Règlement d'ordre intérieur CHAPITRE Ier. - Dispositions générales

Article 1er.Le siège de la Commission de la protection de la vie privée, ci-après "la Commission", est établi à Bruxelles.

Art. 2.Le président veille au bon fonctionnement de la Commission.

Art. 3.En exécution de l'article 26, § 1er, premier alinéa de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après "la LVP"), le président convoque la Commission et fixe le lieu, la date et l'heure des séances. Il ouvre et clôt celles-ci. Il dirige les débats.

En cas d'empêchement du président, ses attributions sont exercées par le vice-président, qui a dans ce cas les mêmes pouvoirs et les mêmes obligations.

Art. 4.Sauf dans les cas jugés urgents par le président, les convocations sont envoyées aux membres au moins huit jours avant la séance. Elles contiennent l'ordre du jour de la séance ainsi que les documents indispensables.

Art. 5.Indépendamment des séances fixées par le président lui-même conformément à l'article 3 du présent règlement d'ordre intérieur (ci-après "le présent règlement"), il convoque également la Commission si trois membres au moins en font la demande, par courrier adressé au président ou lors d'une séance de la Commission. L'objet de la séance à convoquer est précisé dans la demande.

La Commission se réunit dans les 15 jours suivant l'introduction de la demande, à moins que les demandeurs ne s'accordent sur une date ultérieure.

Art. 6.§ 1er. Le président fixe l'ordre du jour.

Les points inscrits à l'ordre du jour se répartissent en deux catégories, « A » et « B ». Ceux relevant de la catégorie « B » sont approuvés en séance sans autre forme de débat, sauf si leur mise en discussion a été demandée au président par un membre, au plus tard à 10 heures l'avant-dernier jour ouvrable précédant le jour de la séance concernée - auquel cas le président ou l'administrateur avertit les autres membres le jour même, par courriel. Les autres points, à savoir ceux classés dès le départ dans la catégorie « A » et ceux repris dans celle-ci à la requête d'un membre, seront toujours soumis pour discussion à la Commission. § 2. Toute question ne figurant pas à l'ordre du jour ne peut être examinée qu'avec l'accord d'au moins la moitié des membres présents. § 3. Le membre qui souhaite voir figurer un point à l'ordre du jour doit en faire la demande au président. Celui-ci inscrira le point en question à l'ordre du jour de la prochaine séance.

Art. 7.En exécution de l'article 25, deuxième alinéa de la LVP, tant les membres effectifs que leurs suppléants peuvent participer aux séances et être désignés comme rapporteur. Les membres effectifs et les membres suppléants siégeant en lieu et place d'un membre effectif empêché sont les seuls à entrer en ligne de compte pour la vérification du quorum, de même qu'ils sont les seuls à avoir voix délibérative.

Art. 8.Les séances de la Commission donnent lieu à l'établissement d'un procès-verbal en guise de synthèse, qui est signé par le président et l'administrateur placé à la tête du secrétariat. Ce dernier est responsable de la conservation des pièces et de la délivrance des copies conformes des actes et procès-verbaux des séances de la Commission.

Les projets de procès-verbaux sont communiqués aux membres de la Commission. Ils sont soumis à l'approbation de la Commission lors de la séance suivante.

Art. 9.Le président désigne un ou plusieurs rapporteurs pour chaque avis, chaque recommandation et chaque plainte traitée par la Commission ou pour chaque requête ou question pour lesquelles il juge utile de le faire. Il peut également intervenir lui-même en tant que rapporteur.

Le président veille à ce que le rapporteur bénéficie de l'assistance d'un agent du secrétariat. Le rapporteur peut donner des directives de travail à l'agent en question.

Art. 10.Le président ou le rapporteur peut demander toutes les informations qu'il juge utiles à la partie requérante, au plaignant, à toute autorité et à tout responsable de traitement, ainsi qu'à des tiers. Il peut les inviter à participer à une audition, ensemble ou séparément. Cette audition fera l'objet d'un procès-verbal distinct qui, après approbation par la Commission, sera transmis aux parties entendues qui peuvent faire ajouter en annexe de ce procès-verbal une déclaration ou un commentaire.

Moyennant l'autorisation de la Commission, le président ou le rapporteur peut décider de se rendre sur place. Il rend compte de ses actes à la Commission.

Art. 11.Le rapporteur rédige un projet de décision. Lors de l'examen du dossier et de la préparation de la décision, il faudra être attentif au cadre factuel et légal, en particulier au respect des principes applicables dans le cadre d'un traitement de données à caractère personnel et à l'impact de celui-ci sur la vie privée des personnes concernées. Si nécessaire, ces éléments seront repris dans le projet de décision.

Art. 12.La Commission se réunit et délibère collégialement.

La Commission se réunit à huis clos, sauf si elle décide expressément de rendre la séance publique.

La discussion d'un dossier « A » est systématiquement introduite par le rapporteur, chaque membre ayant ensuite la possibilité de poser des questions et d'exprimer son point de vue, en particulier quant au projet de décision. Le président recherche la position commune susceptible d'être adoptée.

Au besoin, il est procédé au vote, dans le respect des dispositions de l'article 28, deuxième alinéa de la LVP et de l'article 7 du présent règlement. Le président soumet les différentes questions ainsi que les éventuelles alternatives à la Commission, de manière à ce que chaque question ou position puisse faire l'objet d'une décision distincte.

Les questions posées et les résultats du vote sont expressément mentionnés dans le procès-verbal de la séance. La décision complète obtenue à l'issue de ces votes distincts est elle-même soumise à un vote global.

Il faut obligatoirement procéder à un vote lorsqu'un membre effectif ou, en l'absence de celui-ci, son suppléant en fait explicitement la demande. Le vote se déroule à main levée.

Art. 13.§ 1er. Si le bon fonctionnement de la Commission le requiert ou si cela s'avère nécessaire en vue de respecter les délais légaux, la Commission peut décider, après discussion en séance, d'avoir recours à une procédure écrite pour poursuivre le traitement de la délibération relative à un projet d'avis, de recommandation ou de tout autre projet de décision.

Le président fait parvenir aux membres le projet adapté conformément aux décisions prises en séance par la Commission. Il fixe le délai et les modalités de leur éventuelle réaction. Cette procédure a pour but d'offrir aux membres la possibilité de se prononcer quant à la conformité de l'adaptation apportée à la décision prise en séance.

Tous les membres, tant effectifs que suppléants, peuvent donner leurs avis dans le cadre de cette procédure.

En cas de procédure écrite consécutive à une audition en application de l'article 33 du présent règlement, seuls les membres présents lors de la séance, aussi bien effectifs que suppléants, qui ont donc participé au processus décisionnel, disposent de la possibilité de réagir dans le cadre de la procédure écrite. Les membres absents, tant effectifs que suppléants, s'abstiennent de toute réaction lors de la procédure écrite mais reçoivent toutefois les mêmes informations que tous les membres présents de manière à pouvoir suivre le déroulement de la procédure écrite afin de garantir la transparence requise concernant les décisions prises.

Sur la base des réactions qui lui sont adressées, le président adaptera le projet ou décidera de l'inscrire à l'ordre du jour d'une prochaine séance utile en cas de points de vue incompatibles ou pour toute autre raison fondée. Si le projet peut être entièrement finalisé sans nouvel examen en séance, la date retenue sera celle de la dernière séance au cours de laquelle il a été traité. § 2. Dans les cas où le bon fonctionnement de la Commission l'exige et/ou dans ceux où il y a urgence, le président peut décider qu'un projet de décision sera exclusivement traité via une procédure écrite et donc en dehors de toute séance.

Le président envoie le document en question aux membres et fixe le délai ainsi que les modalités de leur éventuelle réaction. Ce délai ne peut pas être inférieur à 48 heures. Tant les membres effectifs que les membres suppléants peuvent donner leur avis dans le cadre de cette procédure.

Sur la base des réactions qui lui sont adressées, le président adaptera le projet ou décidera de l'inscrire à l'ordre du jour d'une prochaine séance utile en cas de points de vue incompatibles ou pour toute autre raison fondée.

Si le président constate, sur la base des réactions reçues, qu'il y a des points de vue incompatibles mais que le délai de traitement pour des cas urgents ne permet pas d'inscrire le projet à une prochaine séance utile, il prend alors contact avec les membres ayant exprimé ces points de vue afin d'élaborer une solution dans le délai prescrit.

Selon le cas, la date attribuée à la décision approuvée par la Commission sera celle de la séance au cours de laquelle elle a été discutée pour la dernière fois ou, en l'absence d'examen en séance, la date ultime à laquelle les membres devaient réagir, telle que fixée par le président.

Art. 14.§ 1er. Outre la notification imposée par ou en vertu de la loi, la Commission peut également donner une autre forme de publicité à ses avis, recommandations et décisions.

La publicité supplémentaire visée au précédent alinéa fait l'objet d'une décision distincte.

Par dérogation aux dispositions du deuxième alinéa, les avis et recommandations dont il est respectivement question aux articles 29 et 30, § 1er, de la LVP sont publiés sur le site Web de la Commission.

Toutefois, la Commission peut exceptionnellement décider, de manière motivée, de ne pas publier l'avis ou la recommandation sur son site Web.

L'instance sollicitant un avis visé à l'article 29 de la LVP peut introduire une demande motivée visant à ce que l'avis en question ne soit pas publié. La Commission doit accéder à cette demande, sauf si elle estime que cela n'est pas conforme aux principes de l'Etat de droit démocratique et aux droits de l'Homme. Elle motive son refus et le publie en annexe de l'avis. § 2. La Commission développe et met à jour un site Web sur lequel elle publie toutes ses décisions, sauf dans les cas exceptionnels évoqués plus haut, conformément aux dispositions du précédent paragraphe.

Le registre public et le système de déclaration visés dans la LVP sont accessibles via ce site Web.

Celui-ci comprend un espace destiné aux différents comités sectoriels.

Art. 15.§ 1er. Sans préjudice des tâches spécifiques qui lui sont confiées par le présent règlement, le président est responsable de l'exécution générale des décisions de la Commission. § 2. Le président a la faculté, pour des motifs d'ordre organisationnel et en vue d'assurer le bon fonctionnement du service, de confier certaines tâches exécutives et préparatoires à un agent du secrétariat. CHAPITRE II. - Dispositions particulières Section Ire. - Avis émis en application de l'article 29 de la LVP

Art. 16.Le président ou le rapporteur qu'il a désigné conformément à l'article 9 du présent règlement s'assure aussi rapidement que possible que toutes les informations nécessaires en vue du traitement des demandes d'avis visées à l'article 29 de la LVP ont été communiquées à la Commission.

Le cas échéant, le président ou le rapporteur s'adresse à l'autorité concernée afin d'obtenir communication des données qu'il aura lui-même précisées. L'attention de l'autorité concernée est attirée sur le fait que le délai fixé à l'article 29, § 2 ou § 3, de la LVP ne prend cours qu'à compter du moment où ces données sont reçues par la Commission et où le dossier peut être déclaré en état.

Art. 17.Le caractère favorable ou défavorable de l'avis émis par la Commission doit être explicitement mentionné dans la conclusion, cette mention étant le cas échéant précédée par celle des conditions auxquelles est soumis le caractère favorable. La Commission peut éventuellement décider d'émettre un avis partiellement favorable ou partiellement défavorable. Dans la mesure où la Commission estime qu'aucun avis favorable ou défavorable ne peut être émis, elle motive cette position.

Le critère qui détermine si l'évaluation finale est favorable ou défavorable est la réponse à la question de savoir si la Commission considère que le projet de texte qui lui est soumis pour avis est ou non une initiative positive visant à promouvoir la protection des données. Section II. - Recommandations telles que visées à l'article 30, § 1er,

de la LVP

Art. 18.Des règles identiques à celles prévues à l'article 16 du présent règlement seront appliquées en vue du traitement des demandes concernant des recommandations telles que visées à l'article 30, § 1er, de la LVP. Section III. - Déclarations et registre public tels que visés aux

articles 17 à 20 de la LVP

Art. 19.En exécution de l'article 26, § 1er, premier alinéa de la LVP, le président est chargé de l'organisation du système de déclaration et de la tenue du registre public visés aux articles 17 à 20 de la LVP. Il peut à tout moment saisir formellement la Commission d'une question déterminée. Il en informe la personne concernée. Section IV. - Recommandations relatives à des traitements telles que

visées à l'article 30, § 2, de la LVP

Art. 20.Sans préjudice des dispositions de l'arrêté royal du 13 février 2001 portant exécution de la LVP (ci-après "l'AR"), la Commission peut adresser des recommandations à un responsable de traitement déterminé.

Art. 21.Avant d'adresser une recommandation à un responsable de traitement déterminé, la Commission lui donne l'occasion de faire connaître son point de vue par écrit, dans un délai fixé par la Commission elle-même, le président ou le rapporteur. Section V. - Accès indirect tel que visé à l'article 13 de la LVP

Art. 22.La demande d'exercice du droit d'accès visé à l'article 13 de la LVP doit être signée et datée par le requérant; elle doit par ailleurs contenir les informations énumérées à l'article 37 de l'AR. Si la demande est envoyée par courriel, elle doit être revêtue d'une signature électronique. Dans le cas contraire, elle ne pourra être traitée qu'après réception d'une confirmation écrite et signée sur support papier.

Art. 23.En exécution de l'article 26, § 1er, premier alinéa, de la LVP, et des articles 37 à 46 de l'AR, le président examine toutes les demandes d'accès indirect.

Toutefois, le président peut à tout moment interrompre le traitement à son niveau et saisir formellement la Commission du dossier. Il en informe la personne concernée.

Lorsqu'un contrôle s'accompagne d'un examen sur place, on agit en appliquant l'article 40 du présent règlement, sans préjudice des dispositions de l'article 43 de l'AR. Section VI. - Informations et renseignements

Art. 24.En exécution de l'article 26, § 1er, premier alinéa, de la LVP, le président répond à toutes les demandes de renseignements ou de point de vue adressées à la Commission.

La réponse est donnée sur la base des renseignements dont le secrétariat dispose pour le traitement de la demande, sans préjudice de la faculté qu'a la Commission de statuer collégialement à ce sujet.

Le demandeur en est informé dans la réponse.

Toutefois, le président peut à tout moment interrompre le traitement à son niveau et saisir formellement la Commission du dossier. Il en avertit le demandeur.

Si la réponse est donnée après que la Commission en ait délibéré en séance, il en sera fait explicitement mention. Section VII. - Plaintes telles que visées à l'article 31 de la LVP

Art. 25.§ 1er. Les personnes qui notifient une violation supposée de la LVP peuvent introduire une plainte auprès de la Commission.

La plainte doit être signée par le plaignant et datée. Si elle est envoyée par courriel, elle doit être revêtue d'une signature électronique. Dans le cas contraire, elle ne pourra être traitée qu'après réception d'une confirmation écrite et signée sur support papier.

La plainte contient un exposé des faits. Elle doit inclure les indications nécessaires permettant d'identifier le traitement sur lequel elle porte. § 2. Tout courrier adressé à la Commission qui ne répondrait pas aux exigences énoncées dans le précédent paragraphe sera assimilé à une simple demande d'informations. La personne concernée en sera avertie.

Le président peut inviter celle-ci à préciser sa demande. § 3. Si le courrier répond aux exigences énoncées plus haut mais que sa lecture ne permet pas de conclure avec certitude qu'il s'agit à proprement parler d'une plainte ou d'une simple demande adressée à la Commission en vue d'une intervention de remédiation, on examinera s'il est possible de donner une réponse satisfaisante et efficace au problème posé sans devoir suivre la procédure prévue pour le traitement des plaintes.

Le président peut inviter la personne concernée à préciser sa demande et, si elle le souhaite, à la reformuler sous forme de plainte. Il lui est également loisible de demander des éclaircissements au responsable du traitement auquel le courrier se rapporte.

Art. 26.En principe, l'identité du plaignant n'est pas divulguée.

Elle l'est toutefois si l'examen de la plainte le requiert. Le consentement explicite du plaignant à la divulgation de son identité est toujours requis dans les cas où cette divulgation à la partie adverse risque d'entraîner des conséquences négatives pour le plaignant.

Si la divulgation de l'identité du plaignant est nécessaire pour pouvoir examiner la plainte mais que le plaignant ne donne pas son consentement à cet effet, la plainte est classée sans suite.

Art. 27.Lors du traitement d'une plainte, l'attitude de la Commission et de son président doit en toutes circonstances être inspirée par le souci de parvenir à une conciliation entre le responsable du traitement et le plaignant.

Art. 28.En exécution de l'article 26, § 1er, premier alinéa, de la LVP, le président peut vérifier, à l'occasion de la réception d'une plainte, si l'affaire peut être résolue par son entremise et seulement lors d'une phase ultérieure, en fonction de la réussite de la conciliation la fait figurer à l'ordre du jour d'une séance.

Avant d'aborder l'examen de fond, le président vérifie la recevabilité des plaintes adressées à la Commission.

La décision quant à la recevabilité est portée à la connaissance du plaignant.

Art. 29.§ 1er. Le président peut demander au plaignant tous les renseignements qu'il juge utiles.

Il peut se mettre en rapport avec le responsable du traitement faisant l'objet de la plainte, porter celle-ci à sa connaissance et lui réclamer tous les renseignements et explications dont il estime avoir besoin pour se forger un avis en vue d'une médiation. Il peut également demander des renseignements à des tiers.

Dès le début du traitement de la plainte, le plaignant est informé du fait que celle-ci est traitée sur la base des renseignements et des données dont dispose le secrétariat, et ce sans préjudice de la compétence de la Commission de se prononcer à cet égard en tant qu'organe collégial.

Le responsable du traitement a le droit de préciser sa réponse en y incluant toutes les informations et explications qu'il juge indispensables.

Le président peut communiquer cette réponse au plaignant, afin que ce dernier ait la possibilité d'y réagir. Le cas échéant, il peut y ajouter un commentaire destiné à parvenir à une solution. § 2. Si le président parvient à une conciliation, il en fait rapport et une intervention ultérieure de la Commission est superflue.

Art. 30.§ 1er. S'il s'avère impossible de parvenir à une solution à l'issue de la procédure menée sous la houlette du président, celui-ci établit un rapport sur l'affaire. § 2. Si le président estime qu'il n'y a pas lieu de poursuivre la médiation, il rédige à l'intention des parties un projet d'avis motivé sur le bien-fondé de la plainte. Il peut assortir son projet de recommandations motivées à l'intention du responsable du traitement.

Le président soumet le rapport ainsi que le projet d'avis et les éventuelles recommandations à la Commission. Celle-ci prend connaissance du dossier lors de la prochaine séance utile et se prononce le cas échéant quant aux suites à lui donner.

Le président communique la décision finale de la Commission aux parties. § 3. Si le président estime qu'il y a lieu de poursuivre la médiation, il peut décider de soumettre le dossier ainsi que le rapport mentionné au § 1er à la Commission pour examen complémentaire. Il en informe les parties.

Art. 31.Si la médiation sous la houlette du président a été interrompue et qu'il y a lieu de poursuivre la médiation conformément à l'article 30, § 3 du présent règlement ou si une plainte est directement soumise à la Commission, sans tentative préalable de médiation par le président, la Commission examine la recevabilité des plaintes qui lui sont adressées, avant d'aborder l'examen de fond.

La décision portant sur la recevabilité est portée à la connaissance du plaignant.

Art. 32.La Commission peut désigner un ou plusieurs de ses membres pour jouer le rôle de rapporteur et poser des actes d'instruction dans le cadre de l'examen d'une plainte.

Excepté dans les cas où une procédure de médiation a déjà été menée au niveau de la présidence, la Commission porte la plainte à la connaissance du responsable du traitement concerné, après l'avoir déclarée recevable, conformément à l'article 31 du présent règlement.

Dans l'intérêt de l'enquête, elle peut reporter cette notification au moment qu'elle juge opportun.

La Commission ou le rapporteur peut demander tous les renseignements qu'elle (il) juge utiles au plaignant, au responsable du traitement et à des tiers. La Commission peut imposer un délai pour la communication d'une réponse écrite et ordonner des mesures d'instruction complémentaires à chaque phase de la procédure.

Le responsable du traitement a le droit de préciser sa réponse en y incluant toutes les informations et explications qu'il juge indispensables.

La réponse est communiquée au plaignant. Celui-ci a le droit d'y répliquer par écrit, dans un délai fixé par la Commission ou le rapporteur.

Si un examen sur place s'avère nécessaire, il sera procédé conformément aux dispositions de l'article 40 du présent règlement.

Art. 33.La Commission peut décider d'inviter le plaignant et le responsable du traitement concerné à une audition, et ce conformément à l'article 10 du présent règlement. Si les deux parties sont invitées, elles seront auditionnées ensemble ou séparément, en fonction de la décision de la Commission.

Art. 34.La Commission peut déléguer un ou plusieurs de ses membres pour aider les parties à parvenir à une conciliation.

En cas de réussite de la tentative de conciliation, le(s) membre(s) délégué(s) par la Commission rédige(nt) un procès-verbal dans lequel est exposée la solution retenue.

La Commission prend acte de l'accord obtenu lors de la prochaine séance utile et se prononce le cas échéant quant aux suites.

Art. 35.S'il s'avère impossible de parvenir à une conciliation à propos d'une plainte déclarée recevable, la Commission émet un avis motivé sur le bien-fondé de celle-ci. Elle peut assortir son avis de recommandations motivées destinées au responsable du traitement.

Art. 36.Si la Commission décide qu'en plus de la notification imposée par ou en vertu de la loi, une autre forme de publicité sera donnée à sa décision, son avis ou ses recommandations, elle prend une décision distincte en ce qui concerne l'éventuelle publication de l'identité des parties. Section VIII. - Contrôle et inspection

Art. 37.On entend par "contrôle" l'opération consistant à vérifier que la réglementation relative à la protection de la vie privée est respectée par un responsable de traitement déterminé.

On entend par "inspection" l'organisation d'une vérification générale visant à s'assurer que la réglementation relative à la protection de la vie privée est respectée par un groupe ou une catégorie de responsables de traitement, ou par les responsables de traitement d'un même secteur. Un contrôle visant spécifiquement un responsable de traitement déterminé peut avoir lieu à l'occasion d'une inspection.

Art. 38.Un contrôle peut avoir pour origine une déclaration, une simple demande émanant d'une personne, une demande d'accès indirect ou une plainte; il peut également être effectué spontanément, suite à la constatation de certains faits se rapportant au traitement de données à caractère personnel.

Une inspection peut avoir pour origine des constatations particulières faites à l'occasion d'un contrôle et concernant le traitement de données à caractère personnel, des constatations générales se rapportant au traitement de données à caractère personnel ou une préoccupation générale; elle peut aussi être effectuée dans le cadre d'actions proactives et préventives ciblées menées par la Commission.

Le contrôle et l'inspection peuvent être organisés sur la base d'une initiative nationale ou internationale.

La décision de procéder à un contrôle est prise par le président.

L'organisation d'une inspection est quant à elle le fruit d'une décision prise par la Commission, sur proposition du président.

Art. 39.§ 1er. En exécution de l'article 26, § 1er, premier alinéa, de la LVP, le président peut, à l'occasion d'un contrôle ou d'une inspection, faire remplir un questionnaire par le responsable du traitement et lui demander toutes les explications complémentaires pouvant l'aider à se faire une idée de la manière dont le traitement est effectué. Il peut également demander des renseignements à des tiers. Le responsable du traitement a le droit de fournir en sus toutes les précisions qu'il juge nécessaires.

Lorsqu'il est nécessaire de procéder à un examen sur place, on agit conformément aux dispositions de l'article 40 du présent règlement. § 2. Lors de l'exécution d'une mission de contrôle ou d'inspection, l'attitude de la Commission ou de son président doit en toutes circonstances être dictée par le souci de parvenir à une conciliation entre le responsable du traitement et les personnes dont les données à caractère personnel font l'objet du traitement visé.

Si le contrôle est effectué à la suite d'une déclaration, d'une demande d'accès indirect ou d'une plainte, il faudra se conformer aux règles légales spécifiques et aux dispositions du présent règlement applicables en la matière. § 3. Sans préjudice des dispositions du précédent paragraphe, des recommandations peuvent être adressées au responsable du traitement, à la suite d'un contrôle, par la Commission ou le président agissant au nom de celle-ci.

Avant qu'une recommandation ne soit adressée à un responsable de traitement déterminé, ce dernier se voit offrir la possibilité de faire connaître son point de vue par écrit, dans le délai fixé par le président. La Commission ou le président, selon le cas, peut décider d'entendre le responsable du traitement.

S'il s'avère impossible de parvenir à un règlement amiable, le président peut décider d'adresser des recommandations au responsable de traitement concerné ou de porter l'affaire devant la Commission.

Dans chacun de ces cas, toutefois, le président peut à tout moment inscrire le dossier à l'ordre du jour d'une séance. Il en informe le responsable du traitement. § 4. Si certaines constatations faites par la Commission, son président ou un de ses membres à l'occasion d'une mission d'inspection donnent lieu à un contrôle visant spécifiquement un responsable de traitement, on agit conformément aux dispositions du précédent paragraphe. Section IX. - Examens sur place visés à l'article 32 de la LVP

Art. 40.La Commission décide de l'examen sur place dont elle peut charger un ou plusieurs de ses membres.

La Commission ou le président peut décider de faire accompagner par des agents du secrétariat les membres délégués à cet effet.

L'examen sur place donne lieu à l'établissement d'un procès-verbal.

Celui-ci contient un rapport complet sur le déroulement de l'examen.

Il est signé par le(s) commissaire(s) responsable(s) et, le cas échéant, par les agents du secrétariat.

Le responsable du traitement - ou son représentant sur le lieu de l'examen - est dès le départ informé du but de l'examen et de la législation applicable. Une copie du procès-verbal portant sur le déroulement de l'examen lui est transmise sans délai. Le responsable - ou son représentant - peut rédiger une déclaration ou un commentaire et la/le faire annexer au procès-verbal. Si elles sont brèves, ses déclarations sont consignées dans le procès-verbal lui-même.

En cas d'extrême urgence, la compétence visée au premier alinéa est exercée par le président, auquel cas celui-ci rend compte lors de la prochaine séance des décisions qu'il a prises. Section X. - Comités sectoriels

Art. 41.Tout dossier introduit auprès de la Commission et qui porte sur une question relevant explicitement, par ou en vertu de la loi, de la compétence d'un comité sectoriel est immédiatement transmis à celui-ci par le président ou l'administrateur habilité à cet effet.

Art. 42.Si un dossier traité par un comité sectoriel ou à propos duquel un comité sectoriel a rendu une décision est transmis pour examen à la Commission par le président du comité sectoriel en question, le président désigne sans délai un rapporteur.

Celui-ci est en droit de demander au président du comité sectoriel concerné de lui fournir tous les renseignements utiles. L'article 10 du présent règlement est d'application. La Commission se prononce dans le délai fixé légalement ou réglementairement.

Art. 43.Sans préjudice de l'application de l'article 14 du présent règlement, une copie de la décision prise par la Commission dans le cadre de cette procédure est communiquée sur-le-champ au comité sectoriel à l'initiative de la procédure.

Art. 44.Les présidents des divers comités sectoriels se réunissent au moins une fois par an, dans le cadre d'une conférence des présidents.

Ils concluent des accords portant sur l'organisation des travaux et la coopération entre la Commission et les comités sectoriels ainsi qu'entre les comités. Ils élaborent notamment des règles visant à résoudre d'éventuels problèmes de compétence. Les arrangements pris font l'objet d'un protocole d'accord qui est soumis pour approbation à la Commission.

Le secrétariat de la conférence est assuré par le staff de la présidence.

Art. 45.Il convient d'appliquer les principes suivants en vue du règlement des problèmes de compétence et de chevauchement de compétences susceptibles de se poser entre la Commission et les comités sectoriels ainsi qu'entre ces derniers : - la Commission transmet le dossier au comité sectoriel auquel la compétence dans un domaine déterminé est explicitement attribuée par ou en vertu de la loi; - entre les comités sectoriels, la règle de l'attribution de la matière par ou en vertu de la loi est en principe applicable. - en ce qui concerne les dossiers d'autorisation, le comité sectoriel compétent est celui chargé du contrôle du service public effectuant la communication des données; - si la communication est effectuée en réponse à une demande dont la satisfaction est subordonnée à la transmission préalable de données, le critère déterminant en vue de l'attribution de la compétence est l'organisme qui répond; - si un doute subsiste, la conférence des présidents règle la compétence; au besoin, elle peut s'adresser à cet effet à la Commission. CHAPITRE III. - Séance administrative

Art. 46.En application des articles 26, 34 et 35 de la LVP, la Commission se réunit pour traiter de toutes les questions concernant la gestion administrative, le budget et le plan de gestion, les moyens humains et matériels ainsi que les rapports d'activité. Les dossiers sont introduits par le président, assisté de l'administrateur.

Art. 47.Deux commissaires chargés de procéder à la vérification des comptes de la Commission sont désignés par celle-ci, sur proposition du président, dans le mois qui suit l'approbation du présent règlement. Ils remplissent les tâches imposées par le règlement relatif à la procédure budgétaire et comptable approuvé par la Commission.

Art. 48.Les chambres de recours prévues à l'article 84 du statut des agents du secrétariat tel qu'approuvé par la Chambre des Représentants sont constituées par la Commission, sur proposition du président, dans le mois qui suit l'approbation du présent règlement. CHAPITRE IV. - Dispositions finales

Art. 49.Le règlement d'ordre intérieur approuvé par la Commission le 11 avril 2007 est abrogé.

Art. 50.Le présent règlement d'ordre intérieur est communiqué aux Chambres législatives. Il est publié au Moniteur belge et sur le site Web de la Commission. Il est transmis à quiconque en fait la demande.

Art. 51.Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Bruxelles, le 26 juin 2013.

L'Administrateur f.f., Patrick Van Wouwe.

Le Président, Willem Debeuckelaere.