Règlement d'ordre intérieur du Comité de Direction CHAPITRE Ier. - Dispositions générales

Article 1er.La composition du Comité de Direction du Service public fédéral Mobilité et Transports, ci-après dénommé « le Comité de Direction » est déterminée par l'article 4 de l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral.

Art. 2.Le Président du Comité de Direction assure le bon fonctionnement du Comité de Direction, ouvre, dirige et clôt les débats.

En cas d'empêchement du Président, celui-ci désigne le membre du Comité de Direction qui le remplace. A défaut d'une telle désignation, la présidence est assurée par le membre siégeant le plus longuement au sein du Comité de Direction.

Le Président assure le secrétariat et désigne un secrétaire, et éventuellement un secrétaire adjoint de l'autre rôle linguistique, chargés de préparer les réunions, d'acter les délibérations du Comité de Direction et de rédiger les procès-verbaux. Le secrétaire et le secrétaire adjoint ne font pas partie du Comité de Direction et n'ont qu'une voix consultative. Ils remplissent leur fonction sous l'autorité et la direction du Président.

Art. 3.Le Comité de Direction se réunit chaque fois que le Président ou au moins deux membres le demandent.

Le Comité de Direction se réunit au siège du SPF. Le Président peut toutefois décider que la réunion se tiendra à un autre endroit. Les membres seront informés de cette décision et du lieu de la réunion au plus tard quatorze jours calendrier avant ladite réunion.

Le Comité de Direction peut décider de programmer des réunions à plus long terme. Les réunions qui font partie de ce planning sont appelées des « réunions programmées ».

Les membres empêchés pour un motif impérieux d'assister à la réunion en avisent avant la séance le Président, qui au début de la réunion informe le Comité de Direction de cet empêchement.

Art. 4.Le secrétaire envoie, aux membres, par voie électronique, la convocation accompagnée de l'ordre du jour et des documents concernant les points à discuter au moins un jour ouvrable avant la réunion. Ce délai est porté à trois jours ouvrables pour les réunions programmées.

En cas d'urgence, un document pourra être distribué en séance.

Le Comité de Direction peut se faire assister par des personnes qui, en raison de leurs compétences particulières, peuvent l'éclairer utilement sur un point de l'ordre du jour.

Art. 5.Le Président établit l'ordre du jour des réunions. Le membre qui souhaite ajouter un point à l'ordre du jour, après réception de la convocation, le communique au Président avant la réunion.

Pendant la réunion, de nouveaux points ne peuvent être ajoutés à l'ordre du jour que moyennant l'unanimité des membres présents ; ces points ne peuvent toutefois pas être ajoutés s'ils se rapportent spécifiquement aux services relevant d'un membre empêché. A la demande motivée d'un membre, le Président peut décider de reporter l'examen d'un ou de plusieurs points mis à l'ordre du jour.

Art. 6.Tout document soumis pour décision au Comité de Direction doit contenir une proposition de décision, ainsi qu'un projet de texte à communiquer au personnel.

Art. 7.Le Comité de Direction ne peut valablement délibérer que si la majorité de ses membres est présente. Si ce quorum n'est pas atteint, le Comité de Direction peut, après une deuxième convocation, délibérer valablement sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de membres présents.

Art. 8.Les décisions sont prises par consensus ou, à défaut, à la majorité des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas prises en compte pour le décompte des suffrages. En cas de partage des suffrages, la voix du Président est prépondérante.

Les décisions à portée individuelle sont prises au scrutin secret. En cas de partage des voix, la proposition est rejetée.

Tous les membres sont tenus d'exécuter et de défendre collégialement et loyalement les décisions et engagements pris au sein du Comité de Direction. Tous les membres ainsi que toute personne associée aux activités du Comité de Direction sont liés par le secret en ce qui concerne les débats et les délibérations du Comité de Direction.

Art. 9.Le projet de procès-verbal est envoyé aux membres au plus tard cinq jours ouvrables après la réunion. Si aucune remarque n'est adressée au Président et au secrétaire dans les trois jours ouvrables qui suivent cet envoi, le procès-verbal est considéré comme approuvé.

En cas de remarques, l'approbation du procès-verbal est mise à l'ordre du jour de la prochaine réunion.

Un exemplaire du texte définitif, signé par le Président et le secrétaire, est envoyé par voie électronique, à tous les membres du Comité de Direction.

Si le bon fonctionnement du SPF l'exige, le Président peut toutefois décider d'appliquer une procédure accélérée pour l'approbation du procès-verbal, par exemple, un assentiment verbal à la fin de la réunion proprement dite.

Art. 10.L'ordre du jour et le texte définitif du procès-verbal sont rédigés en français et en néerlandais. Les documents soumis aux délibérations du Comité de Direction sont rédigés dans la langue de leur auteur.

Art. 11.Il est convenu à la fin de chaque réunion de la communication des décisions au personnel. Après l'approbation définitive du procès-verbal, les décisions déclarées propres à être communiquées, sont publiées sur l'intranet du SPF. CHAPITRE II. - Dispositions spéciales en matière disciplinaire

Art. 12.Le Comité de Direction prend connaissance en séance de chaque proposition provisoire de peine disciplinaire transmise par le supérieur hiérarchique compétent; à partir de cette date, le Comité de Direction est saisi de l'affaire disciplinaire.

Art. 13.Le Comité de Direction se réunit valablement en matière disciplinaire lorsqu'au moins trois membres, dont le Président ou son remplaçant, sont présents. Au moins un de ces trois membres devra appartenir au même rôle linguistique que le fonctionnaire qui fait l'objet de la proposition provisoire de peine disciplinaire.

En cas d'empêchement pour un motif impérieux d'un ou de plusieurs membres pendant la période où une affaire introduite est à l'examen, ceux-ci peuvent être remplacés par d'autres membres.

Art. 14.Le secrétaire inscrit dans un registre à cet effet chaque affaire introduite.

Art. 15.Le Comité de Direction peut recueillir des données complémentaires lorsqu'il traite une affaire. Il peut également entendre des personnes qui ne sont pas intervenues dans la procédure disciplinaire.

Art. 16.Toute décision individuelle en matière disciplinaire à l'égard d'un agent est prise au scrutin secret et à la simple majorité des suffrages.

En cas de partage des suffrages, la proposition est rejetée. Dans ce cas, une autre proposition est soumise au vote.

Il est interdit au Président et aux membres de s'abstenir lors de ce vote au scrutin secret.

Art. 17.Ne peut siéger au Comité de Direction ni participer à ses délibérations en matière disciplinaire : 1° le membre qui fait l'objet de l'action disciplinaire;2° le membre qui a participé à l'introduction de l'action disciplinaire ou qui a participé, en quelle qualité que ce soit, à l'instruction de l'action disciplinaire préalable à l'examen par le Comité de Direction.Dans le cas où le membre susvisé est le Président, la séance et les délibérations seront présidées par un remplaçant, désigné conformément aux dispositions de l'article 2 du présent règlement.

Art. 18.La proposition définitive de sanction disciplinaire est établie dans la langue de l'agent faisant l'objet de la proposition et est signée par le Président et le secrétaire.

Art. 19.Le secrétaire note dans le registre mentionné à l'article 14 du présent règlement la (les) date(s) de la (des) séance(s) pour chaque affaire traitée et la proposition définitive de sanction disciplinaire.

Art. 20.En vertu de l'article 79, § 3, de l'arrêté royal du 2 octobre 1937 portant le statut des agents de l'Etat, le Président notifie au nom du Comité de Direction, une copie de la proposition définitive de sanction disciplinaire à l'agent faisant l'objet de la proposition. Il envoie simultanément une copie au supérieur hiérarchique compétent et il transmet le dossier disciplinaire avec l'original de la proposition définitive de sanction disciplinaire au Directeur du Service d'Encadrement Personnel et Organisation.

Art. 21.Le secrétaire conserve le registre, les copies de la correspondance et des procès-verbaux des affaires traitées.

Art. 22.Le présent règlement entre en vigueur le 1er septembre 2008.

Les dispositions du chapitre II sont uniquement applicables aux procédures disciplinaires dont le Comité de Direction est saisi après l'entrée en vigueur du présent règlement, conformément à l'article 12 dudit règlement.

Art. 23.Le règlement d'ordre intérieur du 13 octobre 2003, publié au Moniteur belge du 12 novembre 2003, est abrogé.

Approuvé par le Comité de Direction en sa séance du 29 juillet 2008.