Conseil de direction. - Règlement d'ordre intérieur Composition

Article 1er.La composition du Conseil de direction est fixée par l'arrêté ministériel du 11 juillet 1987 déterminant la composition du Conseil de direction de l'Office national des Pensions.

Présidence

Art. 2.L'administrateur général, ou en son absence l'administrateur général adjoint, préside le Conseil de direction.

Si l'administrateur général adjoint est également empêché, le Conseil de direction est présidé par le directeur général (fonction de management N-1) ayant la plus grande ancienneté.

Le président ouvre et clôture les séances, mène les débats ainsi que les délibérations et veille au bon déroulement des séances.

Secrétariat

Art. 3.Le président désigne un secrétaire et un secrétaire adjoint de l'autre rôle linguistique qui sont chargés de préparer les réunions, d'acter les délibérations et de rédiger les procès-verbaux. En cas d'absence du secrétaire, le président désigne un membre du conseil en tant que secrétaire. La même disposition s'applique lorsque les secrétaires sont personnellement concernés par un ou plusieurs points figurant à l'ordre du jour.

Les secrétaires sont des agents de l'Office national des Pensions. Ils accomplissent leur mission sous l'autorité et la direction du président.

Le secrétaire communique les avis et décisions du Conseil aux autorités compétentes sous la signature du président.

Il est responsable des archives du Conseil.

Réunion et ordre du jour

Art. 4.Le Conseil de direction se réunit chaque fois que c'est nécessaire et au moins quatre fois par an.

Le président convoque le Conseil de sa propre initiative ou à la demande d'au moins deux membres.

Le Président fixe la date de la réunion et établit l'ordre du jour.

Les convocations émanent du président. Les documents à traiter sont annexés à la convocation et envoyés aux membres. Les membres doivent, au moins deux jours ouvrables complets avant la séance, être en possession de l'invitation, de l'ordre du jour et des annexes à l'adresse URL suivante: http://intranet.onprvp.fgov.be/Communities/Directieraad-Conseildedirection.

L'invitation et l'ordre du jour sont rédigés en français et en néerlandais. Les pièces qui sont soumises à la délibération du Conseil sont rédigées dans la langue de l'auteur ou, pour les cas individuels, dans la langue de l'intéressé.

Le membre qui, après réception de l'invitation, souhaite ajouter un point à l'ordre du jour, le communique au président au plus tard 24 heures avant la réunion.

De nouveaux points ne peuvent être ajoutés en séance qu'avec l'accord unanime des membres présents.

Le membre du Conseil de direction qui ne peut assister à la réunion, peut communiquer par écrit ses remarques ou avis au président, qui les portera à la connaissance des autres membres avant le début de la discussion des matières visées.

Les questions placées à l'ordre du jour doivent être examinées dans l'ordre d'inscription, sauf si au moins la moitié des membres présents marquent leur accord quant à sa modification.

En cas d'extrême urgence et avec l'accord d'au moins la moitié des membres présents, il peut être dérogé à ces procédures.

Les réunions du Conseil de direction ne sont pas publiques.

Délibération et vote

Art. 5.Le Conseil de direction ne peut valablement délibérer que si la majorité de ses membres sont présents. Si ce quorum n'est pas atteint, le Conseil peut délibérer valablement au sujet du même ordre du jour, après une seconde convocation, quel que soit le nombre de membres présents.

Le Conseil de direction ne peut en aucun cas délibérer valablement si tous les membres présents appartiennent au même rôle linguistique.

Les décisions sont prises par consensus, ou à défaut de celui-ci, à la majorité simple des voix, sans tenir compte des abstentions et, le cas échéant, des votes blancs ou nuls.

Le vote a lieu à main levée. En cas de parité des voix, la voix du président est prépondérante.

Toute décision individuelle prise à l'égard d'un membre du personnel a lieu au scrutin secret. En cas de partage des voix, la proposition est rejetée.

Quand le Conseil intervient à titre consultatif, les avis émis par les membres sont consignés au procès-verbal et joints aux propositions soumises aux autorités compétentes.

Art. 6.Le président, les membres et toute personne associée aux activités du Conseil, sont liés par le secret relatif aux débats, délibérations et toute information dont ils auraient eu connaissance dans l'exercice de leur mission.

Le président et tous les membres sont tenus d'exécuter et de défendre collégialement et loyalement les décisions et engagements pris au sein du Conseil.

Tout membre du Conseil de direction se récusera lorsqu'il estime que sa présence et son implication dans certaines questions peuvent donner lieu à une violation du principe d'impartialité et / ou du principe d'indépendance.

Le Président peut également proposer une telle mesure si ceci semble nécessaire.

Art. 7.Le Conseil de direction peut demander à certaines personnes qui, en raison de leurs compétences, peuvent éclairer utilement le Conseil sur un point à l'ordre du jour, de participer, sans voix ni délibérative ni consultative, à la totalité ou à une partie de la réunion et ceci à l'exclusion des délibérations concernant des dossiers individuels.

Procès-verbal

Art. 8.Le projet de procès-verbal, rédigé en français et en néerlandais, est transmis aux membres via l'adresse URL précitée. Si aucune remarque écrite n'est envoyée au président dans les cinq jours ouvrables qui suivent la date à laquelle le procès-verbal est disponible, le procès-verbal est considéré comme approuvé. En cas de remarques, l'approbation du procès-verbal est mise à l'ordre du jour de la prochaine réunion.

Le procès-verbal est signé en français et en néerlandais par le président et les secrétaires.

Tous les membres du Conseil de direction ont accès au procès-verbal via l'adresse URL précitée.

L'original est conservé au secrétariat où il peut être consulté par les membres.

Sans préjudice de l'application de la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration et, dans le cadre des promotions dans le niveau 1, de l'article 26bis de l'arrêté royal du 7 août 1939 organisant l'évaluation et la carrière des agents de l'Etat, les procès-verbaux et leurs extraits sont confidentiels, sauf décision contraire du Conseil de direction.

Art. 9.Les cas non prévus par le présent règlement sont réglés en séance par le Conseil de direction et à la majorité simple.

Art. 10.Le règlement d'ordre intérieur du Conseil de direction du 31 janvier 1995 est abrogé.

Le présent règlement d'ordre intérieur, approuvé par le Conseil de direction en séance du 18 novembre 2014 entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Le président, Sarah Scaillet, Administratrice générale