24 APRIL 2003. - Besluit van de Waalse Regering betreffende het budgettaire, boekhoudkundige, financiële en vermogensbeheer van het "Agence wallonne à l'Exportation" (Waals Exportagentschap)

De Waalse Regering, Gelet op het decreet van 2 april 1998 tot oprichting van het "Agence wallonne à l'Exportation", inzonderheid op de artikelen 19 en 20;

Gelet op de beslissing van de raad van bestuur van het "Agence wallonne à l'Exportation" van 18 juni 1999;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 22 februari 2002;

Gelet op het advies van de Minister van Begroting, gegeven op 22 maart 2002;

Op de voordracht van de Minister van Begroting, Huisvesting, Uitrusting en Openbare Werken, Besluit : HOOFDSTUK I. - Algemeen

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit verstaat men onder : 1° "het Agentschap" : het "Agence wallonne à l'Exportation";2° "de Minister" : de Minister bevoegd voor Buitenlandse Handel. HOOFDSTUK II. - Begroting Afdeling 1. - Begroting van de ontvangsten en uitgaven

Art. 2.De begroting omvat alle ontvangsten en uitgaven van het Agentschap tijdens het jaar waarvoor ze opgemaakt is, wat de oorsprong en de oorzaak ervan ook mogen zijn.

Art. 3.Onder ontvangsten worden verstaan : alle rechten die aan het Agentschap toekomen wegens zijn betrekkingen met derden.

Onder uitgaven worden verstaan : alle rechten die door derden verkregen zijn en die ten laste zijn van het Agentschap. De verrichtingen op gelden van derden worden voor orde op de begroting aangerekend.

Art. 4.Voor contracten en opdrachten waarvan de uitvoeringstermijn meer dan een begrotingsjaar in beslag neemt, bepaalt de begroting enkel het bedrag van de betalingen die in de loop van het betrokken begrotingsjaar invorderbaar worden. De verbintenissen die aan het einde van het betrokken boekjaar niet nageleefd zijn, worden aangerekend op de tussenrekeningen van de balans.

Elk dossier vermeldt duidelijk het gedeelte van de uitgaven dat op het jaar zelf moet worden aangerekend alsook het gedeelte dat op de tussenrekeningen van de balans moet worden aangerekend.

Art. 5.De budgettaire aanrekening wordt uitgevoerd op basis van het document dat voor derden bestemd is of dat van hen uitgaat, en waarbij het bestaan en de omvang van de verrichting vastgesteld worden.

Art. 6.De ramingen betreffende de ontvangstposten van de begroting houden geen beperking in van de te verrichten ontvangsten.

De ontvangsten moeten geboekt worden op de posten die ervoor bestemd zijn.

Art. 7.De op de uitgavenposten uitgetrokken kredieten beperken de uitgaven tot het vastgestelde bedrag.

De kredieten worden enkel gebruikt tot de doeleinden waarvoor ze bestemd zijn.

Art. 8.§ 1. De overdrachten en overschrijdingen van kredieten die op de begroting van het Agentschap uitgetrokken worden, moeten, vóór elke tenuitvoerlegging, goedgekeurd worden door de Minister. § 2. Voor een dringende en onvoorziene uitgave die een kredietoverschrijding tot gevolg heeft, stelt de raad van bestuur de gepaste begrotingswijziging voor aan de Minister.

De Minister spreekt zich uit binnen vijftien werkdagen na ontvangst van het voorstel. Na het verstrijken van deze termijn wordt de begrotingswijziging geacht goedgekeurd te zijn. Afdeling 2. - Vorm van de begroting en van haar bijlagen

Art. 9.Het begrotingsontwerp van het Agentschap wordt aan de hand van tabellen opgemaakt, in een vorm die gezamenlijk bepaald wordt door de Minister en de Minister van Begroting.

Die tabellen moeten overeenkomstig de bepalingen van artikel 4 opgemaakt worden.

De ontvangsten en uitgaven worden er volgens hun aard ingedeeld binnen elk programma.

Art. 10.De prognoses van ontvangsten en de kredieten voor uitgaven worden met afzonderlijke bewijsnota's gestaafd.

Art. 11.De prefiguratie van de rekeningenbewegingen wordt gevoegd bij het begrotingsontwerp. HOOFDSTUK III. - Controle van de vastleggingen

Art. 12.Een controleur van de vastleggingen let erop dat de begrotingskredieten niet overschreden worden.

De controleur wordt aangewezen door de raad van bestuur van het Agentschap.

Art. 13.Van de goedkeuring van de besluiten tot toekenning van toelagen, de overeenkomsten en de contracten en opdrachten voor werken en leveringen van goederen of diensten mag geen kennis worden gegeven vooraleer deze contracten en opdrachten geviseerd zijn door de controleur van de vastleggingen, met uitzondering van hetgeen dat bedoeld is in artikel 16, 3°, van dit besluit.

Art. 14.De ten laste van de begroting uitgevoerde betalingen worden door de controleur der vastleggingen geviseerd, die er op let dat zij het bedrag van de vastleggingen waarop ze betrekking hebben, niet overschrijden.

Art. 15.De controleur van de vastleggingen mag zich alle stukken, inlichtingen en ophelderingen doen verstrekken betreffende de vastleggingen en betalingen.

Art. 16.Aan de controleur van de vastleggingen worden onderworpen : 1° voor een visum tot vastlegging, vóór hun notificatie, de contracten, opdrachten en besluiten tot toekenning van een werkingstoelage en de statutaire opdrachten van het Agentschap, met uitzondering van hetgeen dat bedoeld is in § 3 van dit artikel;2° voor een visum tot provisionele vastlegging : de ramingsstaten van de sommen die, tijdens het begrotingsjaar, van het Agentschap eisbaar zullen worden wegens verbintenissen die voortvloeien uit de uitvoering hetzij van wets- of reglementsbepalingen inzake wedden en verschillende toelagen, hetzij van contracten voor het verhuren van goederen en van abonnements- en betaalbaarstellingscontracten;3° voor een visum tot regularisatievastlegging : a) voor financiële kosten en wisselverschillen;b) voor de verantwoording van de noodzakelijke voorschotten voor de efficiënte uitvoering van economische opdrachten in het buitenland, deelnamen aan internationale evenementen en uitnodigingen van belangrijke persoonlijkheden, alsook voor de werking van het netwerk van economische en handelsattachés;c) voor de aanrekening van alle uitgaven die het voorwerp zijn van een provisionele vastlegging, met name de wedden, sociale bijdragen en verschillende toelagen;d) voor de aanrekening van kredietnota's ter verbetering van vooraf aangerekende facturen.

Art. 17.§ 1. Voor de vastleggingen onder artikel 16, 1°, 2° en 3°, legt de verantwoordelijke dienst van het Agentschap, aan de controleur van de vastleggingen een vastleggingsbulletin voor, met de volgende inlichtingen : 1° het doel van de te viseren akte;2° de datum van vastleggingsaanvraag;3° de ontvangende partij (leverancier, aannemer, schuldeiser of beneficiant);4° de vermoedelijke uitgave volgens de overeenkomst of volgens alle andere ramingsgegevens;5° het aanrekeningsjaar, de begroting, het artikel en de analytische code;6° de betrokken dienst;7° de naam en de hoedanigheid van de ordonnateur. Het bulletin gaat vergezeld van het dossier met de verantwoordingsstukken van de te verrichten uitgave; dit dossier wordt na visering door de controleur naar de betrokken overheid teruggezonden.

Art. 18.§ 1. Elke verhoging, vermindering of annulering van een door de controleur van de vastleggingen geviseerde vastlegging wordt hem onmiddellijk genotificeerd door middel van een wijzigend bulletin dat met een rechtvaardigingsdossier gestaafd is. § 2. De verminderingen of annuleringen van het bedrag van tijdens een vroeger begrotingsjaar geviseerde vastleggingen worden aan de controleur van de vastleggingen minstens eenmaal per trimester genotificeerd door middel van een wijzigend bulletin dat met een rechtvaardigingsdossier gestaafd is.

Zij mogen geen verhoging van het voor het lopende begrotingsjaar beschikbare bedrag tot gevolg hebben. § 3. De documenten waarvan sprake in §§ 1 en 2 worden toegezonden op de bij artikel 17 bepaalde wijze.

Art. 19.Aan de controleur van de vastleggingen worden regelmatig medegedeeld : 1° de opmerkingen van het Rekenhof en de antwoorden op die opmerkingen;2° de wijzigingen in de aanrekeningen die hij geboekt heeft;3° de beroepen en verslagen van de Regeringscommissarissen bij het Agentschap. HOOFDSTUK IV. - Boekhouding

Art. 20.De boekhouding wordt gevoerd volgens een systeem van boeken en rekeningen overeenkomstig de gewoonlijke regels van de dubbele boekhouding.

Art. 21.De open rekeningen worden bepaald in een boekhoudplan dat conform is met de voorstelling van het minimum genormaliseerde boekhoudplan overeenkomstig het koninklijk besluit van 12 september 1983 tot uitvoering van de wet van 17 juli 1975 betreffende de boekhouding en de jaarrekeningen van de ondernemingen.

Art. 22.De verrichtingen worden onverwijld opgenomen, op volledige en betrouwbare wijze per datum, in gespecialiseerde journalen.

Art. 23.§ 1. Elke boekhouding is met een gedateerd bewijsstuk gestaafd. Ze is voorzien van een referentienummer. § 2. De bewijsstukken worden in de chronologische volgorde van de opnamen gerangschikt volgens de gespecialiseerde journalen.

Art. 24.Alle bewegingen opgenomen in de loop van de periode in de gespecialiseerde journalen worden driemaandelijks in een centralisatiejournaal overgeschreven.

Art. 25.§ 1. Het Agentschap maakt één keer per jaar op 31 december een inventaris op van zijn bezittingen, rechten, schulden en verplichtingen. § 2. De rekeningen, na overeenstemming met de gegevens uit de inventaris, worden opgenomen in de balans en de resultatenrekening.

Art. 26.De rekeningen worden van een boekjaar tot een ander op dezelfde wijze voorgesteld.

Art. 27.De balans wordt opgemaakt na aanwending van het saldo van de resultatenrekening van het boekjaar en van het overgebrachte resultaat. HOOFDSTUK V. - Schattingsregels

Art. 28.De schattingsregels worden opgesomd volgens de orde van de balansvoorstelling, te beginnen met de rubrieken van de activa om te eindigen met die van de passiva.

Art. 29.De schattingsregels moeten hetzelfde zijn van een boekjaar tot een ander, zonder te worden gewijzigd, behalve indien de evolutie van de omstandigheden hun verder gebruik verbiedt; in dat geval is er een speciale verklaring wanneer de wijziging duidelijke gevolgen heeft.

Art. 30.§ 1. De (materiële en immateriële) activa worden geregistreerd volgens hun koopprijs (hetzij de aankoopprijs + de bijhorige kosten zoals vervoers- en plaatsingskosten), alle belastingen inbegrepen.

Zij zijn het onderwerp van amortisaties of waardeverminderingen overeenkomstig het coëfficiënt vermeld in de hierna volgende tabel : Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld De koopkosten van terreinen zijn het onderwerp van een volledige waardevermindering tijdens het jaar van hun aankoop.

De materiële activa kunnen echter het onderwerp worden van bijkomende of buitengewone amortisaties indien hun balanswaarde hoger is dan hun gebruikswaarde wegens hun verandering of wegens de wijziging van de economische of technologische omstandigheden.

Er is een geldelijke borgstelling voor de financiële vastleggingen. § 2. De goederen geschikt voor consumptie worden geschat volgens hun koopprijs.

De stocks zijn het onderwerp van waardeverminderingen om rekening te houden met de risico's verbonden aan de aard van de goederen. Deze verminderingen worden geannuleerd of verminderd door de resultatenrekening wanneer zij als overschot beschouwd worden op het einde van een later boekjaar.

De rekeningen worden eens per jaar in overeenstemming gebracht met de op het einde van het boekjaar op te stellen inventaris.

De schuldvordering van een jaar of langer zijn het onderwerp van waardeverminderingen indien hun realisatiewaarde op de sluitingsdatum van het boekjaar lager is dan hun nominale waarde.

De waardeverminderingen kunnen niet behouden worden indien blijkt dat zij, op het einde van het boekjaar, hoger zijn dan de actuele schatting van het risico van de debiteurenverliezen. In dat geval worden de hervattingen van de waardeverminderingen vermeld in de resultatenrekening van het boekjaar. § 4. De thesauriebeleggingen worden geboekt volgens hun nominale waarde.

De te ontvangen gelopen en niet vervallen interesten worden geacteerd en berekend naar rata van de vervallen periode. § 5. De beschikbare waarden worden geboekt volgens hun nominale waarde. De schattingsregels voor vreemde munten worden er op toegepast overeenkomstig artikel 32 van dit besluit. § 6. De over te brengen lasten en de gekochte producten worden geschat volgens hun koopprijs. De schattingsregels voor vreemde munten worden op de transitorische posten toegepast overeenkomstig artikel 32 van dit besluit.

Art. 31.§ 1. De kapitaaldotatie van het Agentschap wordt geboekt in passiva onder rubriek "kapitaaldotatie".

Elke aankoop van goederen met een bedrag dat lager is dan 375 euro, alle belastingen inbegrepen, worden geboekt volgens hun nominale waarde.

De niet-gebruikte kredietlijnen worden gebruikt volgens hun nominale waarde. Ze worden omgezet in "schuldvorderingspost" bij hun gebruik. § 2. De provisies voor risico's en lasten maken het mogelijk grote herstellingen aan gebouwen en materieel door te voeren, alsook juridische geschillen uit te vechten.

Zij worden aangelegd om de verliezen of lasten waarvan de aard duidelijk vastgesteld is te dekken, maar die, op de afsluitingsdatum van het boekjaar, waarschijnlijk of zeker zijn, maar waarvan het bedrag slechts geschat kan worden.

Indien, op het einde van het boekjaar deze provisies hoger zijn dan de actuele raming van de te dekken bedragen, wordt het excedent ingeschreven als krediet in de resultatenrekening.

De uitgaven in verband met deze provisies worden bij voorrang gedekt door opneming van deze. § 3. De schulden, die gespreid zijn over meer dan één jaar, worden vermeld aan hun nominale waarde. De schattingsregels voor vreemde munten worden er op toegepast overeenkomstig artikel 32 van dit besluit. § 4. De schulden gespreid op één jaar of meer worden gerangschikt als : 1. schulden gespreid op meer dan één jaar en vervallend binnen het jaar bestaan uit leasing en terugbetalingen van leningen afgesloten bij kredietinstellingen;2. financiële schulden waarvan de leningssaldi bij kredietinstellingen plaatsvinden;3. handelsschulden die opgenomen worden volgens hun nominale waarde. De schattingsregels voor vreemde munten worden er op toegepast. Deze rekeningen worden aangepast overeenkomstig de inventaris; 4. fiscale lasten (bedrijfsvoorheffing), loonlasten of sociale lasten (RSZ en DOSZ). § 5. Het aantal te betalen lasten wordt als volgt overgebracht : - in activa : de werkingskosten die gemaakt zijn in de loop van het boekjaar en die in verband moeten worden gebracht met het volgende boekjaar; - in passiva : de werkingskosten die moeten worden aangerekend op het boekjaar en die moeten worden betaald in de loop van het volgende boekjaar.

Art. 32.De verrichtingen in vreemde munten worden geboekt naar hun tegenwaarde in Belgisch geld tijdens de maand van de verrichting.

Voor de afsluiting van het boekjaar zijn de gebruikte wisselkoersen : 1. wat de schuldvorderingen betreft, de laatste koers van het boekjaar indien deze lager is dan de geboekte koers;zo niet wordt de nominale waarde niet gewijzigd; 2. wat de schulden betreft, de laatste koers van het boekjaar indien deze hoger is dan de geboekte koers;zo niet wordt de nominale waarde niet gewijzigd.

De wisselkoers gebruikt voor het einde van het boekjaar is de indicatieve koers zoals bekendgemaakt op 31 december in de financiële kranten.

Art. 33.Volgens de regelgevingen die van toepassing zijn op de aansporende programma's, beslist de Minister, na advies van de Inspectie van Financiën, over de omzetting van de terug te betalen bedragen in niet-invorderbare schuldvorderingen.

Art. 34.Het resultaat van het jaar zal aangerekend worden als overgedragen winst of verlies. HOOFDSTUK V. - Aflegging van de rekeningen

Art. 35.Het Agentschap bezorgt jaarlijks de Minister : 1° de rekening van uitvoering van de begroting;2° een resultatenrekening;3° een balans.

Art. 36.De rekening van uitvoering van de begroting wordt opgemaakt door het overbrengen van de geldsommen die voorkomen in de eindbalansen van de budgettaire software wat betreft de uitgaven en van de boekhoudkundige software wat betreft de ontvangsten.

In de opeenvolgende kolommen van die tabellen komen volgende gegevens voor : 1° de nummers van de posten;2° hun teksten;3° de ontvangstenprognoses of de toegekende kredieten, al naar gelang het geval;4° de aangerekende ontvangsten of uitgaven;5° de verschillen tussen de prognoses en de aanrekeningen. Een onderscheid wordt gemaakt tussen de lopende verrichtingen en de kapitaalverrichtingen zowel in de spijzingsartikelen als op het gebied van de budgettaire resultaten.

Het verschil tussen de aangerekende ontvangsten en uitgaven vormt het begrotingsresultaat van het jaar, d.w.z. het resultaat in lopende en in kapitaalverrichtingen.

Dit resultaat vormt, samen met de begrotingsresultaten van de vorige jaren, het algemene resultaat van de begrotingen, zowel in lopende als in kapitaalverrichtingen.

Art. 37.De resultatenrekening bestaat uit : 1° exploitatielasten, financiële lasten en buitengewone lasten;2° exploitatie-opbrengst, financiële opbrengst en buitengewone opbrengst.

Art. 38.De balans van de activa en passiva van het Agentschap op 31 december, wordt gevormd door het overbrengen van de saldo's die bij de eindafsluiting van de rekeningen aan het licht komen.

Art. 39.De rekeningen worden opgemaakt onder de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur van het Agentschap en geviseerd door een revisor aangewezen onder de leden van het Instituut der Bedrijfsrevisoren. Ze worden daarna gestuurd, uiterlijk 30 april van het jaar dat volgt het beheersjaar, aan de Minister die deze bezorgt ter goedkeuring aan de Regering. HOOFDSTUK VII. - Diverse en slotbepalingen

Art. 40.Als het Rekenhof ter plaatse een controle organiseert, kan het Agentschap de bewijsstukken van de boekhouding in plaats van het Rekenhof bewaren.

Art. 41.Dit besluit treedt in werking vanaf de dag waarop het werd in kennis gesteld van het Agentschap.

Art. 42.De Minister en de Minister van Begroting zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.

Namen, 24 april 2003.

De Minister-President, J.-Cl. VAN CAUWENBERGHE De Minister van Economie, K.M.O.'s, Onderzoek en Nieuwe Technologieën, S. KUBLA De Minister van Begroting, Huisvesting, Uitrusting en Openbare Werken, M. DAERDEN