Règlement de procédure de la Commission disciplinaire et de traitement des plaintes du 29 septembre 2020 TITRE 1. - Dispositions générales Définitions

Article 1er.Pour l'application de ce règlement, on entend par : - Notification : envoi par la Commission d'un acte de procédure en original ou en copie ; elle a lieu par les services postaux, ou par courrier électronique; - Domicile : le lieu où la personne est inscrite à titre principal sur les registres de la population ; - Médiateur : le médiateur agréé au sens de l'article 1726, § 1er/1 du Code judiciaire ; - Organisme : un organisme qui dispense des formations en médiation au sens de l'article 1727, § 2, 6°, du Code judiciaire; - Commission (le collège compétent de) la commission disciplinaire et de traitement des plaintes ; - Conseil : l'avocat ou le médiateur agréé qui assiste le médiateur ou l'organisme concerné ; - Secrétaire : le secrétaire de la Commission fédérale de médiation.

Art. 2.Les décisions de la Commission se prennent par l'intermédiaire du collège francophone ou néerlandophone.

Les collèges siègent à trois membres.

Les décisions se prennent à la majorité des voix. Des opinions dissidentes éventuelles ne sont pas rendues publiques et relèvent du secret du délibéré.

Art. 3.Lorsque plusieurs manquements disciplinaires sont imputés à un médiateur ou un organisme, une seule procédure est engagée à sa charge qui ne peut déboucher que sur une seule peine disciplinaire.

Si un nouveau manquement lui est imputé au cours de la procédure disciplinaire, une nouvelle procédure est engagée sans que la procédure déjà engagée ne soit interrompue pour autant.

En cas de connexité ce nouveau manquement est toutefois traité lors de la procédure en cours.

TITRE 2. - Envois, dépôts des pièces de procédure et conservation des dossiers

Art. 4.§ 1. Sans préjudice du § 4, deuxième alinéa, toute notification, envoi ou communication de la Commission peut se faire par voie électronique à condition que le destinataire ait consenti à l'usage de ce moyen de communication. § 2. Le consentement peut être donné par tout document provenant du destinataire. La validité du consentement vaut pour la durée du traitement de l'affaire sauf si le destinataire retire son consentement. § 3.Dans toute notification, envoi, ou communication électronique, la Commission sollicite un accusé de réception du destinataire. § 4. Les notifications, envois ou communications adressés au médiateur peuvent se faire à l'adresse électronique renseignée dans sa dernière communication adressée à la Commission fédérale de médiation. Le médiateur peut toutefois solliciter par une demande spéciale que les envois lui soient adressés par voie postale.

Les notifications, envois ou communications au plaignant se font à l'adresse indiquée dans sa plainte ou à défaut à son domicile ou siège statutaire. § 5. Si les notifications envois ou communications ne peuvent se faire par voie électronique pour des motifs techniques ou à cause du volume de l'envoi, elles se font selon les modalités précisées ci-après au § 6.

Si le destinataire ou celui qui agit en son nom, n'accuse pas réception d'une notification électronique dans les 72 heures à dater de la notification, l'envoi de la notification se fera à nouveau selon les modalités du § 5. § 6. Une notification, un envoi ou une communication qui ne peut se faire par voie électronique, a lieu par pli recommandé à la poste ou contre remise en mains propres à la personne concernée ou à son représentant, moyennant accusé de réception.

Art. 5.Le jour de l'échéance est compris dans le délai. Toutefois lorsque ce jour est un samedi, un dimanche ou un jour férié légal, le jour de l'échéance est reporté au plus prochain jour ouvrable Les notifications, envois ou communications qui ne se font pas par la voie électronique sont censés avoir lieu le cinquième jour après la remise pour envoi au bureau de la poste.

Art. 6.§ 1. Il est tenu un dossier de toutes les plaintes et demandes d'avis. § 2. Les données sont conservées sur papier ou de façon électronique.

Les originaux qui n'auraient pas été déposés sous forme électronique peuvent être convertis par le secrétariat en une forme électronique aux fins de notification aux intéressés. Le document qui n'a pas été déposé sous forme électronique, reste le document original.

Art. 7.Tout document qui peut être, en vertu du présent règlement, rédigé, déposé, communiqué ou conservé de façon électronique, est assimilé à un document rédigé sous forme de papier.

TITRE 3. - Plaintes et examen préliminaire de celles-ci

Art. 8.§ 1. Tout intéressé peut déposer plainte ou informer la Commission au sujet des manquements commis par un ou plusieurs médiateurs ou par un organisme au sens de l'article 1er.

La plainte énonce les éléments suivants : - le nom, prénom ou dénomination de la société ou association, l'adresse ou le siège du plaignant ou du déclarant et, le cas échéant, son numéro d'inscription à la BCE ; - une adresse électronique à laquelle le plaignant peut être atteint ; - la déclaration sur son acceptation ou refus de recevoir les notifications sous forme électronique ; - les éléments de fait dont le plaignant ou le déclarant veut faire part à la Commission ainsi que l'identité du médiateur ou de l'organisme à l'égard desquels le plaignant a des griefs ; - l'inventaire des pièces déposées. § 2. La Commission met un formulaire de plainte à disposition sur le site internet de la Commission fédérale de médiation.

Art. 9.La plainte ou déclaration est introduite en Français, Néerlandais ou Allemand, au choix du plaignant ou déclarant.

Le choix du collège, néerlandophone ou francophone, est effectué par le médiateur agréé ou l'organisme concerné.

Les deux collèges peuvent traiter les plaintes déposées en Allemand.

Art. 10.Le président accuse réception de la plainte ou déclaration et demande au plaignant ou déclarant de compléter les éléments éventuellement manquants.

Au cas où il apparaitrait au vu de la plainte que certains éléments ne pourraient être divulgués au médiateur ou à l'organisme mis en cause, en particulier afin de protéger la vie privée des intéressés, le président demande au plaignant ou déclarant quels éléments ne peuvent être divulgués lors du traitement de la plainte.

Art. 11.Le président de la Commission renvoie le dossier complété si nécessaire, au collège compétent afin que la procédure disciplinaire soit le cas échéant ouverte.

Le collège compétent peut décider que la plainte est manifestement irrecevable et que la procédure ne peut pas être entamée.

Le collège peut décider en ce sens lorsque : - Lorsque la plainte n'est pas dirigée contre un médiateur agréé ou un organisme agréé ; - La plainte ne concerne pas l'activité professionnelle du médiateur, ou concerne d'autres faits qui ne peuvent avoir de répercussions sur l'activité professionnelle du médiateur ; - La plainte a trait à des faits qui sont étrangers à la mission légale de l'organisme.

Si la Commission décide que la procédure ne peut pas être ouverte, elle en informe le plaignant ou déclarant.

Le rejet de la plainte ne fait pas obstacle à ce que le plaignant ou déclarant introduise ultérieurement une nouvelle plainte ou déclaration.

TITRE 4. - Ouverture de la procédure disciplinaire suite à une plainte ou déclaration

Art. 12.Si la Commission décide que le médiateur ou l'organisation doivent comparaître devant la Commission, le président notifie la plainte par pli recommandé au médiateur ou à l'organisme concerné, avec copie au plaignant ou déclarant par envoi postal simple ou par courrier électronique.

Les éléments suivants sont repris dans la notification: 1° l'enregistrement de la plainte ou de la déclaration avec le numéro d'ordre ;2° le renvoi au règlement de procédure ;3° la composition de la Commission;4° les faits tels que portés à la connaissance de la Commission ;5° les normes qui ont éventuellement été violées ;6° les sanctions disciplinaires visées à l'article 1727/5, § 4, du Code judiciaire ;7° le droit de faire valoir son point de vue avec tous les moyens appropriés ; 8 la possibilité de se faire assister ou représenter par un conseil ; 9. le cas échéant, l'avertissement qu'aux fins de la protection de la vie privée de tiers, certains éléments dont la nature est précisée ont été occultés ;10. le droit de demander de manière motivée des mesures d'instruction complémentaires ;11. le droit pour la personne ou l'organisme de demander la récusation d'un membre de la Commission de façon motivée ;12. la possibilité d'obtenir sur simple demande que le Président ou un membre de la Commission qu'il désigne à cet effet, appelle le plaignant et le médiateur ou l'organisme concernés en vue d'une solution amiable ; La Commission joint une copie du dossier disciplinaire à la notification ou, si cela n'est pas possible, précise de quelle façon la personne mise en cause peut prendre connaissance du dossier et en obtenir copie.

Le dossier disciplinaire ne contient que les pièces que le Président estime pertinentes pour la procédure disciplinaire. Elles sont le cas échéant traduites dans la langue de la procédure.

Art. 13.§ 1. Si le plaignant, le médiateur ou l'organisme sollicitent une solution amiable, le président fixe le lieu, la date et l'heure auxquels les intéressés seront convoqués devant lui ou devant le membre de la commission qu'il désigne à cette fin. La convocation précise que la procédure de conciliation sera confidentielle.

La Commission convoque les intéressés par un pli ordinaire ou par une communication électronique à comparaître devant un de ses membres afin d'examiner si une solution amiable est envisageable par les intéressés. Il est dressé procès-verbal de la comparution des intéressés.

Si un accord intervient, le procès-verbal en constate les termes et une copie du procès-verbal est adressée aux intéressés.

Si aucun accord n'intervient ou si un des intéressés ne comparait pas, le dossier est renvoyé à la Commission aux fins de la poursuite de la procédure.. § 3. La conclusion d'un accord n'empêche pas qu'une sanction disciplinaire puisse être prise par la commission.

Art. 14.Si la procédure se poursuit, les intéressés sont convoqués, par lettre recommandée ou par notification à l'adresse électronique, à comparaître devant la Commission.

La convocation contient les informations visées à l'article 12, ainsi que l'indication du lieu, de la date et de l'heure de l'audience.

Le délai de comparution est de minimum quinze jours à partir de la notification.

Art. 15.Si, bien que régulièrement convoqué, le médiateur ou le représentant de l'organisme ou son conseil s'abstient de comparaître à deux reprises successives, à l'issue de la deuxième audience, le Collège se prononce sur la base des pièces du dossier, que le médiateur ou son conseil se prévale ou non d'une excuse valable.

Art. 16.Lorsqu'une information ou instruction pénale est ouverte concernant les mêmes faits, la Commission peut décider de suspendre la procédure jusqu'au moment où elle est informée qu'une décision judiciaire a été prononcée et a force de chose jugée. La Commission est tenue de s'informer quant à l'issue de la procédure pénale.

Une information ou instruction pénale n'empêchent pas la Commission de prendre une sanction disciplinaire.

Si la sanction disciplinaire s'avère incompatible avec une décision judiciaire ultérieure, la Commission retire la sanction disciplinaire avec effet rétroactif à la date du prononcé de la sanction disciplinaire.

Art. 17.Les intéressés peuvent se faire représenter ou assister par un conseil.

La Commission peut toutefois ordonner que le médiateur mis en cause comparaisse en personne ou que l'organisme comparaisse par une personne ayant la capacité et la qualité pour le représenter et l'engager.

Art. 18.§ 1. Tout membre de la Commission qui se sait cause de récusation en sa personne est tenu de s'abstenir.

Un membre peut notamment être récusé pour les raisons suivantes : - suspicion légitime ; - le membre ou un membre de sa famille ou un de ses associés a un intérêt personnel au litige ; - le membre a donné un conseil, plaidé ou écrit au sujet des faits mis à charge ; - il existe une inimitié capitale entre le membre et le médiateur ou organe concerné ; - le membre à un lien professionnel avec le médiateur ou avec l'organisation. § 2. Celui qui veut récuser un membre de la Commission doit le faire par un écrit déposé au plus tard à l'entame de l'audience, à moins que les causes de récusation ne soient survenues postérieurement. § 3. Le membre faisant l'objet de la récusation est tenu dans les cinq jours de la prise de connaissance de la demande de récusation, de faire savoir s'il acquiesce à la récusation, ou s'il refuse de se récuser, le cas échéant avec ses réponses aux moyens de récusation. § 4. La récusation est jugée dans les dix jours en dernier ressort par la Commission. Le membre récusé ne fait pas partie du siège de la Commission qui statue sur la récusation.

Art. 19.La Commission peut entendre des témoins ou désigner un expert.

Art. 20.§ 1. Sans préjudice du § 3, les audiences de la Commission sont publiques. L'intéressé peut demander à la Commission d'instruire l'affaire à huis clos. La Commission fait droit à cette demande, à moins qu'elle n'estime que l'ordre public ou l'intérêt général s'y oppose. § 2. La Commission entend le plaignant et le médiateur ou l'organe mis en cause. § 3. Les auditions de témoins se tiennent à huis clos, sauf si tous les intéressés et les témoins concernés acceptent le témoignage en audience publique.

Art. 21.§ 1. La Commission peut imposer les sanctions suivantes à l'égard des médiateurs agréés : - l'avertissement ; - la réprimande ; - l'obligation d'accomplir un stage pendant la durée et selon les modalités fixées par la commission ; - l'obligation d'exercer sa profession exclusivement en co-médiation pendant la durée et selon les modalités fixées par la Commission ; - la suspension pour une période qui ne peut excéder un an ; - le retrait de l'agrément. § 2. Aucune sanction ne peut être imposée pour des faits datant de plus de trois ans avant la saisine de la Commission.

Si les faits reprochés constituent un manquement continu, le dernier fait reproché constitue le point de départ de la prescription. § 3. A l'égard des organismes, la Commission peut : - faire des recommandations ; - suspendre l'agrément d'un organisme pour une période limitée qui ne peut excéder un an ; - retirer l'agrément de l'organisme.

Art. 22.La décision est signée par le Président du collège et insérée dans le dossier.

Le Président du collège notifie sans délai la décision au médiateur ou à l'organisme.

Il notifie l'intégralité de la décision au plaignant sauf si des raisons d'ordre public s'opposent à une telle notification, auquel cas, il ne notifie que le dispositif de la décision.

La notification reproduit le texte complet de l'article 1727/6 du Code judiciaire.

Art. 23.Les décisions de suspension ou de retrait d'agrément sont exécutées par l'effacement des coordonnées du médiateur de la liste dont question à l'article 1727 du Code judiciaire.

L'effacement intervient le lendemain du jour où la décision au fond est notifiée au médiateur.

Les données du médiateur suspendu sont réinscrites d'office et sans délai sur la liste dont question à l'article 1727 du Code judiciaire à l'expiration de la période de suspension.

Art. 24.§ 1. Les décisions sont conservées sous forme papier ou électronique au secrétariat de la Commission fédérale de médiation.

Elles peuvent être consultées par les membres de la Commission dans l'exercice de leur mission dans les cas individuels qu'ils sont amenés à traiter, dans la rédaction de leur avis visé à l'article 1727/5, § 5 du Code judiciaire et en vue de l'harmonisation de la jurisprudence des deux collèges. Un répertoire note toute demande de consultation des décisions. § 2. La Commission établit une base de données regroupant les décisions de principe prises par la Commission et rendues anonymes. La base de données est accessible au public sans frais.

Art. 25.Le secrétaire de la Commission fédérale de médiation dresse une liste des sanctions prononcées par la Commission.

Cette liste ne peut être consultée que par les membres de l'assemblée générale et par les membres de la Commission dans l'exercice de leurs missions légales.

TITRE 5. - Examens d'office

Art. 26.§ 1. Si la Commission prend connaissance de faits qui peuvent constituer un manquement déontologique, le Président peut désigner un membre de la Commission pour enquêter sur ces faits et rédiger un rapport.

Seuls des faits dont la Commission a eu connaissance moins d'un an auparavant peuvent faire l'objet d'un examen d'office.

Le rapporteur peut entendre le médiateur ou l'organisme concerné, ainsi que des témoins éventuels. Il transmet son rapport au Président qui convoque la Commission. § 2. La Commission décide de classer l'affaire sans suite ou décide de convoquer le médiateur ou l'organisme agréé conformément aux articles 12 à 25. § 3. A partir du dépôt de son rapport, le rapporteur s'abstient de toute forme d'intervention dans le dossier.

La Commission peut néanmoins l'entendre tant en présence qu'en l'absence du médiateur ou de l'organisme concerné. Dans ce dernier cas, le procès-verbal de l'audition du rapporteur est communiqué au médiateur ou à l'organisme concerné en l'invitant à formuler d'éventuelles observations dans les quinze jours de la réception.

TITRE 6. - Mesures transitoires

Art. 27.Les dossiers qui étaient encore en traitement le jour où le présent règlement est approuvé, sont attribués par le Président à un des deux collèges.

Le Président demande le cas échéant au plaignant ou déclarant de compléter le dossier.

La procédure se poursuit ensuite conformément aux articles 12 à 26.