7 NOVEMBER 2000. - Besluit van de Waalse Regering houdende organisatie van dienstreizen naar het buitenland

De Waalse Regering, Gelet op de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, inzonderheid op artikelen 68 en 69, gewijzigd bij de bijzondere wet van 16 juli 1993, en artikel 87, §3, gewijzigd bij de bijzondere wet van 8 augustus 1988;

Gelet op het koninklijk besluit van 24 december 1964 tot vaststelling van de vergoedingen wegens verblijfkosten toegekend aan de leden van het personeel der ministeries, inzonderheid op artikel 7;

Gelet op het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten, inzonderheid op artikel 8, eerste lid, 1°;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 22 oktober 1999;

Gelet op het akkoord van de Minister van Begroting, gegeven op 15 maart 2000;

Gelet op het akkoord van de Minister van Ambtenarenzaken, gegeven op 15 maart 2000;

Gelet op de beraadslaging van de Regering betreffende de aanvraag om advies van de Raad van State binnen een maximumtermijn van één maand;

Gelet op het advies van de Raad van State L.30.249/4, gegeven op 10 juli 2000, overeenkomstig artikel 84, eerste lid, 1°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Op de voordracht van de Minister-President en de Minister van Binnenlandse Aangelegenheden en Ambtenarenzaken, Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK I. - Toepassingsgebied en begripsbepalingen

Artikel 1.Dit besluit is van toepassing op de reizen naar het buitenland, ten laste van de begroting van het Waalse Gewest, die gemaakt worden door een Minister of een speciaal afgezant, met uitzondering van vormingsreizen naar het buitenland.

Art. 2.Er dient te worden verstaan onder : 1°) dienstreis die in de lijn ligt van het beleid inzake internationale betrekkingen : elke reis in het buitenland die, rechtstreeks of onrechtstreeks, hetzij de internationale bevordering van het Gewest, hetzij het onderzoek naar of de uitvoering van elk soort internationale samenwerking waarbij Waalse interveniënten betrokken zijn, beoogt; 2°) dienstreis van technische aard : elke reis in het buitenland om deel te nemen aan acties of evenementen die niet overeenstemmen met de in 1° bedoelde doelstellingen, met uitzondering van vormingsreizen naar het buitenland; 3°) secretaris-generaal : de secretaris-generaal van het Ministerie van het Waalse Gewest of van het Waalse Ministerie van Uitrusting en Vervoer; 4°) directeur-generaal : de directeur-generaal van het Directoraat-generaal Buitenlandse Betrekkingen van het Ministerie van het Waalse Gewest; 5°) speciaal afgezant : de persoon die belast is met een opdracht in het buitenland, die mag worden uitgevoerd door een lid van een ministerieel kabinet of door een personeelslid van de Diensten van de Waalse Regering ofwel door een externe deskundige; 6°) externe deskundige : elke persoon die geen lid is van de ministeriële Kabinetten of de Diensten van de Waalse Regering staat en die belast is met een bijzondere deskundigenopdracht voor het Waalse Gewest en niet voor het orgaan of de instelling waaronder hij valt.

Sommige hierna nader omschreven bepalingen van dit besluit zijn ook van toepassing op journalisten die dienstreizen meemaken. HOOFDSTUK II. - Vergunning van de opdracht

Art. 3.Onverminderd artikel 8, wordt een reisopdracht opgesteld overeenkomstig het in bijlage I bij dit besluit gevoegde formulier ME/B voor elke reis in het buitenland : 1°) door het Directoraat-generaal Buitenlandse Betrekkingen van het Ministerie van het Waalse Gewest of het Kabinet dat bevoegd is voor dienstreizen die in de lijn liggen van het beleid inzake internationale betrekkingen; 2°) door het Directoraat-generaal of het Kabinet dat bevoegd is voor dienstreizen van technische aard.

De reisopdracht, in voorkomend geval met het(de) in artikel 4 bedoelde visum(visa), wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de bevoegde overheid vóór aanvang van de dienstreis en uiterlijk op de tiende weekdag vóór het vertrek op dienstreis.

Behoudens in behoorlijk met redenen omklede gevallen kan het niet-nakomen van de indieningstermijn, het gebrek aan het(de) vereiste visum(visa) of het niet-invullen van één rubriek van de reisopdracht als gevolg hebben dat er geen geldvoorschot wordt uitbetaald aan de speciaal afgezant.

De bepalingen van dit artikel zijn van toepassing op journalisten.

Art. 4.Wat betreft de dienstreizen die in de lijn liggen van het beleid inzake internationale betrekkingen, behoeft de reisopdracht : 1°) het visum van de functioneel bevoegde minister voor de reizen naar het buitenland door een lid van zijn Kabinet; 2°) de visa van, enerzijds, de functioneel bevoegde minister en de secretaris-generaal en, anderzijds, het advies van de directeur-generaal over de doelmatigheid van de dienstreis, wat internationale betrekkingen betreft, en over de budgettaire aspecten, voor de reizen naar het buitenland door een personeelslid van het Ministerie van het Waalse Gewest en van het Waalse Ministerie van Uitrusting en Vervoer indien de goed te keuren uitgave hoger is dan 200 000 BEF (5 000,00 euro); 3°) het visum van de directeur-generaal voor de reizen naar het buitenland van een personeelslid van het Directoraat-generaal Buitenlandse Betrekkingen van het Ministerie van het Waalse Gewest indien de goed te keuren uitgave hoger is dan 200 000 BEF (5 000,00 euro).

Wat betreft de dienstreizen van technische aard, behoeft de reisopdracht het visum van de secretaris-generaal voor de reizen naar het buitenland van een personeelslid van het Ministerie dat onder zijn overheid ressorteert als de goed te keuren uitgave hoger is dan 100 000 BEF (2 500,00 euro).

Bij gebrek aan reactie van de in het eerste lid, 2° bedoelde functioneel bevoegde minister binnen 10 dagen, wordt het advies geacht gunstig te zijn.

Art. 5.Wat betreft de dienstreizen die in de lijn liggen van het beleid inzake internationale betrekkingen, wordt de vergunning m.b.t. de reisaanvraag afgegeleverd door : 1°) de Minister-President voor : - de reizen naar het buitenland door een lid van een ministerieel Kabinet, een secretaris-generaal, de directeur-generaal, een externe deskundige of een journalist; - de reizen naar het buitenland door een personeelslid van de Diensten van de Waalse Regering indien de goed te keuren uitgave hoger is dan 200 000 BEF (5 000,00 euro); 2°) de secretaris-generaal voor de reizen naar het buitenland door een personeelslid van het Ministerie dat onder zijn gezag ressorteert (met uitzondering van de in 3° bedoelde personeelsleden) indien de goed te keuren uitgave ten hoogste 200 000 BEF (5 000,00 euro) bedraagt; 3°) de directeur-generaal voor de reizen naar het buitenland van een personeelslid van het Directoraat-generaal Buitenlandse Betrekkingen van het Ministerie van het Waalse Gewest indien de goed te keuren uitgave ten hoogste 200 000 BEF (5 000,00 euro) bedraagt.

Art. 6.Wat betreft de dienstreizen van technische aard, wordt de vergunning m.b.t. de reisaanvraag afgegeleverd door : 1°) de functioneel bevoegde minister voor : - de reizen naar het buitenland door een lid van een ministerieel Kabinet, een secretaris-generaal, een externe deskundige of een journalist; - de reizen naar het buitenland door een personeelslid van de Diensten van de Waalse Regering als de goed te keuren uitgave hoger is dan 100 000 BEF (2 500,00 euro); 2°) de secretaris-generaal voor de reizen naar het buitenland van een personeelsid van een Ministerie dat onder zijn gezag ressorteert indien de goed te keuren uitgave ten hoogste 100 000 BEF (2 500,00 euro) bedraagt.

In alle gevallen wordt het Directoraat-generaal Buitenlandse Betrekkingen van de reisaanvraag op de hoogte gebracht.

Art. 7.De aanvraag m.b.t. de dienstreis naar het buitenland wordt goedgekeurd of geweigerd door de bevoegde Minister, de secretaris-generaal of de directeur-generaal, die onder andere rekening houden met de doelmatigheid van de reis en de beschikbare middelen.

Het voorstel m.b.t. de dienstreis kan ook goedgekeurd worden na wijziging van de bewoordingen van de reisopdracht wat betreft de duur van de reis, de gebruikte vervoermiddelen of de geplande kosten.

De beslissing wordt door de bevoegde Minister, de secretaris-generaal of de directeur-generaal meegedeeld aan : - het Directoraat-generaal Buitenlandse Betrekkingen van het Ministerie van het Waalse Gewest voor de dienstreizen die in de lijn liggen van het beleid inzake internationale betrekkingen; - het betrokken Directoraat-generaal voor dienstreizen van technische aard en ter informatie aan het Directoraat-generaal Buitenlandse Betrekkingen.

Het Directoraat-generaal waaraan de beslissing wordt meegedeeld, stelt de aanvrager in kennis daarvan.

Bij goedkeuring worden de dienstreizen gemaakt ten laste : - van klasse 12 van titel I van de begroting van het Directoraat-generaal dat bevoegd is voor dienstreizen van technische aard; - van klasse 12 van titel I van organisatie-afdeling 16 van de begroting van het Waalse Gewest voor de dienstreizen die in de lijn liggen van het beleid inzake internationale betrekkingen.

Art. 8.Wat betreft de dienstreizen die in de lijn liggen van het beleid inzake internationale betrekkingen, stellen de Ministers als lid van de Waalse Regering hun eigen reisopdrachten op en zenden een afschrift daarvan aan de Minister-President, die deze gegevens verwerkt, ten minste één week vóór aanvang van de dienstreis. HOOFDSTUK III. - Toelaatbare kosten

Art. 9.De bevoegde Minister, de secretaris-generaal of de directeur-generaal beslist over het te gebruiken vervoermiddel, met inachtneming van de doelstellingen, modaliteiten en duur van de dienstreis.

Voor zover de dienstreis gebeurt d.m.v. het voor de Schatkist goedkoopste vervoermiddel, mogen de volgende vervoermiddelen gebruikt worden : 1) voor afstanden die korter zijn dan 400 km, de trein (eerste klas);2) voor afstanden die langer zijn dan 400 km : a) het vliegtuig in economy class voor vluchten die korter zijn dan vijf uur;b) het vliegtuig in business class voor vluchten die langer zijn dan vijf uur of die korter zijn maar met een tijdverschil van minimum drie uur. De verplaatsing van de luchthaven of het station naar de bestemming van de dienstreis en terug, de kosten voor de bewaking van wagens in de luchthaven of het station, het luchthavenrecht dat niet inbegrepen is in de prijs van het kaartje alsook de visumkosten worden terugbetaald aan de uitvoerder van de reisopdracht, tegen overlegging van bewijsstukken.

Voor verplaatsingen in Europa in aangrenzende landen en buiten die landen wordt, voor zover de afstand heen en terug niet langer is dan 2 000 km, het gebruik van de eigen wagen toegestaan. In dat geval wordt de vergoeding beperkt tot de gemiddelde kost van het geplande vervoermiddel, namelijk de trein, die eventueel moet worden vermenigvuldigd met het aantal personen die deelnemen aan de dienstreis en die deze wagen gebruiken.

Die vergoeding mag echter niet hoger zijn dan die welke toegekend wordt voor reizen d.m.v. een wagen, overeenkomstig de bepalingen houdende algemene regeling inzake reiskosten.

De reiskosten worden bij voorkeur rechstreeks betaald door het Directoraat-generaal aan de schuldeiser tegen overlegging van facturen.

Als de uitgestelde betaling niet mogelijk is, komen de deelnemers in aanmerking voor een geldvoorschot.

Behoudens spoedgevallen, worden de boekingen verricht door het Directoraat-generaal.

Art. 10.De hotelkosten die beperkt zijn tot de overnachting en het ontbijt alsook de eventuele kosten m.b.t. de bewaking van het door de deelnemer gebruikte voertuig, worden hem terugbetaald tegen overlegging van de bewijsstukken.

Behoudens spoedgevallen, worden de boekingen verricht door het Directoraat-generaal.

Art. 11.Indien de speciaal afgezant belangrijke uitgaven die met de dienstreis verbonden zijn (pers- en ontvangstkosten, geschenken, wagenhuur, . ), ter plaatse moet verrichten, mag hem voor die buitengewone uitgaven een geldvoorschot toegekend worden. Die uitgaven moeten een voorzienbare aard hebben en bijgevolg behoorlijk worden geraamd in de daartoe bestemde rubriek van de reisopdracht (formulier ME/B).

Art. 12.Elke persoon die aan de dienstreis deelneemt krijgt een forfaitaire dagvergoeding om zijn verblijfkosten te dekken. De dagvergoeding is verschuldigd per begonnen gedeelte van 24 uur van ten minste 6 uur; de reisdagen zijn inbegrepen in de verblijfduur.

Het bedrag van de dagvergoeding, vastgesteld volgens de geografische bestemming van de reis, wordt opgenomen in een in bijlage 3 gevoegde lijst. Deze gegevens worden regelmatig bijgewerkt door de Minister-President.

De kosten m.b.t. de inschrijving voor colloquia, seminaria, studiedagen en andere gelijksoortige evenementen worden bij voorkeur rechtstreeks betaald door het Directoraat-generaal.

In geval van tenlasteneming, door de ontvangende partij of de organisatoren van een evenement, van geheel of gedeelte van de door de dagvergoeding gewoonlijk gedekte verblijfkosten, wordt die dagvergoeding verminderd met 50 % van zijn waarde.

De forfaitaire dagvergoeding toegekend aan een lid van een ministerieel Kabinet dat in aanmerking komt voor een jaarlijkse forfaitaire vergoeding wegens verblijfkosten, wordt verminderd met een bedrag dat gelijk is aan 1/30e van die maandelijks vereffende vergoeding.

Art. 13.De personen die aan een dienstreis deelnemen krijgen een geldvoorschot dat gelijk is aan de in de reisopdracht vermelde uitgaven, na aftrek van de kosten die ten laste van het Directoraat-generaal zouden zijn.

De Ministers stellen zelf het bedrag van de geldvoorschotten vast die zij achten noodzakelijk te zijn om hun kosten te dekken.

Art. 14.Met uitzondering van de bepalingen betreffende de in artikel 12 bedoelde verblijfkosten zijn de bepalingen van dit hoofdstuk van toepassing op de dienstreizen van journalisten. HOOFDSTUK IV. - Rekening en verantwoording

Art. 15.Binnen een termijn van 60 weekdagen na het einde van de dienstreis doet de deelnemer een afrekening van de reiskosten toekomen aan de Minister, de secretaris-generaal, de directeur-generaal of het betrokken Directoraat-generaal, naar gelang het geval. Te dien einde mag hij uitsluitend het in bijlage 2 bij dit besluit gevoegde formulier ME/C gebruiken.

Art. 16.Alle in artikelen 9 tot 11 en in artikel 12, derde lid, bedoelde kosten moeten verantwoord worden d.m.v. oorspronkelijke en genummerde stukken die bij de afrekening worden gevoegd.

Art. 17.De uitgaven die niet werden geraamd in de reisopdracht, worden niet in acht genomen, behalve als bewezen wordt dat ze noodzakelijk waren en nauwelijks konden worden gepland bij de indiening van de reisopdracht (formulier ME/B).

Art. 18.De afrekening van de reiskosten wordt onderzocht door de Minister, de secretaris-generaal, de directeur-generaal of het betrokken Directoraat-generaal, naar gelang het geval.

De uitgaven worden niet nagekomen : - wanneer overschrijdingen van de in de reisopdracht (formulier ME/B) vermelde bedragen vastgesteld worden zonder specifieke en gedetailleerde reden; - wanneer de bewijskracht van de in artikel 16 bedoelde stukken niet voldoende is; - wanneer de in artikel 17 bedoelde voorwaarden niet worden nagekomen; - wanneer de uitgaven geen betrekking hebben op de dienstreis; - wanneer wordt vastgesteld dat de speciaal afgezant misbruik maakt van de hem door dit besluit toegekende rechten.

Art. 19.Indien de in artikel 15 bedoelde termijn niet in acht wordt genomen, wordt de teruginningsprocedure ingesteld wordt bij artikel 94 van de wetten op de Rijkscomptabiliteit, gecoördineerd op 17 juli 1991, uitgevoerd door het Gewest.

Bovendien mag de persoon die aan een dienstreis deelneemt geen nieuw geldvoorschot krijgen indien hij ten achteren is met de rekening en verantwoording en hij zijn toestand nog niet heeft geregeld.

Art. 20.Na het einde van een dienstreis wordt door de Ministers die daaraan deelnamen een verklaring op hun erewoord opgemaakt betreffende het gebruik van hun geldvoorschot.

Het positieve of negatieve saldo geeft aanleiding tot een terugbetaling of een aangifte van schuldvordering.

Art. 21.De bepalingen van dit hoofdstuk zijn van toepassing op journalisten. HOOFDSTUK V. - Verslag

Art. 22.Binnen dertig dagen na het einde van een dienstreis die in de lijn ligt van het beleid inzake internationale betrekkingen, doet de speciaal afgezant een verslag toekomen aan het Directoraat-generaal Buitenlandse Betrekkingen van het Ministerie van het Waalse Gewest dat het binnen vijftien dagen aan de betrokken Minister(s) doorzendt, alsook aan de secretaris-generaal met, in voorkomend geval, een commentaar.

Binnen dertig dagen na afloop van een dienstreis van technische aard, doet de speciaal afgezant een verslag toekomen aan de secretaris-generaal van het betrokken Ministerie dat het doorzendt aan de betrokken Minister(s) en een afschrift daarvan stuurt aan de directeur-generaal.

De journalisten zijn niet onderworpen aan deze verplichting. HOOFDSTUK VI. - Modaliteiten betreffende de betaling van de kosten

Art. 23.De dienstreiskosten worden vereffend door het Gewest : 1° hetzij rechtstreeks aan de schuldeisers die een factuur of een aangifte van schuldvordering overleggen; 2° hetzij d.m.v. een geldvoorschot toegekend aan de speciaal afgezant vóór de dienstreis of in de loop daarvan; 3° hetzij, na afloop van de dienstreis, d.m.v. een storting aan de speciaal afgezant van het eventuele negatieve saldo van dit geldvoorschot, op grond van de behoorlijk met redenen omklede afrekening tot staving. HOOFDSTUK VII. - Slotbepalingen

Art. 24.Opgeheven worden : 1°) artikel 7 van het koninklijk besluit van 24 december 1964 tot vaststelling van de vergoedingen wegens verblijfkosten toegekend aan de leden van het personeel der ministeries; 2°) artikel 8, eerste lid, 1°, van het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten.

Art. 25.De Minister-President en de Minister van Ambtenarenzaken zijn belast, ieder wat hem betreft, met de uitvoering van dit besluit.

Namen, 7 december 2000.

De Minister-President, J.-Cl. VAN CAUWENBERGHE De Minister van Binnenlandse Aangelegenheden en Ambtenarenzaken, Ch. MICHEL

Bijlagen Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Gezien om te worden gevoegd bij het besluit van de Waalse Regering van 7 december 2000 tot inrichting van dienstreizen naar het buitenland.

Namen, 7 december 2000.

De Minister-President, J.-Cl. VAN CAUWENBERGHE De Minister van Binnenlandse Aangelegenheden en Ambtenarenzaken, Ch. MICHEL