Institut scientifique de Santé publique Règlement d'ordre intérieur du jury Le présent règlement d'ordre intérieur est appliqué conformément aux dispositions de l'article 4 § 2 de l'arrêté royal (AR) du 20 avril 1965 relatif au statut organique des établissements scientifiques fédéraux modifié par l'AR du 25 février 2008, aux dispositions de l'art. 5, § 5 de l'AR du 25 février 2008 fixant le statut du personnel scientifique des établissements scientifiques fédéraux et aux dispositions du titre IV de l'AR du 13.04.08 relatif à la désignation et l'exercice des fonctions de management, d'encadrement et dirigeantes au sein des établissements scientifiques fédéraux.

Compétences du Jury a. Personnel scientifique Article 1er.Conformément à l'art. 4, § 2 de l'AR du 20.04.65 le Jury est compétent dans le cadre de la sélection, la promotion et l'évaluation des membres du personnel scientifique. L'AR du 25.02.08 spécifie plus en détail ces compétences, et notamment : - établir le règlement d'ordre intérieur (art. 5, § 5); - prendre des décisions concernant la valorisation de l'ancienneté scientifique (art. 7); - établir le profil de fonction à pourvoir dans le cadre d'une sélection (art. 9); - classer des candidats en candidats aptes ou pas et classer les candidats aptes en cas de recrutement (art. 11); - évaluer les demandes de prolongations de périodes de stage (art. 11) ou d'essai (art. 25, § 1er); - prendre des décisions quant à l'arrêt anticipé de périodes de stage de scientifiques (art. 19); - évaluer les périodes de stage (art. 21) ou d'essai (art. 27); - évaluer les membres du personnel scientifique statutaire qui ont obtenu une mention « insuffisant » (art. 36, § 2); - donner un avis pour la promotion du personnel scientifique (art. 39 et 41); - donner un avis concernant un changement de groupe d'activités scientifiques (art. 44); - décider de la répartition du personnel dirigeant « ancien statut » en classe d'activité en cas de désaccord éventuel (art. 56); - donner un avis sur la nommination du personnel administratif ou technique dans la carrière scientifique (art. 58); - donner un avis sur la réaffectation et le transfert de personnel scientifique art. 49). b. Fonctions dirigeantes Conformément à l'art.23 de l'AR du 13.04.08, le Jury est compétent pour l'évaluation et le classement des candidats dans le cadre de la sélection des directeurs opérationnels. Le Jury est également compétent pour l'évaluation des titulaires d'une fonction de directeur opérationnel (AR 13.04.08, art. 45).

Convocation de la réunion

Art. 2.- L'ordre du jour de la réunion est fixé par le président et le rapporteur, de commun accord. - Après avoir fixé l'ordre du jour, une date est fixée par le rapporteur après concertation avec le président et éventuellement les membres du Jury. - Eu égard à l'ordre du jour de la réunion du jury, le président du Jury et le rapporteur désignent de commun accord les membres qui participeront à la réunion en application de l'article 4, § 1er, 4° en 5° en § 2 van KB 25.02.08. - L'invitation à la réunion mentionne l'ordre du jour et pour chaque point de l'ordre du jour, les documents requis seront joints. - Les documents doivent être transmis aux membres cinq jours ouvrables au moins avant la réunion. - La réunion est organisée au siège social de l'ISP à Bruxelles.

Modalités de présentation des dossiers

Art. 3.- Une décision en ce qui concerne le classement motivé en cas de recrutement est inscrite à l'ordre du jour, sur présentation d'une copie : * de l'appel aux candidats publié au Moniteur belge ; * du dossier complet que chaque candidat a introduit à l'exception de lettres de recommandation éventuelles. - Une demande de prolongation d'une période de stage, d'essai ou de mandat est inscrite à l'ordre du jour, sur présentation d'une copie : * de la lettre de l'intéressé(e); * du dossier scientifique; * des tâches actuelles des intéressé(e)s au sein de l'établissement ou du profil de la fonction. - Une demande de prise en considération de l'ancienneté scientifique est inscrite à l'ordre du jour, sur présentation des certificats requis. - Une demande de reconnaissance du caractère scientifique de certains services antérieurs est inscrite à l'ordre du jour, sur présentation : * d'une attestation délivrée par les autorités responsables des établissements, institutions et services en question qui porte sur le caractère scientifique et la durée des activités qui font l'objet de la demande; * un rapport d'activités du membre du personnel en question, en ce qui concerne l'activité visée; * le cas échéant, un dossier contenant les pièces justificatives qui attestent les objectifs et les activités de l'établissement ou du service. - Une évaluation de période de stage, d'essai ou de mandat est inscrite à l'ordre du jour, sur présentation d'une copie : * du rapport de fin de stage; * mémoire de stage. - Une évaluation du mandat d'un directeur opérationnel est inscrite à l'ordre du jour, sur présentation d'une copie : * la fiche de fonction; * le plan d'action et ses éventuelles adaptations; * du rapport annuel des activités. - Une demande de promotion, de changement de groupe d'activités scientifiques ou de passage vers le statut scientifique est inscrite à l'ordre du jour, sur présentation d'une copie : * de la lettre de l'intéressé; * de la fiche de fonction; * d'une matrice informatisée complétée; * d'un CV sur base du modèle uniforme; * le cas échéant, doctorat (groupe d'activités I).

Délibérations, quorum et votes

Art. 4.Le président ouvre et clôt les séances; il dirige les délibérations et est chargé du bon déroulement des réunions. - En cas d'absence ou d'empêchement du président, le suppléant désigné par l'AM du 21.08.08 assure la présidence. En cas d'absence ou d'empêchement du suppléant, le rapporteur assure la présidence. - Le Jury peut valablement délibérer si la majorité des membres qu'il doit réunir est présente. - Le président constate si le quorum est atteint pour délibérer valablement. - Le rapporteur coordonne la rédaction du procès-verbal des réunions.

Des rapports partiels en fonction de l'agenda sont dressés par le membre mentionné sous l'art. 4, § 1er 4°a de l'AR du 25.02.08 ou par un sécretaire désigné par le rapporteur. - Le président, les membres et toute personne impliquée dans les travaux du Jury sont tenus au secret des débats, des délibérations et de toute information dont ils ont pris connaissance dans l'exercice de leur mission. - Toute délibération doit donner lieu à un avis dûment motivé. Si aucun avis ne peut être formulé à l'unanimité ou si un consensus entre les membres présents ne peut être atteint, le président procédera à un vote nominatif. Les votes doivent avoir lieu à bulletin secret.

En cas de partage de voix, la voix du président est prépondérante.

Rédaction et communication des avis motivés

Art. 5.La motivation formelle du classement doit mentionner : * que la comparaison des titres et mérites a effectivement eu lieu; * les critères légitimes, objectifs et pertinents qui ont été appliqués au regard de l'appel aux candidats; * les raisons concrètes expliquant le classement des candidats et justifiant la sélection. - En plus, cet avis doit indiquer clairement quels sont les services qui peuvent être pris en compte pour le calcul de l'ancienneté scientifique (et donc pécuniaire) : par service : l'établissement ou l'entreprise où le service a été presté, en quelle qualité, début et fin de l'activité scientifique. - Les personnes concernées doivent être informées d'office des décisions du Jury en ce qui concerne leur candidature ou demande, en leur communiquant le contenu de la partie du procès-verbal de la réunion, qui les concerne. A propos des propositions de recrutement, la notification aux candidats reprend pour le candidat qui s'estime lésé l'indication de la possibilité d'introduire dans les dix jours ouvrables de la notification, une réclamation écrite auprès du président du jury et celle de demander éventuellement d'être entendu par le jury (art. 13, 2° de l'AR 25.02.08).

Lorsqu'il s'agit d'une proposition de recrutement, c'est le président du Jury qui s'en charge. Dans ce cas, les certificats officiels des services antérieurs sont demandés en même temps, afin de permettre de calculer l'ancienneté scientifique, et donc pécuniaire, correcte sur bases de l'avis du Jury.

Lorsqu'il s'agit d'avis à rendre au Ministre compétent, c'est le rapporteur qui s'en charge.

Rédaction et approbation du procès-verbal

Art. 6.Le procès-verbal d'une réunion comprend d'une part à l'intention des membres un rapport succinct des opinions des membres du jury et d'autre part, la motivation formelle des décisions prises, à l'intention des candidats ou des demandeurs. - Un projet de procès-verbal de la réunion est envoyé par courrier électronique au président et aux membres du Jury par le rapporteur dans les 10 jours ouvrables qui suivent la réunion. - Ceux-ci disposent de 5 jours ouvrables pour exprimer par courrier électronique leurs remarques et/ou leur approbation du rapport. En absence de réaction dans ce délai, le projet est approuvé. - Sur base des remarques, le rapporteur dresse dans les 5 jours ouvrables un rapport final et le transmets pour approbation au président et aux membres du jury. - En cas de commun accord, le procès-verbal est signé par le président et le rapporteur. - Une copie signée est ensuite envoyée à tous les membres. - Le procès-verbal de la réunion est rédigé en français ou en néerlandais et dans la langue du membre du personnel pour n'importe laquelle décision, évaluation ou avis au niveau personnel.

Consultations écrite du Jury

Art. 7.Toutes les procédures du Jury peuvent se passer par consultation électronique ou « conference call » à l'exception des procédures nécessitant une audition dans le cadre d'une sélection d'un candidat ou d'une procédure concernant le personnel scientifique ou le personnel dirigeant.

Dans ce cas, le rapporteur transmet après consultation du président au préalable, une proposition par courrier électronique aux membres du Jury, accompagnée des pièces administratives nécessaires pour l'évaluation de la proposition. Les membres du Jury disposent de 5 jours ouvrables pour exprimer par courrier électronique leurs remarques et/ou leu approbation de la proposition. En absence de réaction dans ce délai, la proposition est approuvée.

Sur base des remarques, le rapporteur dresse dans les 5 jours ouvrables un rapport final et le transmets pour approbation au président et aux membres du jury.

En cas de commun accord, le procès-verbal est signé par le président et le rapporteur.

Une copie signée est ensuite envoyée à tous les membres.

Le résultat de la consultation écrite est rédigé en français ou en néerlandais et dans la langue du membre du personnel pour n'importe laquelle décision, évaluation ou avis au niveau personnel.

Rédaction du profil de fonction

Art. 8.Le profil de fonction du recrutement à effectuer est élaboré suivant l'Arrêté Royal du 25 février 2008 et est envoyé par courrier électronique au président et aux membres du Jury (fixés dans l'AR 25.02.08, art. 4, § 1er, 1°, 2°, 3° et 4°a ) par le rapporteur. - Ceux-ci disposent de 5 jours ouvrables pour exprimer par courrier électronique leurs remarques et/ou leur approbation du profil de fonction. En absence de réaction dans ce délai, le profil est approuvé. - Sur base des remarques, le rapporteur rédige dans les 5 jours ouvrables un éventuel nouveau document qui sera transmis au président et aux membres pour approbation. - Ceux-ci disposent de 3 jours ouvrables pour exprimer par courrier électronique leur approbation du profil de fonction. En absence de réaction dans ce délai, le profil est approuvé.

Sélection des candidats à comparaître devant le Jury (AR 25.02.08 - art. 11, § 1er)

Art. 9.En cas de sélection, toutes les candidatures sont transmises à la direction HRM de l'ISP qui examine la recevabilité des candidatures (cachet de la poste, nationalité, diplômes, ancienneté scientifique minimale, doctorat, exigences linguistiques, etc.). La direction HRM dresse une fiche résumant les éléments clés du CV (nom, langue, diplômes, connaissance des langues, etc.) et transmets les candidatures recevables au rapporteur.

Le rapporteur désigne pour chaque candidature le membre interne du Jury fixé par l'AR 25.02.08 art. 4, § 1er, 4. Ce membre établit dans les 5 jours ouvrables une présélection motivée des candidatures recevables sur base de leur dossier en 3 groupes : aucune ancienneté scientifique, expérience scientifique mais pas dans le domaine souhaité et expérience scientifique dans le domaine souhaité.

Sur base de ces données, le rapporteur et le membre interne composent une « shortlist » de max. 5 candidats aptes afin d'être entendu par le Jury.

Cette proposition, ainsi que les dossiers complets de tous les candidats est transmise au président et aux membres externes du Jury pour exprimer par courrier électronique leurs remarques et/ou leur approbation dans un délai de 5 jours calendrier. En absence de réaction dans ce délai, la proposition est acceptée et les candidats sont invités afin d'être entendus par le Jury.

Evaluation psychotechnique (AR 25.02.08 - art. 11, § 1er)

Art. 10.Si le président et/ou le rapporteur l'estiment nécessaire, les candidats retenus pour une audition par le Jury, peuvent être invités à une épreuve psychotechnique, centre de développement ou n'importe lequel autre test en vue d'apprécier leurs aptitudes à exercer la fonction à pourvoir. Cette épreuve ne peut avoir lieu au plus tôt que le dixième jour ouvrable qui suit la date de l'invitation. Les candidats qui ne se présentent pas sont automatiquement exclus de la sélection. Le rapport de cette épreuve est également mis à la disposition du Jury.

Dispositions transitoires - procédures en cours au 01.05.08 selon les dispositions de l'AR 21.04.65 (AR 25.02.08 - art. 60)

Art. 11.L'art. 60 de l'AR 25.02.08 prévoit que les procédures de sélection, recrutement ou de confirmation en cours selon l'AR 21.04.65 avant le 01.05.08 soient poursuivies sur base des dispositions de l'AR 25.02.08. La poursuite de ces procédures se passe dans ce cas sur base des évaluations et conclusions arrêtées dans les procès-verbaux des réunions du Jury qui ont été dressés à ce sujet avant le 01.05.08.

Liste indicative d'experts scientifiques associés à l'Etablissement

Art. 12.Prof. Denis Piérard (bacteriologie), Faculteit Geneeskunde, Vrije Universiteit Brussel. - Prof. Marc Struelens (bactériologie), Faculté de Médecine, Université Libre de Bruxelles. - Prof. Jozef Anné (virologie-immunologie), Rega Instituut, Katholieke Universiteit Leuven. - Prof. Etienne Thiry (virologie), Faculté de Médecine Vétérinaire, Université de Liège. - Prof. Hans Nauwinck (virologie), Faculteit Diergeneeskunde, Universiteit Gent. - Prof. Thierry Velu (virologie), Faculté de Médecine, Université Libre de Bruxelles. - Prof. Jacques Kummer (mycologie), Faculté de Médecine, Université Libre de Bruxelles. - Prof. Pierre Dorny (parasitologie), Instituut voor Tropische Geneeskunde, Antwerpen. - Prof. Jef Vercruysse (parasitologie), Faculteit Diergeneeskunde, Universiteit Gent. - Prof. Alain Vanderplasschen (immunologie, vaccinologie), Faculté Médecine Vétérinaire, Université de Liège. - Prof. Eric Cox (immunologie), Faculteit Diergeneeskunde, Universiteit Gent. - Prof. Pierre Vandamme (vaccinologie), Faculteit Geneeskunde, Universiteit Antwerpen. - Prof. Joost Weyler (epidemiologie, kankerscreening), Faculteit Geneeskunde, Universiteit Antwerpen. - Prof. Guido Van Hal (epidemiologie, public health, kanker, socioloog), Faculteit Geneeskunde, Universiteit Antwerpen. - Prof. Alain Levêque (épidémiologie, public health), Faculté de Médecine, Université Libre de Bruxelles. - Prof. Vincent Lorant (épidemiologie, public health, inégalité santé), Faculté de Médecine, Université Catholique de Louvain. - Prof. Françoise Vertongen (biologie clinique), Faculté de Médecine, Université Libre de Bruxelles. - Prof. Joris Delanghe (klinische biologie), Faculteit Geneeskunde, Universiteit Gent. - Prof. Xavier Bossuyt (klinische biologie), Faculteit Geneeskunde, Katholieke Universiteit Leuven. - Prof. Smeyers-Verbeke (geneesmiddelen), Faculteit Farmaceutische Wetenschappen, Vrije Universiteit Brussel. - Prof. Hubert De Brabander (chemische veiligheid), Faculteit Diergeneeskunde, Universiteit Gent. - Prof. Carlos Van Peteghem (chemische veiligheid), Faculteit Farmaceutische Wetenschappen, Universiteit Gent. - Prof. John Van Camp (nutriënten), Faculteit Geneeskunde, Universiteit Gent. - Prof. Mark Hendrickx (bewaring voedingswaren), Faculteit Toegepaste Biologische Wetenschappen, Katholieke Universiteit Leuven. - Prof. Edwin De Pauw (dioxines), Université de Liège. - Prof. Thierry Ladrielle (radio-activité), Controlatom, Université Catholique de Louvain. - Prof. François Tondeur (radio-activité), Institut Supérieur de Bruxelles, section nucléaire. - Prof. Lionel Sombré (radio-écologie), Agence Fédérale pour le Contrôle Nucléaire.

Bruxelles, le 17 septembre 2008.

Dr D.CUYPERS, Président du Jury Dr J.PEETERS, Rapporteur