Institut scientifique de Santé publique Règlement d'ordre intérieur du Conseil scientifique Le présent règlement d'ordre intérieur est appliqué conformément aux dispositions des articles 4 et 7 de l'arrêté royal du 20 avril 1965 relatif au statut organique des établissements scientifiques fédéraux modifié par l'arrêté royal du 25 février 2008.

Composition du Conseil

Article 1er.Conformément à l'article 7, § 1er, de l'arrêté royal du 20 avril 1965, le Conseil scientifique, ci-après, dénommé Conseil, comprend 10 membres, autant de membres francophones que de membres néerlandophones.

Les membres sont désignés par le Roi, sur proposition du Ministre compétent pour un mandat de six ans, renouvelable.

Le Conseil est composé, pour moitié, du directeur général de l'ISP et des 4 directeurs opérationnels et, pour moitié, de personnalités scientifiques en-dehors de l'ISP. Le président est choisi par le Conseil parmi les personnalités scientifiques extérieures à l'établissement.

Le directeur général est de droit vice-président du Conseil.

Le président et le vice-président sont de rôles linguistiques différents.

Un secrétaire désigné par le vice-président coordonne la rédaction du procès-verbal des réunions.

Chaque membre qui souhaite donner sa démission, doit communiquer cette démission par écrit au vice-président.

En cas d'empêchement définitif ou de décès d'un membre du Conseil, il est pourvu à son remplacement selon la procédure visée au § 1er de l'article 7 de l'arrêté royal du 20 avril 1965. Ce membre achève le mandat du membre qu'il remplace.

Les membres qui sont restés absents pendant trois réunions successives du Conseil, peuvent être remplacés sur proposition du vice-président selon la procédure visée au § 1er de l'article 7 de l'arrêté royal du 20 avril 1965.

Les personnes qui ne font pas partie du Conseil ne sont pas admises aux réunions, sauf les personnes invitées par le président ou le vice-président.

Mission du Conseil

Art. 2.Conformément à l'article 7, § 5, de l'arrêté royal du 20 avril 1965, le Conseil oriente l'activité scientifique de l'ISP. Le Conseil donne ses avis au Ministre compétent sur l'accomplissement des missions de l'établissement en ce compris les tâches de service public liées aux activités de recherche scientifique.

Une réunion au moins doit être consacrée à l'approbation du rapport annuel de l'ISP. Comités scientifiques spécialisés

Art. 3.Conformément à l'article 7, § 7, de l'arrêté royal du 20 avril 1965, le Conseil s'adjoint le soutien de 4 comités spécialisés, un par direction opérationnelle, dans les domaines suivants : - santé publique & surveillance; - maladies transmissibles et infectieuses; - qualité des médicaments & risques chimiques; - biologie clinique, contrôle des vaccins et biosécurité.

Le comité a la mission suivante : - rendre des avis au Conseil en rapport avec la recherche scientifique et les prestations de service scientifiques dans son domaine d'expertise; - ce à la fois concernant la qualité des travaux de recherches scientifiques et les nouvelles orientations de la recherche; - rendre des avis concernant les plans stratégique et opérationnel de la direction opérationnelle qui correspond au domaine d'expertise.

Le comité se réunit à la demande du président ou du vice-président du Conseil scientifique ou à sa propre initiative.

Le comité donne un avis préalable au Conseil dans les matières scientifiques qui relèvent de sa compétence.

Le comité ne peut recevoir aucune compétence en matière de nomination, de désignation ou de gestion du personnel de l'établissement.

Le président du comité est invité aux réunions du Conseil lorsqu'un point de l'ordre du jour concerne les compétences de son comité : dans ce cas, il participe aux délibérations du Conseil avec voix consultative.

Les membres du comité sont choisis par le Ministre compétent pour un mandat d'une durée maximale de 6 ans sur une liste double proposée par le directeur général de l'ISP. Le mandat du comité prend fin à l'expiration du mandat des membres du Conseil.

Sur proposition du vice-président, il peut être mis fin au mandat d'un membre du comité qui est resté absent pendant trois réunions successives par le Conseil. Dans ce cas, le membre est remplacé selon la procédure visée au § 7 de l'article 7, de l'arrêté royal du 20 avril 1965.

Le directeur général de l'ISP est de droit membre permanent.

Un secrétaire désigné par le directeur général coordonne la rédaction du procès-verbal des réunions.

Convocation de la réunion

Art. 4.Le président convoque le Conseil dans les cas suivants : - avis et approbation annuelle du rapport des activités scientifiques et des prestations de service; - avis et approbation annuelle du portfolio de projets et d'activités; - avis et approbation des plans stratégiques et opérationnels; - restructuration significative; - à la demande de deux membres externes du Conseil; - chaque fois que le président ou le vice-président l'estime nécessaire.

L'ordre du jour de la réunion est fixé de commun accord par le président et le vice-président.

Après avoir fixé l'ordre du jour, une date est fixée par le vice-président après concertation avec le président et les membres du Conseil.

L'invitation à la réunion mentionne l'ordre du jour et pour chaque point de l'ordre du jour, les documents requis seront joints.

Les documents doivent être transmis aux membres cinq jours ouvrables au moins avant la réunion.

La mise de nouveaux points à l'ordre du jour est seulement possible moyennant l'approbation unanime des membres présents du Conseil.

La réunion est organisée au siège social de l'ISP à Bruxelles.

Délibérations, quorum et votes

Art. 5.Le président ouvre et clôt les séances; il dirige les délibérations et est chargé du bon déroulement des réunions.

En cas d'absence ou d'empêchement du président, le vice-président assure la présidence. En cas d'absence ou d'empêchement du vice-président, le membre le plus âgé assure la présidence.

Le Conseil peut valablement délibérer pour autant que au moins la moitié des membres externes et des membres internes soit présente.

Le président constate si le quorum est atteint pour délibérer valablement.

Les décisions du Conseil sont prises par consensus. Si un consensus entre les membres présents ne peut être atteint, le président procédera à un vote nominatif. Dans ce cas, les points de vue minoritaires sont repris dans le rapport, pour autant qu'ils émanent d'au moins 2 membres. En cas de partage de voix, la voix du président est prépondérante.

Un scrutin secret est possible à la demande du président, du vice-président où à la demande d'au moins 50 % des membres présents.

Lors d'un scrutin secret, le résultat du vote est toujours repris dans l'avis.

Les avis concernant l'évaluation des activités scientifiques de l'ISP sont uniquement formulés par les membres externes et mentionnent les points de vue des membres internes.

Les autres avis sont formulés par l'ensemble des membres externes et internes.

Chaque membre du Conseil a droit de vote et dispose d'une voix.

Les décisions du Conseil engagent tous les membres, y compris les membres absents.

Le président et les membres et toute personne impliquée dans les travaux du Conseil sont tenus au secret des débats, des délibérations et de toute information dont ils ont pris connaissance dans l'exercice de leur mission.

Rédaction et approbation du procès-verbal

Art. 6.Un projet de procès-verbal de la réunion est envoyé par courrier électronique au président et aux membres du Conseil par le secrétaire dans les 10 jours ouvrables qui suivent la réunion.

Ceux-ci disposent de 5 jours ouvrables pour exprimer par courrier électronique leurs remarques et/ou leur approbation du rapport. En absence de réaction dans ce délai, le rapport est approuvé.

En cas de commun accord, le procès-verbal est signé par le président et le vice-président.

Une copie signée est ensuite envoyée à tous les membres.

Le procès-verbal de la réunion est rédigé alternativement en français ou en néerlandais.

Consultation écrite du Conseil

Art. 7.En cas de demande d'avis urgent, les procédures du Conseil peuvent se passer également par consultation électronique ou « conference call ».

Dans ce cas, le président, le vice-président ou le secrétaire transmet une proposition par courrier électronique aux membres du Conseil, accompagnée des pièces administratives nécessaires pour l'évaluation de la proposition. Les membres du Conseil disposent de 5 jours ouvrables pour exprimer par courrier électronique leurs remarques et/ou leur approbation de la proposition. En absence de réaction dans ce délai, la proposition est approuvée.

Sur base des remarques, le secrétaire dresse dans les 5 jours ouvrables un rapport final et le transmet pour signature au président et au vice-président.

Une copie signée est ensuite envoyée à tous les membres.

Le résultat de la consultation écrite est rédigé alternativement en français ou en néerlandais.

Dispositions finales

Art. 8.Les membres du Conseil s'engagent personnellement à respecter les missions qui leur sont confiées dans l'arrêté royal du 20 avril 1965 et à se porter garant du respect de la réalisation des prescriptions visées par ce règlement.

Bruxelles, le 24 novembre 2008.