Règlement d'ordre intérieur du conseil de direction de l'Office de sécurité sociale d'outre-mer

Article 1er.La présidence du conseil de direction est assurée par l'administrateur général ou, en son absence, par l'administrateur général adjoint.

Art. 2.Le conseil de direction est convoqué par le président ou sur demande écrite, mentionnant l'objet du point à examiner, d'au moins deux membres. Il se réunit chaque fois qu'une réunion s'impose.

Art. 3.Le président détermine l'ordre du jour. Il ouvre et clôture la réunion, dirige les débats, veille au respect du règlement d'ordre intérieur et au bon déroulement de la réunion.

Art. 4.La convocation mentionne la date, l'heure et le lieu de la réunion, ainsi que l'ordre du jour. S'il y a lieu, elle fait référence aux notes ou documents concernant les points à examiner. La convocation et les annexes éventuelles sont rédigées dans les deux langues nationales et sont envoyées aux membres au moins trois jours ouvrables avant la date de la réunion. Les membres du conseil de direction peuvent consulter au secrétariat du conseil les archives et les dossiers administratifs au sujet desquels ils doivent se prononcer.

Dans les cas considérés comme urgents, le délai de convocation peut être ramené à un jour ouvrable franc sous condition de motivation.

Des nouveaux points ne peuvent être ajoutés à l'ordre du jour que moyennant unanimité des membres présents, sauf s'il s'agit d'une demande émanant du comité de gestion. Le cas échéant, l'ordre du jour est complété au début de la réunion.

Les points sont examinés en respectant l'ordre du jour, sauf lorsqu'au moins la moitié des membres présents marquent leur accord quant à sa modification.

Le membre de la direction qui ne peut être présent en informe immédiatement le président. Le membre en question peut communiquer ses observations ou ses avis par écrit au président, au plus tard deux jours ouvrables avant la réunion, et le président les porte à son tour à la connaissance du conseil au début de l'examen des dossiers concernés.

Art. 5.Le conseil de direction ne peut pas délibérer valablement si au moins la moitié des membres ne sont pas présents.

Si le quorum n'est pas atteint, le conseil peut délibérer valablement sur le même ordre du jour après une deuxième convocation, quel que soit le nombre de membres présents.

En tout cas, le conseil de direction ne peut délibérer que si au moins un membre de chaque rôle linguistique ou un membre bilingue est présent.

Les membres du conseil de direction personnellement concernés par un ou plusieurs points de l'ordre du jour sont tenus de quitter la réunion lors de l'examen des points en question.

Art. 6.Sans préjudice de l'application des dispositions de l'article 7, les décisions sont prises à la majorité des voix; les abstentions ne sont pas comptabilisées. Les votes ont lieu à main levée. La voix du président est déterminante en cas de parité.

Art. 7.§ 1er. Toute décision prise par le conseil de direction vis-à-vis d'une personne, intervient par vote secret et à la majorité des voix. Les abstentions ne sont pas comptabilisées. Il est procédé à un nouveau vote en cas de parité de voix. Si la parité persiste, la proposition est rejetée. En cas de rejet, d'autres propositions peuvent être soumises au vote. § 2. Lorsqu'il est appelé à émettre un avis motivé sur l'attribution d'un emploi par avancement de grade, par changement de grade ou par avancement barémique, le conseil de direction procède, pour chaque emploi vacant, comme suit : a) il examine la recevabilité des candidatures et les renseignements relatifs à la carrière et à l'évaluation des candidats;b) après examen général approfondi des mérites et aptitudes de tous les candidats, les membres du conseil de direction choisissent par vote secret le candidat qu'ils jugent le plus apte;c) les membres du conseil de direction établissent ensuite le classement des autres candidats en suivant la même procédure.Cinq candidats au maximum sont présentés au vote secret; les autres candidats sont classés selon les dispositions en vigueur pour le classement des fonctionnaires dont l'ancienneté doit être comparée; d) en cas de parité de voix, il est procédé à un nouveau vote pour départager les candidats classés ex aequo à l'issue d'un vote;e) si, à l'issue d'un deuxième vote, les candidats sont toujours ex aequo, leur candidature est soumise à l'autorité de nomination avec maintien de l'ex aequo en question. Le président procède au comptage des voix et il en communique immédiatement le résultat lors de la réunion. § 3. Les propositions sont notifiées aux agents qui remplissent les conditions requises pour occuper le poste à pourvoir. L'agent qui s'estime lésé peut, dans les dix jours suivant la notification, introduire une réclamation auprès de l'autorité chargée des propositions. A l'expiration de ce délai, le conseil de direction examine les réclamations.

S'il estime, par vote secret, qu'une réclamation contient des éléments susceptibles d'être retenus, le conseil de direction réexamine, en fonction de ces éléments, la situation du réclamant, ainsi que celle des autres agents ayant vocation à l'emploi, selon la procédure prévue aux §§ 1er et 2 du présent article.

Art. 8.Lorsqu'il s'agit de délibérer sur des candidatures, la moitié dont il est question à l'alinéa 1er de l'article 5 se calcule sur l'ensemble des membres, déduction faite des membres candidats.

Lorsqu'il s'agit de délibérer de questions disciplinaires, le membre du conseil de direction qui a formulé la proposition provisoire de sanction, ne peut prendre part aux délibérations et au vote sur la proposition définitive de sanction; il quitte momentanément la réunion. La moitié dont il est question à l'alinéa 1er de l'article 5 se calcule, dans ce cas, sur l'ensemble des membres, déduction faite du membre qui a formulé la proposition.

Art. 9.§ 1er. Le secrétariat du conseil de direction est assuré par un membre du Conseil désigné par le Président à l'ouverture de chaque réunion. § 2. Le secrétariat de l'administration générale envoie les convocations aux réunions, ainsi que l'ordre du jour, rédigé par le président, les éventuels documents ou notes y afférents établis par les services concernés, et les procès-verbaux des réunions. Il communique les avis et décisions aux instances compétentes, par le biais de documents signés par le président. Il assure l'archivage des documents du conseil. § 3. Les procès-verbaux sont signés par le président et le secrétaire de réunion et ils sont transmis à tous les membres. Ils sont approuvés si aucune observation écrite ne parvient au secrétariat dans les quatre jours ouvrables suivant leur envoi. Lorsqu'une observation est formulée, les parties contestées des procès-verbaux sont examinées et soumises pour approbation lors de la réunion suivante.

Art. 10.Le conseil de direction peut entendre des agents de l'organisme ou même des personnes étrangères à l'organisme qui, en raison de leur fonction ou de leur compétence particulière, peuvent éclairer utilement le conseil lors de la discussion d'un point figurant à l'ordre du jour.

Art. 11.En matière d'évaluation et de peines disciplinaires, le conseil de direction peut décider d'entendre les agents concernés, même s'ils n'ont pas demandé à l'être. Ceux-ci peuvent se faire assister pour leur défense par une personne de leur choix.

L'agent qui comparaît devant le conseil est entendu et interrogé dans la langue de son rôle.

Art. 12.Les réunions ne sont pas publiques. Les discussions et les documents relatifs aux points figurant à l'ordre du jour sont confidentiels. Les membres sont tenus à la discrétion en ce qui concerne les documents et leur contenu, les discussions et les votes.

Toute personne associée aux activités du conseil de direction est liée par le secret en ce qui concerne les débats et délibérations, ainsi que toute information dont elle aurait eu connaissance dans l'exercice de sa mission.

Art. 13.Le conseil statue, lors de la réunion, sur les cas non prévus par le présent règlement.

Art. 14.Toute modification au présent règlement est adoptée à la majorité simple des membres du conseil, à condition qu'elle leur ait été communiquée par écrit au moins trois jours ouvrables avant la réunion.

Art. 15.Le présent règlement d'ordre intérieur, approuvé par le conseil de direction lors de la réunion du 24 mars 2005, entrera en vigueur à partir de cette date. Il fait l'objet d'une publication au Moniteur belge.