CHAMBRES LEGISLATIVES, CHAMBRE DES REPRESENTANTS

Règlement d'ordre intérieur du Conseil central de surveillance pénitentiaire approuvé par la Chambre des représentants le 7 novembre 2019 Table des matières 1.Préambule Objet Terminologie Siège Langues 2. Organisation du Conseil Membres Bureau du Conseil Présidence et Vice-Présidence Secrétariat 3.Fonctionnement du Conseil Réunions du Conseil Conduite des débats Décisions et rapports de réunions Groupes de travail Communications contenant des informations soumises pour examen au Conseil Déontologie 4. Procédure relative aux visites de surveillance dans les établissements pénitentiaires Règles de base Délégations effectuant les visites Procédure lors des visites Rapports et recommandations 5.Jetons de présence 6. Rapport annuel 7.La Commission d'appel du Conseil Central 8. Création, appui, coordination et contrôle des Commissions de Surveillance Création des Commissions de Surveillance Appui, coordination et contrôle 9.Les Commissions des plaintes 10. Clause finale.1. Préambule. Objet 1. Le présent règlement porte, pour tout ce qui n'a pas été réglé par la loi de principes du 12 janvier 2005 concernant l'administration pénitentiaire ainsi que le statut juridique des détenus, sur le mode de fonctionnement du Conseil Central de Surveillance Pénitentiaire. Il est adopté par le Conseil Central qui le modifie à la majorité absolue des voix.

Il est ensuite communiqué pour approbation à la Chambre des représentants.

Terminologie 2. Il faut entendre par ? la « loi » : la loi de principes du 12 janvier 2005 concernant l'administration pénitentiaire ainsi que le statut juridique des détenus ; ? le « Conseil » : le Conseil Central de Surveillance Pénitentiaire ; ? le « Bureau » : le Bureau du Conseil Central de Surveillance Pénitentiaire ; ? le « Président » : le Président du Conseil Central de Surveillance Pénitentiaire ; ? le « Vice-Président » : le Vice-Président du Conseil Central de Surveillance Pénitentiaire ; ? les « membres » : les membres effectifs du Conseil Central de Surveillance Pénitentiaire ; ? le « Secrétariat » : le secrétariat administratif du Conseil Central de Surveillance Pénitentiaire ; ? le « secrétariat de la Commission de surveillance » : le secrétariat administratif des Commissions de Surveillance ; ? « l'administration centrale » : l'administration centrale pénitentiaire et/ou des soins de santé pénitentiaire.

Siège 3. Les activités du Conseil se déroulent, en règle, au siège de celui-ci établi, rue de Louvain, 48/2 à 1000 Bruxelles.Sur décision soit du Conseil, soit du Bureau, les activités peuvent se dérouler exceptionnellement en dehors du siège.

Langues 4. Les langues officielles et les langues de travail du Conseil sont le néerlandais et le français.2. Organisation du Conseil. Membres 5. Les membres effectifs nommés par la Chambre des représentants conformément à l'article 24, § 1er de loi, constituent le Conseil.Ils ont accès à tous les documents du Conseil qu'ils soient ou non confidentiels. 6. Si un membre souhaite mettre fin à son mandat avant l'échéance légale de cinq ans, il en fait part directement au Président et celui-ci est tenu de transmettre la demande sans délai à la Chambre des représentants qui statue sur la demande.7. Tant que le membre suppléant n'est pas appelé à remplacer, comme prévu à l'article 27, § 7 de la loi, un membre effectif avant la fin du mandat de celui-ci, le Conseil veille à le tenir informé de ses activités.8. En cas de survenance de raisons graves et impérieuses, telles que, par exemple, la violation des règles de déontologie, des infractions répétées au présent règlement ou encore une absence de participation aux activités du Conseil et mettant à mal le fonctionnement de celui-ci, le Président, saisi à cet effet par le Conseil, transmet sans délai à la Chambre des représentants une demande visant à ce qu'il soit mis fin au mandat du membre concerné.La Chambre des représentants statue au plus tôt sur cette demande conformément à l'article 24, § 8 de la loi.

Bureau du Conseil 9. Le Bureau composé des quatre membres effectifs nommés à cette fin par la Chambre des représentants conformément à l'article 24, § 4 de loi, parmi lesquels un Président et un Vice-Président, constitue l'organe de direction du Conseil.10. Le Bureau coordonne les activités du Conseil, veille à l'exécution de ses décisions et est chargé de la gestion journalière.Dans ces différentes tâches il est assisté par le Secrétariat.

En cas d'urgence, le Bureau est habilité à prendre toute décision apparaissant nécessaire dans le cadre des tâches et du fonctionnement du Conseil.

Le Bureau prépare le budget et il soumet au Conseil les propositions budgétaires nécessaires en vue d'un bon fonctionnement du Conseil et des Commissions de surveillance.

Le Conseil nomme deux Commissaires aux comptes chargés du suivi de la mise en oeuvre des décisions prises au niveau budgétaire. 11. Lorsque la recherche d'une unanimité entre les membres du Bureau n'a pas pu aboutir et en l'absence de majorité quant à une décision à prendre par le Bureau, le Bureau soumet celle-ci à la plus prochaine réunion du Conseil.12. Toute communication vers l'extérieur ayant trait à une prise de position ou à une décision du Conseil est faite par le Bureau.13. Si un membre du Bureau souhaite mettre fin à son mandat avant l'échéance légale de cinq ans et en fait part directement au Président, celui-ci est tenu de transmettre la demande sans délai à la Chambre des représentants qui statue au plus tôt sur cette demande conformément à l'article 24, § 8 de la loi. Président et Vice-Président 14. Le Président nommé à cette fin par la Chambre des représentants conformément à l'article 24, § 5 de loi, préside les réunions du Conseil et remplit toutes les fonctions qui lui sont confiés par le présent Règlement d'ordre intérieur ou par le Conseil. Dans l'exercice de ses fonctions, le Président demeure sous l'autorité du Conseil.

Le Président peut déléguer certaines de ses fonctions à l'un ou l'autre membre du Conseil. 15. Le Vice-Président remplace le Président en cas d'empêchement de celui-ci ou en cas de vacance de la présidence.16. En cas d'empêchement simultané du Président et du Vice-Président, ou en cas de vacance simultanée de leurs fonctions, et dans l'attente d'une désignation par la Chambre des représentants conformément à l'article 24, § 5 de loi, la présidence est exercée par le membre du Bureau le plus âgé.17. Si le Président ou le Vice-Président souhaite mettre fin à son mandat avant l'échéance légale de cinq ans la demande est transmise sans délai par le Bureau à la Chambre des représentants. Secrétariat 18. Le statut et le mode de recrutement des membres du Secrétariat du Conseil et le secrétariat administratif des Commissions de surveillance sont fixés par un Règlement adopté par le Conseil.3. Fonctionnement du Conseil. Réunions du Conseil 19. Conformément à l'article 25/1, § 2 de la loi, le Conseil central se réunit au moins une fois par mois, sur convocation de son Président ou à la demande d'un tiers de ses membres.Le Conseil central ne peut se réunir que si la moitié de ses membres plus un sont présents.

En outre, le Conseil ainsi que son Bureau tiennent toutes les réunions exigées par l'exercice de leurs fonctions.

Les réunions du Conseil sont convoquées aux dates qu'il a lui-même fixées. En dehors de ces dates, si les circonstances l'exigent, le Conseil se réunit sur décision du Bureau.

Le Bureau notifie aux membres du Conseil, la date, l'heure et le lieu de chaque réunion du Conseil. Sauf en cas d'urgence, la convocation doit être envoyée au moins huit jours avant la réunion. Cette convocation se fait, en règle, par courrier électronique.

Les membres qui ne sont pas en mesure d'assister à une réunion du Conseil ou à une partie de celle-ci doivent en avertir le Bureau en temps voulu.

Lorsqu'un membre souhaite ajouter un ou plusieurs points à l'ordre du jour, il/elle lui appartient d'en faire part au Bureau, par courrier électronique, quinze jours avant la réunion. Le Bureau décide d'ajouter le ou les points à l'ordre du jour. Le Bureau mentionne les points refusés avec la motivation y relative à l'ordre du jour de la réunion . 20. Le projet d'ordre du jour est communiqué aux membres avec la convocation à la réunion. Les documents de travail relatifs aux différents points de l'ordre du jour sont communiqués aux membres par voie électronique avec la convocation à la réunion.

Enfin, la convocation précise quel projet de rapport de visite de surveillance dans un établissement pénitentiaire fixé à l'ordre du jour sera adopté suivant la procédure d'adoption accélérée. En ce cas, les membres seront invités à indiquer, au plus tard la veille du jour où la réunion est fixée, les paragraphes du projet de rapport qu'ils souhaitent voir discuter par le Conseil ; tous les autres paragraphes seront considérés comme adoptés sans débat au moment de l'examen du projet de rapport par le Conseil.

L'ordre du jour est adopté par le Conseil au début de la réunion. 21. Conformément à l'article 25/1, § 2 de la loi, le quorum de présence du Conseil est constitué par la majorité de ses membres. Si ce quorum n'est pas atteint et/ou qu'une décision urgente s'impose, le Bureau soumet, par courrier électronique, la décision au vote de l'ensemble des membres qui sont appelés à se prononcer endéans un délai de quarante-huit heures suivant la réception dudit courrier. Si un membre ne réagit pas endéans les 48 heures, il est présumé souscrire à la décision proposée.

Le quorum de décision est constitué par la majorité des membres présents. En l'absence de majorité quant à une décision à prendre par le Conseil, la voix du Président est considérée comme prépondérante.

En cas de vote, celui-ci est exprimé à main levée. Par contre, si un vote s'impose en cas de décision relative à une personne physique, le vote se fait par bulletin secret. 22. Le Conseil siège à huis-clos.Ses délibérations demeurent confidentielles. 23. A part les membres du Conseil, seuls les membres du Secrétariat, les interprètes et les personnes chargées de son assistance peuvent assister aux réunions du Conseil, à moins que celui-ci n'en décide autrement.24. Le Conseil peut entendre toute personne qu'il estime être en mesure de lui prêter assistance dans l'exercice de ses fonctions. Conduite des débats 25. Le Président ouvre et clôture les débats des réunions et en assure la conduite.26. La tenue du procès-verbal est assurée par le Secrétariat qui se charge aussi de conserver l'ensemble des pièces relatives aux réunions du Conseil.27. Lorsqu'une décision a été prise, elle n'est examinée à nouveau que si un membre du Conseil le demande et si le Conseil fait droit à cette demande. Décisions et rapports de réunions 28. Le Secrétariat établit un projet de procès-verbal relatif aux délibérations intervenues lors de chaque réunion du Conseil.Ce projet de procès-verbal de réunion est transmis aussitôt que possible par le Bureau aux membres du Conseil. Il est adopté et si nécessaire amendé au début de la réunion suivante. Ensuite, le Bureau envoie le procès-verbal aux membres suppléants.

Groupes de travail 29. Le Conseil peut créer des groupes de travail ad hoc composés d'un nombre restreint de membres.Les mandats de tels groupes de travail sont déterminés par le Conseil. Celui-ci peut décider de faire appel à toute personne extérieure pour se joindre au groupe de travail ainsi constitué et lui prêter assistance.

Communications contenant des informations soumises pour examen au Conseil 30. Le Bureau porte à l'attention du Conseil les communications reçues contenant des informations soumises pour examen au Conseil, à moins que lesdites informations ne concernent des questions qui sont manifestement hors de sa compétence.31. De telles communications reçues directement par les membres du Conseil sont transmises au Bureau.32. Le Bureau réserve une suite utile à ces communications qui sont ensuite conservées par le Secrétariat. Déontologie 33. Conformément à l'article 25/1, § 3 de la loi, le Conseil adopte un Code de déontologie pour son propre fonctionnement et celui des Commissions de Surveillance.4. Procédure relative aux visites de surveillance dans les établissements pénitentiaires. Règles de base 34. En exécution de l'article 22, 1° de la loi, le Bureau, sur proposition du Conseil, organise la visite dans les établissements pénitentiaires pour examiner le traitement réservé aux détenus et le respect des règles les concernant en vue de soumettre des avis sur l'administration des établissements pénitentiaires et sur l'exécution des peines et mesures privatives de liberté.35. Le Conseil détermine souverainement l'ordre et/ou le thème spécifique, la durée et la fréquence des visites à effectuer.36. Outre des visites périodiques, le Conseil peut effectuer toute visite ad hoc lui paraissant exigée par les circonstances. Le Bureau peut, en cas d'urgence, décider au nom du Conseil qu'une visite ad hoc soit effectuée. 37. Le Conseil peut effectuer une ou plusieurs visites de suivi en tout lieu déjà visité dans le cadre d'une visite périodique ou ad hoc.38. En règle générale, les visites sont effectuées par une délégation de plusieurs membres effectifs.En cas de visite ad hoc de nature urgente elle peut être exceptionnellement effectuée par un seul membre.

Les membres de la délégation chargés d'effectuer une visite agissent au nom du Conseil. 39. Les visites sont effectuées de façon inopinée. Lorsque les circonstances le justifient, le Bureau peut décider de notifier à la direction de l'établissement concerné son intention d'effectuer une visite. 40. Les frais de déplacement, d'hébergement et de séjour dans le cadre de ces visite sont remboursés suivant les critères retenus par le Conseil. Délégations effectuant les visites 41. En règle, deux membres du Bureau feront partie de la délégation. Quant aux autres membres de la délégation, les membres du Conseil appelés à effectuer une visite sont choisis par le Conseil, sur proposition du Bureau, ou, en cas d'urgence, le Bureau en décide de manière autonome.

Le Conseil tient compte, dans la composition de la délégation, de la nature de la visite et du lieu dont la visite est prévue.

Le Bureau nommera Chef de la délégation l'un de ses membres la composant. 42. Le Conseil ou, dans le cas d'une visite ad hoc en vertu de l'article 36 le Bureau, peut décider qu'une délégation chargée d'effectuer une visite sera assistée par un expert (par exemple un médecin). Toute personne assistant une délégation agit sur les instructions du Chef de la délégation.

Procédures lors des visites 43. Les délégations effectuent leurs visites en conformité avec toutes directives ou lignes directrices de caractère général ou spécifique arrêtées par le Conseil, ou le cas échéant, par le Bureau. Elles seront en particulier attentives au respect du Code de déontologie arrêté par le Conseil. 44. Une délégation effectuant une visite peut immédiatement communiquer des observations à la direction de l'établissement concerné. Ensuite, le Bureau peut communiquer ces observations par écrit aux membres du Conseil, au Président de la Commission de Surveillance concernée, à la direction concernée ainsi qu'à l'administration centrale.

Rapports et recommandations 45. Après chaque visite, la délégation élabore aussitôt que possible un avant-projet de rapport présentant les faits constatés à l'occasion de la visite et contenant toutes recommandations, commentaires et demandes d'information que la délégation juge nécessaire. L'avant-projet communiqué par le Bureau précise à l'attention de la direction concernée et à l'administration centrale que leurs commentaires sont attendus dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d'un mois. 46. A la lumière des commentaires reçus, un projet de rapport est préparé par la délégation à l'attention du Conseil.Lorsqu'elle établit ce projet, la délégation tient compte de toutes observations éventuellement présentées après la visite par la direction concernée ou par l'administration centrale.

Le projet de rapport ainsi complété est soumis à la plus prochaine réunion du Conseil. 47. Dès que le rapport de visite et les recommandations qui l'accompagnent seront adoptés par le Conseil, le Bureau veille à le communiquer à la Chambre des représentants, au Ministre qui a la Justice dans ses attributions et au Ministre qui a les soins des santé pénitentiaires dans ses attributions, aux membres du Conseil, au Président de la Commission de Surveillance concernée, à la direction concernée et à l'administration centrale.Le Conseil décidera de la publication à y donner. 5. Jetons de présence.48. Conformément à l'article 25/3, § 1er de la loi, un jeton de présence dont le montant s'élève à 150 (index 138,01) € par jour presté, est attribué aux membres du Conseil qui ne sont pas membres du Bureau, pour leurs activités soit au siège du Conseil, soit organisées par le Conseil hors de son siège. Les activités d'une durée inférieure à quatre heures donnent droit à la moitié du jeton de présence fixé.

De plus, une participation de moins de deux heures n'ouvre aucun droit à l'allocation d'un jeton de présence.

Un état trimestriel est établi par le Secrétariat à partir des feuilles de présence que le membre est invité à signer lorsqu'il participe à une activité. Cet état est ensuite soumis pour accord au membre. 49. On entend par "activités", la participation aux réunions du Conseil, aux groupes de travail mis sur pied en application de l'article 24 du présent règlement, aux visites et aux réunions relatives à ces visites et à toute autre initiative au sujet de laquelle le Conseil a préalablement pris une décision en ce sens.50. Ne donnent pas droit à des jetons de présence : 1° les activités de pure représentation en Belgique ou à l'étranger, à l'exception des activités organisées par le Conseil lui-même et à condition que le membre ait à y remplir une tâche particulière ;2° la participation à une formation organisée par le Conseil à l'intention de ses membres.Dans ce cas, les membres du Conseil ont cependant droit au remboursement de leurs frais de déplacement. 3° la participation à des réunions de travail en dehors des locaux du Conseil sans qu'une mission ait été confiée expressément par le Conseil.6. Rapport annuel.51. En temps opportun, le Bureau soumet au Conseil un projet de rapport annuel. Conformément à l'article 22, 4° de la loi, ce projet contient notamment tous les avis rendus par le Conseil, un plan stratégique et les rapports annuels établis par les Commissions de Surveillance. 52. Dès l'adoption de ce projet de rapport par le Conseil, le Bureau veille à le communiquer à la Chambre des représentants, au Ministre qui a la Justice dans ses attributions et au Ministre qui a les soins de santé pénitentiaires dans ses attributions.7. La Commission d'appel du Conseil Central.53. Conformément à l'article 25/2 de la loi, le Conseil constitue parmi ses membres une Commission d'appel francophone et une Commission d'appel néerlandophone, comprenant chacune trois membres. Le Conseil désigne également trois membres suppléants pour chaque rôle linguistique.

Chaque Commission d'appel est présidée par un membre effectif, magistrat du siège. 54. Le Conseil adopte la procédure relative au traitement des recours par la Commission d'appel et les publie au Moniteur belge.8. Création, appui, coordination et contrôle des Commissions de surveillance. Création des Commissions de surveillance 55. Conformément à l'article 26, § 1er de la loi, le Conseil institue une Commission de Surveillance auprès de chaque établissement pénitentiaire . En vue du recrutement des membres, le Conseil se charge d'organiser un appel à candidatures diffusé le plus largement possible.

Au stade de la création de chaque Commission, le Conseil procède à la nomination de ses membres. 56. Une fois créée, chaque Commission propose au Conseil, conformément à l'article 28, § 3 de la loi, de désigner, l'un des membres en qualité de Président et un autre en qualité de Vice-Président. Pour les Commissions de surveillance instituées auprès d'un établissement pénitentiaire situé dans la Région de Bruxelles-Capitale, le Président et le Vice-Président appartiennent à un rôle linguistique différent sur la base de la langue dans laquelle les candidats-membres ont posé leur candidature et, pour les membres titulaires d'un master en droit et médecins, sur la base de leur diplôme. 57. Si un membre de la Commission souhaite mettre fin à son mandat avant l'échéance légale de cinq ans, il en fait part directement au Président de la Commission celui-ci est tenu de transmettre la demande sans délai au Conseil qui statue sur la demande.58. S'il existe une réserve de recrutement, le Conseil, après consultation du candidat concerné et avis du Président de la Commission concernée, procède à la nomination, pour un terme de cinq ans, d'un des candidats. Pour faire en sorte qu'il n'y ait qu'une seule échéance par année pour les mandats des membres des Commissions, le Conseil peut nommer un candidat de manière rétroactive à partir du 1er septembre qui vient de s'écouler. 59. En cas de survenance de raisons graves et impérieuses, telles que, par exemple, la violation des règles de déontologie, des infractions répétées au présent règlement ou encore une absence de participation aux activités de la Commission et mettant à mal le fonctionnement de celle-ci, le Conseil, de sa propre initiative ou à la demande de la Commission concernée, met fin au mandat du membre concerné.Le Conseil statue au plus tôt sur cette demande et, si nécessaire, procédera comme prévu à l'article 58 de ce règlement.

Appui, coordination et contrôle des Commissions de surveillance 60. Chaque Commission de surveillance est assistée par un secrétariat, dont les membres n'appartiennent pas à l'administration pénitentiaire. Les membres du secrétariat sont désignés par le Conseil sur proposition de la Commission.

Le statut et le mode de recrutement des membres du secrétariat sont fixés par le Conseil.

Il peut être mis fin à la désignation d'un membre du secrétariat de la Commission par décision motivée du Conseil pour des raisons graves.

La mission des membres du secrétariat est fixée par le président de la Commission. 61. Chaque Commission établit son règlement intérieur, qu'elle soumet à l'approbation du Conseil.Le règlement fixe en particulier les modalités de convocation des membres et de délibération. 62. Les membres de la Commission s'abstiennent de délibérer sur les affaires dans lesquelles ils ont un intérêt personnel ou dans lesquelles leurs parents ou alliés jusqu'au quatrième degré ont un intérêt personnel.63. La Commission se réunit au moins une fois par mois. La convocation à toute réunion mensuelle de même que le rapport de chaque réunion mensuelle est transmise au Secrétariat du Conseil.

Le Bureau se réserve la possibilité, à condition d'en faire part préalablement au Président, d'assister à une réunion. 64. Un ou plusieurs membres de la Commission sont chargés à tour de rôle, pendant un mois et à raison d' une fois par semaine, de visiter en qualité de commissaire de mois le ou les établissements pénitentiaires auprès desquels la Commission est établie, en particulier afin d'accomplir les missions visées à l'article 26, § 2, 1° et 3° de la loi, soit - exercer un contrôle indépendant sur l'établissement pénitentiaire en ce qui concerne le traitement réservé aux détenus, le respect des règles les concernant et leur bien-être ; - assurer la médiation entre le directeur et les détenus concernant des problèmes qui sont portés à la connaissance des membres de la Commission.

Les commissaires du mois organisent chaque semaine une permanence pour les détenus. 65. Les articles 458 et 458bis du Code pénal sont applicables aux membres de la Commission et aux membres du secrétariat de la Commission sans porter atteinte à la mission de la Commission.66. Conformément à l'article 26, § 2, 2° de la loi, chaque Commission soumet au Conseil, soit d'office, soit sur demande, des avis et des informations concernant des questions qui, dans l'établissement pénitentiaire, présentent un lien direct ou indirect avec le bien-être des détenus, et formule les propositions qu'elle juge appropriées. Le Conseil veille à accuser réception de toute communication reçue et tient la Commission informée des initiatives prises suites à cette communication.

Au plus tard fin mars chaque Commission communique au Conseil son rapport annuel destiné à être repris au rapport annuel à établir par le Conseil conformément à l'article 22, 4° de la loi. 9. Les Commissions des plaintes.67. Conformément à l'article 31, § 1er de la loi, chaque Commission de surveillance constitue parmi ses membres une Commission des plaintes comprenant chacune trois membres, présidée par une personne titulaire d'un master en droit. En cas d'empêchement d'un ou plusieurs membres de la Commission des plaintes, le Président de la Commission de Surveillance désigne les membres de la Commission de surveillance qui peuvent les remplacer. 68. Le Conseil adopte les procédures relatives au traitement des plaintes par la Commission des plaintes et les publie au Moniteur belge.10. Disposition finale. Avant la fin de 2020, le Conseil évaluera et, le cas échéant, modifiera ce Règlement d'ordre intérieur.