Huishoudelijk reglement van het Directiecomité HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen

Artikel 1.De samenstelling van het Directiecomité van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer, hierna genoemd « het Directiecomité », wordt bepaald door artikel 4 van het koninklijk besluit van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan elke federale openbare dienst.

Art. 2.De Voorzitter van het Directiecomité staat in voor de goede werking van het Directiecomité, opent, leidt en sluit de besprekingen.

Ingeval de Voorzitter verhinderd is, duidt hij het lid van het Directiecomité aan dat hem vervangt. Bij ontstentenis van dergelijke aanduiding wordt het voorzitterschap waargenomen door het lid dat het langst in het Directiecomité zetelt.

De Voorzitter verzorgt het secretariaat en duidt een secretaris en eventueel een adjunct-secretaris van de andere taalrol aan, die belast worden met de voorbereiding van de vergaderingen, het acteren van de beraadslagingen van het Directiecomité en het opstellen van de notulen. De secretaris en de adjunct-secretaris zijn geen lid van het Directiecomité en hebben enkel raadgevende stem. Zij oefenen hun functie uit onder het gezag en de leiding van de Voorzitter.

Art. 3.Het Directiecomité vergadert telkens als de Voorzitter of ten minste twee leden erom vragen.

Het Directiecomité vergadert op de zetel van de FOD. Nochtans kan de Voorzitter beslissen dat de vergadering op een andere locatie plaatsvindt. De leden worden van deze beslissing en van de locatie waarop de vergadering plaatsvindt uiterlijk veertien kalenderdagen voorafgaand aan de vergadering op de hoogte gebracht.

Het Directiecomité kan beslissen om vergaderingen over een langere termijn te plannen. Vergaderingen die deel uitmaken van deze planning worden « geprogrammeerde vergaderingen » genoemd.

De leden die om een dwingende reden verhinderd zijn de vergadering bij te wonen delen dit vóór de vergadering mee aan de Voorzitter, die het Directiecomité ervan in kennis stelt bij de aanvang van de vergadering.

Art. 4.De secretaris stuurt de uitnodiging, samen met de agenda en de documenten betreffende de te bespreken punten ten minste één werkdag voor de vergadering via elektronische weg aan de leden. Die termijn wordt verlengd tot drie werkdagen voor geprogrammeerde vergaderingen.

Bij dringendheid kan een document tijdens de zitting worden verdeeld.

Het Directiecomité kan zich laten bijstaan door personen die, omwille van hun bijzondere bevoegdheden, hem nuttig kunnen inlichten over een punt van de agenda.

Art. 5.De agenda van de vergaderingen wordt door de Voorzitter vastgelegd. Het lid dat, na het ontvangen van de uitnodiging, een punt aan de agenda wenst toe te voegen, deelt dit vóór de vergadering mee aan de Voorzitter.

Tijdens de vergadering kunnen enkel bij eenparigheid van de aanwezige leden nieuwe punten aan de agenda worden toegevoegd; deze punten mogen echter niet worden toegevoegd als ze specifiek betrekking hebben op de diensten die ressorteren onder een lid dat verhinderd is. Op gemotiveerd verzoek van een lid, kan de Voorzitter beslissen het onderzoek van één of meerdere punten van de agenda uit te stellen.

Art. 6.Elk document dat ter beslissing aan het Directiecomité wordt voorgelegd bevat zowel een voorstel van beslissing als een ontwerptekst voor communicatie aan het personeel.

Art. 7.Het Directiecomité kan slechts geldig beraadslagen indien de meerderheid van de leden aanwezig is. Indien dat quorum niet bereikt wordt, kan het Directiecomité, na een tweede uitnodiging, geldig beraadslagen over dezelfde agenda, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Art. 8.De beslissingen worden bij consensus genomen of, bij ontstentenis hiervan, bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

Voor de berekening van de stemmen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. In geval van staking van stemmen is de stem van de Voorzitter doorslaggevend.

De beslissingen over individuele personen worden genomen bij geheime stemming. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.

Alle leden zijn ertoe gehouden de beslissingen en afspraken binnen het Directiecomité collegiaal en loyaal uit te voeren en te verdedigen.

Alle leden en personen die bij de activiteiten van het Directiecomité zijn betrokken, zijn gehouden tot geheimhouding van de besprekingen en de beslissingen van het Directiecomité.

Art. 9.Het ontwerp van de notulen wordt aan de leden ten laatste vijf werkdagen na de vergadering toegezonden. Indien geen enkele opmerking aan de Voorzitter en de secretaris wordt toegestuurd binnen de drie werkdagen volgend op deze toezending, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd. In geval van opmerkingen wordt de goedkeuring van de notulen aan de agenda van de eerstvolgende vergadering toegevoegd.

Een exemplaar van de definitieve tekst, ondertekend door de Voorzitter en de secretaris, wordt via elektronische weg aan alle leden van het Directiecomité toegezonden.

Als de goede werking van de FOD dit vereist kan de Voorzitter evenwel beslissen een versnelde procedure voor de goedkeuring van de notulen toe te passen, bijvoorbeeld de mondelinge goedkeuring op het einde van de vergadering zelf.

Art. 10.De agenda en de definitieve tekst van de notulen worden opgesteld in het Nederlands en in het Frans. De documenten die aan de beraadslagingen van het Directiecomité worden voorgelegd zijn opgesteld in de taal van hun auteur.

Art. 11.Op het einde van elke vergadering worden afspraken gemaakt over de communicatie van de beslissingen aan het personeel. Na definitieve goedkeuring van de notulen worden de voor communicatie vatbaar verklaarde beslissingen gepubliceerd op het intranet van de FOD. HOOFDSTUK II. - Bijzondere bepalingen in disciplinaire aangelegenheden

Art. 12.Het Directiecomité neemt in zitting kennis van ieder voorlopig tuchtvoorstel toegezonden door de bevoegde hiërarchische meerdere; vanaf die datum is de tuchtzaak bij het Directiecomité aanhangig.

Art. 13.Het Directiecomité houdt geldig zitting in disciplinaire aangelegenheden als ten minste drie leden, waaronder de Voorzitter of zijn plaatsvervanger, aanwezig zijn. Onder deze drie leden dient minimaal één lid van dezelfde taalrol te zijn als de ambtenaar waarop het voorlopig tuchtvoorstel betrekking heeft.

Ingeval één of meer leden tijdens de periode gedurende dewelke een ingeleide zaak in behandeling is om een dwingende reden verhinderd zijn, kunnen deze leden vervangen worden door andere leden.

Art. 14.Elke zaak die aanhangig wordt gemaakt, wordt door de secretaris geregistreerd in een daartoe bestemd register.

Art. 15.Het Directiecomité kan bij de behandeling van een zaak nadere gegevens inwinnen. Het kan eveneens personen horen die niet in de tuchtprocedure tussenbeide kwamen.

Art. 16.Elke individuele beslissing in tuchtzaken genomen ten opzichte van een ambtenaar geschiedt bij een geheime stemming en bij gewone meerderheid van stemmen.

Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. In dat geval wordt een ander voorstel ter stemming voorgelegd.

Bij deze geheime stemming is het de Voorzitter en de leden verboden zich te onthouden.

Art. 17.Kan niet zetelen in, noch deelnemen aan de beraadslaging van het Directiecomité in tuchtzaken: 1° het lid tegen wie de tuchtvordering is ingesteld;2° het lid dat heeft deelgenomen aan de instelling van de tuchtvordering of dat in enige hoedanigheid aan de tuchtprocedure heeft deelgenomen, voorafgaand aan het onderzoek door het Directiecomité.Ingeval dit de Voorzitter is, vinden de zitting en de beraadslaging plaats onder het voorzitterschap van een plaatsvervanger die wordt aangeduid overeenkomstig artikel 2 van dit reglement.

Art. 18.Het definitief tuchtvoorstel wordt opgesteld in de taal van de ambtenaar waarop het voorstel betrekking heeft en door de Voorzitter en de secretaris ondertekend.

Art. 19.De secretaris noteert in het register vermeld in artikel 14 van dit reglement voor elke behandelde zaak de datum (data) van de zitting(en) en het uitgebrachte definitief tuchtvoorstel.

Art. 20.Overeenkomstig artikel 79, § 3, van het koninklijk besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het rijkspersoneel, betekent de Voorzitter namens het Directiecomité een afschrift van het definitief tuchtvoorstel aan de ambtenaar waarop het voorstel betrekking heeft. Tegelijkertijd stuurt hij een afschrift ervan naar de bevoegde hiërarchische meerdere en zendt hij het tuchtdossier samen met het origineel van het definitief tuchtvoorstel aan de Directeur van de Stafdienst Personeel & Organisatie.

Art. 21.De secretaris bewaart het register, de afschriften van de briefwisseling en van de notulen van de afgehandelde zaken.

Art. 22.Dit reglement treedt in werking op 1 september 2008. De bepalingen van hoofdstuk II zijn uitsluitend van toepassing op de tuchtprocedures die na de inwerkingtreding van dit reglement overeenkomstig artikel 12 van bedoeld reglement aanhangig zijn gemaakt.

Art. 23.Het huishoudelijk reglement van 13 oktober 2003 en bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad van 12 november 2003 wordt opgeheven.

Goedgekeurd door het Directiecomité tijdens zijn zitting van 29 juli 2008.