Règlement d'ordre intérieur du Comité de direction CHAPITRE Ier. - Dispositions générales

Article 1er.La composition du Comité de Direction du Service public fédéral Mobilité et Transports, ci-après dénommé « le Comité de direction », est déterminée par l'article 4 de l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral.

Art. 2.Le Président du Comité de direction en assure le bon fonctionnement, ouvre, dirige et clôt les débats.

En cas d'empêchement du Président, celui-ci désigne le membre du Comité de direction qui le remplace. A défaut d'une telle désignation, la présidence est assurée par le membre siégeant le plus longuement au sein du Comité de direction.

Art. 3.Le Président désigne un secrétaire, et éventuellement un secrétaire adjoint, chargés de préparer les réunions, d'acter les décisions ou délibération du Comité de direction et de rédiger les procès-verbaux.

Art. 4.Les ordres du jour, documents et procès-verbaux des réunions sont digitalisés et de la même façon mis à disposition des membres du Comité de direction par le secrétaire ou le secrétaire adjoint.

Art. 5.Sauf avis contraire, le Comité de direction se réunit hebdomadairement à l'invitation du Président. En outre, le Président peut convoquer le Comité de direction à des réunions supplémentaires de sa propre initiative ou à la demande d'un ou de plusieurs membres.

Si nécessaire, et/ou en cas d'urgence, un Comité de direction peut se tenir par voie électronique et/ou par vidéo-conférence.

Art. 6.L'ordre du jour et les documents concernant les points à discuter sont à dispositions des membres du Comité de direction au moins trois jours calendaires avant la réunion. En cas d'urgence, un document pourra être distribué en séance.

Le Comité de direction peut se faire assister par des personnes qui, en raison de leurs compétences particulières ou expertise, peuvent l'éclairer utilement sur un point de l'ordre du jour.

Art. 7.Le Président approuve l'ordre du jour. Le membre qui, après réception de l'ordre du jour, souhaite ajouter un point à l'ordre du jour, le communique au Président avant la réunion.

Pendant la réunion, de nouveaux points ne peuvent être ajoutés à l'ordre du jour que moyennant l'unanimité des membres présents : ces point ne peuvent toutefois pas être ajoutés s'ils se rapportent spécifiquement aux services relevant d'un membre empêché. A la demande motivée d'un membre, le Président peut décider de reporter l'examen d'un ou de plusieurs points.

Art. 8.Le Comité de direction ne peut valablement délibérer que si la majorité de ses membres est présente. Si ce quorum n'est pas atteint, le Comité de direction peut, après une deuxième convocation, délibérer valablement sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de membres présents.

Art. 9.Les membres doivent par principe être présents aux réunions.

Chaque membre du Comité de direction empêché d'assister à la réunion ou à une partie de la réunion peut, si nécessaire, se faire remplacer.

La personne qui remplace le membre du Comité de direction absent, doit recevoir à cet effet un mandat de décision clair et nominatif. Ce mandat ne peut pas être donné pour le traitement des procédures disciplinaires.

Les remplacements sont annoncés avant la réunion auprès du secrétaire du Comité de direction et du Président.

Art. 10.Les décisions sont prises par consensus ou, à défaut, à la majorité des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le décompte des suffrages. En cas de partage de voix, la voix du Président ou, selon l'article 2, deuxième alinéa de ce règlement, en cas d'empêchement du Président, celle du membre du Comité de direction qui remplace, est décisive.

Les décisions en matière de personnel pour les cas individuels sont prises au scrutin secret. En cas de partage des voix, la proposition est rejetée.

Tous les membres sont tenus d'exécuter et de défendre collégialement et loyalement les décisions et engagements pris au sein du Comité de direction.

Art. 11.Le projet de procès-verbal est soumis à l'approbation des membres, soit lors de la séance, soit lors d'une réunion suivante.

Sans préjudice de l'application de la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration et, dans le cadre des promotions dans le niveau A, de l'article 26bis de l'arrêté royal du 7 août 1939 organisant l'évaluation et la carrière des agents de l'état, les délibérations, les procès-verbaux et les documents soumis au Comité de direction sont confidentiels, sauf décision contraire du Comité de direction. Un devoir de stricte réserve à leur sujet s'impose à toutes les personnes qui, dans l'exercice de leurs fonctions, sont appelées à en avoir connaissance.

Art. 12.Lors de procédures disciplinaires et de procédures de promotion, les procès-verbaux sont établis dans la langue des agents concernés. Lors du classement des candidats appartenant à des rôles linguistiques différents, les procès-verbaux sont établis en français et en néerlandais.

Art. 13.Les documents soumis aux délibérations du Comité de direction sont rédigés dans la langue de leur auteur. Tout document soumis pour décision au Comité de direction doit contenir une proposition de décision. CHAPITRE II. - Dispositions spéciales en matière disciplinaire

Art. 14.Le Comité de direction prend connaissance en séance de chaque proposition provisoire de peine disciplinaire transmise par le supérieur hiérarchique compétent ; à partir de cette date, le Comité de direction est saisi de l'affaire disciplinaire.

Art. 15.Le Comité de direction se réunit valablement en matière disciplinaire lorsqu'au moins trois membres, dont le Président ou son remplaçant, membre du Comité de direction, sont présents. Au moins un de ces trois membres devra appartenir au même rôle linguistique que le fonctionnaire qui fait l'objet de la proposition provisoire de peine disciplinaire.

En cas d'empêchement pour un motif impérieux d'un ou de plusieurs membres pendant la période où une affaire introduite est à l'examen, ceux-ci peuvent être remplacés par d'autres membres du Comité de direction.

Art. 16.Le Comité de direction peut recueillir des données complémentaires lorsqu'il traite une affaire. Il peut également entendre des personnes qui ne sont pas intervenues dans la procédure disciplinaire.

Art. 17.Toute décision individuelle en matière disciplinaire à l'égard d'un agent es prise au scrutin secret et à la simple majorité des suffrages. Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le décompte des suffrages.

En cas de partage des suffrages, la proposition est rejetée. Dans ce cas, une autre proposition est soumise au vote.

Art. 18.La proposition définitive de sanction disciplinaire est établie dans la langue de l'agent faisant l'objet de la proposition.

Il ou elle reçoit une copie de la proposition définitive de sanction disciplinaire, en vertu de l'article 79, § 3, de l'arrêté royal du 2 octobre 1937 portant le statut des agents de l'Etat. CHAPITRE III. - Dispositions spéciales en matière des procédures de promotion

Art. 19.Tout candidat à une promotion A4 ou A5 est invité à un entretien par le Comité de direction. Cet entretien a pour objectif de connaître sa motivation et d'offrir au candidat la possibilité d'exposer son expérience et ses compétences. Sur la base des éléments recueillis lors de cette interview, de l'information contenue dans la candidature ainsi que sur la base de la connaissance interne du Comité de direction, celui-ci procède au classement des candidats.

Conformément à l'article 12 du présent règlement, les candidats reçoivent une copie établie dans la langue de leur rôle linguistique, du classement des candidats et de la décision du Comité de direction.

Art. 20.Le règlement d'ordre intérieur du 23 septembre 2013, publié au Moniteur belge du 6 décembre 2013, est abrogé.

Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Approuvé par le Comité de direction en sa séance du 8 octobre 2018.

Le Président a.i. du Comité de direction, E. VAN CRAEYVELT