19 DECEMBER 2013. - Besluit van de Regering van de Franse Gemeenschap tot organisatie van de dienstopdrachten in het buitenland

De Regering van de Franse Gemeenschap, Gelet op de bijzondere wet van 8 augustus 1980Relevante gevonden documenten type wet prom. 08/08/1980 pub. 11/12/2007 numac 2007000980 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Bijzondere wet tot hervorming der instellingen. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten tot hervorming der instellingen, inzonderheid op de artikelen 68 en 69, gewijzigd bij de bijzondere wet van 16 juli 1993 en artikel 87, § 3, vervangen bij de bijzondere wet van 8 augustus 1988;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 11 juli 2013;

Gelet op de akkoordbevinding van de Minister van Begroting van 18 juli 2013;

Gelet op de akkoordbevinding van de Minister van Ambtenarenzaken van 18 juli 2013;

Gelet op het advies nr. 53.844/2/V van de Raad van State, gegeven op 11 september 2013, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 1°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op de voordracht van de Minister-President, bevoegd voor de internationale betrekkingen, en van de Minister van Ambtenarenzaken;

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK 1. - Toepassingsgebied en definities

Artikel 1.Dit besluit is van toepassing op de reizen in het buitenland om dienstredenen, ten laste gelegd van de begroting van de Franse Gemeenschap of van de instelling van openbaar nut van categorie A, gedaan door een opdrachthouder, met uitzondering van de opleidingsopdrachten in het buitenland.

Art. 2.Wordt verstaan onder : 1° opdracht in het kader van het beleid inzake internationale betrekkingen : elke reis naar het buitenland die ofwel de voorbereiding of de uitvoering van de bilaterale akkoorden waardoor de Franse Gemeenschap verbonden is, ofwel de deelneming van de Franse Gemeenschap aan de uitoefening van haar bevoegdheden in een multilateraal kader, ofwel de internationale promotie van de Franse Gemeenschap, ofwel het ontwerpen of uitvoeren van elke vorm van internationale samenwerking die de actoren van de Franse Gemeenschap betreffen, rechtstreeks of onrechtstreeks tot doel heeft.2° opdracht met een technisch karakter : elke reis naar het buitenland in verband met de dienst, die wordt gedaan met het oog op het deelnemen aan acties of manifestaties die niet beantwoorden aan de doelstellingen bedoeld in 1°, met uitzondering van de opleidingsopdrachten in het buitenland;3° instelling : de ministeriële kabinetten, de diensten van de Regering van de Franse Gemeenschap en de instellingen van openbaar nut van categorie A, opgesomd in artikel 1 van de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut, die onder de Franse Gemeenschap ressorteren;4° leidend ambtenaar : de ambtenaar-generaal die de leiding heeft van de instelling die de opdracht financiert of elke andere ambtenaar die binnen de instelling die bevoegdheid uitoefent;5° opdrachthouder : de persoon die een opdracht in het buitenland uitoefent, als lid van de Regering, personeelslid van de instelling, of externe deskundige;6° externe deskundige : iedere persoon die niet behoort tot ministeriële kabinetten en instellingen, die ermee belast wordt, in het buitenland, een bijzondere opdracht als deskundige uit te oefenen voor de Franse Gemeenschap en niet voor de instelling of de maatschappij waaronder ze ressorteert;7° WBI : "Wallonie-Bruxelles International", zoals bedoeld bij het samenwerkingsakkoord van 20 maart 2008 tussen de Franse Gemeenschap, het Waals Gewest en de Franse Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest tot oprichting van een gemeenschappelijke entiteit voor de internationale betrekkingen "Wallonie-Bruxelles". HOOFDSTUK 2. - Toelating van de opdracht

Art. 3.Onverminderd artikel 7, wordt een aanvraag om opdrachtbrief ingediend voor elke dienstreis naar het buitenland, door het formulier voor opdrachtbrief in te vullen waarvan het model wordt vastgesteld door de minister bevoegd voor de internationale betrekkingen.

Het formulier wordt uiterlijk de vijftiende dag vóór het vertrek voor de opdracht voorgelegd aan de overheid die ertoe wordt gemachtigd de opdracht krachtens dit besluit toe te laten.

Als die termijn op een zaterdag, een zondag of een wettelijke feestdag verstrijkt, wordt hij naar de daaropvolgende werkdag verlengd.

Behalve voor behoorlijk met redenen omklede uitzonderlijke gevallen, brengen de niet-naleving van de indieningstermijn of het niet-invullen van één van de rubrieken van de aanvraag om opdracht of de niet-inaanmerkingneming van de vereiste adviezen of toelatingen, de weigering van de storting van een geldvoorschot aan de opdrachthouder met zich mede.

Art. 4.§ 1. Wat de opdrachten betreft die in het kader van het beleid inzake internationale betrekkingen worden uitgeoefend, wordt het in artikel 3 van dit besluit bedoelde formulier ingediend bij de minister bevoegd voor de internationale betrekkingen. Er wordt een afschrift van dat formulier aan de Minister-President en aan WBI overgezonden.

De minister bevoegd voor de internationale betrekkingen beslist over de opportuniteit van de opdracht op het vlak van de internationale betrekkingen. § 2. Als de begrotingsvooruitzichten voor de opdracht hoger zijn dan de beperkingen van de delegaties die aan de leidend ambtenaar worden toegekend, keurt de minister belast met de internationale betrekkingen de kosten van de opdracht goed. Zo niet, dan worden de begrotingsaspecten door de leidend ambtenaar goedgekeurd. § 3. Van de beslissing van de minister belast met de internationale betrekkingen wordt kennis gegeven aan de leidend ambtenaar die de aanvraag heeft ingediend. Er wordt een afschrift aan WBI overgezonden. § 4. Wanneer de aanvraag om opdrachtbrief wordt goedgekeurd, wordt de opdrachtbrief definitief en wordt hij aan de opdrachthouder vóór zijn vertrek meegedeeld.

Art. 5.De aanvragen om opdracht met een technisch karakter worden door de leidend ambtenaar toegelaten wanneer die de perken van de toegekende delegaties niet overschrijden. Zo niet, wordt de toelating verleend door de betrokken functionele minister, die er de begrotingsvooruitzichten van goedkeurt. Elke goedkeuring of weigering wordt aan de leidend ambtenaar van de aanvragende instelling, met informatie aan WBI, meegedeeld.

Wanneer de aanvraag om opdrachtbrief wordt goedgekeurd, wordt de opdrachtbrief definitief en wordt hij aan de opdrachthouder meegedeeld vóór zijn vertrek.

Art. 6.Elk advies of elke goedkeuring van de minister of van de leidend ambtenaar, dat/die krachtens de artikelen 4 en 5 vereist is en dat/die niet binnen tien dagen na de ontvangst van de opdrachtaanvraag wordt meegedeeld, wordt als gunstig of verleend geacht.

Als die termijn op een zaterdag, een zondag of een feestelijke feestdag verstrijkt, wordt die naar de daaropvolgende dag verlengd.

Art. 7.Een aanvraag om opdrachtbrief wordt door de betrokken minister opgesteld voor elke opdracht in het buitenland die wordt uitgevoerd door hem zelf, een lid van zijn kabinet of een externe deskundige, door het formulier van opdrachtbrief in te vullen waarvan het model wordt vastgesteld door de minister bevoegd voor de internationale betrekkingen.

De aanvraag om opdrachtbrief wordt aan de Minister-President en aan de minister bevoegd voor de internationale betrekkingen uiterlijk de tiende dag voorafgaand aan het vertrek voor de opdracht meegedeeld.

Indien de termijn op een zaterdag, een zondag of een wettelijke feestdag verstrijkt, wordt hij naar de daaropvolgende dag verlengd.

De Minister-President en de minister bevoegd voor de internationale betrekkingen keuren de aanvraag goed binnen de vijf werkdagen te rekenen vanaf de ontvangst van de aanvraag. Als er geen mededeling binnen die termijn wordt uitgevoerd, wordt de aanvraag als goedgekeurd geacht.

Minstens vijfenzeventig procent van het programma van een opdracht van een minister of van een opdracht van medewerkers van een minister moet ontmoetingen met een officieel karakter inhouden.

Iedere minister mag door drie leden van zijn kabinet worden begeleid, behoudens een met redenen omklede uitzondering die wordt aanvaard door de Minister-President en de minister bevoegd voor de internationale betrekkingen.

Over elke opdracht bedoeld in het eerste lid wordt een verslag aan de Regering voorgelegd. HOOFDSTUK 3. - Duur van de opdrachten

Art. 8.§ 1. De duur van de opdrachten naar het buitenland die binnen een straal van 400 kilometer, met een vervoermiddel op de weg, of op minder dan twee uur vliegen, worden uitgevoerd, wordt beperkt tot de duur van het programma van de opdracht, behoudens afwijking. § 2. De opdrachten naar het buitenland die binnen een straal van tussen 400 en 2 000 kilometer met een vervoermiddel op de weg, of op meer dan twee uur vliegen, worden uitgevoerd, beginnen ten vroegste op de avond van de dag vóór de eerste dag van het programma van de opdracht en eindigen uiterlijk op de morgen van de laatste dag van het programma van de opdracht. § 3. Buiten 2 000 kilometer of in geval van een tijdsverschil van meer dan drie uur, begint de opdracht ideaal de dag vóór de eerste dag van het programma van de opdracht en eindigt de dag na de laatste dag van het programma van de opdracht, rekening houdend met de beschikbare vluchttijden.

Elke behoorlijk met redenen omklede aanvraag wordt ingediend bij de aanvraag om opdrachtbrief. HOOFDSTUK 4. - In aanmerking komende kosten

Art. 9.§ 1. De overheid die ertoe wordt gemachtigd de begrotingsvooruitzichten voor de opdracht krachtens de artikelen 4, § 2 en 5, goed te keuren, stelt het te gebruiken vervoermiddel vast, rekening houdend met de doelstellingen en de nadere regels voor de opdracht en volgens de hierna bepaalde regels. Ze bepaalt de duur van de opdracht in het buitenland. Voor zover de reis naar het buitenland geschiedt met het vervoermiddel dat het minst duur is voor de Schatkist en het meest ecologische vervoermiddel wordt gekozen, wanneer verschillende vervoermiddelen met gelijke kosten mogelijk zijn, kunnen de volgende vervoermiddelen worden gebruikt : 1° de trein : de opdrachthouder heeft recht op een biljet eerste klasse;indien deze reis gedeeltelijk 's nachts geschiedt, kan de opdrachthouder een slaapplaats reserveren waarvan de bijkomende kosten ten laste worden genomen in het kader van in aanmerking komende kosten; 2° het vliegtuig : de dienstreizen per vliegtuig geschieden in de economische klasse;3° de privé wagen : voor de reizen in Europa in de aangrenzende landen en buiten de aangrenzende landen, voor zover het afstand heen- en terug niet meer dan tweeduizend kilometer bedraagt, kan het gebruik van de privé wagen worden toegelaten.In dat geval, wordt de vergoeding beperkt tot de gemiddelde prijs van het normaal voorziene vervoermiddel, dit is de trein of het vliegtuig, eventueel te vermenigvuldigen met het aantal personen die aan de opdracht deelnemen en die deze wagen gebruiken. Die vergoeding kan echter niet hoger zijn dan deze die wordt toegekend voor de reizen met de wagen voortvloeiend uit de toepassing van de bepalingen houdende algemene regeling inzake reiskosten; 4° het schip : de kosten van een reis met een schip worden ten laste genomen in verhouding tot het maximum van het bedrag dat overeenstemt met het laagste vluchttarief van een regelmatige maatschappij;bij combinatie van een dienstreis met een privé wagen en een schip, blijven de hiervoor vermelde bepalingen van toepassing. § 2. In afwijking van 2° van § 1 : 1° worden de business class vluchten toegelaten voor de ministers voor de vluchten met een duur van vijf uur of een kortere duur maar die een tijdsverschil van minstens drie uur vertonen;2° onverminderd 1°, worden de vluchten van meer dan zeven uur en dertig minuten toegelaten in een business class op de dubbele voorwaarde dat één van de vluchten (heen en terug) eindigt de dag na het begin van de dienstopdracht en dat de duur van de dienstopdracht vijf werkdagen niet overschrijdt;3° onverminderd 1°, worden de vluchten van meer dan dertien uur in een business class toegelaten;4° onverminderd 1°, worden de business class vluchten toegelaten in de volgende gevallen : a) de opdrachthouder wordt getroffen door een lichamelijke handicap die door een medisch attest wordt gestaafd;b) uitzonderlijke omstandigheden waarbij de overheid die bevoegd is om de uitgave goed te keuren, die toelaat. § 3. De reiskosten worden bij voorkeur aan de schuldenaar rechtstreeks uitbetaald door de instelling op overleggen van facturen. Wanneer de uitgestelde uitbetaling niet mogelijk is, geniet de opdrachthouder het in artikel 13 bepaalde geldvoorschot.

Art. 10.Voor zover het vervoermiddel dat het minst duur is voor de Schatkist gebruikt wordt voor de lokale reizen, de reizen heen en terug van de luchthaven, het station of de haven naar de huisvestingsplaats of de plaats waar de opdracht wordt uitgeoefend, worden de kosten voor het bewaken van auto's in de luchthaven, in het vertrekstation of in de haven, waarbij de luchthaventaksen niet in de prijs van het biljet worden inbegrepen, de visumkosten en de kosten voor verplichte vaccins, terugbetaald aan de opdrachthouder, op overleggen van bewijsstukken.

Art. 11.De inschrijvingskosten, de hotelkosten die beperkt zijn tot de overnachting en het ontbijt alsook de eventuele kosten voor het bewaken door de hotel van het voertuig dat door de opdrachthouder wordt gebruikt, worden aan hem terugbetaald op overleggen van bewijsstukken. Het bedrag van de huisvestingskosten, met uitsluiting van het ontbijt, kan, volgens de geografische bestemming van de opdracht, niet hoger zijn dan de maximale huisvestingsvergoeding bepaald door de FOD Buitenlandse Zaken (bedrag in euro) onverminderd artikel 18.

Behoudens bij dringende gevallen, worden de reservatie en de inschrijvingskosten betaald door de instelling die de opdracht financiert.

Art. 12.De opdrachthouder ontvangt een vaste vergoeding voor verblijfskosten. Die verblijfsvergoeding is verschuldigd per schijf van vierentwintig uur, die met minstens zes uur wordt aangesneden, waarbij de reisdagen in de duur van het verblijf worden meegerekend.

Het bedrag van de verblijfsvergoeding, berekend op grond van de geografische bestemming van de opdracht, wordt vastgesteld overeenkomstig de bepalingen die gelden in de FOD Buitenlandse Zaken.

De waarde van de werkgeversbijdrage van de maaltijdcheque die de opdrachthouder eventueel geniet, wordt afgetrokken van de vaste verblijfsvergoeding.

Als alle verblijfskosten die normaal door de verblijfsvergoeding worden gedekt, worden betaald door de partij die de opdracht onthaalt of door organisatoren van een evenement of door de instelling zelf, wordt die vergoeding niet toegekend.

Als een deel van de verblijfskosten die normaal door de verblijfsvergoeding worden gedekt, worden betaald door de partij die de opdracht onthaalt of door organisatoren van een manifestatie of door de instelling zelf, wordt die vergoeding in verhouding tot vijftig procent van haar waarde verminderd.

De vaste verblijfsvergoeding bedoeld in het eerste lid dat wordt toegekend aan een lid van een Ministerieel Kabinet dat een jaarlijkse vaste vergoeding wegens verblijfskosten geniet, wordt verminderd met een bedrag dat overeenstemt met 1/30ste van de jaarlijkse vaste vergoeding die maandelijks wordt uitbetaald.

Als een vergoeding door de onthaalpartij wordt gestort, moet ze van de opdrachtkosten worden afgetrokken.

Art. 13.De opdrachthouder ontvangt een geldvoorschot dat gelijk is aan de uitgaven vastgelegd in de opdrachtbrief en dat door de leidend ambtenaar kan worden beperkt tot minstens vijfenzeventig procent.

De ministers stellen zelf het bedrag van de geldvoorschotten vast die ze naar hun mening persoonlijk moeten kunnen genieten om hun kosten te dekken.

Art. 14.Wanneer het voorzien is dat de opdrachthouder ter plaatse aanzienlijke uitgaven zal moeten doen die eigen zijn aan de opdracht (receptie, geschenken, persuitgaven, huren van een auto, ...), kan hem een geldvoorschot voor uitzonderlijke uitgaven worden toegekend. Die uitgaven moeten voorspelbaar zijn en bijgevolg in de opdrachtbrief correct worden geëvalueerd. HOOFDSTUK 5. - Aflegging van de rekeningen

Art. 15.Binnen een termijn van zestig dagen na de terugkeer uit de opdracht en na de verificatie bedoeld in artikel 18, deelt de opdrachthouder, in voorkomend geval, aan de leidend ambtenaar of aan het lid van de Regering waaronder het ressorteert de afrekening van de opdrachtkosten mee, door een formulier "afrekening van de opdrachtkosten" in te vullen, waarvan het model wordt vastgesteld door de minister bevoegd voor de internationale betrekkingen. Na goedkeuring zendt de leidend ambtenaar of het lid van de Regering die over aan de boekhouddienst die op het formulier wordt vermeld.

Wanneer de opdrachthouder een lid van de Regering is, wordt de afrekening van de opdrachtkosten bedoeld in het eerste lid ingevuld door de opdrachthouder zelf binnen een termijn van zestig dagen na de terugkeer uit de opdracht en rechtstreeks overgezonden aan de boekhouddienst die op het formulier wordt vermeld.

Indien de termijn op een zaterdag, een zondag of een wettelijke feestdag verstrijkt, wordt hij naar de daaropvolgende werkdag verlengd.

Art. 16.Buiten de kosten bepaald in artikel 12, moeten alle kosten vermeld in de afrekening worden verantwoord door het overleggen van originele stukken, die genummerd zijn en bij de afrekening worden gevoegd. Het programma van de opdracht moet ook worden gevoegd.

Art. 17.De uitgaven die niet werden geraamd in de opdrachtbrief worden in aanmerking genomen, als de opdrachthouder bewijst dat ze noodzakelijk en moeilijk voorspelbaar waren op het ogenblik van de indiening van de opdrachtaanvraag.

Art. 18.De afrekening van de opdrachtkosten wordt geverifieerd door de boekhouddienst van de instelling die, in voorkomend geval, het geldvoorschot heeft toegekend.

De uitgaven worden niet betaald : 1° wanneer de bedragen bedoeld in de opdrachtaanvraag worden overschreden, zonder dat een omstandige motivatie die extra-uitgaven verantwoordt;2° wanneer de bewijsstukken onvoldoende bewijskracht hebben;3° wanneer de voorwaarden van artikel 17 niet vervuld zijn;4° wanneer de uitgaven geen betrekking hebben op de opdracht;5° wanneer wordt vastgesteld dat de opdrachthouder misbruik maakt van de rechten die hem bij dit besluit worden toegekend;6° wanneer de termijn van zestig dagen bedoeld in artikel 15 van dit besluit niet in acht wordt genomen.

Art. 19.Als de termijn bepaald in artikel 15 niet in acht wordt genomen, zet de instelling die het geldvoorschot heeft toegekend de invorderingsprocedure in die wordt geregeld bij artikel 55 van het decreet van 20 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 20/12/2011 pub. 17/01/2012 numac 2012029001 bron ministerie van de franse gemeenschap Decreet houdende regeling van de begroting en de boekhouding van de Diensten van de Regering van de Franse Gemeenschap sluiten houdende regeling van de begroting en de boekhouding van de diensten van de Regering van de Franse Gemeenschap.

Geen nieuw geldvoorschot kan worden toegekend aan de opdrachthouder die de rekeningen te laat aflegt, zolang hij zijn toestand niet heeft geregulariseerd. HOOFDSTUK 6. - Verslag over de opdracht

Art. 20.Onverminderd artikel 7, achtste lid, binnen de dertig dagen volgend op het einde van een opdracht die in het kader van het beleid inzake internationale betrekkingen wordt uitgeoefend, doet de opdrachthouder in voorkomend geval langs de hiërarchische weg een verslag aan de Minister-President en aan de minister bevoegd voor de internationale betrekkingen geworden. Deze laatste zendt er een afschrift van aan de betrokken functionele ministers en aan WBI over.

Indien deze termijn op een zaterdag, een zondag of een wettelijke feestdag verstrijkt, wordt hij naar de daaropvolgende dag verlengd.

Binnen de dertig werkdagen volgend op het einde van een opdracht met een technisch karakter, deelt de opdrachthouder een verslag mee aan de leidend ambtenaar, die er een afschrift van aan de leidend ambtenaar van WBI overzendt. HOOFDSTUK 7. - Nadere regels voor de betaling van de kosten

Art. 21.§ 1. De kosten voor de opdracht worden door de instelling betaald : 1° ofwel rechtstreeks aan de schuldenaars die een factuur of een aangifte van schuldvordering voorleggen;2° ofwel door een geldvoorschot dat wordt toegekend aan de opdrachthouder vóór de opdracht of gedurende deze, overeenkomstig artikel 13;3° ofwel, op het einde van de opdracht, door storting aan de opdrachthouder van het eventuele negatieve saldo van dat geldvoorschot, op grond van de behoorlijk met redenen omklede verantwoordingsafrekening. § 2. Voor de opdrachtkosten bedoeld in 3° van paragraaf 1, wordt de betaling van de verschuldigde bedragen verricht binnen de dertig dagen vanaf de dag waarop de dienst die met de betaling wordt belast de behoorlijk goedgekeurde verantwoordingsafrekening heeft ontvangen. § 3. De bijkomende kosten die worden voortgebracht doordat de in paragraaf 2 bepaalde termijn niet in acht wordt genomen, zijn ten laste van de instelling die de opdracht financiert. HOOFDSTUK 8. - Overgangs- en slotbepalingen

Art. 22.§ 1. In afwijking van artikel 4, wordt een permanente opdrachttoelating door de minister van internationale betrekkingen toegekend, wanneer de opdrachthouder de Franse Gemeenschap regelmatig bij internationale instanties vertegenwoordigt. De aanvraag wordt ingediend door de leidend ambtenaar waaronder de opdrachthouder ressorteert. Elke vereiste ministeriële toestemming, die niet wordt meegedeeld binnen een termijn van tien dagen volgend op de ontvangst van de aanvraag om permanente toelating, wordt als gunstig geacht. Er wordt een afschrift van de toestemming aan WBI overgezonden.

Als die termijn op een zaterdag, een zondag of een wettelijke feestdag verstrijkt, wordt hij naar de daaropvolgende werkdag verlengd. § 2. In afwijking van artikel 5, kan een permanente opdrachttoelating worden toegekend door de minister die toezicht op de instelling uitoefent, wanneer de opdrachthouder regelmatig gelijkaardige opdrachten met een technisch karakter uitoefent; de aanvraag wordt ingediend door de leidend ambtenaar waaronder de opdrachthouder ressorteert. Elke vereiste ministeriële toestemming, die niet wordt meegedeeld binnen een termijn van tien dagen volgend op de ontvangst van de aanvraag om permanente toelating, wordt als gunstig geacht. Er wordt een afschrift van de toestemming aan WBI overgezonden.

Art. 23.Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2014.

Art. 24.De dienstopdrachten in het buitenland die worden of werden uitgeoefend vóór de inwerkingtreding van dit besluit, worden verder geregeld bij de bepalingen die op ze van toepassing waren op het ogenblik van de opdracht.

Art. 25.De Minister-President, de minister bevoegd voor de internationale betrekkingen en de minister bevoegd voor de ambtenarenzaken worden belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 19 december 2013.

De Minister-President, R. DEMOTTE De Minister van Kind, Onderzoek en Ambtenarenzaken, J.-M. NOLLET