MINISTERIE VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN MINISTERIE VAN JUSTITIE

14 JUNI 2002. - Gemeenschappelijke richtlijn MFO-3 van de Ministers van Justitie en van Binnenlandse Zaken betreffende het informatiebeheer inzake gerechtelijke en bestuurlijke politie

Aan de Dames en Heren Burgemeesters, Aan de Commissaris-generaal van de federale politie.

Ter kennisgeving van : De Dames en Heren Procureurs-generaal, Mevrouw en Heren Provinciegouverneurs, Mevrouw de Gouverneur van het administratief arrondissement Brussel-Hoofdstad, De Heer Federaal procureur en de Dames en Heren Magistraten van het federaal parket, Dames en Heren Arrondissementscommissarissen, De Heer voorzitter van de Vaste Commissie van de lokale politie, De Dames en Heren Korpschefs van de lokale politie, Mevrouw de Burgemeester, Mijnheer de Burgemeester, Mijnheer de Commissaris-generaal, 1. ALGEMEEN KADER De Wet op de geïntegreerde politie van 7 december 1998 vervangt het artikel 39 van de wet op het politieambt door de onderafdeling 3 « Het informatiebeheer » dat de artikelen 44/1 t.e.m. 44/11 omvat. Deze artikelen maken deel uit van Hoofdstuk 1 « Opdrachten van de politiediensten », Afdeling 1 « Opdrachten van de politiediensten en het vervullen van hun opdrachten ». Zij werden van kracht op 1 januari 2001.

De artikelen 44/1 t.e.m. 44/11 van de wet op het politieambt worden zo de belangrijkste referentietekst voor de inzameling en de verwerking van politionele informatie.

Een aantal koninklijke en ministeriële besluiten moeten de verschillende opdrachten en verantwoordelijkheden ter zake vastleggen.

Een interministeriële werkgroep (« werkgroep 44 » genoemd) bereidt deze teksten op dit ogenblik voor.

Gelet op de datum van inwerkingtreding van de artikelen 44/1 t.e.m. 44/11 van de wet op het politieambt is het dringend noodzakelijk richtlijnen te verspreiden om de overgangsperiode te dekken tot de inwerkingtreding van de definitieve teksten. Huidige omzendbrief wil dus hierin voorzien, met name de uitvoering van artikel 44/4 m.b.t. de verwerking van de gegevens en inlichtingen, ingezameld door de politiediensten op basis van artikel 44/1, in de algemene nationale gegevensbank (ANG).

Ten aanzien van de lokale politie is deze omzendbrief te beschouwen als een dwingende richtlijn in het kader van het inwinnen van informatie noodzakelijk voor de federale overheden (artikel 62, 6° van de wet van 7 december 1998).

Voor de federale politie, die voor het vervullen van haar opdrachten van bestuurlijke en gerechtelijke politie onder het gezag staat van respectievelijk de Minister van Binnenlandse Zaken en de Minister van Justitie, is dit een richtlijn in de zin van artikel 97 van de wet van 7 december 1998.

Het advies van de Adviesraad van burgemeesters werd op 30 januari 2002 uitgebracht en dat van het College van procureurs-generaal op 17 april 2002. 1.1. Wettelijke en reglementaire grondslagen Verschillende wetteksten regelen de inzameling en de verwerking van politionele informatie. 1.1.1. De wet op het politieambt De richtlijnen van de artikelen 44/1 t.e.m. 44/11 zijn de volgende : - Concreet belang (art. 44/1).

De politiediensten mogen persoonlijke gegevens en inlichtingen over gebeurtenissen, groeperingen en personen die een concreet belang vertonen voor de uitoefening van de opdrachten van gerechtelijke en bestuurlijke politie, inzamelen en verwerken.

Deze gegevens en inlichtingen kunnen enkel worden medegedeeld aan de politieoverheden en politiediensten, aan de inlichtingen- en veiligheidsdiensten en aan de algemene inspectie van de federale politie en van de lokale politie die ze nodig hebben voor de uitoefening van hun opdrachten. - Bescherming van de persoonlijke levenssfeer (art. 44/2) De inzameling, de verwerking en de overdracht van informatie moeten overeenkomstig de wetgeving op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer gebeuren. - Toezichthoudende autoriteit (art. 44/3).

De inlichtingen van bestuurlijke politie worden ingewonnen en verwerkt onder het gezag van de Minister van Binnenlandse Zaken en de inlichtingen van gerechtelijke politie onder het gezag van de Minister van Justitie, onverminderd de eigen bevoegdheden van de gerechtelijke overheden. - Eén algemene nationale gegevensbank (art. 44/4).

De politiediensten maken hun inlichtingen ambtshalve en rechtstreeks over aan een algemene nationale gegevensbank, die wordt beheerd binnen een algemene directie die belast is met de ondersteuning, en onder toezicht staat van een controleorgaan. - Informatieplicht (art. 44/5).

De politiediensten hebben een informatieplicht ten aanzien van de gerechtelijke en bestuurlijke autoriteiten, elk voor de gegevens die hen betreffen. - Naleven van het wetboek van strafvordering (art. 44/6).

De gerechtelijke informatie moet aan de gerechtelijke autoriteiten worden meegedeeld, dit overeenkomstig het wetboek van strafvordering. - Controleorgaan (art. 44/7).

Een controleorgaan, geleid door een federaal magistraat, is belast met de controle op de naleving van de toegangsregels tot de gegevensbank en het zenden van de gegevens naar deze gegevensbank; het orgaan beschikt hiertoe over een onbeperkte toegang tot de informatie en de lokalen waar de ambtenaren hun taken uitvoeren. - Uitstellen van de toezending (embargo) (art. 44/8).

Het zenden van informatie kan enkel door de bevoegde magistraat en in akkoord met de federale procureur uitzonderlijk worden uitgesteld in geval van gevaar voor de uitoefening van de strafprocedure of voor de veiligheid van een persoon. - Statuut (art. 44/9).

Een bijzonder statuut is voorzien voor de beheerders van de gegevensbank om hun onafhankelijkheid en hun neutraliteit te waarborgen. - Vormgeving van de richtlijnen (art. 44/10).

De uitvoeringsprincipes zullen bij koninklijk besluit worden vastgelegd. - Sancties (art. 44/11).

Het achterhouden en niet overmaken van informatie kan strafrechtelijk worden bestraft. 1.1.2. Andere teksten De specifieke wettelijke en reglementaire bepalingen betreffende de informatieverwerking kunnen niet los worden gezien van de andere teksten die de uitvoering van opdrachten van gerechtelijke en bestuurlijke politie regelen. Het gaat met name om : - het strafwetboek en het wetboek van strafvordering; - de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens; - de wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus (in het bijzonder, artikelen 61, 62 en 97); - bijzondere strafwetten en wetten met finaliteit van bijzondere bestuurlijke politie, die al dan niet strafrechtelijke bepalingen bevatten; - omzendbrieven van de voogdijministers of van het College van procureurs-generaal die voorschriften betreffende de uitvoering van opdrachten van gerechtelijke of bestuurlijke politie bevatten; - etc. 1.2. Uitwerking van het verwerkingsproces van politionele informatie Vertrekkende van de vaststelling dat de geïntegreerde en gecentraliseerde verwerking van politionele informatie één van de hoekstenen vormt van de werking van de geïntegreerde politie, gestructureerd op twee niveaus, is het vertrekpunt voor de aanleg van de algemene nationale gegevensbank tweeledig : de functionele definitie van een reeks principes en regels voor informatieverwerking gebaseerd op een geïntegreerd concept enerzijds, en de geleidelijke vertaling van deze regels in de werking van de bestaande of in project zijnde informatiesystemen anderzijds.

De inwerkingstelling van de algemene nationale gegevensbank zal dus in fases verlopen : - de verspreiding van richtlijnen die de geïntegreerde politie in staat stellen de informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van haar opdrachten van gerechtelijke en bestuurlijke politie in de huidige toestand, te verwerken; - de verfijning van het wettelijke en reglementaire kader voor informatieverwerking, met name door de uitwerking en de inwerkingtreding van de koninklijke uitvoeringsbesluiten bepaald door de artikelen 44/1 en volgende van de wet op het politieambt; - de geleidelijke aanleg van de algemene nationale gegevensbank met haar componenten van gerechtelijke en bestuurlijke politie.

Zoals reeds aangekondigd in de werkzaamheden van de werkgroepen ter voorbereiding van de politiehervorming is de kern van de aanleg van de algemene nationale gegevensbank de huidige nationale criminele gegevensbank op gerechtelijk vlak en de belangrijkste manuele documentatie op het vlak van bestuurlijke politie.

De ontwikkeling van de overgangsrichtlijnen inzake informatieverwerking houdt rekening met deze realiteiten. 2. BEGINSELEN VAN DE INFORMATIE-VERWERKING 2.1. Integratie van de informatieverwerking Het totaalconcept van de algemene nationale gegevensbank heeft als doelstelling de juiste informatie op het juiste ogenblik op de juiste plaats te brengen met het oog op een efficiëntere en effectievere uitvoering van de opdrachten van gerechtelijke en bestuurlijke politie. Hierdoor zullen de politiediensten de veiligheid van de burgers beter kunnen helpen waarborgen en de democratische werking van de rechtsstaat helpen verzekeren.

Het uitgangspunt van het totaalconcept is de integratie van de informatiebehoeften op een transparante manier in de operationele politionele activiteiten. Om de algemene nationale gegevensbank te voeden volstaat het dat elke politieambtenaar zijn politionele informatieopdracht correct uitvoert. De exploitatie van die informatie noodzaakt de kennis van de mogelijkheden van deze gegevensbank. 2.2. Definities De gecentraliseerde en geïntegreerde verwerking van de politionele informatie impliceert het gebruik van duidelijke en eenduidige definities door alle betrokken actoren. Daarom komen deze voor in de richtlijnen bestemd voor de autoriteiten en de politiediensten. 2.3. Het begrip « concreet belang » Het referentiecriterium voor de inzameling en de verwerking van informatie is het concrete belang dat deze informatie vertoont voor de uitvoering van opdrachten van gerechtelijke en bestuurlijke politie.

Indien de inhoud van de informatie deze drempel bereikt, moet zij worden geregistreerd. In tegengesteld geval moet de informatie niet worden geregistreerd.

Het concreet belang is gebonden aan het wettelijk gerechtvaardigde karakter van de inhoud, van de vorm en van de exploitatietermijnen van de gegevens bij elke stap van de informatieverwerking in het raam van de uitoefening van wel bepaalde opdrachten van gerechtelijke of bestuurlijke politie.

Het principe van dit begrip berust dus op de doelstellingen waarvoor de politionele informatie wordt verwerkt.

Deze doelstellingen zijn zelf gebaseerd op de informatiebehoeften in het raam van de uitvoering van de opdrachten van gerechtelijke en bestuurlijke politie, met name : - hulp bij de controle van personen, vervoermiddelen of voorwerpen tegenover dewelke een politionele, gerechtelijke of bestuurlijke maatregel moet worden genomen; - hulp bij het beheer van evenementen van bestuurlijke politie : gebruik voor operationele doeleinden, voor doeleinden van informatie van de bevoegde autoriteiten (bestuurlijke, gerechtelijke, militaire) en van beheer in het raam van de veiligheidsplannen; - hulp bij het gerechtelijk opsporingswerk of het administratief onderzoek; - hulp bij het beheer, in het kader van de beleidsontwikkeling met betrekking tot de nationale of lokale veiligheidsplannen.

Het begrip van concreet belang kan worden verzekerd door achteraf genomen maatregelen waardoor niet om het even welke informatie geregistreerd wordt en blijft : aangepaste ventilatietermijnen van de informatie, bijzondere maatregelen voor toegang tot de informatie, een strikte controle van de kwaliteit en relevantie van de gegevens door de Directie van de nationale gegevensbank, het Controleorgaan of de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Enkele voorbeelden zullen het op concretere wijze mogelijk maken om bestanddelen van het concrete politionele belang beter af te bakenen : - Men kan ervan uitgaan dat informatie die in de processen-verbaal wordt opgenomen een concreet belang inhoudt. De opsteller beschrijft immers de informatie en de vaststellingen betreffende de gebeurtenis waarvan hij kennis heeft genomen, alsook de onderzoeksdaden die hij ter zake stelt. Dit geldt niet voor het verhoor dat de woorden van een derde persoon weergeeft. Er dient een grondige beoordeling te worden uitgevoerd alvorens de inlichting van het verhoor in de algemene nationale gegevensbank te registreren. De discussie gaat dus veeleer over de informatie die niet in een proces-verbaal is opgenomen. - De informatie betreffende niet-concrete feiten (« zachte » informatie) kan ook worden geregistreerd. De politieambtenaar is de essentiële filter die oordeelt of de informatie waarvan hij kennis heeft genomen, voldoende belangrijk is om in een informatierapport te worden geregistreerd en te worden meegedeeld aan het arrondissementele informatiekruispunt (AIK). Het basisdocument moet een duidelijke motivering vermelden op basis waarvan bepaalde entiteiten met een criminele context kunnen worden verbonden.

Achteraf genomen maatregelen kunnen eveneens garanderen dat dit begrip van algemeen belang wordt gerespecteerd, dit wil zeggen dat niet om het even welke informatie wordt geregistreerd : aangepaste ventilatietermijnen van de informatie, bijzondere maatregelen voor toegang tot de informatie, een strikte controle van de kwaliteit en relevantie van de gegevens door de Directie van de nationale gegevensbank, het Controleorgaan of de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. - De informatie-inzameling verbonden met het aan het licht komen van een gebeurtenis, van aard om het nemen van maatregelen door de bestuurlijke overheid, vormt een ander voorbeeld.

Enkele voorbeelden van informatie die een concreet belang vertonen voor de uitoefening van de politieopdrachten kunnen ter illustratie gegeven worden : - het plegen van een hold-up in een bankinstelling (concrete informatie van gerechtelijke politie); - de door een tipgever verstrekte informatie van plannen om een diefstal gewapenderhand te plegen in een apotheek (niet concrete informatie van gerechtelijke politie); - het aankondigen van de organisatie van een betoging in Brussel gedurende een Europese top (concrete informatie van bestuurlijke politie); - de informatie dat hooligans een voetbalwedstrijd willen verstoren door het aanvallen van de supporters van de tegenpartij (niet concrete informatie van bestuurlijke politie). 2.4. Specifieke regels van de informatieverwerking 2.4.1. De algemene nationale gegevensbank is een conceptueel model dat zich op de twee niveaus van de geïntegreerde politie situeert : het lokale niveau (de lokale politie) en het federale niveau (de federale politie met zijn federale en gedeconcentreerde diensten). 2.4.2. Er is slechts één algemene nationale gegevensbank (concrete en niet concrete bestuurlijke en gerechtelijke informatie) met een absolute informatieplicht voor alle betrokken politieambtenaren (behalve in uitzonderingsgevallen) via een maximale en gestructureerde doorstroming van de informatie. 2.4.3. De informatiebehoeften moeten in het dagelijks werk van de politieman worden geïntegreerd. 2.4.4. Een aantal beslissingen kunnen niet door de vaststeller of opsteller worden genomen (v.b. een te nemen maatregel t.o.v. een persoon) en vergen aldus een "validatieniveau". 2.4.5. De toegang tot de informatie door bevoegde overheden en politiediensten wordt gemoduleerd naar gelang de aard van de informatie door het invoeren van gebruikscodes en/of evaluatieroosters. Er wordt voorzien in een maximale toegankelijkheid van de informatie voor de politiediensten, op voet van gelijkheid, alsook voor de bevoegde gerechtelijke overheden. 2.4.6. De naleving van de bepalingen van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en haar uitvoeringsbesluit staat ook centraal. 2.5. Inwerkingstelling van de algemene nationale gegevensbank 2.5.1. Uitgangspunten De organisatie en de werking van de algemene nationale gegevensbank zijn nauw verbonden met de werkprocessen binnen de verschillende diensten van de geïntegreerde politie, gestructureerd op twee niveaus.

Deze werkprocessen genereren en gebruiken immers operationele informatie.

Vertrekkende van dit principe heeft de politiehervorming eveneens als doel een efficiëntere, krachtigere informatieverwerking op touw te zetten, waarbij elke politieambtenaar een rol moet spelen. Het is dan ook essentieel dat elke - lokale of federale - dienst, zich ten volle inzet voor het in praktijk brengen van deze informatiestroom, dit wil zeggen voor een goede uitvoering van de taken die hem opgedragen worden. 2.5.2. De informatiestroom De stroom die de informatieverwerking mogelijk maakt - dit wil zeggen het inzamelen, evalueren, registreren, vatten, zenden, bewaren, uitwissen en archiveren, alsook het raadplegen en meedelen van de gegevens -, kan in verschillende etappes worden opgesplitst in het raam van het politiewerk : - de kennisneming van de informatie; - de informatieafhandeling; - de uit de verwerking afgeleide werkprocessen; - de exploitatie van de gegevens van de algemene nationale gegevensbank (en aangesloten gegevensbanken).

Deze fasen zullen in de overgangs-richtlijnen van het reglement als bijlage worden gedetailleerd. 2.6. Beperking om bijzondere politionele gegevensbanken te creëren.

Krachtens de artikelen 44/4, 44/6 en 44/7 moet alle door de politiediensten verzamelde informatie aan de algemene nationale gegevensbank worden gezonden. De wet voorziet de mogelijkheid voor de politiediensten om in bijzondere omstandigheden gegevensbanken te creëren, met voorafgaande mededeling aan het controleorgaan.

De creatie van bijzondere gegevensbanken door de politiediensten is tijdens de overgangsperiode waarin de uitvoeringsteksten van de wet worden opgesteld evenwel aan een moratorium onderworpen, behalve overleg met de directie van de nationale gegevensbank (DSB). 3. VERANTWOORDELIJKHEDEN 3.1. De politieoverheden Naast de in artikel 44/1 van de WPA bedoelde overheden, zal het in artikel 44/7 vermelde controleorgaan binnenkort worden opgericht.

De voorlopige bevoegdheden van de toezichthoudende magistraten krachtens de wet van 7 december 1998, worden in de omzendbrief nr. 3/2001 van het College van procureurs-generaal gedetailleerd zoals vervangen door de gemeenschappelijke omzendbrief van de Minister van Justitie en het College van procureurs-generaal betreffende het federaal parket. 3.2. De politiediensten Ter concretisering van de informatieverwerking is de algemene nationale gegevensbank er voor en door de politiemensen op het terrein. Zij vormen de belangrijkste betrokken partij als leveranciers en eindgebruikers van de informatie.

De verantwoordelijken zijn de Directeur-generaal van de Algemene Directie van de Operationele Ondersteuning en zijn medewerkers belast met het beheer op functioneel (Directie van de nationale gegevensbank - DSB) en technisch vlak (Directie van de Telematica - DST).

In de logica van de integratie is de Directeur Generaal van de operationele ondersteuning onder de coördinatie van de Commissaris Generaal verantwoordelijk voor de organisatie van het informatiebeheer t.o.v. de Ministers.

De algemene nationale gegevensbank wordt beheerd in een dienst die onder leiding staat van een diensthoofd en een adjunct-diensthoofd.

Eén van beide behoort tot de federale politie en de andere behoort tot de lokale politie. 4. OVERGANGSRICHTLIJNEN 4.1. Overgangsreglement De overgangsrichtlijnen als bijlage vormen een echt « handboek » voor het beheer van politionele informatie en bevat de regels voor de werking van de algemene nationale gegevensbank.

Dit reglement is als volgt georganiseerd : - Het bevat vier boeken : a) Boek 1 : de verwerking van de informatie inzake gerechtelijke politie b) Boek 2 : de verwerking van de informatie inzake bestuurlijke politie c) Boek 3 : de verwerking van de informatie inzake de politie van het wegverkeer d) Boek 4 : de richtlijnen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (nog niet verspreid) - Elk van deze boeken wordt op dezelfde wijze gestructureerd a) Een algemene nota die de grote lijnen van de inzameling en verwerking van politionele informatie beschrijft;deze uitleg verwijst tevens naar een reeks fiches; b) Fiches per onderwerp die de precieze richtlijnen aangeven die men moet volgen om deze stroom correct in werking te stellen. Dit « handboek » zal geleidelijk aangepast worden en neemt eerst en vooral de meest dringende richtlijnen op, die op korte termijn onontbeerlijk zijn. Het zal geleidelijk worden aangevuld. Aangezien het document uit modules is samengesteld, volstaat het om, indien nodig, nieuwe fiches toe te voegen ter vervanging van de verlopen fiches. 4.2. Bestaande toepassingen Wat het gebruik van de bestaande politietoepassingen (ISLP, Polis-brigade, PV-register, de centrale toepassingen van de nationale criminele gegevensbank,...) betreft, zullen de handboeken en vademecums die reeds verspreid zijn in de betrokken politiediensten nog steeds worden gebruikt. 4.3. Begeleidingsmaatregelen en contactpunt 4.3.1. De inwerkingstelling van de overgangsrichtlijnen zal begeleid worden. Informatie- en vergemakkelijkingsessies zullen georganiseerd worden. De precieze informatie betreffende die sessies zal u ten gepaste tijd meegedeeld worden. 4.3.2. Het contactpunt voor de ondersteuning van de inwerkingstelling van de overgangsrichtlijnen situeert zich, binnen de Algemene Directie van de Operationele Ondersteuning van de Federale Politie, bij de directie van de nationale gegevensbank (DSB).

Algemeen contactpunt : Directie van de nationale gegevensbank (DSB) Fritz Toussaintstraat 47 1050 Brussel Tel. : 02-642 78 39.

Fax : 02-642 76 38.

Wij zouden u dankbaar zijn indien u alle leden van de politiediensten op de hoogte brengt van het voorgaande.

Deze gemeenschappelijke richtlijn treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

De Minister van Binnenlandse Zaken, A. DUQUESNE De Minister van Justitie, M. VERWILGHEN