Règlement d'ordre intérieur du Comité de direction du Service des pensions du secteur public

Article 1er.Le Comité de direction se réunit au moins une fois par trimestre suivant un calendrier fixe qui est établi chaque année par le Comité.

Le Président peut organiser des réunions supplémentaires s'il l'estime nécessaire ou sur demande écrite motivée d'un ou plusieurs membres.

Art. 2.Le secrétariat envoie les convocations au plus tard 5 jours ouvrables avant la réunion. La convocation du Président est accompagnée de l'ordre du jour et tous les documents et annexes concernant les points inscrits à l'ordre du jour.

Le membre qui, après réception de la convocation, souhaite ajouter un point à l'ordre du jour en informe le Président avant la réunion et lui transmet les documents nécessaires.

Pendant la réunion, de nouveaux points ne peuvent être ajoutés à l'ordre du jour que moyennant un consensus des membres présents.

A la demande motivée d'un membre, le Président peut, après consultation des membres présents, décider de reporter un ou plusieurs points de l'ordre du jour.

Art. 3.Les convocations, les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions sont rédigés en néerlandais et en français. Les documents soumis au Comité sont rédigés dans la langue de leur auteur.

Art. 4.Le Comité peut se faire assister par des personnes qui peuvent fournir des précisions sur un point de l'ordre du jour.

Le Président peut à cet effet, d'initiative ou sur demande préalable d'un ou plusieurs membres, inviter toute personne dont la présence est jugée nécessaire. Ces personnes ne participent ni aux délibérations ni aux votes.

Le Président, les membres et toute personne qui a été associée aux activités du Comité de direction, sont liés par le secret en ce qui concerne les débats, les délibérations, le vote et toute information dont ils auraient eu connaissance dans l'exercice de leur mission.

Le Président attire l'attention des personnes présentes sur l'importance de cette obligation.

Art. 5.Le membre du Comité de direction qui ne peut participer à la réunion peut communiquer par écrit ses remarques ou avis au Président, qui les porte à la connaissance des autres membres avant le début de la discussion sur les points concernés.

Art. 6.Le Comité de direction ne peut valablement délibérer et voter que si la majorité de ses membres sont présents.

Si ce quorum n'est pas atteint, le Comité peut, en cas de nécessité ou d'urgence et après une deuxième convocation, délibérer valablement sur le même ordre du jour, quelque soit le nombre des membres présents.

Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le décompte des suffrages. En cas d'égalité, la voix du Président est prépondérante.

Les décisions à portée individuelle sont prises au scrutin secret.

Art. 7.Tous les membres sont tenus d'exécuter et de défendre collégialement et loyalement les décisions et engagements pris au sein du Comité.

Quand le Comité agit à titre consultatif, les avis émis par les membres sont consignés au procès-verbal et joints aux propositions soumises à l'autorité compétente pour prendre la décision.

Art. 8.Le projet de procès-verbal est envoyé aux membres en néerlandais et en français, dans un délai de 10 jours ouvrables après la réunion.

Dans les 5 jours ouvrables qui suivent la réception du projet, les membres du Comité peuvent adresser par écrit leur approbation ou leurs remarques au Président.

A défaut de réaction dans le délai fixé, le membre est présumé approuver le projet. En cas de remarques, le Président décide de l'adaptation éventuelle du projet de procès-verbal. Le projet de procès-verbal adapté est envoyé aux membres le plus rapidement possible et fait l'objet d'une procédure d'approbation lors de la réunion suivante.

Après approbation par les membres du Comité du direction, le procès-verbal est signé par le Président et le Secrétaire.

Un exemplaire du texte définitif est envoyé à tous les membres du Comité de direction. L'original est conservé par le secrétariat de l'Administrateur général.

Art. 9.Les membres du Comité peuvent à tout moment consulter les archives auprès du secrétariat de l'Administrateur général.

Art. 10.A la fin de chaque réunion, le Comité décide quelles décisions sont communiquées aux membres du personnel et de quelle façon.

Art. 11.Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le 12 septembre 2007.

Approuvé par le Comité de direction en sa séance du 12 septembre 2007.

Le Président Johan Janssens, Administrateur-général La secrétaire, Godelieve Drochmans, Directeur HRM