FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN

Oproep tot kandidaatstelling met het oog op het bekomen van een erkenning als adviesorgaan voor de controle van de conformiteit van de systemen voor online verzameling gebruikt voor de verzameling van de steunbetuigingen voor een burgerinitiatief indien de verzamelde gegevens in België bewaard worden, aan de technische specificaties vastgelegd door de Europese Commissie in uitvoering van de Europese Verordening nr. 211/2011 van het Europees Parlement en de Raad van 16 februari 2011 over het burgerinitiatief 1. Erkenning Deze bekendmaking is een oproep tot kandidaturen met het oog op het bekomen van een erkenning als adviesorgaan voor de verificatie van de conformiteit, aan de technische specificaties vastgelegd door de Uitvoeringsverordening nr.1179/2011 van de Commissie van 17 november 2011 « tot vaststelling van technische specificaties voor systemen voor het online verzamelen van steunbetuigingen overeenkomstig Verordening (EU) nr. 211/2011 van het Europees Parlement en de Raad over het burgerinitiatief », gepubliceerd in het publicatieblad van de Europese Unie op 18 november 2011, van de online verzamelsystemen die gebruikt worden voor de verzameling van steunbetuigingen ten voordele van een burgerinitiatief als de verzamelde gegevens in België bewaard worden.

Alleen de kandidaturen van organen die over een ISO-IEC 27.006-certificaat beschikken dat uitgereikt werd door een op Europees vlak geaccrediteerd orgaan, zullen in aanmerking genomen worden.

Onder de kandidatuursdossiers die ten laatste op 30 maart 2012 ingediend zijn naar aanleiding van deze bekendmaking, zal de Minister van Binnenlandse Zaken via de ministerraad aan de Koning een ontwerp van koninklijk besluit voorleggen houdende erkenning van de organen die voldoen aan de voorwaarden vermeld in punten 5 en 6 van deze bekendmaking.

De erkenning van het/de orga(a)n(en) in kwestie zal meegedeeld worden aan de organen die zich kandidaat gesteld hebben. De organen die geen erkenning hebben kunnen verkrijgen, aangezien ze niet voldoen aan de voorwaarden voor erkenning, zullen hier eveneens van op de hoogte gebracht worden. 2. Inleiding : het juridische kader 2.1. De verordening over het burgerinitiatief werd door het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie aangenomen in respectievelijk december 2010 en op 14 februari 2011, en getekend door deze twee instellingen op 16 februari 2011 (gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie op 11 maart 2011).

Dit instrument van inspraakdemocratie maakt het voor een miljoen burgers, die uit minstens een vierde van de lidstaten afkomstig zijn, mogelijk om de Commissie te verzoeken om de Europese wet te wijzigen.

Het burgerinitiatief, dat ingevoerd werd met het verdrag van Lissabon, is zo een nieuwe vorm van medewerking aan de uitwerking van de beleidslijnen van Europa.

Krachtens de nieuwe verordening moet het burgerinitiatief gaan over « een probleem waarover een Wet van de Unie aangenomen kan worden om de verdragen uit te voeren » en « in het kader van haar bevoegdheden de Commissie een voorstel kan doen ». 2.2. In elke Lidstaat van de EU wordt het minimale aantal te verzamelen handtekeningen berekend door het aantal afgevaardigden in het Europees Parlement te vermenigvuldigen met 750. De minimumleeftijd van de ondertekenaars is deze die vereist is om te stemmen voor de Europese verkiezingen. Voor België is het minimumaantal te verzamelen handtekeningen vastgelegd op 16 500. 2.3. De voorgestelde initiatieven moeten het voorwerp uitmaken van een inschrijving op een online register dat ter beschikking wordt gesteld door de Commissie; de registratie zal geweigerd kunnen worden als het initiatief duidelijk tegenstrijdig is met de fundamentele waarden van de Unie of duidelijk niet past in het kader van bevoegdheden van de Commissie die dus niet de gevraagde juridische akte kan voorstellen.

Eens het groene licht van de Commissie verkregen is, mogen de organisatoren het miljoen nodige handtekeningen beginnen te verzamelen.

De steunbetuigingen mogen op papier of online verzameld worden; de organisatoren van het burgerinitiatief zullen een jaar de tijd hebben om de nodige handtekeningen te verzamelen, eens de registratie van het voorstel bevestigd is door de Commissie. 2.4. Om de online verzameling van steunbetuigingen te vergemakkelijken en te beveiligen, heeft de Commissie technische normen vastgelegd.

Deze zijn opgenomen in de Uitvoeringsverordening nr. 1179/2011 van de Commissie van 17 november 2011 « tot vaststelling van technische specificaties voor systemen voor het online verzamelen van steunbetuigingen overeenkomstig Verordening (EU) nr. 211/2011 van het Europees Parlement en de Raad over het burgerinitiatief », gepubliceerd in het publicatieblad van de Europese Unie op 18 november 2011. Er werd eveneens een vrije software ontwikkeld, die de nodige veiligheids- en technische voorzieningen integreert om conform te zijn met de bepalingen van de verordening.Deze software wordt gratis ter beschikking gesteld (https://joinup.ec.europa.eu/software/ocs/release/100). De organisatoren van een burgerinitiatief mogen eveneens steunbetuigingen verzamelen via andere software. Deze moet echter gecertificeerd worden overeenkomstig de technische normen die opgelegd worden door de Europese Commissie. 2.5. Elke Lidstaat van de EU wijst de bevoegde overheid aan die belast is met het afgeven van het certificaat dat attesteert dat het systeem voor online verzameling gebruikt voor de verzameling van de steunbetuigingen overeenkomstig is aan de voorwaarden gesteld in artikel 6.4 van de verordening (beveiliging en technische kenmerken).

In België is de Minister van Binnenlandse Zaken aangewezen als de bevoegde overheid voor de erkenning van de online verzamelsystemen indien de via voormeld systeem verzamelde gegevens bewaard worden in België. De Algemene Directie Instellingen en Bevolking binnen de FOD Binnenlandse Zaken zal de opdracht op zich nemen om de audits die in deze context georganiseerd zullen worden, te superviseren en op te volgen.

Overeenkomstig artikel 6, § 3, van voornoemde verordening, levert de bevoegde overheid, indien het systeem conform is aan de voorwaarden (geschikte beveiliging en technische kenmerken) gesteld in § 4 van hetzelfde artikel uit dezelfde verordening, ingesteld door de Uitvoeringsverordening van de Commissie (EU) nr. 1179/2011 van 17 november 2011 tot vaststelling van technische specificaties voor systemen voor het online verzamelen van steunbetuigingen overeenkomstig Verordening (EU) nr. 211/2011 van het Europees Parlement en de Raad over het burgerinitiatief », gepubliceerd in het publicatieblad van 18 november 2011, binnen een termijn van een maand, hiertoe een certificaat af, overeenkomstig met het model in bijlage IV van voornoemde verordening nr. 211/2011. 2.6. Elke lidstaat duidt eveneens de instantie aan die bevoegd is voor het coördineren van de verificatie van de steunbetuigingen (zie artikel 15, § 2, van voornoemde Verordening 211/2011).

De verificatie zal gebeuren voor de personen die in België verblijven (ingeschreven in de Belgische registers) en voor de Belgische onderdanen die in het buitenland verblijven (ingeschreven in de consulaire bevolkingsregisters) op basis van hun naam en voornamen, hun geboorteplaats en datum, hun nationaliteit en hun woonplaats. De authentificatie van de handtekeningen is niet vereist. De verificatie moet gebeuren binnen een termijn van 3 maanden, te tellen vanaf de ontvangst van de aanvraag die ingediend werd door de organisator van het initiatief (zie artikel 8, § 2, van voornoemde Verordening nr. 211/2011).

Voor België werd de Minister van Binnenlandse Zaken, in uitvoering van artikel 8, § 2, van voornoemde verordening, eveneens aangeduid als bevoegde overheid voor de coördinatie van de verificatie van de steunbetuigingen en om het certificaat af te geven overeenkomstig met het model dat voorkomt in bijlage VI van de Verordening nr. 211/2011, waarbij de Algemene Directie Instellingen en Bevolking van de FOD Binnenlandse Zaken belast is met het uitvoeren van deze verificaties. 3. Opstellen van het reglement betreffende de certificering van systemen voor het online verzamelen 3.1. Om de moderne technologieën in te zetten ten dienste van de inspraakdemocratie, voorziet de Verordening dat de steunbetuigingen zowel online als op papier verzameld mogen worden.

Aangezien de verzamelde gegevens persoonsgegevens zijn, is de Richtlijn 95/46 van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, volledig van toepassing, alsook de Belgische wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

In deze context zijn de organisatoren van het burgerinitiatief en de bevoegde overheden van de Lidstaten de verantwoordelijken voor de behandeling in de zin van de richtlijn en voornoemde wet.

Als verantwoordelijken voor de behandeling van de in het kader van het burgerinitiatief verzamelde gegevens, moeten de organisatoren alle nodige maatregelen nemen om zich aan te passen aan de verplichtingen betreffende wat toegestaan is inzake de behandeling, de veiligheid van de behandeling van de gegevens, het geven van informatie en het recht van de betrokken personen om toegang te krijgen tot hun persoonsgegevens alsook om deze indien nodig te laten rechtzetten en wissen. 3.2. Als verantwoordelijke voor de behandeling, zal de nationale autoriteit die aangewezen wordt om de systemen voor online verzameling te « erkennen », het ad hoc certificaat slechts mogen afleveren als ze, op basis van de nodige controles waartoe ze is overgegaan, voldoende garanties heeft dat de online systemen voor verzameling voldoen aan de bepalingen van artikel 6, § 4, van voornoemde Verordening wat de geschikte beveiliging en technische kenmerken betreft, met name : a) enkel natuurlijke personen mogen online een formulier van steunbetuiging indienen;b) de gegevens die online verstrekt worden, worden verzameld en opgeslagen op een beveiligde manier, om met name te garanderen dat deze gewijzigd noch gebruikt kunnen worden voor andere doeleinden dan om het betrokken burgerinitiatief te ondersteunen en om de persoonsgegevens te beschermen voor een toevallige of ongeoorloofde vernietiging, een verlies, een wijziging, een openbaarmaking of een niet toegestane toegang.c) het systeem kan formulieren voor steunbetuigingen aanmaken onder een vorm die de modellen in bijlage III van de Verordening respecteert, om een controle door de Lidstaten mogelijk te maken. Het doel van deze vereisten is het volgende : - er zeker van zijn dat de persoon die een initiatief steunt wel degelijk bestaat en dat het niet gaat om een computer. Het doel hiervan is immers om een persoon te verhinderen om zich verschillende keren in te schrijven of om zich in te schrijven met de gegevens van iemand anders. Fraude wordt behandeld door andere bepalingen van de verordening. - er zeker van zijn dat de gegevens die geleverd zijn door de ondertekenaars niet gebruikt kunnen worden voor andere doeleinden (en dat ze dus niet gebruikt kunnen worden voor een ander burgerinitiatief) en dat deze niet vervalst, verloren enz. kunnen worden. Dit zijn algemene vereisten die voorkomen in de wetgeving over de bescherming van de gegevens, met name artikel 6 (1) (b) van de Richtlijn 95/46/EG dat « het principe van beperking van finaliteiten » vastlegt voor activiteiten in het kader van gegevensverwerking en ze zijn met name reeds voorzien door artikel 17 van deze Richtlijn, wat het instellen betreft van geschikte technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen voor de bescherming van de persoonsgegevens tegen toevallige of ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking. Het doel van deze bepaling is bijgevolg niet om nieuwe regels op te stellen maar om ervoor te zorgen dat de conformiteit met deze bepalingen over de bescherming van de gegevens verzekerd is. - erop toezien dat de systemen voor online verzameling steunbetuigingen kunnen aanmaken onder hetzelfde formaat als de papieren steunbetuigingen opdat alle Lidstaten deze kunnen controleren. In de praktijk betekent deze bepaling dat het formaat van het formulier dat online verschijnt mag verschillen van het formaat onder Bijlage III (zoals voorzien in artikel 6 (1), derde alinea) en dat de formulieren aangepast kunnen worden aan de noden voor online verzameling. Eens de burgers zich hebben ingeschreven voor een burgerinitiatief, zou het systeem in staat moeten zijn om steunbetuigingen aan te maken met de gegevens van de ondertekenaars onder hetzelfde formaat als dat van Bijlage III. N.B. Aangezien de formulieren van steunbetuigingen specifiek zijn voor het land, mogen ze aangepast worden voor elke lidstaat en enkel de nodige gegevensvelden bevatten voor elk land (zie punt 2.6 van deze bekendmaking : de gegevenslijst).

De vaststelling dat de beveiliging en technische kenmerken waarvan een systeem voor online verzameling is voorzien, geschikt zijn met het oog op de voornoemde voorwaarden, zal gebeuren op basis van het resultaat van verificaties en controles die uitgevoerd worden om zich ervan te verzekeren dat voornoemd systeem overeenkomstig is aan alle technische specificaties zoals vastgelegd door de Commissie. Deze technische specificaties vormen een referentiepunt waarop men zich kan baseren om het systeem te controleren en het certificaat af te geven. 3.3. Binnen de FOD Binnenlandse Zaken, zal de Algemene Directie Instellingen en Bevolking het toezicht en de opvolging van de veiligheidsaudits, die in deze context gevoerd zullen worden, op zich nemen. De Directie zal voor de uitvoering van deze verrichtingen een beroep doen op een adviesorgaan dat hiertoe voorafgaand erkend werd bij in Ministerraad overlegd besluit. 4. Uitleg betreffende de procedure en het certificatiescenario. Reikwijdte van de opdracht van het adviesorgaan 4.1. Definitie Een systeem voor online verzameling in de zin van de Verordening (EU) nr. 211/2011 is een informatiesysteem dat bestaat uit een software en een hardware, een hostingomgeving, werkprocessen en een team om het online verzamelen van de steunbetuigingen uit te voeren. 4.2. Procedure Artikel 6 van de Verordening bepaalt volgende procedures voor de certificering van de systemen voor online verzameling : - de organisatoren moeten de certificering van hun systeem vragen aan de bevoegde overheid van de Lidstaat waar de gegevens opgeslagen zullen worden (de Verordening bepaalt dat de gegevens opgeslagen moeten worden op het grondgebied van een lidstaat); - één enkele Lidstaat moet in principe een systeem voor online verzameling certificeren voor een initiatief dat plaatsvindt in verschillende lidstaten; - de Lidstaten moeten de certificaten die afgegeven werden door de bevoegde overheden van de andere lidstaten, erkennen; - een systeem kan slechts voor één enkel burgerinitiatief gecertificeerd worden. Als de organisatoren hetzelfde systeem voor een ander initiatief willen gebruiken, moeten ze hun systeem opnieuw laten certificeren voor dit nieuwe initiatief; - de organisatoren moeten de certificering zelfs vragen als ze de software van de Commissie gebruiken. De software zoals hij is volstaat niet om de certificering van het systeem te verkrijgen. Het certificeringsproces zou echter vereenvoudigd mogen worden aangezien, op voorwaarde dat de software niet gewijzigd is, enkel de veiligheid van de infrastructuur gecontroleerd zou moeten worden.

De bevoegde overheid beschikt over een maand vanaf de aanvraag van de organisator van het burgerinitiatief om het overeenkomstigheidscertificaat af te leveren of om te weigeren dit af te leveren. 4.3 De eigenlijke technische specificaties waaraan de systemen voor online verzameling moeten voldoen.

Deze specificaties worden vastgelegd in de Uitvoeringsverordening (EU) nr. 1179/2011 van de Commissie van 17 november 2011 « tot vaststelling van technische specificaties voor systemen voor het online verzamelen van steunbetuigingen overeenkomstig Verordening (EU) nr. 211/2011 van het Europees Parlement en de Raad over het burgerinitiatief », gepubliceerd in het publicatieblad van de Europese Unie op 18 november 2011. 4.4. Opdracht van het adviesorgaan De controles uitvoeren die nodig zijn, een auditverslag opstellen, dat voor elk van voornoemde controles en verificaties de gebruikte methode en het resultaat vermeldt, en als conclusie een formeel en expliciet advies bevat over de conformiteit of de niet-conformiteit van het systeem voor online verzameling met de vereisten gesteld door artikel 6 (4) van de Verordening en de technische specificaties bedoeld onder punt 4.3 van deze bekendmaking. 5. Minimale voorwaarden waaraan de organen moeten voldoen om erkend te worden als adviesorgaan voor de verificatie van de conformiteit van de systemen voor online verzameling, aan de technische specificaties die vastgelegd zijn door de Europese Commissie in uitvoering van de Europese Verordening (EU) nr.211/2011 van 16 februari 2011 van het Europees Parlement en de Raad over het Burgerinitiatief : 1° houder zijn van een ISO/IEC 27.006-certificaat uitgereikt door een op Europees niveau geaccrediteerd orgaan; 2° nuttige operationele ervaring aantonen, doorheen de laatste 5 jaar, in toepassing van de norm ISO/IEC 27.001; 3° zich ertoe verbinden om via e-mail een definitieve ondertekende offerte te bezorgen binnen de 3 dagen na de auditvraag uitgaande van de Algemene Directie Instellingen en Bevolking.Deze prijsofferte wordt eveneens bevestigd via de post; 4° zich ertoe verbinden om de auditverslagen via e-mail en via bij de post aangetekende zending te bezorgen, ten laatste binnen de 10 dagen na de verzending via e-mail van de bestelbon van de audit, naar behoren ondertekend door een door de Algemene Directie Instellingen en Bevolking bevoegde ambtenaar.6. Indiening van de kandidaturen De kandidatuurdossiers kunnen via een aangetekende zending bij de post tegen ten laatste 30 maart 2012 gestuurd worden naar : FOD Binnenlandse Zaken Algemene Directie Instellingen en Bevolking Ter attentie van de heer J.VERHEGGEN, Adviseur Park Atrium Koloniënstraat 11 1000 Brussel.

Het kandidatuurdossier toont duidelijk en gemotiveerd met de nodige stukken en documenten ter ondersteuning, aan dat het kandidaat-orgaan voldoet aan de voorwaarden bedoeld in punt 5 om erkend te worden als adviesorgaan voor de controle van de conformiteit, van de online verzamelsystemen die gebruikt worden voor de verzameling van steunbetuigingen aan een burgerinitiatief als de verzamelde gegevens in België bewaard worden, aan de technische specificaties vastgelegd door de Europese Commissie in uitvoering van de Europese Verordening (EU) nr. 211/2011 van 16 februari 2011 van het Europees Parlement en de Raad over het Burgerinitiatief. Het kandidatuurdossier moet vermelden welke informatie als vertrouwelijk moet worden beschouwd en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet verspreid mogen worden door de overheid die gevraagd wordt om de erkenning toe te kennen.

Het moet verplicht de volgende informatie bevatten : * de handelsnaam of benaming van het orgaan dat zich kandidaat stelt; * de rechtsvorm van het orgaan; * de nationaliteit ervan; * de maatschappelijke zetel ervan; * de contactgegevens van de commercieel afgevaardigde die geraadpleegd kan worden; * het nummer en de benaming van de bankrekening van het kandidaat-orgaan waarop de betalingen gestort moeten worden, alsook, indien het kandidaat-orgaan zijn zetel heeft buiten België, de volledige en correcte vermelding van de bankrekening waarop de betalingen gestort moeten worden; * de identificatie en nationaliteit van de eventuele onderaannemers en de personeelsleden waarop het kandidaat-orgaan een beroep zal kunnen doen voor de vervulling van zijn auditopdracht; * de namen, voornamen, hoedanigheid en handtekening van de persoon die gemachtigd is om op te treden namens het kandidaat-orgaan (de documenten die deze bevoegdheid bewijzen moeten bij het dossier gevoegd worden); * de datum waarop de in vorig punt vernoemde persoon de kandidatuursbrief ondertekend heeft; * het volledige registratienummer van het kandidaat-orgaan bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. 7. Criterium voor de aanduiding van het orgaan dat belast wordt met de audit van een online verzamelsysteem dat gebruikt wordt bij een burgerinitiatief Bij elk burgerinitiatief in het kader waarvan een online verzamelsysteem gebruikt zal worden voor de verzameling van steunbetuigingen wanneer de gegevens in België bewaard zullen worden, zal de Algemene Directie Instellingen en Bevolking via e-mail een dringende vraag tot prijsaanduiding sturen naar alle erkende organen voor de audit van dit systeem.Deze vraag wordt dezelfde dag nog bevestigd via een aangetekende zending.

De opdracht van audit van het systeem voor online verzameling zal toegewezen worden aan het orgaan dat ten laatste binnen de drie dagen na de aanvraag via e-mail en bevestigd via de post, de offerte met de laagste vaste prijs heeft ingediend.

Voor bijkomende inlichtingen kan contact opgenomen worden met Mevr.

C.ROUMA, Operationeel Directeur (tel. : 02-518 20 31 - e-mail : christiane.rouma@rrn.ibz.fgov.be ) of de heer Marc Ruymen, Informaticus (tel. : 02-518 22 65 - e-mail : marc.ruymen@rrn.ibz.fgov.be).

De Minister van Binnenlandse Zaken, Mevr. J. MILQUET