Règlement d'ordre intérieur du Conseil de direction de l'Institut scientifique de Santé publique

Article 1er.Conformément à l'article 7bis, § 1er, de l'arrêté royal du 20 avril 1965 fixant le statut organique des établissements scientifiques fédéraux, le Conseil de direction de l'I.S.P. est composé du directeur général et des directeurs opérationnels et d'appui.

Le directeur général de l'I.S.P. président le Conseil et en assure le bon fonctionnement, fait respecter le règlement, ouvre, dirige et clôt les débats.

En cas d'empêchement du président du Conseil, celui-ci désigne le membre du Conseil qui le remplace. A défaut de cette désignation, la présidence est assurée par le directeur opérationnel ou d'appui qui compte l'ancienneté de service la plus grande.

Article 2.Le Conseil de direction assiste le directeur général dans la gestion journalière de l'établissement. Il exerce les missions qui sont dévolues au comité de direction d'un service public fédéral en vertu de l'article 5 de l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral, le cas échéant sans empiètement sur celles dévolues au comité de direction du service public fédéral dont il relève et en particulier pour la confection du projet de budget et du projet de plan de personnel.

Art. 2.Le Conseil de direction se réunit sur convocation du président, au moins une fois par mois, sauf en juillet et août. Le président peut en outre convoquer une réunion supplémentaire soit d'initiative personnelle, soit à la demande écrite ou électronique d'au moins deux membres.

Les membres s'engagent à assister autant que possible à chaque réunion du Conseil. Le membre qu'un motif impérieux empêche d'assister à la réunion, en informe le président avant la réunion. Il ne peut pas se faire remplacer, sauf en cas d'absence de longue durée (un mois ou plus).

Art. 3.Le président désigne un secrétaire, et éventuellement un secrétaire adjoint de l'autre rôle linguistique, chargés de préparer les réunions, d'acter les délibérations du Conseil et de rédiger les procès- verbaux.

Art. 4.Le secrétaire prépare l'ordre du jour sur base des éléments proposés par le président et le met sur le serveur du Conseil à disposition des membres, ensemble avec une version électronique des documents concernant les points à discuter. Le secrétaire envoie aux membres la convocation par voie électronique au moins deux jours ouvrables avant la réunion. En cas d'urgence, un document pourra être distribué en séance.

Le Conseil peut, à la demande d'un de ses membres et avec accord du président ou deux de ses membres, se faire assister par des personnes avec voix consultative qui, en raison de leurs compétences particulières, peuvent l'éclairer utilement sur un point de l'ordre du jour. La présence de ces personnes sans voix délibérative est limitée au traitement du point pour lequel elles sont entendues, et elles ne participent, en aucun cas, aux délibérations sur des dossiers individuels.

Art. 5.Le président établit l'ordre du jour. Chaque membre peut demander, par écrit jusqu'à qu'un jour ouvrable avant la réunion, d'ajouter un point à l'ordre du jour.

Pendant la réunion, de nouveaux points ne peuvent être ajoutés à l'ordre du jour que moyennant l'unanimité des membres présents.

Aucun point de l'ordre du jour qui aurait une incidence sur la gestion de l'infrastructure, du budget, du personnel, de l'informatique ou de la sécurité et qui concerne spécifiquement une certaine direction opérationnelle dont le membre est empêché, ne peut être ni maintenu ni ajouté.

A la demande motivée d'un membre, le président peut décider de reporter l'examen d'un ou de plusieurs points.

Art. 6.Le Conseil ne peut valablement délibérer que si au moins la moitié des membres ayant droit de vote sont présents.

Si ce quorum n'est pas atteint, le Conseil peut, aorès une deuxième convocation, délibérer valablement sur le même ordre du jour, quel que soit ne nombre de membres présents.

Toutefoisb on ne peut en aucun cas délibérer sur des points où il faut prendre une décision sur des dossier individuels de personnel, si le membre concerné du comité de direction, ayant droit de vote, est absent.

Art. 7.Les décisions sont prises par consensus ou, à défaut, à la majorité simple des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le décompte des suffrages. En cas de partage des suffrages, la voix du président est prépondérante.

Tous les membres sont tenus d'exécuter collégialement et loyalement les décisions et engagements pris au sein du Conseil.

Art. 8.Le projet de procès-verbal est envoyé par voie électronique à tous les membres du Conseil au plus tard dans les cinq jours ouvrables suivant la réunion. Si aucune remarque écrite n'est adressée au président dans les trois jours ouvrables qui suivent cet envoi, le procès-verbal est considéré comme approuvé. En cas de remarque, le procès-verbal est adapté après avis du président.

La version définitive est mise à disposition des membres sur le serveur du Conseil. Un exemplaire du texte définitif, signé par le président et le secrétaire, est conservé par le secrétaire.

Art. 9.Un communiqué avec les décisions les plus importantes du Conseil est mise à disposition du personnel en français et en néerlandais.

Art. 10.La convocation, l'ordre du jour et les documents soumis aux délibérations du Conseil peuvent être rédigés en anglais, français ou néerlandais.

Le procès-verbal est rédigé alternativement en français et en néerlandais à l'exception des points qui concernent un membre du personnel en particulier, ceux-ci sont toujours rédigés dans le rôle linguistique du membre du personnel concerné.

Art. 11.Le président adresse au président du Comité de direction du SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement une copie du procès-verbal.

Art. 12.Des documents envoyés par courrier électronique sont équivalents aux documents sur papier.

Approuvé par le Conseil de direction en sa séance du 9 septembre 2013.

Le Président, Dr Johan PEETERS