Commission d'accès aux et de réutilisation des documents administratifs, section publicité de l'administration. - Règlement interne

Article 1er.La Commission d'accès aux et de réutilisation des documents administratifs, section publicité de l'administration, ci-après dénommée la Commission, se réunit normalement au moins une fois par mois.

Art. 2.En principe, la Commission se réunit pour délibérer de chaque demande d'avis dont elle est saisie.

Si toutefois, il s'agit d'une demande d'avis manifestement irrecevable ou d'une matière sur laquelle la Commission a déjà adopté une position constante, la délibération a lieu, sauf si un membre émet une objection, par voie électronique. Dans ce cas, le secrétaire de la Commission, ci-après dénommé le secrétaire, fait parvenir le plus rapidement possible après la réception de la demande d'avis, une analyse de l'affaire et un projet d'avis, par voie électronique, aux membres de la Commission, ci-après dénommés les membres, qui doivent faire connaître leurs remarques de préférence endéans les cinq jours calendrier. Une nouvelle proposition d'avis est ensuite à nouveau soumise par voie électronique aux membres, qui doivent, dans les cinq jours calendrier, émettre leur vote par voie électronique.

Art. 3.Le secrétaire signe l'invitation pour la réunion et la fait parvenir à tous les membres au moins cinq jours ouvrables avant la réunion. Sont joints à l'invitation, l'ordre du jour de la réunion, la liste de toutes les demandes d'avis reçues, un récapitulatif de tous les dossiers à traiter lors de la réunion et une analyse de ces dossiers ainsi que tous les documents utiles à l'exception des documents visés à l'article 5 qui sont mis à disposition pour consultation.

Art. 4.Chaque membre peut faire mettre un point à l'ordre du jour en adressant une demande au secrétaire au plus tard dix jours calendrier avant le jour de la réunion.

Un point qui ne figure pas à l'ordre du jour ne peut être ajouté à l'ordre du jour comme point prioritaire que si au moins deux tiers des membres votants marquent leur accord.

Art. 5.Les documents dont une copie a été demandée auprès de l'autorité administrative compétente sont mis à la disposition de tous les membres, qui peuvent les consulter uniquement au secrétariat de la Commission. La Commission peut y déroger dans des cas spécifiques.

Art. 6.Le membre qui est empêché ou qui se trouve dans une situation d'incompatibilité visée à l'article 16 de l'arrêté royal du 29 avril 2008 relatif à la composition et au fonctionnement de la Commission d'accès aux et de réutilisation des documents administratifs en avertit dans les meilleurs délais son suppléant et le secrétaire.

Art. 7.Si le membre effectif est présent, le membre qui est désigné comme son suppléant peut néanmoins assister à la réunion en tant qu'observateur.

Art. 8.Le secrétaire rédige le compte rendu. Après approbation par la Commission, il est signé par le président et le secrétaire.

Art. 9.Le secrétaire veille à la notification ou à l'envoi des avis, des invitations et des autres communications visées dans la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration, la loi du 12 novembre 1997 relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes et leurs arrêtés d'exécution.

En même temps, il communique à tous les membres les avis qui ont été notifiés.

Il est chargé de la conservation des documents et des archives de la Commission.

Art. 10.Est déléguée au secrétaire la compétence de signer toute la correspondance en vue de préparer les réunions de la Commission, de demander les informations nécessaires au traitement des dossiers et de donner des informations aux citoyens et aux administrations qui le demandent.

Art. 11.Les avis sont publiés sur le site web de la Commission.

Art. 12.La Commission rédige chaque année un rapport annuel à l'attention du Ministre de l'Intérieur. Ce rapport est également remis aux présidents des chambres législatives.

Bruxelles, le 16 maart 2009.

F. Schram. secrataire J. Baert. président.