cette Convention, que celles perçues pour les extraits ou certificats
interne recht(art. 6). De kosteloze afgifte wordt aanbevolen, maar kan niet worden verplicht. In België worden er mogelijks gemeenteretributies voorzien om uittreksels uit akten van de burgerlijke stand te verkrijgen via de gemeente. De burger kan echter in principe ook zelf, via de burgertoepassing van de FOD Justitie (justonweb.be), de meertalige formulier kosteloos opvragen, van zodra deze toepassing in werking is. Het artikel wijzigt in geen geval de bepalingen van de internationale overeenkomsten inzake kosteloze afgifte ter zake. 5.7 Neerlegging vertalingen en lijst van symbolen délivrés conformément au droit interne(art. 6). La délivrance gratuite est recommandée, mais ne peut pas être rendue obligatoire. En Belgique, il est possible que des redevances communales soient prévues pour l'obtention d'extraits d'actes de l'état civil via la commune. Toutefois, le citoyen pourra en principe également demander le formulaire plurilingue lui-même, sans frais, par le biais de l'application du SPF Justice destinée au citoyen (justonweb.be) dès qu'elle entrera en vigueur. L'article ne modifie en rien les dispositions des accords internationaux relatifs à la délivrance gratuite en la matière. 5.7 Dépôt des traduction et de la liste de symboles
Artikel 4 van de ICBS-Overeenkomst nr. 34 verplicht iedere overeenkomstsluitende Staat om verschillende vertalingen alsook een lijst van symbolen neer te leggen en te laten goedkeuren door het Bureau van de ICBS voordat een Staat de akte van bekrachtiging, aanvaarding, goedkeuring of toetreding kan neerleggen of een verklaring inzake voorlopige toepassing kan afleggen. Wat België betreft werden deze vertalingen unaniem aangenomen door het Bureau tijdens de vergadering die op 9 maart 2017 plaatsvond in Straatsburg. Wat de vertalingen betreft, gaat het enerzijds om de vertaling van de onveranderlijke vermeldingen die moeten voorkomen op de uittreksels en L'article 4 de la Convention CIEC n° 34 oblige chaque Etat contractant à déposer différentes traductions ainsi qu'une liste de symboles et à les faire adopter par le Bureau de la CIEC avant qu'un Etat puisse déposer l'instrument de ratification, d'acceptation, d'approbation ou d'adhésion, ou puisse faire une déclaration d'application provisoire. En ce qui concerne la Belgique, ces traductions ont été adoptées à l'unanimité par le Bureau lors de sa réunion qui s'est tenue à Strasbourg le 9 mars 2017. En ce qui concerne les traductions, on vise, d'une part, la traduction des énonciations invariables qui doivent figurer sur les extraits et
attesten (voorzien in bijlage 2 van de Overeenkomst) en anderzijds om sur les certificats (prévues par l'annexe 2 de la Convention) et,
de vertaling van de toepasselijke regels op de ICBS-modellen (voorzien d'autre part, la traduction des règles applicables aux modèles CIEC
in bijlage 3 van de Overeenkomst). (prévues par l'annexe 3).
Deze vertalingen zijn voornamelijk van belang voor de Staten - Ces traductions sont surtout importantes pour les Etats - dont la
waaronder België - die geen deel uitmaken van de ICBS-Overeenkomst nr. 25 van 6 september 1995 betreffende de codering van de vermeldingen die voorkomen in de documenten van de burgerlijke stand. Wat de symbolen betreft, gaat het om de lijst van de symbolen die gebruikt worden voor de latere randmeldingen (die kunnen voorkomen in het vak `andere vermeldingen'). Het neerleggen van de lijst met de symbolen heeft tot doel misverstanden te vermijden die voortkomen uit het feit dat andere Staten niet weten welke akten er via randmeldingen worden bijgewerkt en welke de mogelijke randmeldingen zijn. De Secretaris-Generaal van Belgique - qui ne sont pas partie à la Convention CIEC n° 25 du 6 septembre 1995 relative au codage des énonciations figurant dans les documents d'état civil. Par symboles, il y a lieu d'entendre la liste des symboles qui sont utilisés pour les mentions ultérieures (qui peuvent figurer dans la case « Autres énonciations »). Le dépôt de la liste des symboles a pour but d'éviter les malentendus nés du fait que d'autres Etats ignorent l'existence de certaines mises à jour d'actes en raison de l'ajout de mentions ultérieures et ignorent la nature des mentions ultérieures. Le Secrétaire Général de la CIEC reprend ces informations dans le tableau qui figure à l'annexe
de ICBS zal deze gegevens opnemen in de tabel in bijlage 4 bij de 4 de la Convention CIEC n° 34.
ICBS-Overeenkomst nr. 34. Ainsi, dans certains pays, comme la France ou l'Italie par exemple,
Zo wordt in sommige landen, bv. Frankrijk of Italië, elke latere tout changement ultérieur affectant l'état d'une personne fait l'objet
wijziging die betrekking heeft op de staat van een persoon gemeld op non seulement d'une mention marginale sur l'acte concerné (notamment,
de kant van de betrokken akte (nl. de echtscheiding op de le divorce sur l'acte de mariage), mais aussi d'une mention marginale
huwelijksakte), maar ook op de kant van de geboorteakte van de sur l'acte de naissance de l'intéressé. Dans d'autres pays, ce n'est
betrokkene. In andere landen is dat niet het geval. In Nederland wordt pas le cas. Par exemple, aux Pays-Bas, le mariage ultérieur de
het latere huwelijk van de betrokkene bijvoorbeeld ingeschreven in het l'intéressé est inscrit dans le registre de population, mais ne fait
bevolkingsregister, maar maakt het niet het onderwerp uit van een pas l'objet d'une mention marginale sur son acte de naissance.
kantmelding op zijn geboorteakte.
De tabel in bijlage 4 bij de ICBS-Overeenkomst nr. 34 laat toe om te Le tableau dans l'annexe 4 de la Convention CIEC n° 34 permet de
weten welke latere vermeldingen de overeenkomstsluitende Staten in hun connaître les mentions ultérieures que les Etats contractants peuvent
verschillende akten kunnen opnemen, zodat de buitenlandse autoriteit inscrire dans leurs différents actes, de sorte que l'autorité
waaraan het document wordt voorgelegd de symbolen die worden vermeld étrangère à qui le document est présenté soit en mesure d'interpréter
in de vakjes "Andere vermeldingen" van de modellen 1, 3 en 4 van les symboles qui sont mentionnés dans les cases « Autres énonciations
bijlage 1 bij de Overeenkomst zo goed mogelijk zou kunnen » des modèles 1, 3 et 4 de l'annexe 1 de la Convention le mieux
interpreteren, en geen verkeerde conclusie zou trekken ingeval één van possible, et ne tire pas de conclusion erronée de l'absence de l'un
de symbolen die deze autoriteit volgens haar eigen recht zou moeten des symboles que cette autorité aurait été amenée à inscrire selon son
hebben ingeschreven, ontbreekt. propre droit.
De mogelijks te vermelden symbolen zijn deze die zijn opgenomen in Les symboles qui peuvent être mentionnés sont ceux qui figurent au
punt 11 van bijlage 3 bij deze Overeenkomst. point 11 de l'annexe 3 de cette Convention.
Om bruikbaar te zijn moet de bijlage uiteraard worden bijgewerkt Pour pouvoir être utilisée, l'annexe doit évidemment être actualisée
telkens als een Staat een wijziging aanbrengt aan de lijst van zijn chaque fois qu'un Etat apporte une modification à la liste de ses «
"Andere vermeldingen". Autres mentions ».
De voorafgaande neerlegging van zowel de vertalingen als de lijst met Le dépôt préalable des traductions et de la liste des symboles doit
symbolen moet de toepassing van de Overeenkomst vanaf de garantir l'application de la Convention dès son entrée en vigueur (ou
inwerkingtreding ervan (of vanaf het van kracht zijn van de verklaring dès la prise d'effet de la déclaration d'application provisoire).
van voorlopige toepassing) waarborgen.
6. Opheffing omzendbrief van 7 juni 2017 6. Abrogation de la circulaire du 7 juin 2017
De omzendbrief van 7 juni 2017 betreffende de inwerkingtreding en de La circulaire du 7 juin 2017 concernant l'entrée en vigueur et
toepassing van de Overeenkomst nr. 34 inzake de afgifte van meertalige l'application de la Convention n° 34 relative à la délivrance
en gecodeerde uittreksels uit en attesten van akten van de burgerlijke d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état
stand, en bijlagen, gedaan te Straatsburg op 14 maart 2014 (BS civil, et annexes, faite à Strasbourg le 14 mars 2014 (MB du 17
17/11/2017) wordt opgeheven. novembre 2017), est abrogée.
De Minister van Justitie, Le Ministre de la Justice,
V. VAN QUICKENBORNE V. VAN QUICKENBORNE
^